Cómo configurar las notificaciones del CRM

Aprenda a configurar y personalizar las notificaciones automáticas del CRM para mantener informado a su equipo comercial

Cómo configurar las notificaciones del CRM

🔔 ¿Qué son las notificaciones del CRM?

Las notificaciones son emails automáticos que HolaGest envía cuando ocurren eventos importantes en el CRM. Mantienen informado a su equipo comercial sobre:

  • ✅ Nuevos contactos asignados

  • ✅ Recordatorios de notas programadas

  • ✅ Nuevas oportunidades de negocio

  • ✅ Archivos subidos a oportunidades

  • ✅ Notas añadidas a oportunidades

Ventaja clave: Las notificaciones automáticas mejoran la coordinación del equipo, reducen tiempos de respuesta y evitan que se pierdan gestiones comerciales importantes.

Requisito previo: Para que las notificaciones funcionen, debe tener configurado el envío de emails en HolaGest.

📖 Envío de emails

🚀 Cómo acceder a las notificaciones

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1️⃣ Ir al menú de notificaciones

Vaya a Menú Administrador > Email y en el menú lateral izquierdo seleccione Notificaciones.

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2️⃣ Ver el listado de notificaciones

Verá todas las notificaciones disponibles en el sistema, incluyendo las del CRM.

Cada notificación muestra:

  • Nombre: Identificador de la notificación

  • Asunto: Título del email que se enviará

  • Estado: Activada o desactivada

📧 Notificaciones disponibles en el CRM

1. new-contact-agent

Cuándo se envía: Al asignar un contacto a un agente comercial

A quién se envía: Al agente comercial asignado

Para qué sirve: Notifica al agente que tiene un nuevo contacto asignado para que pueda hacer seguimiento inmediato.

Ejemplo de uso:

  • Recibe un contacto desde un formulario web

  • Lo asigna al agente Juan Pérez

  • Juan recibe un email automático con los datos del contacto

2. notify-note

Cuándo se envía: Al llegar la fecha de aviso configurada en una nota

A quién se envía:

  • Al creador de la nota (si no está marcada "para todos")

  • A todos los usuarios del sistema (si está marcada "para todos")

Para qué sirve: Envía recordatorios automáticos de acciones pendientes configuradas en las notas.

Ejemplo de uso:

  • Añade una nota: "Llamar al cliente para seguimiento"

  • Configura fecha de aviso: Viernes a las 10:00

  • El viernes a las 10:00 recibe un email recordatorio

📖 Más información: Cómo añadir notas y recordatorios a contactos

3. new-opportunity-agent

Cuándo se envía: Al asignar un agente comercial a una oportunidad de negocio

A quién se envía: Al agente comercial asignado

Para qué sirve: Notifica al agente que tiene una nueva oportunidad de venta asignada.

Ejemplo de uso:

  • Crea una oportunidad de venta de 10.000€

  • Asigna al agente María García

  • María recibe un email con los detalles de la oportunidad

4. new-opportunity-assignee

Cuándo se envía: Al asignar un usuario responsable a una oportunidad de negocio

A quién se envía: Al usuario asignado

Para qué sirve: Notifica al usuario que es responsable del seguimiento de una oportunidad.

Ejemplo de uso:

  • Crea una oportunidad

  • Asigna como responsable a Pedro López (usuario del sistema)

  • Pedro recibe un email notificándole que debe hacer seguimiento

Diferencia entre agente y usuario asignado: El agente es quien cierra la venta (para comisiones), el usuario asignado es quien hace el seguimiento operativo. Pueden ser la misma persona o diferentes.

5. new-opportunity-file

Cuándo se envía: Al subir un archivo a una oportunidad de negocio

A quién se envía:

  • Al creador de la oportunidad

  • Al agente comercial asignado

  • Al usuario asignado

Para qué sirve: Mantiene informado al equipo cuando se añade documentación importante a una oportunidad (presupuestos, contratos, especificaciones, etc.).

Ejemplo de uso:

  • Sube el presupuesto PDF a una oportunidad

  • El creador, agente y usuario asignado reciben un email notificando que hay un nuevo archivo disponible

6. new-opportunity-note

Cuándo se envía: Al crear una nueva nota en una oportunidad de negocio

A quién se envía:

  • Al creador de la oportunidad

  • Al agente comercial asignado

  • Al usuario asignado

Para qué sirve: Mantiene informado al equipo de todas las interacciones y avances en la negociación.

Ejemplo de uso:

  • El agente añade una nota: "Cliente solicita descuento del 10%"

  • El creador y usuario asignado reciben un email con la nota

  • Todo el equipo está al tanto de la situación

📖 Más información: Cómo crear oportunidades (leads) en el CRM

⚙️ Cómo configurar una notificación

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1️⃣ Seleccionar la notificación

En Menú Administrador > Email > Notificaciones, haga clic en la notificación que desea configurar.

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2️⃣ Activar o desactivar

Marque o desmarque el checkbox "Activada" según desee recibir o no esta notificación.

  • ✅ Activada: Se enviarán emails cuando ocurra el evento

  • ❌ Desactivada: No se enviarán emails

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3️⃣ Editar el asunto del email

Personalice el asunto que aparecerá en la bandeja de entrada del destinatario.

