📦Menú Almacén

Índice

Introducción

El Menú Almacén de HolaGest es el centro neurálgico para toda la gestión de inventario, productos y almacenes de tu empresa. Desde aquí puedes administrar de forma eficiente todos los aspectos relacionados con el stock, productos, variantes, precios y la organización física de tus almacenes.

¿Por Qué es Importante el Menú Almacén?

El Menú Almacén es fundamental porque:

  • Controla tu inventario: Saber qué tienes, dónde está y cuánto vale

  • Optimiza el stock: Evita roturas de stock y sobrestock

  • Facilita las ventas: Productos bien organizados y disponibles

  • Mejora la logística: Ubicaciones claras y transferencias eficientes

  • Proporciona datos: Información para toma de decisiones

Alcance del Módulo

El Menú Almacén gestiona:

✅ Almacenes: Múltiples ubicaciones físicas o virtuales ✅ Productos: Catálogo completo con variantes ✅ Stock: Control en tiempo real por almacén ✅ Precios: Gestión de precios y costes ✅ Atributos: Tallas, colores y características ✅ Familias: Organización por categorías ✅ Fabricantes: Gestión de marcas ✅ Transportistas: Logística de envíos ✅ Ubicaciones: Organización física del almacén ✅ Movimientos: Trazabilidad completa

Visión General del Menú Almacén

Estructura del Módulo

El Menú Almacén se organiza en las siguientes secciones principales:

Accesos Rápidos

Crear Elementos:

  • Nuevo Almacén: Almacén > Almacenes > Nuevo

  • Nuevo Producto: Almacén > Productos > Nuevo

  • Nueva Familia: Almacén > Familias > Nuevo

  • Nuevo Fabricante: Almacén > Fabricantes > Nuevo

  • Nuevo Atributo: Almacén > Atributos > Nuevo

Operaciones:

  • Transferencia de Stock: Almacén > Transferencias > Nueva

  • Inventario Físico: Almacén > Inventarios > Nuevo

  • Movimientos de Stock: Almacén > Productos > [Producto] > Movimientos

Funcionalidades Principales

🏢 Gestión Multi-Almacén

HolaGest permite crear y gestionar múltiples almacenes, ofreciendo gran flexibilidad:

Tipos de Almacenes:

  • ✅ Almacenes físicos: Diferentes ubicaciones geográficas

  • ✅ Tiendas: Cada tienda como almacén independiente

  • ✅ Delegaciones: Stock por delegación o sucursal

  • ✅ Almacenes virtuales: Dropshipping o consignación

  • ✅ Almacenes de tránsito: Mercancía en movimiento

Ventajas:

  • Stock independiente por almacén

  • Transferencias entre almacenes

  • Configuración por usuario

  • Informes por almacén

  • Trazabilidad completa

💡 Consejo: Si tu negocio tiene varias tiendas, crea un almacén para cada tienda en lugar de empresas separadas. Esto simplifica la gestión y permite transferencias de stock.

🏷️ Gestión Completa de Productos

Productos Simples:

  • Sin variantes

  • Un solo SKU (referencia)

  • Stock único

  • Precio único

Productos con Variantes:

  • Múltiples variantes (tallas, colores, capacidades)

  • SKU por variante

  • Stock independiente por variante

  • Precios diferenciados

Características:

  • 📸 Múltiples imágenes

  • 📝 Descripciones corta y larga

  • 💰 Precios, costes y tarifas

  • 📊 Stock por almacén

  • 🏷️ Clasificación (familia, fabricante)

  • 🎨 Atributos personalizados

  • 📦 Datos logísticos (peso, volumen, código de barras)

  • 🔢 Cuentas contables

🎨 Sistema de Atributos

Atributos Predefinidos:

  • Tallas (XS, S, M, L, XL, XXL)

  • Colores (Rojo, Azul, Verde, etc.)

