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Gestione sus contactos, oportunidades de negocio y relaciones comerciales con el CRM integrado de HolaGest

El CRM (Customer Relationship Management) de HolaGest le permite gestionar de forma profesional todas sus relaciones comerciales, desde el primer contacto hasta la conversión en cliente. Organice contactos, haga seguimiento de oportunidades de negocio, configure recordatorios y mida la efectividad de sus campañas de captación.

🎯 ¿Qué puede hacer con el CRM de HolaGest?

El módulo CRM está diseñado para ayudarle a:

  • ✅ Gestionar contactos independientes de clientes y proveedores

  • ✅ Convertir contactos en clientes o proveedores con un solo clic

  • ✅ Crear oportunidades de negocio (leads) y hacer seguimiento de su evolución

  • ✅ Añadir notas y recordatorios para no perder ninguna gestión comercial

  • ✅ Medir la efectividad de sus campañas publicitarias con fuentes

  • ✅ Clasificar contactos según sus intereses en productos o servicios

  • ✅ Asignar agentes comerciales para el seguimiento personalizado

  • ✅ Recibir notificaciones automáticas de eventos importantes del CRM

  • ✅ Generar presupuestos directamente desde las oportunidades de negocio

📋 Conceptos Clave del CRM

👤 Contactos

Los contactos son personas o empresas con las que mantiene relación comercial, pero que aún no son clientes ni proveedores. Cuando crea un cliente o proveedor, HolaGest genera automáticamente un contacto asociado como dirección principal.

Características:

  • Pueden existir de forma independiente (sin ser cliente ni proveedor)

  • Se pueden convertir en cliente o proveedor en cualquier momento

  • Permiten almacenar información completa de contacto

  • Pueden tener múltiples notas, recordatorios y archivos adjuntos

📖 Guía completa: Cómo crear un contacto en el CRM

🎯 Oportunidades de Negocio (Leads)

Las oportunidades representan posibles ventas o proyectos en curso. Cada oportunidad está vinculada a un contacto y pasa por diferentes estados hasta cerrarse (ganada o perdida).

Características:

  • Estados personalizables (Nuevo, En negociación, Presupuestado, Ganado, Perdido, etc.)

  • Asignación de agentes comerciales y usuarios responsables

  • Vinculación con intereses (productos/servicios)

  • Notas internas y archivos adjuntos

  • Generación directa de presupuestos desde la oportunidad

📖 Guía completa: Cómo crear oportunidades (leads) en el CRM

📌 Fuentes de Captación

Las fuentes le permiten identificar el origen de cada contacto (Google Ads, Facebook, feria comercial, recomendación, etc.). Esto es fundamental para medir el ROI de sus campañas de marketing.

Características:

  • Nombre personalizable (ej: "Campaña Google Enero 2025")

  • Observaciones internas

  • Asignación a múltiples contactos

  • Análisis de efectividad por fuente

📖 Guía completa: Cómo crear fuentes en el CRM

💡 Intereses

Los intereses representan los productos o servicios que ofrece su empresa. Puede asociar intereses a contactos para saber qué les podría interesar y personalizar su estrategia comercial.

Características:

  • Nombre del producto/servicio

  • Observaciones internas

  • Vinculación con múltiples contactos

  • Asociación con notas y oportunidades

📖 Guía completa: Cómo crear intereses en el CRM

📝 Notas y Recordatorios

Las notas le permiten registrar conversaciones, acuerdos, llamadas telefónicas y cualquier información relevante sobre un contacto u oportunidad.

Características:

  • Notas privadas o compartidas con todo el equipo

  • Fecha de aviso con notificación por email

  • Vinculación opcional con intereses

  • Historial completo de interacciones

📖 Guía completa: Cómo añadir notas y recordatorios a contactos

🔔 Notificaciones del CRM

El CRM puede enviar notificaciones automáticas por email para mantener informado a su equipo comercial:

Notificación
Cuándo se envía
A quién

new-contact-agent

Al asignar un contacto a un agente

Al agente asignado

notify-note

Al llegar la fecha de aviso de una nota

Al creador o a todos los usuarios

new-opportunity-agent

Al asignar una oportunidad a un agente

Al agente asignado

new-opportunity-assignee

Al asignar una oportunidad a un usuario

Al usuario asignado

new-opportunity-file

Al subir un archivo a una oportunidad

Creador, agente y usuario asignado

new-opportunity-note

Al crear una nota en una oportunidad

Creador, agente y usuario asignado

📖 Guía completa: Cómo configurar las notificaciones del CRM

🚀 Flujo de Trabajo Típico del CRM

1

1️⃣ Captar el Contacto

Cree un nuevo contacto desde Menú CRM > Contactos con los datos básicos de la persona o empresa. Asigne una fuente para saber de dónde proviene.

📖 Cómo crear un contacto en el CRM

2

2️⃣ Clasificar por Intereses

Asocie al contacto los intereses (productos/servicios) que podrían interesarle. Esto le ayudará a personalizar su estrategia comercial.

