📊Cómo cambiar la subcuenta de un proveedor

📋 Índice de Contenidos

🎯 Introducción

Por defecto, HolaGest asigna automáticamente una subcuenta contable al crear la primera factura de un proveedor. Sin embargo, en algunos casos puede necesitar modificar o asignar manualmente la subcuenta de un proveedor.

Esta guía le mostrará cómo hacer visible el campo de subcuenta en la ficha del proveedor y cómo modificarlo.

¿Cuándo necesito cambiar la subcuenta?

Puede necesitar cambiar la subcuenta de un proveedor en estos casos:

  • ✅ Ya tiene una subcuenta creada previamente en su plan contable

  • ✅ Quiere usar una subcuenta específica diferente a la automática

  • ✅ Necesita corregir una subcuenta asignada incorrectamente

  • ✅ Está migrando datos de otro sistema contable

  • ✅ Su asesor contable requiere una numeración específica

📚 Conceptos Previos

🔍 ¿Qué es una Subcuenta?

Una subcuenta es una subdivisión de una cuenta contable que permite identificar de forma única a cada proveedor o acreedor en la contabilidad.

📊 Estructura de Subcuentas de Proveedores

HolaGest utiliza la siguiente estructura estándar:

Tipo
Cuenta Principal
Subcuenta
Ejemplo

Proveedores

400

400.XXX

400.001, 400.023

Acreedores

410

410.XXX

410.001, 410.015

Donde XXX es típicamente el código del proveedor/acreedor.

⚙️ Asignación Automática

Comportamiento por defecto:

  1. Crea un proveedor con código 23

  2. Al crear la primera factura, HolaGest crea automáticamente la subcuenta 400.23

  3. La subcuenta queda vinculada al proveedor

🔧 Modificación Manual

Si necesita usar una subcuenta diferente, debe:

  1. Hacer visible el campo de subcuenta en la ficha del proveedor

  2. Seleccionar o crear la subcuenta deseada

📝 Proceso Paso a Paso

Paso 1: Acceder a la Ficha del Proveedor

  1. Vaya a Menú Compras > Proveedores

  2. Busque el proveedor que desea modificar

  3. Haga clic sobre el nombre del proveedor para abrir su ficha

Paso 2: Abrir las Opciones de Visualización

En la ficha del proveedor:

  1. Busque el botón "Opciones" en la parte superior de la pantalla

  2. Haga clic en el botón "Opciones"

  3. Se abrirá un panel con la configuración de campos visibles

💡 Nota: El botón "Opciones" puede aparecer como un icono de engranaje (⚙️) o tres puntos verticales (⋮) según la versión de HolaGest.

Paso 3: Hacer Visible el Campo Subcuenta

En el panel de opciones:

  1. Busque en el listado de campos la fila correspondiente a "Subcuenta"

  2. En la columna "Visualización" de esa fila, seleccione una opción de alineación:

    • Alinear a la izquierda (recomendado)

    • Alinear a la derecha

    • Centrar

  3. Pulse el botón "Guardar"

⚠️ Importante: Si la columna "Visualización" está en "Oculto" o "No mostrar", el campo no aparecerá en la ficha. Debe seleccionar una opción de alineación para hacerlo visible.

Paso 4: Modificar la Subcuenta

Una vez hecho visible el campo:

  1. El campo "Subcuenta" aparecerá en la ficha del proveedor

  2. Haga clic en el campo de subcuenta

  3. Puede:

    • Seleccionar una subcuenta existente del desplegable

    • Escribir el código de una subcuenta existente

    • Crear una nueva subcuenta (si tiene permisos)

  4. Pulse "Guardar" para confirmar el cambio

Paso 5: Confirmar el Cambio

Después de guardar:

  1. Verifique que el campo muestra la subcuenta correcta

  2. La subcuenta quedará vinculada al proveedor

  3. Las futuras facturas usarán esta subcuenta en los asientos contables

✅ Verificación del Cambio

Verificar en la Ficha del Proveedor

  1. Abra la ficha del proveedor

  2. Verifique que el campo "Subcuenta" muestra el código correcto

  3. Ejemplo: 400.023 o 410.015

Verificar en la Pestaña Subcuentas

  1. En la ficha del proveedor, vaya a la pestaña "Subcuentas" (panel lateral izquierdo)

  2. Verá todas las subcuentas asignadas al proveedor

  3. Verifique que aparece la subcuenta correcta

Verificar en Facturas

Para confirmar que las facturas usan la subcuenta correcta:

  1. Cree una factura de prueba del proveedor (o abra una existente)

  2. Apruebe la factura

  3. Vaya a Menú Contabilidad > Asientos Contables

  4. Busque el asiento generado por la factura

  5. Verifique que usa la subcuenta correcta

📖 Casos de Uso Comunes

Caso 1: Subcuenta Preexistente

Situación: Tiene un plan contable con subcuentas ya creadas y quiere asignar una específica a un proveedor nuevo.

Solución:

  1. Cree el proveedor sin crear facturas

  2. Haga visible el campo de subcuenta (pasos 1-3)

  3. Seleccione la subcuenta preexistente del desplegable

  4. Guarde los cambios

  5. Las futuras facturas usarán esta subcuenta

Caso 2: Corregir Subcuenta Incorrecta

Situación: HolaGest asignó automáticamente la subcuenta 400.023 pero debería ser 400.100.

Solución:

  1. Abra la ficha del proveedor

  2. Haga visible el campo de subcuenta

  3. Cambie la subcuenta a 400.100

  4. Guarde los cambios

⚠️ Advertencia: Este cambio afecta solo a futuras facturas. Las facturas ya aprobadas mantienen la subcuenta original en sus asientos contables.

