👔Los agentes ¿Qué son y para qué sirven?
El sistema de agentes de HolaGest le permite gestionar comerciales, representantes de ventas y cualquier persona o empresa que reciba comisiones por las ventas realizadas. Es una herramienta fundamental para empresas que trabajan con equipos comerciales, agentes externos o colaboradores que participan en el proceso de venta.
🎯 ¿Qué son los Agentes?
Definición
Un agente es una persona o entidad que participa en el proceso de venta y recibe una comisión por las operaciones comerciales que genera o en las que interviene.
Tipos de agentes comunes:
Comerciales internos: Empleados de su empresa con funciones de venta
Agentes externos: Representantes independientes que trabajan por comisión
Distribuidores: Empresas colaboradoras que distribuyen sus productos
Prescriptores: Personas que recomiendan sus servicios y reciben comisión
Socios comerciales: Empresas con acuerdos de colaboración comercial
¿Para Qué Sirven?
El sistema de agentes permite:
Seguimiento de ventas:
Identificar qué ventas ha realizado cada comercial
Analizar el rendimiento individual
Comparar resultados entre agentes
Detectar tendencias y oportunidades
Cálculo de comisiones:
Asignar porcentajes de comisión por venta
Calcular automáticamente importes a pagar
Generar liquidaciones periódicas
Controlar pagos realizados
Gestión de equipos:
Organizar su fuerza de ventas
Asignar clientes a comerciales específicos
Distribuir territorios o carteras
Motivar mediante objetivos y comisiones
Análisis y reporting:
Informes de ventas por agente
Ranking de comerciales
Evolución de comisiones
Rentabilidad por agente
🛠️ Gestión de Agentes
Acceso al Módulo
Para gestionar agentes, navegue a:
Menú Administrador → Agentes
Aquí verá el listado completo de agentes registrados en el sistema.
Crear un Nuevo Agente
Paso 1: Iniciar la creación
Haga clic en el botón "Nuevo" (➕ verde) en el listado de agentes.
Paso 2: Datos básicos (obligatorios)
El único campo obligatorio es:
Nombre: Nombre completo del agente
Ejemplo: "Juan Pérez García"
Ejemplo: "Comercial García S.L." (si es una empresa)
Paso 3: Datos opcionales pero recomendados
Complete la información adicional para una gestión más completa:
Código:
Identificador único del agente
Ejemplo: "AG001", "COM-01", "JPG"
Útil para referencias rápidas
Dos agentes no pueden tener el mismo código
Identificación fiscal:
Tipo de identificador: NIF, CIF, NIE, Pasaporte
Número fiscal: DNI o CIF del agente
Ejemplo: "12345678X"
Necesario para generar facturas de liquidación
Producto de liquidación:
Producto que se usará al generar facturas de liquidación de comisiones
Permite asignar una cuenta contable específica para comisiones
Útil para llevar estadísticas de gastos en comisiones
Facilita la contabilización de pagos a agentes
Observaciones:
Campo de texto libre para notas internas
Información sobre acuerdos, condiciones especiales, etc.
Historial de incidencias o comentarios relevantes
Paso 4: Guardar
Haga clic en el botón "Guardar" (esquina inferior derecha).
Contacto Automático
Cuando crea un agente, HolaGest genera automáticamente un contacto asociado con el mismo nombre.
Utilidad del contacto:
Almacenar dirección completa del agente
Registrar teléfonos de contacto
Guardar direcciones de email
Añadir información adicional de contacto
Acceder al contacto:
Vaya a la ficha del agente
Busque la sección o pestaña de "Contacto"
Complete los datos de contacto necesarios
Datos que puede añadir:
Dirección postal completa
Teléfono fijo y móvil
Email principal y secundario
Sitio web
Redes sociales
Persona de contacto (si el agente es una empresa)
🔗 Vincular Agentes con Clientes
Una de las funcionalidades más útiles es asociar agentes a clientes específicos. Esto permite que todas las ventas a ese cliente se atribuyan automáticamente al agente correspondiente.
Asignar Agente a un Cliente
Paso 1: Acceder al cliente
Navegue a: Menú Ventas → Clientes
Localice y haga clic en el cliente al que desea asignar un agente.