📖 Cómo crear intereses en el CRM

3

3️⃣ Crear una Oportunidad

Cuando el contacto muestre interés real, cree una oportunidad de negocio desde Menú CRM > Oportunidades. Asigne un agente comercial y un usuario responsable.

📖 Cómo crear oportunidades (leads) en el CRM

4

4️⃣ Hacer Seguimiento

Añada notas con cada interacción (llamadas, emails, reuniones). Configure recordatorios para no olvidar gestiones importantes.

📖 Cómo añadir notas y recordatorios a contactos

5

5️⃣ Generar Presupuesto

Cuando el contacto esté listo, genere un presupuesto directamente desde la oportunidad. El presupuesto quedará vinculado automáticamente.

📖 Cómo hacer un presupuesto de venta

6

6️⃣ Convertir en Cliente

Si el presupuesto se acepta, convierta el contacto en cliente con un solo clic desde la ficha del contacto. Todos los datos se copiarán automáticamente.

📖 Cómo crear un cliente

📊 Configuración del CRM

Para configurar los elementos del CRM (fuentes, intereses, estados de oportunidades), vaya a:

Menú Administrador > CRM

Desde aquí podrá:

  • ✅ Crear y editar fuentes de captación

  • ✅ Crear y editar intereses (productos/servicios)

  • ✅ Configurar estados de oportunidades personalizados

  • ✅ Definir qué estados se muestran como pestañas en el listado

💡 Consejos y Buenas Prácticas

🎯 Defina fuentes específicas para cada campaña

No use fuentes genéricas como "Internet". Cree fuentes específicas como "Google Ads Enero 2025" o "Feria Alimentaria Barcelona 2025". Esto le permitirá medir con precisión el ROI de cada acción comercial.

📝 Registre todas las interacciones en notas

Cada llamada, email o reunión debe quedar registrada en una nota. Esto crea un historial completo que cualquier miembro del equipo puede consultar, mejorando la continuidad comercial.

⏰ Use recordatorios para no perder oportunidades

Configure fechas de aviso en las notas para recordatorios importantes: "Llamar en 3 días", "Enviar propuesta el viernes", etc. Recibirá un email automático en la fecha indicada.

👔 Asigne agentes comerciales a las oportunidades

Cada oportunidad debe tener un agente responsable. Esto permite hacer seguimiento personalizado y calcular comisiones cuando se cierre la venta.

📊 Personalice los estados de oportunidades

Adapte los estados a su proceso comercial real: "Contacto inicial", "Enviado presupuesto", "Negociación precio", "Pendiente decisión", "Ganado", "Perdido". Esto le dará visibilidad del embudo de ventas.

🔔 Active las notificaciones importantes

Configure las notificaciones del CRM para que su equipo esté siempre informado de nuevas oportunidades, notas o archivos. Esto mejora la coordinación y reduce tiempos de respuesta.

🔄 Convierta contactos en clientes en el momento adecuado

No convierta un contacto en cliente hasta que esté seguro de que va a comprar. Mantenerlo como contacto le permite hacer seguimiento CRM sin "contaminar" su base de datos de clientes.

❓ Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un contacto y un cliente?

Un contacto es una persona o empresa con la que mantiene relación comercial pero que aún no ha comprado. Un cliente es quien ya ha realizado una compra o está dado de alta formalmente en su sistema. Los contactos se gestionan en el CRM, los clientes en el módulo de Ventas.

¿Puedo tener un contacto que sea cliente y proveedor a la vez?

Sí. Cuando crea un cliente o proveedor, HolaGest genera automáticamente un contacto asociado. Si una empresa es cliente y proveedor, tendrá dos fichas (una de cliente y una de proveedor) pero un solo contacto en el CRM.

¿Qué pasa con las oportunidades cuando convierto un contacto en cliente?

Las oportunidades se mantienen vinculadas al contacto original. No se pierden al convertir el contacto en cliente. Puede seguir consultando el historial completo de oportunidades desde la ficha del cliente.

¿Puedo eliminar una fuente que ya tiene contactos asignados?

Sí, pero no es recomendable. Si elimina una fuente, los contactos asociados perderán esa información. Es mejor desactivarla o renombrarla si ya no la usa.

¿Cómo puedo ver todas las oportunidades de un agente comercial?

Vaya a Menú CRM > Oportunidades y use el filtro "Agente" para seleccionar el agente deseado. Verá todas las oportunidades asignadas a ese agente.

¿Las notificaciones del CRM se envían automáticamente?

Sí, siempre que tenga configurado el envío de emails en HolaGest y las notificaciones estén activadas en Menú Administrador > Email > Notificaciones.

¿Puedo importar contactos desde un archivo Excel?

Actualmente HolaGest no incluye importación masiva de contactos desde Excel. Debe crearlos manualmente o contactar con soporte para solicitar una importación personalizada.

📚 Guías Relacionadas

🆘 ¿Necesita Ayuda?

Si tiene dudas sobre el uso del CRM o necesita configurar un flujo de trabajo específico para su negocio, consulte las guías detalladas de cada funcionalidad o contacte con el soporte técnico de HolaGest.

Última actualización: Febrero 2025

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