Caso 3: Migración desde Otro Sistema

Situación: Está migrando proveedores desde otro sistema contable y quiere mantener la misma numeración de subcuentas.

Solución:

  1. Importe o cree los proveedores en HolaGest

  2. Para cada proveedor:

    • Haga visible el campo de subcuenta

    • Asigne la subcuenta correspondiente del sistema anterior

    • Guarde los cambios

  3. Verifique que todas las subcuentas están correctamente asignadas

Caso 4: Cambiar de Proveedor a Acreedor

Situación: Creó un proveedor (400.XXX) pero debería ser un acreedor (410.XXX).

Solución:

  1. Abra la ficha del proveedor

  2. Haga visible el campo de subcuenta

  3. Cambie la subcuenta de 400.XXX a 410.XXX

  4. Guarde los cambios

💡 Consejo: Verifique con su asesor contable si necesita realizar algún ajuste contable adicional.

❓ Preguntas Frecuentes

❔ ¿Puedo cambiar la subcuenta después de crear facturas?

Sí, puede cambiar la subcuenta en cualquier momento. Sin embargo:

  • ✅ Las nuevas facturas usarán la nueva subcuenta

  • ⚠️ Las facturas ya aprobadas mantienen la subcuenta original en sus asientos contables

  • 💡 Si necesita corregir asientos anteriores, consulte con su asesor contable

❔ ¿Qué pasa si dos proveedores tienen la misma subcuenta?

No es recomendable, pero técnicamente es posible:

  • ⚠️ Puede causar confusión en la contabilidad

  • ⚠️ Dificulta el seguimiento de saldos por proveedor

  • ⚠️ Puede generar problemas en informes contables

  • 💡 Cada proveedor debería tener su propia subcuenta única

❔ ¿Puedo crear una nueva subcuenta desde aquí?

Depende de sus permisos:

  • ✅ Si tiene permisos de administrador, puede crear subcuentas

  • ❌ Si es usuario estándar, solo puede seleccionar subcuentas existentes

  • 💡 Consulte con su administrador si necesita crear nuevas subcuentas

❔ ¿El campo de subcuenta desaparece después de guardar?

No, una vez que hace visible el campo de subcuenta:

  • ✅ Permanece visible en la ficha del proveedor

  • ✅ Estará visible para todos los usuarios

  • ✅ No necesita repetir el proceso de visibilidad

❔ ¿Afecta a otros proveedores hacer visible este campo?

Sí, la configuración de visibilidad de campos es global:

  • ✅ Al hacer visible el campo "Subcuenta" en un proveedor

  • ✅ El campo será visible en todos los proveedores

  • 💡 Esto es útil si necesita gestionar subcuentas frecuentemente

❔ ¿Puedo ocultar el campo de nuevo?

Sí, puede ocultar el campo siguiendo el mismo proceso:

  1. Vaya a Opciones

  2. Busque el campo "Subcuenta"

  3. En la columna "Visualización", seleccione "Oculto" o "No mostrar"

  4. Pulse "Guardar"

💡 Consejos y Buenas Prácticas

✅ Planifique la Numeración

Antes de asignar subcuentas:

  • Defina un sistema de numeración coherente

  • Consulte con su asesor contable

  • Documente el criterio de numeración

  • Mantenga consistencia en todos los proveedores

✅ Verifique Antes de Aprobar Facturas

Antes de aprobar la primera factura de un proveedor:

  • Verifique que la subcuenta es correcta

  • Confirme que sigue su plan contable

  • Evitará correcciones posteriores

✅ Use Subcuentas Descriptivas

Si su plan contable lo permite:

  • Use numeración que facilite la identificación

  • Ejemplo: 400.001 para el primer proveedor alfabéticamente

  • Mantenga un registro de la correspondencia código-proveedor

✅ Documente los Cambios

Si cambia subcuentas:

  • Documente el motivo del cambio

  • Anote la fecha del cambio

  • Informe a su asesor contable

  • Mantenga un registro de cambios

✅ Revise Periódicamente

Revise periódicamente las subcuentas:

  • Verifique que no hay duplicados

  • Confirme que siguen el plan contable

  • Detecte inconsistencias

  • Corrija errores antes de que se acumulen

✅ Coordine con Contabilidad

Antes de hacer cambios importantes:

  • Consulte con su departamento de contabilidad

  • Verifique el impacto en informes contables

  • Confirme que no afecta a declaraciones fiscales

  • Obtenga aprobación si es necesario

🔗 Guías Relacionadas

📖 Gestión de Proveedores

📊 Gestión Contable

  • Menú Contabilidad: Plan contable y subcuentas

  • Asientos contables: Verificación de asientos generados

  • Informes contables: Balances y libros contables

📊 Resumen del Proceso

🎯 Puntos Clave

✅ Recordar

  • El campo de subcuenta está oculto por defecto

  • Debe hacerlo visible mediante el botón "Opciones"

  • La configuración de visibilidad es global (afecta a todos los proveedores)

  • Los cambios afectan solo a futuras facturas

  • Cada proveedor debe tener una subcuenta única

⚠️ Precauciones

  • Verifique la subcuenta antes de aprobar facturas

  • Consulte con su asesor contable antes de hacer cambios importantes

  • Documente los cambios realizados

  • No asigne la misma subcuenta a múltiples proveedores

📌 Nota: El proceso descrito es similar para clientes, solo que las subcuentas de clientes están en las cuentas 430 (clientes) y 440 (deudores).

📌 Importante: Esta guía se actualiza periódicamente. Si encuentra alguna discrepancia o tiene sugerencias, contacte con el equipo de soporte de HolaGest.

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