📧Envío de emails

HolaGest puede enviar facturas, albaranes, presupuestos y otros documentos directamente por correo electrónico a sus clientes. Para utilizar esta funcionalidad, debe configurar correctamente los parámetros de conexión con su servidor de correo.

Esta guía le proporciona instrucciones detalladas para los proveedores de email más comunes y explica cada parámetro de configuración.

🎯 Acceso a la Configuración

Para configurar el envío de emails, navegue a:

Menú Administrador → Email

Aquí encontrará todos los parámetros necesarios para conectar HolaGest con su cuenta de correo electrónico.

📋 Parámetros de Configuración

Antes de ver las configuraciones específicas por proveedor, es importante comprender qué significa cada parámetro:

Email y Contraseña

Email: La dirección de correo electrónico desde la que se enviarán los mensajes.

• Ejemplo: [e-mail]

• Este será el remitente visible para sus clientes

Contraseña: La contraseña de acceso a esa cuenta de email.

• Algunos proveedores requieren "contraseñas de aplicación" específicas

• Nunca comparta esta contraseña ni la almacene en lugares inseguros

Usuario

Descripción: Nombre de usuario para autenticación en el servidor SMTP.

Valores comunes:

• Vacío: Muchos proveedores no requieren este campo (usan el email completo)

• Parte local del email: Lo que va antes de la @ (ej: facturacion si su email es [e-mail])

• Email completo: Algunos servidores requieren el email completo aquí también

Cuándo usar cada opción:

• Gmail, Office 365, IONOS: Dejar vacío

• Servidores de hosting tradicionales: Puede requerir la parte local del email

Host (Servidor SMTP)

Descripción: Dirección del servidor que enviará los correos.

Formato: Generalmente es un dominio como smtp.proveedor.com

Ejemplos comunes:

• Gmail: smtp.gmail.com

• Office 365: smtp.office365.com

• IONOS: smtp.ionos.es

• Hosting propio: localhost o mail.sudominio.com

Puerto

Descripción: Puerto de comunicación con el servidor SMTP.

Puertos estándar:

• 465: Puerto para conexiones SSL (más común y recomendado)

• 587: Puerto para conexiones TLS (alternativa moderna)

• 25: Puerto tradicional sin encriptación (no recomendado)

• 2525: Puerto alternativo usado por algunos proveedores

Relación con encriptación:

• Puerto 465 → Use encriptación SSL

• Puerto 587 → Use encriptación TLS

• Puerto 25 → Sin encriptación (inseguro)

Encriptación

Descripción: Protocolo de seguridad para proteger la comunicación.

Opciones disponibles:

SSL (Secure Sockets Layer):

• Protocolo de encriptación más tradicional

• Usa generalmente el puerto 465

• Ampliamente soportado

• Recomendado para la mayoría de casos

TLS (Transport Layer Security):

• Versión más moderna y segura que SSL

• Usa generalmente el puerto 587

• Preferido por proveedores modernos como Office 365

• Mejor seguridad técnica

Sin encriptación:

• No recomendado

• Solo para servidores locales en redes privadas

• Riesgo de interceptación de credenciales

🔒 Seguridad: Siempre use SSL o TLS. Nunca envíe emails sin encriptación en redes públicas.

Envío Por (Controlador de Correo)

Descripción: Método que usará HolaGest para enviar los correos.

Opciones disponibles:

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol):

• Protocolo estándar de envío de correo

• Usado por servicios externos (Gmail, Office 365, etc.)

• Requiere configuración de host, puerto y encriptación

• Más universal y compatible

Mail:

• Función de correo del servidor web (PHP mail)

• Solo funciona si el servidor tiene configurado un servidor de correo

• Común en hostings compartidos

• No requiere configuración de SMTP

Sendmail:

• Programa de envío de correo en servidores Linux

• Similar a Mail pero usa el binario sendmail directamente

• Común en servidores dedicados y VPS

• No requiere configuración de SMTP

Cuándo usar cada uno:

• SMTP: Para Gmail, Office 365, IONOS y servicios externos

• Mail: Si su hosting ofrece correo y no funciona SMTP

• Sendmail: En servidores dedicados con sendmail instalado

Autenticación

Descripción: Método de autenticación con el servidor SMTP.

