Cómo crear un cliente
🎯 Introducción
Los clientes son el pilar fundamental de su negocio. En HolaGest, la ficha de cliente centraliza toda la información comercial, fiscal y contable necesaria para gestionar sus relaciones comerciales de forma eficiente.
Esta guía le mostrará paso a paso cómo crear, configurar y gestionar clientes en HolaGest.
📍 Acceso al Módulo de Clientes
Para acceder a la gestión de clientes:
Vaya al Menú Ventas
Seleccione Clientes
Verá el listado de todos sus clientes activos
📸 [CAPTURA NUEVA: Pantalla de listado de clientes con filtros visibles]
➕ Crear un Nuevo Cliente
Paso 1: Iniciar la Creación
Pulse el botón verde con el símbolo + (Nuevo) en la parte superior del listado.
Se abrirá el formulario de nuevo cliente con los campos principales.
📸 [CAPTURA NUEVA: Botón "Nuevo" destacado en la interfaz]
Paso 2: Datos Básicos (Obligatorios)
El único campo obligatorio es el Nombre del cliente. Sin embargo, es recomendable completar la mayor cantidad de información posible.
📝 Información de Identificación
Nombre
Nombre comercial del cliente
"Distribuciones López"
Razón Social
Nombre legal/fiscal (opcional)
"Distribuciones López S.L."
Id. Fiscal
Tipo de identificador
NIF, CIF, NIE, Pasaporte
Número Fiscal
Número de identificación
B12345678
Persona Natural
Marcar si es particular (no empresa)
☑ / ☐
💡 Consejo: Si deja la Razón Social en blanco, se usará el Nombre en las facturas.
📞 Información de Contacto
Teléfono
Número principal de contacto
No
Teléfono 2
Número alternativo
No
Correo electrónico
No
⚠️ Importante: El email es necesario si desea enviar facturas automáticamente.
Paso 3: Términos Comerciales
Configure las condiciones comerciales que se aplicarán por defecto a este cliente:
💼 Configuración Comercial
Agente
Comercial asignado
Para comisiones y seguimiento
Tarifa
Tarifa de precios especial
Descuentos o precios personalizados
Grupo
Grupo de clientes
Políticas comerciales por segmento
Serie
Serie de facturación
Separar tipos de facturación
Forma de Pago
Método de pago predeterminado
Contado, 30 días, 60 días, etc.
Días de Pago
Días específicos de pago
Ej: 1 y 15 de cada mes
💰 Control de Riesgo
Riesgo Actual
Calculado automáticamente
Suma de facturas y albaranes sin pagar
Riesgo Máximo
Límite de crédito
Ej: 5.000€ - Bloquea ventas al superarlo
💡 Consejo: Configure el Riesgo Máximo para clientes nuevos o con historial de impagos.
🧾 Configuración Fiscal
Régimen de Impuestos
Tipo de IVA aplicable
General / Recargo Equivalencia / Exento
Retención IRPF
Retención a aplicar
15%, 7%, personalizada
Paso 4: Guardar el Cliente
Una vez completados los datos básicos:
Pulse el botón "Guardar" (abajo a la derecha)
El sistema creará el cliente y habilitará las secciones adicionales
Se generará automáticamente una dirección de facturación
📸 [CAPTURA NUEVA: Botón "Guardar" destacado]
🏠 Gestión de Direcciones
Después de guardar el cliente, se activa la sección Direcciones.
Dirección de Facturación (Creada Automáticamente)
Al crear el cliente, HolaGest genera automáticamente una dirección de facturación. Complete los siguientes campos:
📍 Datos de la Dirección
Descripción
Identificador de la dirección
"Oficina Central", "Almacén Madrid"
Dirección
Calle, número, piso
"Calle Mayor, 123, 2º B"
Apartado
Apartado de correos (opcional)
"Apdo. 456"
Código Postal
CP de la dirección
"28013"
Ciudad
Población
"Madrid"
Provincia
Provincia o estado
"Madrid"
País
País de la dirección
"España"
👤 Contacto en la Dirección
Nombre
Nombre del contacto
Puede ser diferente al cliente
Apellidos
Apellidos del contacto
"García Martínez"
Teléfono
Teléfono del contacto
Específico de esta dirección
Teléfono 2
Teléfono alternativo
Móvil del contacto
Email del contacto
Para notificaciones de envío
Añadir Direcciones Adicionales
Puede añadir múltiples direcciones para un mismo cliente:
En la sección Direcciones, pulse el botón "+"
Complete los datos de la nueva dirección
Indique si es dirección de Facturación o Envío
Guarde la dirección
💡 Caso de uso: Cliente con oficina central (facturación) y varios almacenes (envío).