Ejemplo:

  • Original: "Nuevo contacto asignado"

  • Personalizado: "[HolaGest] Nuevo contacto asignado - Acción requerida"

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4️⃣ Editar el cuerpo del mensaje

Personalice el contenido del email que se enviará.

Puede incluir:

  • Texto explicativo

  • Instrucciones para el destinatario

  • Enlaces a recursos

  • Firma de la empresa

IMPORTANTE - Variables dinámicas:

Las palabras entre llaves como {name}, {email}, {subject}, {description} son variables dinámicas que se sustituyen automáticamente por datos reales al enviar el email.

NO las traduzca ni elimine. Solo puede:

  • ✅ Moverlas de posición en el texto

  • ✅ Añadir texto antes o después

  • ❌ NO cambiar el contenido entre llaves

  • ❌ NO traducir las variables

Ejemplo correcto:

Ejemplo incorrecto:

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5️⃣ Guardar los cambios

Haga clic en Guardar para aplicar la configuración.

La notificación quedará activa y personalizada según sus preferencias.

📊 Tabla resumen de notificaciones

Notificación
Evento
Destinatario
Recomendación

new-contact-agent

Asignar contacto a agente

Agente asignado

✅ Activar siempre

notify-note

Fecha de aviso de nota

Creador o todos

✅ Activar siempre

new-opportunity-agent

Asignar oportunidad a agente

Agente asignado

✅ Activar siempre

new-opportunity-assignee

Asignar oportunidad a usuario

Usuario asignado

✅ Activar siempre

new-opportunity-file

Subir archivo a oportunidad

Creador, agente, usuario

⚠️ Activar si es relevante

new-opportunity-note

Añadir nota a oportunidad

Creador, agente, usuario

⚠️ Activar si es relevante

💡 Consejos y buenas prácticas

✅ Active las notificaciones esenciales

Como mínimo, active estas notificaciones:

  • new-contact-agent - Para que los agentes sepan que tienen contactos nuevos

  • notify-note - Para que funcionen los recordatorios

  • new-opportunity-agent - Para que los agentes sepan que tienen oportunidades nuevas

Estas son críticas para el funcionamiento del CRM.

⚖️ Evite saturar con notificaciones

Si su equipo recibe demasiadas notificaciones, puede generar "fatiga de notificaciones" y que se ignoren emails importantes.

Recomendación:

  • Active solo las notificaciones realmente necesarias

  • Considere desactivar new-opportunity-file y new-opportunity-note si generan demasiados emails

  • Revise periódicamente si las notificaciones son útiles o molestas

📝 Personalice los mensajes para su empresa

Los mensajes por defecto son genéricos. Personalícelos para que reflejen:

  • El tono de comunicación de su empresa

  • Instrucciones específicas para su equipo

  • Enlaces a recursos internos

  • Firma corporativa

Esto hace que las notificaciones sean más profesionales y útiles.

🧪 Pruebe las notificaciones antes de activarlas

Antes de activar una notificación para todo el equipo:

  1. Actívela solo para usted

  2. Genere el evento (cree una oportunidad de prueba, etc.)

  3. Verifique que el email llega correctamente

  4. Revise que el contenido es correcto

  5. Entonces actívela para todos

🔍 Revise las variables disponibles

Cada notificación tiene variables específicas disponibles. Al editar una notificación, revise qué variables puede usar para incluir información relevante en el email.

Variables comunes:

  • {name} - Nombre del destinatario

  • {contact_name} - Nombre del contacto

  • {opportunity_name} - Nombre de la oportunidad

  • {subject} - Asunto de la nota

  • {description} - Descripción de la nota

📧 Verifique la configuración de email

Si las notificaciones no llegan, verifique:

  1. El envío de emails está configurado correctamente

  2. La notificación está activada

  3. El email del usuario destinatario es correcto

  4. Los emails no están llegando a spam

📖 Envío de emails

❓ Preguntas frecuentes

¿Puedo desactivar todas las notificaciones del CRM?

Sí, puede desactivar cualquier notificación. Sin embargo, no es recomendable desactivar notify-note porque eliminaría la funcionalidad de recordatorios, que es muy útil.

¿Las notificaciones se envían inmediatamente?

Sí, las notificaciones se envían inmediatamente cuando ocurre el evento (excepto notify-note que se envía en la fecha programada).

¿Puedo cambiar el remitente de las notificaciones?

El remitente se configura en la configuración general de envío de emails, no en cada notificación individual.

📖 Envío de emails

¿Qué pasa si edito mal una variable dinámica?

Si modifica o elimina una variable dinámica, esa información no aparecerá en el email. Si la modifica incorrectamente (ej: cambia {name} por {nombre}), aparecerá literalmente {nombre} en el email en lugar del nombre real.

Solución: Si tiene dudas, no modifique las variables. Solo añada texto alrededor.

¿Puedo crear notificaciones personalizadas?

No, las notificaciones disponibles son las que vienen con el sistema. No se pueden crear notificaciones personalizadas desde la interfaz.

¿Las notificaciones funcionan con múltiples idiomas?

Las notificaciones se envían en el idioma en que las configure. Si tiene un equipo multiidioma, deberá elegir un idioma común o contactar con soporte para configuraciones avanzadas.

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Última actualización: Febrero 2025

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