⚙️Configuración general
Bienvenido a la sección de Configuración General de HolaGest. Esta área contiene todas las opciones fundamentales para personalizar y ajustar el sistema según las necesidades específicas de su empresa. Una configuración correcta desde el inicio le ahorrará tiempo y evitará problemas futuros.
🎯 ¿Qué Encontrará en Esta Sección?
La configuración general abarca todos los aspectos esenciales del sistema que afectan al funcionamiento global de HolaGest. Desde la gestión de usuarios hasta la personalización de documentos, pasando por la configuración fiscal y la numeración de facturas.
Áreas principales:
Gestión de accesos: Control de usuarios, permisos y seguridad
Configuración empresarial: Datos de su empresa, logotipos y personalización
Parámetros fiscales: Regímenes de IVA, divisas y configuración tributaria
Numeración y documentos: Secuencias, formatos de impresión y estados
Comunicaciones: Configuración de email y plantillas de mensajes
Datos maestros: Países, provincias y datos geográficos
📚 Guías de Configuración
🚀 Inicio Rápido
Si es la primera vez que usa HolaGest, comience por aquí:
Guía completa para configurar HolaGest desde cero y realizar sus primeras operaciones. Aprenderá a:
Configurar los datos básicos de su empresa
Establecer la configuración regional y monetaria
Configurar el sistema de numeración de documentos
Realizar las operaciones fundamentales (crear clientes, productos, facturas)
Comprender el funcionamiento de los listados
Dominar el flujo de trabajo completo de ventas
Recomendado para: Nuevos usuarios, instalaciones recientes, primeros pasos en el sistema.
👥 Gestión de Usuarios y Seguridad
Sistema completo de gestión de usuarios y control de acceso. Aprenderá a:
Crear y gestionar usuarios del sistema
Configurar grupos de permisos por roles
Establecer niveles de acceso a información sensible
Vincular usuarios con agentes comerciales
Implementar políticas de seguridad efectivas
Gestionar permisos granulares por módulo y función
Casos de uso: Equipos de trabajo, control de acceso por departamentos, restricción de información confidencial, gestión de comerciales.
Recomendado para: Empresas con múltiples empleados, organizaciones que necesitan control de acceso, gestores que administran equipos.
Guía completa sobre gestión de contraseñas y seguridad de acceso. Aprenderá a:
Cambiar su propia contraseña de forma segura
Establecer contraseñas robustas
Recuperar acceso en caso de olvido
Gestionar contraseñas de otros usuarios (administradores)
Implementar políticas de seguridad de contraseñas
Resolver problemas comunes de acceso
Recomendado para: Todos los usuarios, especialmente al inicio y periódicamente para mantenimiento de seguridad.
🏢 Configuración Empresarial
Gestión de múltiples empresas y configuración multi-empresa. Aprenderá a:
Comprender las capacidades y limitaciones del sistema multi-empresa
Crear y configurar empresas adicionales
Gestionar datos fiscales y corporativos de cada empresa
Trabajar con documentos de diferentes empresas
Casos de uso apropiados e inapropiados para multi-empresa
Migrar de autónomo a sociedad
Importante: Esta guía explica claramente cuándo usar multi-empresa y cuándo es mejor usar instalaciones separadas.
Recomendado para: Gestorías, asesores, empresas en transición, holdings empresariales.
Personalización visual y cumplimiento legal en documentos. Aprenderá a:
Preparar y subir su logotipo corporativo
Asignar logotipos a empresas y documentos
Gestionar múltiples logotipos
Añadir textos de protección de datos (LOPD/RGPD)
Incluir condiciones legales en facturas y documentos
Personalizar la firma de email con información legal
Recomendado para: Todas las empresas que deseen proyectar una imagen profesional y cumplir con requisitos legales.
💰 Configuración Fiscal y Monetaria
Gestión de monedas y configuración de decimales. Aprenderá a:
Añadir y configurar divisas adicionales
Establecer tasas de cambio para conversiones
Configurar la divisa predeterminada
Ajustar el número de decimales apropiado
Trabajar con múltiples monedas
Evitar problemas de redondeo
Recomendado para: Empresas que trabajan con clientes internacionales, importadores, exportadores.