Opciones:

Vacío (predeterminado):

• La mayoría de servidores modernos no requieren especificar método

• Negocian automáticamente el método apropiado

• Recomendado como primera opción

LOGIN:

• Método de autenticación explícito

• Necesario en algunos servidores que rechazan autenticación automática

• Use solo si obtiene errores de autenticación con el campo vacío

Cuándo especificar LOGIN:

• Si ve el error "authentication failed" aunque usuario y contraseña sean correctos

• Si su proveedor de hosting lo indica explícitamente

• Después de probar con el campo vacío sin éxito

Baja Seguridad

Descripción: Permite conexiones con certificados SSL/TLS autofirmados o no válidos.

Valores:

• Desactivado (recomendado): Solo acepta certificados válidos

• Activado: Acepta cualquier certificado, incluso autofirmados

Cuándo activar:

• Servidores dedicados con certificados autofirmados

• Entornos de desarrollo o pruebas

• Cuando su proveedor usa certificados no estándar

Riesgos:

• Reduce la seguridad de la conexión

• Posibilidad de ataques man-in-the-middle

• Solo active si es estrictamente necesario

⚠️ Advertencia: Active "Baja seguridad" solo si no puede conectar de otra forma y confía en su servidor.

🔧 Configuraciones por Proveedor

Gmail

Google ha implementado medidas de seguridad estrictas que requieren pasos adicionales para permitir que aplicaciones externas envíen correos.

Requisitos previos:

1. Active la verificación en dos pasos:

   • Vaya a su cuenta de Google

   • Seguridad → Verificación en dos pasos

   • Siga el proceso de activación

2. Cree una contraseña de aplicación:

   • Vaya a: Cuenta de Google → Seguridad → Contraseñas de aplicaciones

   • Seleccione "Otro (nombre personalizado)"

   • Escriba "HolaGest" o similar

   • Google generará una contraseña de 16 caracteres

   • Use esta contraseña en HolaGest, no su contraseña normal de Gmail

Configuración en HolaGest:

Email: [e-mail]
Contraseña: [contraseña de aplicación de 16 caracteres]
Usuario: [dejar vacío]
Host: smtp.gmail.com
Puerto: 465
Encriptación: SSL
Envío por: SMTP
Autenticación: [dejar vacío]
Baja seguridad: Desactivado

Solución de problemas:

• Error "Invalid credentials": Verifique que está usando la contraseña de aplicación, no su contraseña normal

• Error "Less secure apps": Asegúrese de haber activado la verificación en dos pasos

• No recibe emails: Revise la carpeta de spam del destinatario

Office 365 / Outlook.com

Microsoft Office 365 y Outlook.com usan configuraciones similares.

Requisitos previos:

Dependiendo de la configuración de seguridad de su cuenta, puede necesitar:

1. Activar autenticación en dos pasos (si está habilitada en su organización)

2. Generar contraseña de aplicación (si su administrador lo requiere)

Consulte con su administrador de Office 365 si tiene dudas.

Configuración en HolaGest:

Email: [e-mail] (o @outlook.com)
Contraseña: [su contraseña o contraseña de aplicación]
Usuario: [dejar vacío o el email completo]
Host: smtp.office365.com
Puerto: 587
Encriptación: TLS
Envío por: SMTP
Autenticación: [dejar vacío]
Baja seguridad: Desactivado

Variantes:

• Outlook.com personal: Misma configuración

• Exchange Online: Misma configuración

• Microsoft 365: Misma configuración

Solución de problemas:

• Error de autenticación: Intente poner el email completo en el campo "Usuario"

• Timeout: Verifique que el puerto sea 587 (no 465)

• Bloqueado: Su administrador puede haber deshabilitado SMTP, contacte con IT

IONOS (1&1)

IONOS es un proveedor de hosting popular en España.

Configuración en HolaGest:

Email: [e-mail]
Contraseña: [contraseña del email]
Usuario: [el email completo]
Host: smtp.ionos.es
Puerto: 587
Encriptación: TLS
Envío por: SMTP
Autenticación: LOGIN
Baja seguridad: Desactivado

Notas importantes:

• IONOS requiere especificar "LOGIN" en autenticación

• Use el email completo en el campo "Usuario"

• El host puede variar según su país: smtp.ionos.es, smtp.ionos.com, etc.