  • Materiales (Algodón, Poliéster, Lana)

Atributos Personalizados:

  • Crea tus propios atributos

  • Define valores específicos

  • Asigna a selectores

  • Ordena valores lógicamente

Uso en Variantes:

  • Combina atributos para crear variantes

  • Stock independiente por combinación

  • Precios específicos por variante

  • Referencias únicas (SKU)

Familias de Productos:

  • Categorías y subcategorías

  • Jerarquía multinivel

  • Configuración contable por familia

  • Tarifas por familia

Fabricantes:

  • Gestión de marcas

  • Filtrado por fabricante

  • Análisis de ventas por marca

Transportistas:

  • Agencias de transporte

  • Seguimiento de envíos

  • Asignación automática

📊 Control de Stock Avanzado

Stock en Tiempo Real:

  • Actualización automática con compras/ventas

  • Stock por almacén

  • Stock disponible vs reservado

  • Alertas de stock mínimo

Movimientos de Stock:

  • Historial completo

  • Trazabilidad total

  • Documentos asociados

  • Fechas y usuarios

Transferencias:

  • Entre almacenes

  • Documentación automática

  • Trazabilidad completa

Inventarios Físicos:

  • Recuentos periódicos

  • Ajustes automáticos

  • Detección de diferencias

Gestión de Almacenes

Crear un Nuevo Almacén

Procedimiento:

  1. Accede al módulo

    • Menú: Almacén > Almacenes

    • Clic en "Nuevo" (botón verde con +)

  2. Completa el formulario

    • Código ⭐ (Obligatorio): Identificador único

    • Nombre ⭐ (Obligatorio): Nombre descriptivo

    • Empresa: Si hay múltiples empresas

    • Teléfono: Contacto del almacén

    • Dirección completa: Ubicación física

  3. Guarda el almacén

    • Clic en "Guardar"

    • El almacén queda disponible

Campos del Almacén

Código (Obligatorio)

Descripción: Identificador único del almacén.

Características:

  • Alfanumérico, sin espacios

  • Único en el sistema

  • Usado en documentos y listados

Ejemplos:

  • ALM01, ALM02, ALM03

  • TIENDA-MADRID, TIENDA-BCN

  • CENTRAL, DELEGACION-NORTE

Recomendación: Usa códigos descriptivos y cortos.

Nombre (Obligatorio)

Descripción: Nombre descriptivo del almacén.

Ejemplos:

  • Almacén Central

  • Tienda Madrid Centro

  • Delegación Barcelona

  • Almacén de Tránsito

Uso: Aparece en listados, documentos e informes.

Empresa (Condicional)

Descripción: Empresa a la que pertenece el almacén.

Cuándo aparece: Solo si tienes configuradas múltiples empresas.

Uso: Asocia el almacén a una empresa específica.

Datos de Contacto

Teléfono:

  • Número de contacto del almacén

  • Ejemplo: 912345678, +34 912 345 678

  • Uso: Logística, entregas, recogidas

Dirección Física

Campos:

  • Dirección: Calle, número, piso, nave

  • Código Postal: CP del almacén

  • Apartado: Apartado de correos (opcional)

  • Ciudad: Población

  • Provincia: Provincia o región

  • País: País del almacén

Importancia: Útil para cálculos de envío, documentación y logística.

Gestionar Almacenes Existentes

Editar Almacén:

  1. Almacén > Almacenes

  2. Localiza el almacén

  3. Clic en "Editar"

  4. Modifica los datos

  5. Guarda

Desactivar Almacén:

  1. Edita el almacén

  2. Desmarca "Activo"

  3. Guarda

Resultado: No aparece en nuevos documentos, pero se conserva el histórico.

Eliminar Almacén:

  • Solo si no tiene stock

  • Solo si no tiene documentos asociados

  • Solo si no es el predeterminado

Alternativa: Desactiva en lugar de eliminar.

Gestión de Productos

Tipos de Productos

Productos Simples

Características:

  • Sin variantes adicionales

  • Una sola referencia (SKU)

  • Stock único

  • Precio único

Ejemplo:

  • Cable USB-C 1m

  • Referencia: CABLE-USBC

  • Precio: 12,99 €

  • Stock: 100 unidades

Cuándo usar: Productos sin opciones variables.

Productos con Variantes

Características:

  • Múltiples variantes

  • SKU por variante

  • Stock independiente por variante

  • Precios diferenciados

Ejemplo:

  • Camiseta Básica

  • Variantes: S-Rojo, S-Azul, M-Rojo, M-Azul, L-Rojo, L-Azul

  • Cada variante con su precio y stock

Cuándo usar: Productos con tallas, colores, capacidades, etc.

