Los datos básicos
Configuración de catálogos maestros y datos fundamentales del módulo de Recursos Humanos en HolaGest
Descripción General
Los Datos Básicos son los catálogos maestros y elementos fundamentales que sirven como base para la gestión de recursos humanos en HolaGest. Estos datos permiten clasificar, organizar y estandarizar la información de los empleados, facilitando la administración del personal y asegurando la consistencia en los procesos de RR.HH.
La correcta configuración de estos catálogos es esencial antes de comenzar a dar de alta empleados y registrar operaciones en el sistema.
🎯 Objetivos de los Datos Básicos
Los catálogos de datos básicos permiten:
Estandarizar información: Utilizar valores consistentes en todo el sistema
Clasificar empleados: Organizar el personal por departamentos, puestos, tipos de contrato
Justificar ausencias: Registrar motivos válidos para ausencias laborales
Gestionar nómina: Definir conceptos salariales de percepción y deducción
Controlar documentación: Categorizar documentos del personal
Aplicar sanciones: Catalogar faltas disciplinarias y sanciones aplicables
Planificar horarios: Registrar días festivos y periodos no laborables
📍 Ubicación en el Sistema
Acceso a los Datos Básicos
Para acceder a la configuración de Datos Básicos:
Inicie sesión en HolaGest con credenciales de administrador
Navegue al Menú RR.HH.
Seleccione Datos Básicos o Configuración
Acceda a las diferentes pestañas de catálogos
Nota de Permisos: Solo usuarios con rol de Administrador o Gerente de RR.HH. pueden modificar los datos básicos.
📚 Tipos de Datos Básicos
El sistema organiza los datos básicos en las siguientes categorías:
Catálogos Disponibles
Motivos de Ausencias: Razones válidas para ausencias laborales
Conceptos Salariales: Percepciones y deducciones de nómina
Contratos: Tipos de contrato laboral utilizados
Departamentos: Áreas o divisiones de la empresa
Días Festivos: Días no laborables oficiales
Tipos de Documentos: Categorías de documentación del personal
Sanciones: Medidas disciplinarias aplicables
Faltas Disciplinarias: Infracciones laborales sancionables
🚫 Motivos de Ausencias
Descripción
Los Motivos de Ausencias son las razones válidas por las cuales un empleado no ha podido registrar su asistencia cuando le correspondía trabajar según su horario asignado.
Propósito
Justificar ausencias: Documentar razones válidas para no asistir al trabajo
Diferenciar tipos de ausencia: Distinguir entre vacaciones, permisos, incapacidades, etc.
Calcular nómina correctamente: Determinar si la ausencia es con o sin goce de sueldo
Generar reportes: Analizar patrones de ausentismo por tipo
Cumplir normativas: Registrar ausencias según lo requiere la ley
Funcionamiento
Sin Motivo de Ausencia:
Con Motivo de Ausencia:
Tipos Comunes de Motivos de Ausencia
1. Vacaciones
Características:
Con goce de sueldo
Programadas con anticipación
Derecho del empleado según antigüedad
Requieren autorización previa
Configuración Típica:
2. Permiso Personal
Características:
Puede ser con o sin goce de sueldo
Para asuntos personales urgentes
Generalmente de corta duración
Requiere autorización del supervisor
Configuración Típica:
3. Incapacidad Médica
Características:
Con goce de sueldo (parcial o total)
Requiere certificado médico
Puede ser por enfermedad o accidente
Pagada por seguridad social o empresa
Configuración Típica:
4. Permiso por Maternidad/Paternidad
Características:
Con goce de sueldo
Derecho legal del empleado
Duración definida por ley
Requiere documentación
Configuración Típica:
5. Permiso por Defunción
Características:
Con goce de sueldo
Por fallecimiento de familiar directo
Duración limitada (3-5 días típicamente)
Puede requerir documentación
Configuración Típica:
6. Permiso por Matrimonio
Características:
Con goce de sueldo
Por matrimonio del empleado
Duración limitada (3-7 días)
Requiere documentación
Configuración Típica:
7. Día Económico
Características:
Con goce de sueldo
Beneficio adicional de la empresa
Cantidad limitada por año
Requiere solicitud previa
Configuración Típica:
8. Suspensión Disciplinaria
Características:
Sin goce de sueldo
Por sanción disciplinaria
Duración según gravedad de falta
Requiere proceso disciplinario formal
Configuración Típica:
9. Falta Injustificada
Características:
Sin goce de sueldo
Ausencia sin autorización ni justificación
Puede generar sanción adicional