Alternativa con SSL:

Puerto: 465
Encriptación: SSL

Ambas configuraciones funcionan, pero TLS en puerto 587 es más común.

Hosting Compartido (cPanel, Plesk, etc.)

Si tiene un hosting con su propio dominio, la configuración depende del panel de control.

Configuración típica:

Email: [e-mail]
Contraseña: [contraseña del email]
Usuario: correo (solo la parte antes de @)
Host: localhost (o mail.sudominio.com)
Puerto: 465
Encriptación: SSL
Envío por: SMTP (o Mail/Sendmail)
Autenticación: [vacío o LOGIN]
Baja seguridad: Desactivado

Variantes comunes:

Opción 1: SMTP con localhost

Host: localhost
Puerto: 465
Encriptación: SSL
Envío por: SMTP

Opción 2: Mail del servidor

Host: [no necesario]
Puerto: [no necesario]
Encriptación: [no necesario]
Envío por: Mail

Opción 3: SMTP externo

Host: mail.sudominio.com
Puerto: 465 o 587
Encriptación: SSL o TLS
Envío por: SMTP

Dónde encontrar esta información:

1. Acceda al panel de control de su hosting (cPanel, Plesk, etc.)

2. Busque la sección "Email" o "Cuentas de correo"

3. Generalmente hay una sección "Configuración de cliente de correo"

4. Allí encontrará los datos de servidor SMTP

Otros Proveedores

Para cualquier otro proveedor de email, necesitará obtener la información SMTP de su documentación.

Información que necesita:

1. Servidor SMTP (host)

2. Puerto SMTP

3. Tipo de encriptación (SSL o TLS)

4. Si requiere autenticación

5. Formato del nombre de usuario

Dónde buscar:

• Documentación del proveedor: Busque "configuración SMTP" o "configurar cliente de correo"

• Panel de control: Si es un hosting, revise la sección de email

• Soporte técnico: Contacte con su proveedor y solicite los datos SMTP

Plantilla genérica:

Email: [su email]
Contraseña: [su contraseña]
Usuario: [vacío o parte local o email completo]
Host: [servidor SMTP del proveedor]
Puerto: [465 o 587 según proveedor]
Encriptación: [SSL o TLS según puerto]
Envío por: SMTP
Autenticación: [vacío, probar LOGIN si falla]
Baja seguridad: Desactivado

🧪 Probar la Configuración

Después de configurar los parámetros, es importante verificar que funciona correctamente:

Método 1: Enviar una factura de prueba

1. Cree o abra una factura existente

2. Haga clic en el botón "Enviar por email"

3. Introduzca su propio email como destinatario

4. Envíe el correo

5. Verifique que lo recibe correctamente

Método 2: Botón de prueba (si disponible)

Algunos sistemas incluyen un botón "Enviar email de prueba" en la configuración. Úselo si está disponible.

Qué verificar:

• ✅ El email llega al destinatario

• ✅ El remitente es correcto

• ✅ El PDF adjunto se abre correctamente

• ✅ El formato del mensaje es apropiado

• ✅ No llega a spam

🚨 Problemas Comunes y Soluciones

"Could not authenticate"

Causa: Usuario o contraseña incorrectos, o método de autenticación no válido.

Soluciones:

1. Verifique que email y contraseña son correctos

2. Si usa Gmail, asegúrese de usar contraseña de aplicación

3. Intente poner el email completo en el campo "Usuario"

4. Pruebe a seleccionar "LOGIN" en Autenticación

5. Verifique que no tiene activado 2FA sin contraseña de aplicación

"Connection timeout"

Causa: No puede conectar con el servidor SMTP.

Soluciones:

1. Verifique que el host es correcto

2. Compruebe que el puerto es el apropiado

3. Verifique su conexión a internet

4. Su firewall o antivirus puede estar bloqueando la conexión

5. Su proveedor de hosting puede bloquear puertos SMTP salientes

"SSL certificate problem"

Causa: Problema con el certificado SSL del servidor.

Soluciones:

1. Verifique que está usando el host correcto

2. Pruebe a cambiar de SSL a TLS (o viceversa)

3. Como último recurso, active "Baja seguridad"

4. Contacte con su proveedor para verificar su certificado

"SMTP Error: Could not connect to SMTP host"

Causa: No puede establecer conexión con el servidor.