Crear un Producto

Procedimiento Básico:

  1. Accede al módulo

    • Almacén > Productos > Nuevo

  2. Completa campos obligatorios

    • Referencia: CAM001

    • Descripción: Camiseta Básica

  3. Completa campos opcionales

    • Familia: CAMISETAS

    • Fabricante: TEXTIL S.L.

    • Impuesto: IVA 21%

    • ✓ Se compra

    • ✓ Se vende

  4. Guarda el producto

    • Se crea con una variante por defecto

  5. Configura variantes (si es necesario)

    • Pestaña "Variantes"

    • Añade variantes con atributos

  6. Establece precios

    • En cada variante

    • Precio de venta y coste

  7. Configura stock

    • Pestaña "Stock"

    • Stock mínimo y máximo

    • Stock inicial

Características de Productos

Datos Básicos:

  • Referencia (SKU)

  • Descripción

  • Familia

  • Fabricante

  • Impuesto (IVA)

Opciones:

  • Se compra

  • Se vende

  • No controlar stock

  • Permitir venta sin stock

  • Bloqueado

  • Público (tienda online)

Datos Logísticos:

  • Peso

  • Volumen

  • Código de barras (EAN/UPC)

Datos Contables:

  • Cuenta para compras

  • Cuenta de ventas

  • Cuenta para retenciones

Multimedia:

  • Múltiples imágenes

  • Descripciones largas

  • Documentos adjuntos

Variantes de Productos

¿Qué es una Variante?

Una variante es una versión específica de un producto con una combinación única de atributos.

Ejemplo:

Ventajas:

  • Stock independiente por variante

  • Precios específicos

  • Referencias únicas (SKU)

  • Trazabilidad completa

Más información: Las Variantes de Productos

Precios de Productos

Precio de Venta:

  • Precio al que vendes al cliente

  • Sin IVA (se añade automáticamente)

  • Por variante

Precio de Coste:

  • Precio al que compras al proveedor

  • Base para calcular márgenes

  • Actualización manual o automática

Margen de Beneficio:

  • Diferencia entre venta y coste

  • Cálculo automático de precios

  • Porcentaje sobre coste

Tarifas de Precios:

  • Precios especiales por cliente

  • Descuentos por volumen

  • Precios por grupo

Más información: Los Precios de los Productos

Gestión de Stock Avanzada

Movimientos de Stock

¿Qué son?

Todos los cambios en la cantidad de un producto en un almacén.

Tipos de Movimientos:

1. Entrada de Stock:

  • Compras

  • Devoluciones de clientes

  • Ajustes positivos

2. Salida de Stock:

  • Ventas

  • Devoluciones a proveedores

  • Ajustes negativos

  • Mermas

3. Transferencias:

  • Entre almacenes

  • No cambia stock total

  • Redistribución

4. Ajustes de Inventario:

  • Corrección de diferencias

  • Inventarios físicos

Información Registrada:

  • Fecha y hora

  • Tipo de movimiento

  • Cantidad

  • Almacén

  • Documento asociado

  • Usuario responsable

  • Motivo

Consultar Movimientos

Desde el Producto:

  1. Abre el producto

  2. Pestaña "Movimientos de Stock" o "Historial"

  3. Verás todos los movimientos

Ejemplo de Vista:

Transferencias entre Almacenes

Procedimiento:

  1. Accede al módulo

    • Almacén > Transferencias de Stock

    • Clic en "+ Nueva Transferencia"

  2. Completa los datos

    • Almacén Origen: De dónde sale

    • Almacén Destino: A dónde va

    • Producto/Variante: Qué se transfiere

    • Cantidad: Cuántas unidades

    • Fecha: Cuándo se realiza

    • Observaciones: Motivo

  3. Guarda o Aprueba

    • Guardar: Borrador

    • Aprobar: Afecta al stock

Efectos:

  • ✅ Almacén origen: Resta stock

  • ✅ Almacén destino: Suma stock

  • ✅ Trazabilidad: Movimientos registrados

  • ✅ Documentación: Documento de transferencia

Ejemplo:

Inventarios Físicos

¿Qué es?

Recuento real de existencias para verificar que coinciden con el sistema.