📸 [CAPTURA NUEVA: Sección de direcciones con múltiples direcciones]
🏦 Cuentas Bancarias del Cliente
Para gestionar domiciliaciones bancarias y remesas SEPA, añada las cuentas bancarias del cliente.
Añadir Cuenta Bancaria
Vaya a la sección Cuentas Bancarias
Pulse el botón "+"
Complete los siguientes datos:
Descripción
Identificador de la cuenta
"Cuenta principal", "Cuenta nóminas"
IBAN
Código internacional de cuenta
ES91 2100 0418 4502 0005 1332
SWIFT/BIC
Código del banco
CAIXESBBXXX
Fecha Mandato
Fecha del mandato SEPA
01/01/2024
Principal
Marcar como cuenta principal
☑ Solo una puede ser principal
⚠️ Importante: La cuenta marcada como Principal se usará por defecto en remesas bancarias.
📸 [CAPTURA NUEVA: Formulario de cuenta bancaria]
📊 Subcuentas Contables
HolaGest genera automáticamente subcuentas contables para cada cliente al emitir la primera factura.
Visualizar Subcuentas
Vaya a la sección Subcuentas
Verá una subcuenta por cada ejercicio contable
La subcuenta se genera automáticamente al facturar
Modificar Subcuenta Manualmente
Si necesita asignar una subcuenta específica:
Pulse el botón "Opciones" (⚙️) en el formulario del cliente
Busque el campo "Subcuenta"
En la columna "Visualización", seleccione "Alinear a la izquierda"
Guarde las opciones
Ahora podrá editar la subcuenta manualmente
📸 [CAPTURA NUEVA: Configuración de opciones del formulario]
¿Cómo se Generan las Subcuentas?
HolaGest sigue este proceso:
Al crear la primera factura del cliente
Busca la cuenta de clientes (en España: 430)
Crea una subcuenta con el formato: 430 + código de cliente
Ejemplo: Cliente nº 23 → Subcuenta 4300000023
⚠️ Importante: El número de dígitos debe coincidir con la configuración del ejercicio contable.
🔢 Asignar Código de Cliente
Por defecto, HolaGest asigna códigos automáticamente. Si desea asignar códigos manualmente:
Activar el Campo Código
Pulse el botón "Opciones" (⚙️) en el formulario del cliente
Busque el campo "Código"
En la columna "Visualización", seleccione "Alinear a la izquierda"
Guarde las opciones
Ahora podrá editar el código manualmente
💡 Consejo: Use códigos significativos, por ejemplo:
CLI001 para clientes numerados
MAD-001 para clientes de Madrid
VIP-001 para clientes VIP
📥 Importar Clientes desde Excel
Si tiene una base de datos de clientes en Excel, puede importarlos masivamente:
Proceso de Importación
Prepare su archivo Excel/CSV con las columnas correctas
Vaya a Menú Administrador > Importar Datos
Seleccione el modelo "Cliente"
Cargue su archivo y mapee las columnas
Revise la vista previa de los datos
Confirme la importación
💡 Consejo: Asegúrese de que el archivo incluye al menos: Nombre, CIF/NIF, y Dirección.
🔴 Dar de Baja un Cliente
¿Cuándo Dar de Baja?