Soluciones:

1. Verifique el host y puerto

2. Pruebe puertos alternativos (465, 587, 2525)

3. Pruebe cambiar entre SSL y TLS

4. Verifique que su hosting permite conexiones SMTP salientes

5. Intente con "Mail" o "Sendmail" en lugar de SMTP

Los emails llegan a spam

Causa: Configuración de SPF, DKIM o DMARC incorrecta.

Soluciones:

1. Configure registros SPF: Añada el servidor SMTP a su registro SPF

2. Configure DKIM: Active la firma DKIM en su proveedor de email

3. Configure DMARC: Establezca políticas DMARC apropiadas

4. Use un dominio propio: Los emails desde dominios propios tienen mejor reputación

5. Evite contenido spam: No use palabras como "gratis", "oferta", etc. en exceso

📧 Nota técnica: La configuración de SPF, DKIM y DMARC se realiza en los registros DNS de su dominio, no en HolaGest.

"Mail() function disabled"

Causa: La función mail() de PHP está deshabilitada en su servidor.

Soluciones:

1. Cambie "Envío por" de "Mail" a "SMTP"

2. Configure los parámetros SMTP completos

3. Contacte con su proveedor de hosting para habilitar mail()

Funciona en pruebas pero no en producción

Causa: Límites de envío o restricciones del proveedor.

Soluciones:

1. Verifique los límites de envío de su proveedor

2. Gmail: máximo 500 emails/día

3. Office 365: máximo 10,000 emails/día (varía según plan)

4. Hosting compartido: generalmente 100-500 emails/hora

5. Considere usar un servicio de email transaccional (SendGrid, Mailgun, etc.)

📊 Límites de Envío

Cada proveedor tiene límites en la cantidad de emails que puede enviar:

Proveedor	Límite Diario	Límite por Hora	Notas
Gmail	500	~100	Para cuentas gratuitas
Google Workspace	2,000	~400	Para cuentas de pago
Office 365	10,000	Variable	Según plan
Outlook.com	300	~100	Para cuentas gratuitas
IONOS	Variable	Variable	Consulte su plan
Hosting compartido	100-500	50-100	Muy variable

Qué hacer si supera los límites:

1. Distribuya los envíos: No envíe todos los emails de golpe

2. Use servicios transaccionales: SendGrid, Mailgun, Amazon SES

3. Upgrade su plan: Muchos proveedores ofrecen límites mayores en planes superiores

4. Múltiples cuentas: Use diferentes cuentas para diferentes tipos de envío

⚙️ Configuración Adicional

Firma de Email

Puede configurar una firma que aparecerá al final de todos los correos:

Ubicación: Menú Administrador → Email → Campo "Firma"

Contenido sugerido:

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[Nombre de su empresa]
[Dirección]
[Teléfono]
[Email]
[Sitio web]

[Texto de protección de datos si es necesario]

Formato: Puede usar HTML básico para formato.

Plantillas de Email

Puede personalizar los textos de los emails que se envían con cada tipo de documento:

Ubicación: Menú Administrador → Email → Pestaña "Notificaciones"

Consulte la guía de plantillas de emails para más información.

❓ Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo usar mi email personal de Gmail? R: Sí, pero debe activar verificación en dos pasos y crear una contraseña de aplicación.

P: ¿Los emails se envían desde mi servidor o desde HolaGest? R: Se envían desde su servidor de HolaGest usando su cuenta de email configurada.

P: ¿Puedo usar diferentes emails para diferentes tipos de documentos? R: No directamente, pero puede cambiar la configuración cuando necesite usar otro email.

P: ¿Qué pasa si cambio mi contraseña de email? R: Debe actualizar la contraseña en la configuración de HolaGest también.

P: ¿Puedo ver un registro de emails enviados? R: HolaGest registra los envíos en el historial de cada documento.

P: ¿Los clientes pueden responder a los emails? R: Sí, las respuestas llegarán a la dirección de email configurada como remitente.

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Recuerde: Una configuración correcta de email es fundamental para la comunicación profesional con sus clientes. Dedique tiempo a configurarla apropiadamente y pruébela antes de usarla en producción.