Paso 2: Seleccionar el agente
En el formulario del cliente:
Localice el campo "Agente" o "Agente comercial"
Haga clic en el selector desplegable
Seleccione el agente de la lista
Haga clic en "Guardar"
Paso 3: Efecto automático
A partir de este momento:
Todas las facturas nuevas a este cliente incluirán automáticamente este agente
Las comisiones se calcularán para este agente
Los informes de ventas mostrarán estas operaciones bajo este agente
Casos de Uso
Cartera de clientes:
Asigne cada cliente a su comercial responsable:
Comercial A: Clientes de la zona norte
Comercial B: Clientes de la zona sur
Comercial C: Grandes cuentas
Captación:
Asigne el agente que captó al cliente:
Todas las ventas futuras generarán comisión para quien lo captó
Incentiva la captación de nuevos clientes
Recompensa el esfuerzo de prospección
Gestión de cuentas:
Asigne un gestor de cuenta a clientes importantes:
Punto de contacto único para el cliente
Responsable del seguimiento y fidelización
Comisiones por mantenimiento de la relación
👤 Vincular Agentes con Usuarios
Puede asociar un agente a un usuario del sistema. Esto es especialmente útil cuando sus comerciales también son usuarios de HolaGest.
Asignar Agente a un Usuario
Paso 1: Acceder al usuario
Navegue a: Menú Administrador → Usuarios
Localice y haga clic en el usuario al que desea vincular un agente.
Paso 2: Seleccionar el agente
En el formulario del usuario:
Localice el campo "Agente"
Seleccione el agente correspondiente
Haga clic en "Guardar"
Paso 3: Efecto automático
Cuando este usuario cree documentos de venta:
Se asignará automáticamente su agente vinculado
Las comisiones se calcularán para él
Sus ventas quedarán registradas bajo su nombre
Preferencia de Agentes
Cuando hay conflicto entre el agente del usuario y el agente del cliente, HolaGest aplica una regla de preferencia:
Regla: El agente del usuario tiene prioridad sobre el agente del cliente.
Ejemplo:
Usuario Juan tiene vinculado el Agente A
Cliente "Empresa XYZ" tiene vinculado el Agente B
Juan crea una factura para "Empresa XYZ"
Resultado: La factura se asigna al Agente A (el del usuario)
Lógica:
Esta regla se basa en que el comercial que realmente realiza la venta debe recibir la comisión, independientemente de quién sea el agente habitual del cliente.
Casos de uso:
Comercial de vacaciones:
Cliente habitual del Comercial A
Comercial A está de vacaciones
Comercial B atiende al cliente y hace la venta
Comisión para Comercial B (quien hizo el trabajo)
Venta cruzada:
Cliente asignado al Comercial A
Comercial B le vende un producto diferente
Comisión para Comercial B (quien realizó esta venta específica)
Cambio de responsable:
Cliente cambia de comercial asignado
Mientras se actualiza la ficha del cliente
Las ventas van al comercial que las realiza
Modificar Agente Manualmente
Si necesita asignar un agente diferente en un documento específico:
Abra el documento (factura, presupuesto, etc.)
Localice el campo "Agente"
Seleccione el agente deseado manualmente
Guarde el documento
Esto sobrescribe la asignación automática solo para ese documento específico.
💰 Sistema de Comisiones
El sistema de comisiones permite calcular y gestionar los pagos a sus agentes comerciales.
Configurar Comisiones
Acceso: Desde la ficha del agente, busque la sección o pestaña de "Comisiones".
Tipos de comisión:
Comisión por porcentaje:
Establezca un porcentaje sobre el importe de venta
Ejemplo: 5% sobre el total de cada factura
Se calcula automáticamente al crear facturas
Comisión fija:
Cantidad fija por operación
Ejemplo: 50€ por cada venta realizada
Independiente del importe de la venta
Comisión por producto:
Diferentes porcentajes según el producto vendido
Ejemplo: 10% en producto A, 5% en producto B
Permite incentivar la venta de productos específicos
Comisión por volumen:
Escalas según el volumen de ventas
Ejemplo: 3% hasta 10.000€, 5% de 10.000€ a 50.000€, 7% más de 50.000€
Incentiva el aumento de ventas
Penalizaciones
Además de comisiones positivas, puede configurar penalizaciones:
Casos de uso:
Devoluciones de mercancía
Impagos de clientes captados por el agente
Incumplimiento de objetivos
Descuentos excesivos aplicados
Configuración:
Establezca porcentajes o importes negativos
Se restan de las comisiones a pagar
Quedan registradas para trazabilidad
Liquidaciones de Comisiones
Las liquidaciones son el proceso de calcular y pagar las comisiones acumuladas.
Proceso:
Período de liquidación: Defina el período (mensual, trimestral, etc.)
Cálculo: El sistema suma todas las comisiones del período
Revisión: Verifique los importes calculados
Generación de factura: Si el agente es autónomo o empresa, genere su factura
Pago: Registre el pago realizado
Cierre: Marque la liquidación como pagada
Acceso a liquidaciones:
Desde la ficha del agente, acceda a la sección de "Liquidaciones" para ver el historial completo.