Cliente que ya no opera con su empresa
Cliente con morosidad crónica
Cliente duplicado o erróneo
Proceso de Baja
Abra la ficha del cliente
Localice el campo "Fecha de Baja"
Asigne la fecha de baja (por ejemplo, hoy)
Guarde el cliente
📸 [CAPTURA NUEVA: Campo "Fecha de Baja" destacado]
Efectos de la Baja
✅ El cliente no aparecerá en listados de clientes activos
✅ No se podrá seleccionar al crear nuevas facturas
✅ Se mantiene el histórico de facturas y documentos
✅ Se puede reactivar eliminando la fecha de baja
👁️ Visualizar Clientes Dados de Baja
Para ver clientes inactivos:
Vaya a Menú Ventas > Clientes
Pulse el botón "Filtros"
En el selector "Estado", cambie de "Solamente activos" a "Solamente suspendidos"
Aplique el filtro
📸 [CAPTURA NUEVA: Filtro de clientes suspendidos]
🗑️ Eliminar un Cliente
⚠️ Advertencia Importante
Eliminar un cliente es una acción irreversible. No existe papelera de reciclaje.
Condiciones para Eliminar
Solo puede eliminar un cliente si:
❌ NO tiene facturas asociadas
❌ NO tiene albaranes asociados
❌ NO tiene pedidos asociados
❌ NO tiene presupuestos asociados
Proceso de Eliminación
Abra la ficha del cliente
Pulse el botón "Eliminar" (abajo a la izquierda)
Confirme la eliminación
💡 Recomendación: En lugar de eliminar, use la opción "Dar de Baja".
🔍 Buscar y Filtrar Clientes
Búsqueda Rápida
Use el campo de búsqueda en la parte superior del listado para buscar por:
Nombre del cliente
Razón social
Número fiscal (NIF/CIF)
Código de cliente
Email o teléfono
Filtros Avanzados
Pulse el botón "Filtros" para acceder a opciones avanzadas:
Estado
Activos / Suspendidos / Todos
Grupo
Filtrar por grupo de clientes
Agente
Clientes de un comercial específico
Tarifa
Clientes con tarifa específica
Régimen IVA
General / Recargo / Exento
Riesgo
Clientes con riesgo superado
📋 Listados e Informes de Clientes
Exportar Listado
Puede exportar el listado de clientes en varios formatos:
Configure los filtros deseados
Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)
Seleccione el formato:
PDF: Para imprimir o archivar
Excel (XLS): Para análisis en Excel
CSV: Para importar en otros sistemas
Informes Disponibles
Listado de clientes: Con todos los datos
Clientes por grupo: Agrupados por segmento
Clientes por agente: Por comercial asignado
Análisis de riesgo: Clientes con impagos
Ranking de clientes: Por volumen de compra
💡 Consejos y Buenas Prácticas
✅ Organización
Use grupos de clientes para segmentar su cartera
Asigne agentes comerciales para seguimiento personalizado
Configure tarifas para automatizar descuentos
Mantenga actualizada la información de contacto
✅ Control de Riesgo
Establezca límites de crédito para clientes nuevos
Revise periódicamente el riesgo actual
Bloquee clientes morosos con fecha de baja temporal
Use días de pago para clientes con condiciones especiales
✅ Eficiencia
Complete todos los datos en la creación inicial
Use códigos significativos para identificación rápida
Configure valores por defecto (forma de pago, serie, tarifa)
Importe clientes masivamente si tiene muchos
✅ Contabilidad
Deje que HolaGest genere subcuentas automáticamente
Solo modifique subcuentas si tiene un plan contable específico
Verifique la configuración del ejercicio contable antes
❓ Preguntas Frecuentes
¿Puedo tener dos clientes con el mismo nombre?
Sí, HolaGest permite nombres duplicados. Use el código de cliente o razón social para diferenciarlos.
¿Cómo cambio la tarifa de un cliente?
Abra la ficha del cliente, seleccione la nueva tarifa en el campo "Tarifa" y guarde.
¿Qué pasa si supero el riesgo máximo?
HolaGest mostrará una advertencia al intentar crear una nueva factura y puede bloquear la operación según la configuración.
¿Puedo recuperar un cliente eliminado?
No, la eliminación es irreversible. Use "Dar de Baja" en lugar de eliminar.
¿Cómo asigno un cliente a un grupo?
En la ficha del cliente, seleccione el grupo en el campo "Grupo" y guarde.
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Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025
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