Procedimiento:

  1. Preparación

    • Planifica fecha y almacén

    • Organiza el almacén

    • Asigna responsables

  2. Recuento

    • Cuenta físicamente las unidades

    • Anota cantidades reales

    • Verifica productos de alto valor

  3. Registro en HolaGest

    • Almacén > Inventarios > Nuevo

    • Selecciona almacén y fecha

    • Añade productos con cantidades reales

    • El sistema calcula diferencias

  4. Ajuste

    • Revisa diferencias

    • Investiga causas

    • Aprueba el inventario

    • HolaGest ajusta el stock automáticamente

Tipos de Inventario:

1. Inventario Total:

  • Todos los productos

  • Generalmente anual

  • Requiere cierre de almacén

2. Inventario Parcial:

  • Solo algunos productos

  • Por familia, almacén o zona

  • Menos disruptivo

3. Inventario Cíclico:

  • Recuento continuo

  • Cada producto periódicamente

  • Ejemplo: Productos A (mensual), B (trimestral), C (anual)

4. Inventario de Alto Valor:

  • Solo productos de alto valor

  • Más frecuente (mensual)

  • Mayor control

Stock Disponible vs Reservado

Stock Total:

  • Todas las unidades en el almacén

  • Incluye disponibles y reservadas

Stock Disponible:

  • Unidades que se pueden vender

  • Stock Total - Stock Reservado

Stock Reservado:

  • Unidades comprometidas en pedidos

  • No disponibles hasta servir o cancelar

Ejemplo:

Más información: El Stock del Producto

Organización del Catálogo

Familias de Productos

¿Qué son?

Categorías o grupos que agrupan productos con características comunes.

Características:

  • Jerarquía multinivel (familias y subfamilias)

  • Configuración contable por familia

  • Tarifas de precios por familia

  • Filtrado y búsqueda

Ejemplo de Jerarquía:

Ventajas:

  • Organización lógica del catálogo

  • Configuración contable automática

  • Tarifas por familia

  • Análisis de ventas por categoría

Más información: Cómo Crear Familias

Fabricantes

¿Qué son?

Marcas o empresas que fabrican los productos.

Características:

  • Identificación de marca

  • Filtrado por fabricante

  • Análisis de ventas por marca

  • Un producto = Un fabricante

Diferencia con Proveedores:

  • Fabricante: Quién produce (marca)

  • Proveedor: A quién compras

Ejemplo:

  • Producto: iPhone 15 Pro

  • Fabricante: Apple (quien lo produce)

  • Proveedores: Ingram Micro, Tech Data (a quienes compras)

Más información: Cómo Crear Fabricantes

Atributos (Tallas y Colores)

¿Qué son?

Características variables de los productos que permiten crear variantes.

Atributos Comunes:

  • Talla: XS, S, M, L, XL, XXL

  • Color: Rojo, Azul, Verde, Negro, Blanco

  • Material: Algodón, Poliéster, Lana

  • Capacidad: 64GB, 128GB, 256GB, 512GB

Sistema de Selectores:

HolaGest tiene 4 selectores para organizar atributos:

  • Selector 1: Generalmente Talla/Tamaño

  • Selector 2: Generalmente Color

  • Selector 3: Material/Acabado

  • Selector 4: Otros atributos

Uso en Variantes:

  • Combina atributos para crear variantes

  • Ejemplo: Talla M + Color Rojo = Variante M-ROJO

  • Stock y precio independiente por variante

Más información: Cómo Crear Atributos, Tallas y Colores

Transportistas

¿Qué son?

Agencias de transporte que gestionan los envíos.

Características:

  • Registro de agencias

  • Asignación a documentos

  • Seguimiento de envíos

  • URL de seguimiento

Ejemplos:

  • SEUR

  • MRW

  • Correos Express

  • DHL

  • Flota propia

Uso:

  • Asignar a pedidos y albaranes

  • Seguimiento de envíos

  • Estadísticas por transportista

Más información: Cómo Añadir un Transportista

Gestión de Ubicaciones

¿Qué son las Ubicaciones?

Las ubicaciones son las posiciones físicas dentro de un almacén donde se guardan los productos.

Ventajas:

  • Localización rápida de productos

  • Optimización de picking

  • Control de espacio

  • Inventarios precisos

  • Múltiples ubicaciones por producto

Estructura de Ubicaciones

Jerarquía Típica:

Ejemplo:

Crear Ubicaciones

Procedimiento:

  1. Accede al módulo

    • Almacén > Ubicaciones

    • Clic en "+ Nueva Ubicación"

  2. Completa los datos

    • Almacén: Selecciona el almacén

    • Código: Código de ubicación (ej: P1-E3-B2)

    • Descripción: Descripción clara (ej: Pasillo 1, Estantería 3, Balda 2)

  3. Guarda la ubicación

Sistemas de Codificación

Sistema Alfanumérico Simple:

Sistema Numérico:

Sistema Descriptivo:

Recomendación: Elige un sistema fácil de entender y recordar para tu equipo.