Información en liquidaciones:
Período liquidado
Número de operaciones
Base de cálculo
Porcentaje aplicado
Importe total de comisiones
Penalizaciones aplicadas
Importe neto a pagar
Estado (pendiente, pagada)
Fecha de pago
Producto de Liquidación
El "Producto de liquidación" configurado en el agente se usa al generar facturas de pago de comisiones:
Utilidad:
Contabilidad:
Asignar cuenta contable específica para gastos de comisiones
Separar comisiones de otros gastos
Facilitar el análisis de costes comerciales
Estadísticas:
Ver cuánto se ha gastado en comisiones
Analizar la evolución del gasto
Comparar con ingresos generados
Gestión:
Identificar rápidamente facturas de comisiones
Facilitar el seguimiento de pagos
Simplificar la conciliación
Configuración:
Cree un producto llamado "Comisión comercial" o similar
Asígnele la cuenta contable apropiada
Seleccione este producto en la ficha de cada agente
📊 Informes y Análisis
Informes de Ventas por Agente
HolaGest permite generar informes detallados de ventas por agente:
Información disponible:
Total de ventas por agente
Número de operaciones
Ticket medio
Evolución temporal
Comparativa entre agentes
Ranking de comerciales
Filtros:
Por período (mes, trimestre, año)
Por tipo de documento (facturas, presupuestos)
Por cliente
Por producto
Por serie
Análisis de Rentabilidad
Evalúe la rentabilidad de cada agente:
Métricas:
Ingresos generados
Comisiones pagadas
Ratio comisión/ingresos
Coste de adquisición de clientes
Valor de vida del cliente (LTV)
Decisiones basadas en datos:
Identificar agentes más rentables
Detectar necesidades de formación
Ajustar porcentajes de comisión
Optimizar la estructura comercial
🎯 Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Equipo Comercial Interno
Escenario: Empresa con 5 comerciales empleados.
Configuración:
Cree un agente por cada comercial
Cree un usuario por cada comercial
Vincule cada usuario con su agente
Configure comisiones (ej: 3% sobre ventas)
Resultado:
Cada comercial ve sus propias ventas
Las comisiones se calculan automáticamente
Liquidaciones mensuales simplificadas
Caso 2: Agentes Externos
Escenario: Red de agentes independientes por zonas geográficas.
Configuración:
Cree un agente por cada representante
Asigne clientes de cada zona a su agente
Configure comisiones más altas (ej: 10%)
No cree usuarios (no acceden al sistema)
Resultado:
Ventas atribuidas automáticamente por cliente
Liquidaciones trimestrales
Facturación de comisiones como compras
Caso 3: Distribuidores
Escenario: Empresas distribuidoras que revenden sus productos.
Configuración:
Cree agentes para distribuidores principales
Configure comisiones o descuentos especiales
Vincule con tarifas personalizadas
Resultado:
Seguimiento de ventas por distribuidor
Análisis de canal de distribución
Gestión de rappels y bonificaciones
Caso 4: Prescriptores
Escenario: Profesionales que recomiendan sus servicios.
Configuración:
Cree agentes para prescriptores
Configure comisiones por captación
Asigne clientes captados a su prescriptor
Resultado:
Comisión por cada cliente que traen
Incentivo para seguir recomendando
Seguimiento de origen de clientes
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Puedo tener múltiples agentes en una misma venta? R: No directamente. Cada documento tiene un único agente asignado. Para comisiones compartidas, debe gestionarlo manualmente.
P: ¿El agente puede acceder al sistema? R: Solo si crea un usuario y lo vincula con el agente. Los agentes externos normalmente no tienen acceso.
P: ¿Cómo cambio el agente de un cliente? R: Edite la ficha del cliente y seleccione el nuevo agente. Afectará solo a ventas futuras.
P: ¿Puedo ver el historial de comisiones de un agente? R: Sí, desde la ficha del agente acceda a la sección de liquidaciones o comisiones.
P: ¿Las comisiones se calculan sobre el total con IVA o sin IVA? R: Generalmente sobre la base imponible (sin IVA), pero depende de su configuración.
P: ¿Puedo eliminar un agente? R: Solo si no tiene documentos asociados. Si tiene ventas registradas, es mejor desactivarlo.
P: ¿Cómo gestiono comisiones de agentes que son empleados? R: Las comisiones se calculan igual, pero el pago se realiza a través de nómina, no mediante factura.
Recuerde: Un sistema de comisiones bien configurado motiva a su equipo comercial y le proporciona información valiosa sobre el rendimiento de sus ventas.
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