Configuración de regímenes fiscales y aplicación de impuestos. Aprenderá a:
Comprender los regímenes de IVA disponibles (General, Recargo de Equivalencia, Exento)
Configurar el régimen de su empresa
Asignar regímenes a clientes y proveedores
Calcular correctamente IVA y recargo de equivalencia
Casos prácticos por tipo de negocio
Evitar errores fiscales comunes
Importante: Incluye explicaciones detalladas de cada régimen y cuándo aplicarlo.
Recomendado para: Todas las empresas, especialmente al inicio y al cambiar de régimen fiscal.
🔢 Numeración y Documentos
Sistema de numeración automática de facturas, albaranes, pedidos y presupuestos. Aprenderá a:
Comprender el sistema de secuencias
Configurar patrones de numeración personalizados
Usar variables dinámicas en códigos de documentos
Reiniciar numeración por ejercicio o mantenerla continua
Numeración independiente por serie
Comenzar desde un número específico (migración desde otro sistema)
Incluye: Múltiples ejemplos de patrones y casos de uso prácticos.
Recomendado para: Configuración inicial, migración desde otros sistemas, personalización de numeración.
Gestión de estados y flujos de trabajo de documentos. Aprenderá a:
Comprender el sistema de estados
Configurar estados personalizados
Controlar el flujo de trabajo de ventas y compras
Gestionar el impacto en inventario según estados
Automatizar la generación de documentos siguientes
Adaptar estados a sus procesos de negocio
Casos de uso: Aprobaciones, devoluciones, control de calidad, flujos personalizados.
Recomendado para: Empresas con procesos de aprobación, gestión de devoluciones, flujos de trabajo complejos.
Personalización de documentos PDF generados. Aprenderá a:
Crear formatos de impresión personalizados
Configurar títulos de documentos
Asignar logotipos específicos por formato
Añadir textos adicionales (condiciones, avisos legales)
Aplicar formatos automáticamente por tipo y serie
Crear documentos en diferentes idiomas
Recomendado para: Personalización de imagen corporativa, documentos multiidioma, diferentes formatos por línea de negocio.
📧 Comunicaciones
Configuración completa del sistema de correo electrónico. Aprenderá a:
Configurar Gmail, Office 365, IONOS y otros proveedores
Comprender todos los parámetros SMTP
Resolver problemas comunes de conexión
Gestionar límites de envío
Configurar certificados y encriptación
Probar y verificar la configuración
Incluye: Guías paso a paso para cada proveedor principal y solución de problemas detallada.
Recomendado para: Configuración inicial, cambio de proveedor de email, resolución de problemas de envío.
Personalización de mensajes automáticos. Aprenderá a:
Editar plantillas de email para cada tipo de documento
Usar variables dinámicas en mensajes
Adaptar el tono de comunicación a su marca
Crear mensajes en diferentes idiomas
Activar y desactivar notificaciones automáticas
Incluir información adicional útil
Recomendado para: Personalización de comunicaciones, mejora de imagen corporativa, adaptación a diferentes mercados.
👔 Gestión Comercial
Sistema de agentes y gestión de comisiones. Aprenderá a:
Crear y gestionar agentes comerciales
Vincular agentes con clientes y usuarios
Configurar comisiones y penalizaciones
Generar liquidaciones de comisiones
Analizar rendimiento por agente
Casos de uso para diferentes tipos de comerciales
Casos de uso: Equipos de ventas internos, agentes externos, distribuidores, prescriptores.
Recomendado para: Empresas con equipos comerciales, redes de agentes, sistemas de comisiones.
🌍 Datos Geográficos
Gestión de información geográfica. Aprenderá a:
Trabajar con la base de datos de países precargada
Añadir provincias de diferentes países
Comprender y usar códigos ISO estándar
Configurar coordenadas geográficas
Gestionar códigos postales
Usar información geográfica en análisis
Recomendado para: Empresas internacionales, análisis geográfico de ventas, gestión de envíos.