Asignar Productos a Ubicaciones

Procedimiento:

  1. Abre la ficha del producto

  2. Ve a la sección "Ubicaciones"

  3. Asigna una o varias ubicaciones

  4. Indica cantidad en cada ubicación (opcional)

Ejemplo:

Configuración de Almacén Predeterminado

Almacén Predeterminado Global

¿Qué es?

El almacén que se usa por defecto en todos los documentos nuevos.

Configuración:

  1. Accede a configuración

    • Menú Administrador > Panel de Control

    • Sección "Almacén" o "Configuración de Almacén"

  2. Selecciona almacén

    • Campo "Almacén predeterminado"

    • Selecciona el almacén deseado

  3. Guarda

Efectos:

  • Se usa en nuevos documentos

  • Afecta a facturas, albaranes, pedidos, presupuestos

  • Los usuarios pueden cambiarlo manualmente

Almacén Predeterminado por Usuario

¿Qué es?

Almacén específico para cada usuario.

Configuración:

  1. Accede a usuarios

    • Menú Administrador > Usuarios

    • Selecciona el usuario

  2. Asigna almacén

    • Campo "Almacén"

    • Selecciona el almacén para este usuario

  3. Guarda

Efectos:

  • Todos los documentos del usuario usan ese almacén

  • El usuario puede cambiarlo manualmente si es necesario

Casos de Uso:

Tiendas Múltiples:

  • Usuario "María" → Almacén "Tienda Madrid"

  • Usuario "Juan" → Almacén "Tienda Barcelona"

  • Cada uno trabaja automáticamente con su tienda

Departamentos:

  • Usuario "Ventas Online" → Almacén "Almacén Central"

  • Usuario "Tienda Física" → Almacén "Tienda Local"

Delegaciones:

  • Usuario "Delegado Norte" → Almacén "Delegación Norte"

  • Usuario "Delegado Sur" → Almacén "Delegación Sur"

Prioridad de Almacenes

El sistema aplica el almacén en este orden:

  1. Almacén seleccionado manualmente en el documento (máxima prioridad)

  2. Almacén predeterminado del usuario

  3. Almacén predeterminado global (mínima prioridad)

Ejemplo:

Guías Completas Disponibles

🏷️ Gestión de Productos

Cómo Crear un Producto o Variante

Guía completa sobre la creación de productos en HolaGest, desde productos simples hasta productos con múltiples variantes.

Contenido:

  • Crear productos paso a paso

  • Campos del producto

  • Configuración avanzada

  • Variantes de productos

  • Gestión de stock

  • Proveedores del producto

  • Imágenes y multimedia

  • Importación de productos

Las Variantes de Productos

Guía especializada en el sistema de variantes de HolaGest.

Contenido:

  • ¿Qué es una variante?

  • Ventajas de usar variantes

  • Crear variantes de producto

  • Gestión de stock por variante

  • Gestión de precios por variante

  • Referencias (SKU) de variantes

  • Uso de variantes en documentos

Los Precios de los Productos

Guía completa sobre la gestión de precios en HolaGest.

Contenido:

  • Sistema de precios en HolaGest

  • Precio de venta

  • Precio de coste

  • Margen de beneficio

  • Tarifas de precios

  • Precios por cantidad

  • Descuentos y promociones

  • Actualización de precios

  • Divisas y precios

El Stock del Producto

Guía completa sobre la gestión de stock en HolaGest.

Contenido:

  • Creación y gestión de almacenes

  • Stock por almacén

  • Stock por variante

  • Stock mínimo y máximo

  • Movimientos de stock

  • Transferencias entre almacenes

  • Inventarios físicos

  • Stock disponible vs reservado

  • Valoración de inventario

  • Alertas de stock

Cómo Crear Atributos, Tallas y Colores

Guía completa sobre el sistema de atributos de HolaGest.

Contenido:

  • ¿Qué son los atributos?

