📋VeriFactu

Guía completa del sistema VeriFactu en HolaGest - Cumplimiento normativo de la AEAT para la lucha contra el fraude fiscal

🎯 Introducción

VeriFactu es el sistema de verificación de facturas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) de España, diseñado para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos.

HolaGest integra completamente el sistema VeriFactu de forma nativa, permitiendo cumplir con todas las obligaciones normativas de forma automática y transparente.

📖 ¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es un sistema de control de facturación que obliga a empresas y autónomos a:

  1. Registrar todas las facturas emitidas en un sistema informático certificado

  2. Firmar digitalmente cada factura con certificado electrónico

  3. Encadenar las facturas mediante hash criptográfico (blockchain)

  4. Enviar los registros a la AEAT (en modo VeriFactu) o mantenerlos disponibles (en modo NO-VeriFactu)

  5. Generar códigos QR en las facturas para verificación del cliente

Objetivo: Prevenir el fraude fiscal mediante software de doble uso (programas que permiten ocultar ventas).

👥 ¿Quién está Obligado a Usar VeriFactu?

✅ Obligados

Están obligados a utilizar VeriFactu:

  • Empresarios y profesionales que desarrollen actividades económicas en España

  • Autónomos que emitan facturas a clientes

  • Empresas de cualquier tamaño y sector

  • Comercios minoristas que utilicen sistemas de facturación electrónica

❌ Exentos

Están exentos de VeriFactu:

  • Empresas que solo emitan facturas manualmente (sin software)

  • Empresas que ya utilicen TicketBAI (País Vasco)

  • Empresas que ya utilicen SII (Suministro Inmediato de Información)

📅 ¿Cuándo es Obligatorio?

Calendario de Implantación

Fecha
Obligación

1 de enero de 2026

Entrada en vigor obligatoria para sociedades/empresas

1 de julio de 2026

Entrada en vigor obligatoria para autónomos

Desde ahora

Posibilidad de adhesión voluntaria anticipada

Recomendación: Implementar VeriFactu cuanto antes para familiarizarse con el sistema y evitar problemas de última hora.

🔧 Modos de Funcionamiento

HolaGest soporta dos modos de operación con VeriFactu:

1️⃣ Modo VeriFactu (Envío Online)

Características:

  • Las facturas se envían automáticamente a la AEAT

  • Requiere conexión a internet permanente

  • El sistema valida en tiempo real con la AEAT

  • Ideal para empresas con facturación continua

Ventajas:

  • ✅ Cumplimiento inmediato

  • ✅ Validación en tiempo real

  • ✅ Menor riesgo de acumulación de errores

Desventajas:

  • ❌ Requiere conexión a internet

  • ❌ Dependencia de disponibilidad de servidores AEAT

2️⃣ Modo NO-VeriFactu (Firma Local)

Características:

  • Las facturas se firman localmente pero NO se envían

  • Los registros se almacenan en HolaGest

  • Se envían solo bajo requerimiento de la AEAT

  • Ideal para empresas con facturación esporádica o sin conexión permanente

Ventajas:

  • ✅ No requiere conexión permanente

  • ✅ Mayor autonomía

  • ✅ Menor dependencia de terceros

Desventajas:

  • ❌ Requiere responder a requerimientos de la AEAT

  • ❌ Mayor responsabilidad de conservación de registros

🏗️ Arquitectura del Sistema VeriFactu en HolaGest

Componentes Principales

📚 Funcionalidades Principales

🔐 Firma Digital de Facturas

Cada factura se firma con el certificado digital de la empresa:

  • Certificado de autónomo (persona física)

  • Certificado de empresa (persona jurídica)

  • Almacenamiento seguro de certificados en HolaGest

  • Renovación automática de firmas

🔗 Encadenamiento de Facturas (Blockchain)

Las facturas se encadenan mediante hash criptográfico:

Ventaja: Imposible modificar facturas anteriores sin romper la cadena.