🎓 Rutas de Aprendizaje Recomendadas
Para Nuevos Usuarios
Siga este orden para una configuración óptima:
Primeros Pasos - Configuración inicial básica
Envío de Emails - Comunicación con clientes
Logotipo y LOPD - Imagen corporativa
Secuencias de Documentos - Numeración correcta
Régimen IVA - Configuración fiscal
Para Administradores de Sistema
Configure seguridad y accesos:
Usuarios y Permisos - Control de acceso
Cambiar Contraseña - Políticas de seguridad
Empresas - Si gestiona múltiples entidades
Para Personalización Avanzada
Adapte el sistema a sus necesidades:
Formatos de Impresión - Documentos personalizados
Plantillas de Emails - Comunicaciones personalizadas
Estados de Documentos - Flujos de trabajo personalizados
Para Gestión Comercial
Configure su equipo de ventas:
Agentes Comerciales - Sistema de comisiones
Usuarios y Permisos - Accesos por comercial
💡 Consejos Generales de Configuración
Antes de Comenzar
Planificación:
Dedique tiempo a planificar su configuración
Documente las decisiones importantes
Consulte con su asesor fiscal para aspectos tributarios
Involucre a los usuarios clave en las decisiones
Información necesaria:
Datos fiscales completos de su empresa
Logotipo en formato digital
Credenciales de su cuenta de email
Último número de factura (si migra desde otro sistema)
Estructura de su equipo (para usuarios y permisos)
Durante la Configuración
Buenas prácticas:
Configure un elemento a la vez
Pruebe cada configuración antes de continuar
Use datos de prueba inicialmente
Documente cambios importantes
Haga backup antes de cambios significativos
Evite:
Configurar todo de golpe sin probar
Usar datos reales en pruebas iniciales
Cambiar configuraciones sin entender su impacto
Modificar configuraciones fiscales sin asesoramiento
Después de la Configuración
Verificación:
Cree documentos de prueba de cada tipo
Envíe emails de prueba
Verifique cálculos de impuestos
Compruebe numeración de documentos
Revise permisos de usuarios
Mantenimiento:
Revise configuraciones periódicamente
Actualice datos cuando cambien (direcciones, teléfonos, etc.)
Mantenga contraseñas seguras y actualizadas
Revise permisos de usuarios regularmente
🆘 Soporte y Ayuda
Recursos Disponibles
Documentación:
Esta guía completa de configuración
Documentación específica de cada módulo
Preguntas frecuentes en cada sección
Soporte técnico:
Contacte con el soporte de HolaGest para dudas técnicas
Su asesor fiscal para cuestiones tributarias
Foros de comunidad de usuarios
Problemas Comunes
Si algo no funciona:
Consulte la sección de "Problemas Comunes" en la guía específica
Verifique que ha seguido todos los pasos correctamente
Compruebe que tiene los permisos necesarios
Revise si hay mensajes de error específicos
Contacte con soporte si el problema persiste
📌 Notas Importantes
⚠️ Configuración Fiscal: Consulte siempre con su asesor fiscal antes de modificar configuraciones relacionadas con impuestos, regímenes fiscales o numeración de facturas.
🔒 Seguridad: Establezca contraseñas robustas y revise periódicamente los permisos de usuarios. La seguridad de sus datos empresariales es fundamental.
💾 Backups: Realice copias de seguridad antes de realizar cambios importantes en la configuración. Esto le permitirá recuperar el estado anterior si algo sale mal.
📧 Comunicaciones: Pruebe siempre el envío de emails con direcciones de prueba antes de enviar documentos reales a clientes.
🎯 Personalización: No intente configurar todo desde el principio. Comience con lo básico y vaya añadiendo personalizaciones según las vaya necesitando.
✅ Lista de Verificación de Configuración Inicial
Use esta lista para asegurarse de que ha configurado los aspectos esenciales:
¿Listo para comenzar? Empiece por la guía de Primeros Pasos y configure HolaGest paso a paso para adaptarlo perfectamente a su negocio.
Última actualización