  • Sistema de atributos y selectores

  • Crear un nuevo atributo

  • Asignar valores a un atributo

  • Ordenación de valores

  • Uso de atributos en productos

  • Uso de atributos en variantes

Cómo Crear Familias

Guía completa sobre la gestión de familias de productos.

Contenido:

  • ¿Qué es una familia?

  • Estructura jerárquica de familias

  • Crear una nueva familia

  • Configuración contable de familias

  • Gestión de subfamilias

  • Asignar productos a familias

  • Uso de familias en tarifas y precios

Cómo Crear Fabricantes

Guía completa sobre la gestión de fabricantes.

Contenido:

  • ¿Qué es un fabricante?

  • Diferencias entre fabricantes y proveedores

  • Crear un nuevo fabricante

  • Gestión de fabricantes existentes

  • Asignar fabricantes a productos

  • Uso de fabricantes en filtros y búsquedas

  • Informes y estadísticas por fabricante

🚚 Logística

Cómo Añadir un Transportista

Guía completa sobre la gestión de transportistas.

Contenido:

  • ¿Qué es un transportista?

  • Crear un nuevo transportista

  • Gestión de transportistas existentes

  • Uso de transportistas en documentos

  • Seguimiento de envíos

  • Configuración avanzada

📊 Herramientas

Cómo Funcionan los Listados y Filtros

Guía completa sobre el uso de listados y filtros en HolaGest.

Contenido:

  • Anatomía de un listado

  • Botones de acción

  • Buscador

  • Sistema de filtros

  • Ordenación de listados

  • Sistema de colores

  • Exportación e impresión

  • Selección múltiple

  • Paginación y navegación

Casos de Uso Empresariales

Caso 1: Tienda de Ropa con Múltiples Ubicaciones

Situación: Boutique con 3 tiendas en diferentes ciudades.

Configuración:

Almacenes:

  • Almacén Central (Madrid)

  • Tienda Barcelona

  • Tienda Valencia

Productos:

  • Camisetas con variantes (tallas y colores)

  • Stock independiente por tienda

  • Precios uniformes

Atributos:

  • Talla: XS, S, M, L, XL, XXL

  • Color: Negro, Blanco, Azul, Rojo

Familias:

  • CAMISETAS

  • PANTALONES

  • VESTIDOS

  • ACCESORIOS

Flujo de Trabajo:

  1. Compra al proveedor → Almacén Central

  2. Transferencias a tiendas según demanda

  3. Ventas desde cada tienda

  4. Inventarios mensuales por tienda

Caso 2: Distribuidora de Electrónica

Situación: Distribuidora mayorista con almacén central y delegaciones.

Configuración:

Almacenes:

  • Almacén Central (Madrid)

  • Delegación Norte (Bilbao)

  • Delegación Sur (Sevilla)

  • Delegación Este (Valencia)

Productos:

  • Smartphones con variantes (capacidad y color)

  • Portátiles con variantes (procesador y RAM)

  • Accesorios simples

Familias:

  • SMARTPHONES

  • PORTÁTILES

  • TABLETS

  • ACCESORIOS

Fabricantes:

  • Apple

  • Samsung

  • HP

  • Lenovo

Flujo de Trabajo:

  1. Compra centralizada → Almacén Central

  2. Distribución a delegaciones

  3. Ventas desde delegaciones

  4. Reposición según demanda regional

Caso 3: Ferretería con Ubicaciones Físicas

Situación: Ferretería con almacén grande y sistema de ubicaciones.

Configuración:

Almacén:

  • Almacén Principal (único)

Ubicaciones:

  • Pasillo A: Herramientas eléctricas

  • Pasillo B: Herramientas manuales

  • Pasillo C: Tornillería

  • Pasillo D: Pinturas

  • Pasillo E: Fontanería

Codificación:

Productos:

  • Productos simples (sin variantes)

  • Ubicación específica por producto

  • Stock mínimo y máximo configurado

Flujo de Trabajo:

  1. Recepción de mercancía

  2. Asignación a ubicación

  3. Picking con ubicaciones

  4. Reposición según stock mínimo

Caso 4: E-commerce con Dropshipping

Situación: Tienda online con stock propio y dropshipping.