📱 Código QR en Facturas

Cada factura incluye un código QR que permite:

  • Verificación por el cliente de la autenticidad de la factura

  • Consulta en la web de la AEAT del estado de la factura

  • Trazabilidad completa de la operación

🤖 Envío Automático (Modo VeriFactu)

HolaGest procesa y envía automáticamente:

  • Registros de facturas pendientes de envío

  • Registros de eventos (en modo NO-VeriFactu)

  • Requerimientos de la AEAT

Funcionamiento: El sistema procesa automáticamente los registros pendientes de forma periódica

📊 Informes y Consultas

Desde HolaGest puedes:

  • Consultar facturas registradas en la AEAT

  • Descargar registros JSON de facturas y eventos

  • Ver estado de envíos (pendiente, aceptado, rechazado, aceptado con errores)

  • Generar informes de cumplimiento

🚀 Proceso de Configuración

Paso 1: Configurar la Empresa

  1. Ir a Menú Administrador → Empresas

  2. Abrir la empresa deseada

  3. Ir a la sección "Verifactu" (parte inferior)

  4. Subir certificado digital (.p12 o .pfx)

  5. Introducir contraseña del certificado

  6. Seleccionar modo de depuración (si es necesario para pruebas)

  7. Guardar

Paso 2: Configurar el Ejercicio

  1. Ir a Menú Contabilidad → Ejercicios

  2. Abrir el ejercicio actual

  3. Ir a la sección "Verifactu"

  4. Seleccionar modo: VeriFactu o NO-VeriFactu

  5. Guardar

Paso 3: Enviar Facturas

  1. Crear facturas normalmente en Menú Ventas → Facturas

  2. Ir a la pestaña "Verifactu" en la factura

  3. Hacer clic en "Enviar alta"

  4. El sistema firma, encadena y envía (o almacena) la factura automáticamente

📋 Requisitos Técnicos

Requisitos de la Empresa

  • ✅ País: España (ESP)

  • ✅ Certificado digital: Válido y vigente

  • ✅ Contraseña del certificado: Configurada

  • ✅ Ejercicio configurado: Con modo VeriFactu o NO-VeriFactu

  • ✅ Decimales: Configurados a 2 en Panel de Control

  • ✅ Instalación registrada: UUID generado automáticamente

Incompatibilidades

  • ❌ TicketBAI: No se puede usar VeriFactu y TicketBAI simultáneamente

  • ❌ SII: No se puede usar VeriFactu y SII simultáneamente

Requisitos Técnicos

  • ✅ Conexión a internet: Para modo VeriFactu (envío online)

🔍 Validaciones del Sistema

Antes de permitir el uso de VeriFactu, HolaGest verifica:

  1. ✅ El país de la empresa es España

  2. ✅ La empresa NO tiene TicketBAI activo

  3. ✅ La empresa NO tiene SII activo

  4. ✅ Existe contraseña del certificado

  5. ✅ Existe un certificado válido

  6. ✅ Tiene ejercicios configurados (VeriFactu o NO-VeriFactu)

  7. ✅ La instalación está registrada (UUID)

  8. ✅ Los decimales están configurados a 2

Si alguna validación falla: La pestaña VeriFactu NO aparecerá en las facturas.

📖 Guías Disponibles

Este manual incluye las siguientes guías detalladas:

  1. Cómo Configurar VeriFactu - Configuración inicial del sistema

  2. Cómo Enviar una Factura a VeriFactu - Proceso de envío de facturas

  3. Cómo Subsanar una Factura - Corrección de datos del cliente

  4. Cómo Anular una Factura - Anulación de facturas enviadas

  5. Cómo Crear y Enviar un Requerimiento - Respuesta a requerimientos AEAT

  6. Cómo Ver Informe de Registros - Consultas y reportes

  7. Procesamiento Automático de VeriFactu - Funcionamiento del sistema automático

  8. Cómo Descargar la Declaración Responsable - Documento legal

🆘 Soporte y Ayuda

Problemas Comunes

Problema
Solución

No aparece pestaña VeriFactu

Verificar validaciones (país, certificado, ejercicio)

Error al enviar factura

Revisar logs en Menú Administrador → Logs

Certificado no válido

Verificar fecha de caducidad y contraseña

Facturas no se envían

Revisar logs del sistema para detectar errores

Recursos Adicionales

  • Logs del Sistema: Menú Administrador → Logs → Historial

  • Informe VeriFactu: Menú Informes → VeriFactu

  • Documentación AEAT: Sede Electrónica AEAT

📊 Estadísticas y Monitoreo

Desde el Informe VeriFactu

Menú Informes → VeriFactu

  • Pestaña Buscar: Consultar facturas en la AEAT

  • Pestaña Facturas: Ver registros de facturas enviadas

  • Pestaña Eventos: Ver registros de eventos (modo NO-VeriFactu)

