Cómo crear un contacto en el CRM

Aprenda a crear y gestionar contactos en el CRM de HolaGest, y cómo convertirlos en clientes o proveedores

Cómo crear un contacto en el CRM

📋 ¿Qué es un contacto en el CRM?

Los contactos, clientes y proveedores no son lo mismo, pero están relacionados:

  • Contacto: Persona o empresa con la que mantiene relación comercial pero que aún no ha comprado ni vendido

  • Cliente: Persona o empresa que compra sus productos o servicios

  • Proveedor: Persona o empresa que le vende productos o servicios

Importante: Cuando crea un cliente o proveedor, HolaGest genera automáticamente un contacto asociado que será la dirección principal del cliente o proveedor.

🚀 Cómo crear un contacto independiente

Si desea crear un contacto que no sea cliente ni proveedor (por ejemplo, un lead o prospecto), siga estos pasos:

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1️⃣ Acceder al listado de contactos

Vaya a Menú CRM > Contactos. Verá el listado completo de todos los contactos del sistema.

Filtros disponibles:

  • Contactos que son clientes

  • Contactos que son proveedores

  • Contactos que no son ni clientes ni proveedores

  • Búsqueda por nombre, email, teléfono, etc.

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2️⃣ Crear un nuevo contacto

Haga clic en el botón verde "Nuevo +" en la parte superior derecha del listado.

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3️⃣ Rellenar la información del contacto

Complete los campos del formulario:

Datos básicos:

  • Nombre completo (obligatorio)

  • Email

  • Teléfono

  • Móvil

  • CIF/NIF

Dirección:

  • Dirección completa

  • Código postal

  • Población

  • Provincia

  • País

Información comercial:

  • Fuente: De dónde proviene el contacto (campaña, feria, recomendación, etc.)

  • Intereses: Productos o servicios que le interesan

  • Agente comercial: Responsable del seguimiento

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4️⃣ Guardar el contacto

Haga clic en el botón "Guardar". El contacto quedará registrado en el sistema.

⚙️ Opciones adicionales del contacto

Una vez guardado el contacto, en la parte inferior de la ficha aparecerán botones con opciones adicionales:

🔄 Convertir en cliente

Convierte el contacto en un cliente del sistema:

  • ✅ Copia automáticamente todos los datos importantes al módulo de clientes

  • ✅ Enlaza este contacto como dirección principal del cliente

  • ✅ Mantiene el historial de notas y oportunidades

  • ✅ Permite facturar y generar documentos de venta

Recomendación: No convierta un contacto en cliente hasta que esté seguro de que va a realizar una compra. Mantenerlo como contacto le permite hacer seguimiento CRM sin "contaminar" su base de datos de clientes.

📖 Más información: Cómo crear un cliente

🔄 Convertir en proveedor

Convierte el contacto en un proveedor del sistema:

  • ✅ Copia automáticamente todos los datos importantes al módulo de proveedores

  • ✅ Enlaza este contacto como dirección principal del proveedor

  • ✅ Permite registrar facturas de compra

  • ✅ Gestiona pagos y cuentas por pagar

📖 Más información: Cómo crear un proveedor o acreedor

✅ Comprobar VIES

Verifica el estado del CIF/NIF del contacto en el sistema VIES (VAT Information Exchange System):

  • ✅ Comprueba si el CIF está dado de alta en el VIES

  • ✅ Valida que el número es correcto

  • ✅ Útil para operaciones intracomunitarias

VIES: Sistema de intercambio de información sobre el IVA de la Unión Europea. Solo funciona con CIFs de empresas de países de la UE.

📝 Gestión de notas y recordatorios

Desde la ficha del contacto puede:

  • ✅ Añadir notas sobre conversaciones, acuerdos o interacciones

  • ✅ Configurar recordatorios con fecha de aviso por email

  • ✅ Adjuntar archivos (contratos, documentos, etc.)

  • ✅ Ver historial completo de todas las interacciones

📖 Guía completa: Cómo añadir notas y recordatorios a contactos

🎯 Crear oportunidades desde el contacto

Cuando un contacto muestre interés real en sus productos o servicios, puede crear una oportunidad de negocio directamente desde su ficha:

  • ✅ Vinculación automática con el contacto

  • ✅ Seguimiento del estado de la negociación

  • ✅ Generación de presupuestos desde la oportunidad

  • ✅ Asignación de agentes comerciales

📖 Guía completa: Cómo crear oportunidades (leads) en el CRM

💡 Consejos y buenas prácticas

📌 Asigne siempre una fuente al contacto

Esto le permitirá medir qué campañas o canales de captación funcionan mejor. Sea específico: "Google Ads Enero 2025" es mejor que "Internet".

📖 Cómo crear fuentes en el CRM

🎯 Clasifique los contactos por intereses

Asocie intereses (productos/servicios) a cada contacto para personalizar su estrategia comercial y saber qué ofrecerle.

📖 Cómo crear intereses en el CRM

👔 Asigne un agente comercial responsable

Cada contacto debe tener un agente asignado para hacer seguimiento personalizado. El agente recibirá notificaciones automáticas.

📖 Los agentes ¿Qué son y para qué sirven?

📝 Registre todas las interacciones en notas

Cada llamada, email o reunión debe quedar registrada. Esto crea un historial completo que cualquier miembro del equipo puede consultar.

🔄 Convierta en cliente solo cuando sea necesario

No convierta un contacto en cliente hasta que vaya a facturarle. Mantenerlo como contacto le permite usar todas las herramientas del CRM sin duplicar información.

❓ Preguntas frecuentes

¿Puedo tener un contacto que sea cliente y proveedor a la vez?

Sí. Si una empresa es cliente y proveedor, tendrá dos fichas separadas (una en Clientes y otra en Proveedores), pero un solo contacto en el CRM que estará vinculado a ambas.

¿Qué pasa con las notas y oportunidades al convertir un contacto en cliente?

Se mantienen todas. El historial completo de notas, oportunidades y archivos adjuntos se conserva y puede consultarse desde la ficha del cliente.

¿Puedo eliminar un contacto?

Sí, pero solo si no está vinculado a ningún cliente, proveedor u oportunidad. Si tiene datos asociados, el sistema no le permitirá eliminarlo para mantener la integridad de la información.

¿Los contactos pueden tener múltiples direcciones?

No directamente. Los contactos tienen una sola dirección. Si necesita múltiples direcciones, debe convertir el contacto en cliente, ya que los clientes sí permiten múltiples direcciones de envío y facturación.

¿Puedo importar contactos desde Excel?

Actualmente HolaGest no incluye importación masiva de contactos. Debe crearlos manualmente o contactar con soporte para solicitar una importación personalizada.

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Última actualización: Febrero 2025

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