Configuración:

Almacenes:

  • Almacén Propio (stock físico)

  • Almacén Virtual Proveedor A (dropshipping)

  • Almacén Virtual Proveedor B (dropshipping)

Productos:

  • Productos propios: Stock en Almacén Propio

  • Productos dropshipping: Stock en Almacenes Virtuales

Configuración:

  • Productos propios: Control de stock normal

  • Productos dropshipping: "Permitir venta sin stock" activado

Flujo de Trabajo:

  1. Venta online

  2. Si es producto propio: Envío desde Almacén Propio

  3. Si es dropshipping: Pedido automático a proveedor

  4. Actualización de stock según tipo

Mejores Prácticas

✅ Organización de Almacenes

Nomenclatura:

  • Usa nombres descriptivos y claros

  • Mantén códigos consistentes

  • Ejemplo: ALM-MAD, ALM-BCN, ALM-VAL

Configuración:

  • Completa todas las direcciones

  • Asigna teléfonos de contacto

  • Configura almacenes predeterminados por usuario

Gestión:

  • Revisa periódicamente almacenes activos

  • Desactiva en lugar de eliminar

  • Documenta responsables por almacén

✅ Gestión de Productos

Creación:

  • Usa referencias consistentes (patrón único)

  • Descripciones claras y completas

  • Asigna familia y fabricante siempre

Variantes:

  • Crea solo variantes necesarias

  • Usa nomenclatura clara para SKU

  • Establece precios y stock por variante

Organización:

  • Clasifica con familias

  • Identifica con fabricantes

  • Usa atributos para variantes

✅ Control de Stock

Actualización:

  • Registra todos los movimientos

  • Usa documentos (no ajustes manuales)

  • Mantén trazabilidad completa

Inventarios:

  • Realiza inventarios periódicos

  • Mensual para productos de alto valor

  • Trimestral o anual para el resto

Alertas:

  • Configura stock mínimo y máximo

  • Activa alertas automáticas

  • Revisa diariamente productos con stock bajo

✅ Transferencias

Documentación:

  • Añade observaciones claras

  • Indica motivo de la transferencia

  • Comunica a responsables de almacenes

Verificación:

  • Confirma cantidades antes de aprobar

  • Verifica stock disponible en origen

  • Comprueba capacidad en destino

Seguimiento:

  • Revisa transferencias pendientes

  • Confirma recepción en destino

  • Actualiza ubicaciones si es necesario

✅ Ubicaciones

Sistema:

  • Elige un sistema de codificación claro

  • Documenta el sistema para el equipo

  • Mantén consistencia en todo el almacén

Implementación:

  • Señalización física en el almacén

  • Etiquetas visibles en estanterías

  • Capacita al personal en el sistema

Mantenimiento:

  • Actualiza ubicaciones cuando cambien

  • Revisa periódicamente la organización

  • Optimiza según flujo de trabajo

✅ Configuración

Almacenes Predeterminados:

  • Configura el más usado como global

  • Asigna almacenes específicos a usuarios

  • Revisa configuración periódicamente

Permisos:

  • Limita acceso según necesidad

  • Configura permisos por almacén

  • Audita cambios importantes

Integración:

  • Sincroniza con tienda online

  • Integra con sistemas externos

  • Mantén datos actualizados

Preguntas Frecuentes

❔ ¿Cuántos almacenes puedo crear?

Ilimitados. HolaGest no tiene límite en el número de almacenes. Puedes crear tantos como necesite tu negocio.

❔ ¿Puedo tener el mismo producto en varios almacenes?

Sí, cada producto puede tener stock independiente en cada almacén. El sistema controla el stock de forma separada.

❔ ¿Cómo veo el stock total de un producto?

En la ficha del producto verás:

  • Stock total: Suma de todos los almacenes

  • Stock por almacén: Desglose individual

❔ ¿Puedo eliminar un almacén?

Sí, pero solo si:

  • No tiene stock de productos

  • No tiene documentos asociados

  • No es el almacén predeterminado

Alternativa: Desactívalo en lugar de eliminarlo.

❔ ¿Las transferencias generan documentos?

Sí, cada transferencia genera un documento para trazabilidad y auditoría.

❔ ¿Puedo hacer inventarios parciales?

Sí, puedes inventariar:

  • Todo el almacén

  • Una familia de productos

  • Un fabricante específico

  • Productos seleccionados manualmente

❔ ¿Las ubicaciones son obligatorias?