Estados de Registros

Estado
Significado

(vacío)

Pendiente de envío

Aceptado

Factura aceptada por la AEAT

AceptadoConErrores

Aceptada pero con advertencias (revisar logs)

Rechazado

Factura rechazada (revisar logs y corregir)

🔒 Seguridad y Privacidad

Almacenamiento de Certificados

  • Los certificados se almacenan cifrados en la base de datos

  • Las contraseñas se almacenan de forma segura

  • Solo usuarios con permisos pueden acceder a la configuración

Trazabilidad

  • Cada acción queda registrada en logs

  • Los hash garantizan la integridad de la cadena

  • Imposible modificar facturas sin dejar rastro

Cumplimiento RGPD

  • Los datos se almacenan según normativa RGPD

  • Los clientes pueden solicitar acceso a sus datos

  • Posibilidad de exportar registros en formato JSON

🎓 Mejores Prácticas

✅ Recomendaciones

  1. Configurar VeriFactu cuanto antes para familiarizarse con el sistema

  2. Usar modo depuración inicialmente para hacer pruebas

  3. Revisar logs regularmente para detectar problemas

  4. Mantener el certificado actualizado (renovar antes de caducar)

  5. Hacer copias de seguridad de la base de datos regularmente

  6. Probar el envío con facturas de prueba antes de producción

❌ Errores a Evitar

  1. ❌ Usar certificados caducados

  2. ❌ Cambiar de modo (VeriFactu ↔ NO-VeriFactu) con registros existentes

  3. ❌ No revisar los logs de errores

  4. ❌ Eliminar facturas enviadas sin anularlas primero

  5. ❌ Modificar manualmente la base de datos

📞 Contacto y Soporte

Para soporte técnico sobre VeriFactu en HolaGest:

  • Documentación: Este manual

  • Logs del sistema: Menú Administrador → Logs

  • Soporte HolaGest: Consultar con su proveedor de HolaGest

📜 Marco Legal

Normativa Aplicable

  • Ley 11/2021: Medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal

  • Real Decreto 1007/2023: Reglamento de VeriFactu

  • Orden HAC/1177/2024: Especificaciones técnicas de VeriFactu

Sanciones por Incumplimiento

El incumplimiento de VeriFactu puede conllevar:

  • Infracciones leves: Multas de 150€ a 6.000€

  • Infracciones graves: Multas de 6.000€ a 30.000€

  • Infracciones muy graves: Multas de 30.000€ a 150.000€

Recomendación: Cumplir con VeriFactu desde el primer día de obligatoriedad.

🔄 Actualizaciones del Sistema

HolaGest actualiza regularmente el sistema VeriFactu para:

  • ✅ Adaptarse a cambios normativos

  • ✅ Corregir errores detectados

  • ✅ Mejorar el rendimiento

  • ✅ Añadir nuevas funcionalidades

Recomendación: Mantener HolaGest siempre actualizado a la última versión.

📝 Resumen Ejecutivo

VeriFactu es obligatorio en España a partir de:

  • 1 de enero de 2026: Sociedades y empresas

  • 1 de julio de 2026: Autónomos

HolaGest integra completamente VeriFactu de forma nativa:

  • ✅ Firma digitalmente todas las facturas

  • ✅ Encadena las facturas mediante hash criptográfico

  • ✅ Envía automáticamente a la AEAT (modo VeriFactu)

  • ✅ Almacena registros localmente (modo NO-VeriFactu)

  • ✅ Genera códigos QR en las facturas

  • ✅ Responde a requerimientos de la AEAT

  • ✅ Cumple con toda la normativa vigente

Próximos pasos:

  1. Leer la guía Cómo Configurar VeriFactu

  2. Configurar la empresa y subir el certificado digital

  3. Configurar el ejercicio (modo VeriFactu o NO-VeriFactu)

  4. Empezar a enviar facturas

¡Bienvenido al cumplimiento normativo automatizado con HolaGest VeriFactu! 🎉

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