No, son opcionales. Son útiles para almacenes grandes, pero no necesarias para almacenes pequeños.

❔ ¿Todos los productos tienen variantes?

Sí, por defecto todos los productos tienen al menos una variante (la principal). Puedes añadir más variantes si es necesario.

❔ ¿Puedo cambiar el almacén predeterminado?

Sí, puedes cambiar:

  • El almacén predeterminado global

  • El almacén predeterminado por usuario

  • El almacén en cada documento manualmente

❔ ¿Cómo importo productos masivamente?

Usa la función de importación:

  1. Almacén > Productos > Importar

  2. Prepara archivo Excel con columnas necesarias

  3. Mapea columnas

  4. Importa

❔ ¿Puedo exportar el catálogo de productos?

Sí, desde el listado de productos:

  1. Aplica filtros si es necesario

  2. Imprimir/Exportar > Archivo XLS

  3. Descarga el archivo

❔ ¿Cómo gestiono productos sin stock?

Marca la opción "No controlar stock" en el producto. Útil para servicios o productos de suministro continuo.

❔ ¿Puedo vender sin stock?

Sí, si marcas "Permitir venta sin stock". El stock quedará negativo. Útil para venta bajo pedido.

❔ ¿Cómo bloqueo un producto temporalmente?

Marca la opción "Bloqueado". El producto no estará disponible para compras ni ventas.

❔ ¿Las imágenes aparecen en las facturas?

Depende de la plantilla de impresión. Algunas plantillas incluyen imágenes, otras no. Consulta con tu administrador.

📊 Resumen Ejecutivo

Funcionalidades Clave del Menú Almacén

  1. Múltiples Almacenes: Gestiona tantos almacenes como necesites

  2. Stock Avanzado: Movimientos, transferencias e inventarios

  3. Ubicaciones: Organiza físicamente tu almacén

  4. Productos Completos: Gestión integral de productos y variantes

  5. Atributos Flexibles: Tallas, colores y características personalizadas

  6. Organización: Familias, fabricantes y transportistas

  7. Configuración Flexible: Almacenes predeterminados globales y por usuario

  8. Trazabilidad: Historial completo de movimientos

  9. Alertas: Notificaciones de stock bajo

  10. Integración: Sincronización con tienda online

Accesos Rápidos

Crear Elementos:

  • Nuevo Almacén: Almacén > Almacenes > Nuevo

  • Nuevo Producto: Almacén > Productos > Nuevo

  • Nueva Familia: Almacén > Familias > Nuevo

  • Nuevo Fabricante: Almacén > Fabricantes > Nuevo

  • Nuevo Atributo: Almacén > Atributos > Nuevo

  • Nuevo Transportista: Almacén > Transportistas > Nuevo

Operaciones:

  • Transferencia de Stock: Almacén > Transferencias > Nueva

  • Inventario Físico: Almacén > Inventarios > Nuevo

  • Movimientos de Stock: Almacén > Productos > [Producto] > Movimientos

  • Nueva Ubicación: Almacén > Ubicaciones > Nueva

Flujo de Trabajo Recomendado

1. Configuración Inicial:

2. Gestión de Productos:

3. Gestión de Stock:

4. Optimización:

🔗 Enlaces Útiles

📖 Documentación Relacionada

  • Menú Compras: Gestión de compras y proveedores

  • Menú Ventas: Gestión de ventas y clientes

  • Menú Contabilidad: Asientos contables y cuentas

  • Menú Informes: Informes y estadísticas

  • Menú Administrador: Configuración general del sistema

🎯 Funcionalidades Avanzadas

  • Códigos de Barras: Gestión con lectores de códigos de barras

  • Importación Masiva: Importar productos desde CSV/Excel

  • Exportación de Datos: Exportar catálogo de productos

  • API de Integración: Integración con tiendas online y marketplaces

  • Sincronización: Sincronización con sistemas externos

📌 Nota: El Menú Almacén es fundamental para mantener un control preciso de tu inventario. Dedica tiempo a configurarlo correctamente desde el principio para facilitar la gestión diaria.

📌 Importante: Esta guía se actualiza periódicamente. Si encuentras alguna discrepancia o tienes sugerencias, contacta con el equipo de soporte de HolaGest.

Volver a: Manual de Usuario

AnteriorCómo descargar la declaración responsableSiguienteCómo funcionan los listados y filtros

Última actualización