Afecta evaluación del empleado
Configuración Típica:
10. Permiso Sindical
Características:
Con goce de sueldo
Para actividades sindicales autorizadas
Según contrato colectivo
Requiere notificación del sindicato
Configuración Típica:
Campos de Configuración
Al crear o editar un motivo de ausencia, puede configurar:
Nombre: Descripción del motivo (ej: "Vacaciones", "Incapacidad Médica")
Código: Abreviatura para identificación rápida (ej: "VAC", "INCAP")
Afecta nómina: Si la ausencia implica descuento de sueldo
Porcentaje de pago: Qué porcentaje del sueldo se paga (0%, 50%, 100%)
Requiere autorización: Si necesita aprobación previa
Requiere documentación: Si debe adjuntarse comprobante
Días máximos: Límite de días consecutivos o por periodo
Color: Color para identificación visual en calendarios
Activo: Si el motivo está disponible para uso
Operaciones con Motivos de Ausencia
Crear Nuevo Motivo
Acceda a Datos Básicos → Motivos de Ausencias
Haga clic en el botón Nuevo
Complete los campos requeridos:
Nombre del motivo
Código abreviado
Configuración de afectación a nómina
Requisitos de autorización y documentación
Haga clic en Guardar
Editar Motivo Existente
Localice el motivo en la lista
Haga clic en el registro para seleccionarlo
Haga clic en Editar
Modifique los campos necesarios
Haga clic en Guardar
Eliminar Motivo
Seleccione el motivo a eliminar
Haga clic en Eliminar
Confirme la eliminación
Advertencia: No puede eliminar motivos que estén siendo utilizados en registros de ausencias existentes.
Datos Iniciales
Al instalar HolaGest, se incluyen automáticamente algunos motivos de ausencia predefinidos:
Vacaciones
Permiso Personal
Incapacidad Médica
Falta Injustificada
Día Económico
Puede utilizar estos motivos, modificarlos o eliminarlos según las necesidades de su empresa.
💰 Conceptos Salariales
Descripción
Los Conceptos Salariales son los elementos que componen la nómina de los empleados, incluyendo percepciones (ingresos) y deducciones (descuentos).
Propósito
Estructurar la nómina: Definir todos los componentes del pago al empleado
Calcular correctamente: Aplicar fórmulas y porcentajes adecuados
Cumplir normativas: Incluir conceptos requeridos por ley
Generar reportes: Analizar costos por concepto
Integrar con contabilidad: Asignar cuentas contables a cada concepto
Tipos de Conceptos Salariales
Percepciones (Ingresos del Empleado)
1. Sueldo Base
2. Horas Extras
3. Bono de Puntualidad
4. Bono de Productividad
5. Comisiones
6. Aguinaldo
7. Prima Vacacional
8. Vales de Despensa
9. Ayuda de Transporte
10. Fondo de Ahorro
Deducciones (Descuentos al Empleado)
1. Impuesto Sobre la Renta (ISR)
2. Seguridad Social
3. Fondo de Ahorro (Aportación del Empleado)
4. Préstamos
5. Vales de Efectivo
6. Faltas
7. Retardos
8. Pensión Alimenticia
9. Cuota Sindical
10. Seguro de Vida
Campos de Configuración
Al crear o editar un concepto salarial:
Nombre: Descripción del concepto (ej: "Sueldo Base", "ISR")
Código: Abreviatura para identificación (ej: "SUELDO", "ISR")
Tipo: Percepción o Deducción
Gravable: Si está sujeto a impuestos
Integra: Si integra para cálculo de prestaciones
Fórmula: Cómo se calcula el concepto
Cuenta contable: Cuenta para registro contable
Orden: Secuencia de cálculo en la nómina
Activo: Si el concepto está disponible
Fórmulas de Cálculo
Los conceptos pueden tener diferentes tipos de fórmulas:
Monto Fijo:
Porcentaje del Sueldo:
Por Unidad:
Tabla o Tarifa:
Fórmula Personalizada:
📝 Contratos
Descripción
Los Contratos son los tipos de relación laboral que la empresa utiliza para la contratación de empleados.
Propósito
Clasificar empleados: Diferenciar tipos de relación laboral
Definir derechos: Establecer prestaciones según tipo de contrato
Cumplir normativas: Utilizar contratos conforme a la ley
Generar documentos: Crear contratos automáticamente
Analizar costos: Evaluar costos por tipo de contrato
Tipos Comunes de Contratos
1. Contrato por Tiempo Indeterminado
Características:
Sin fecha de terminación definida
Relación laboral permanente
Todas las prestaciones de ley
Mayor estabilidad para el empleado
Configuración Típica:
2. Contrato por Tiempo Determinado
Características:
Fecha de inicio y fin definidas
Para proyectos específicos o temporadas
Prestaciones proporcionales
Puede renovarse
Configuración Típica:
3. Contrato por Obra Determinada
Características:
Duración ligada a un proyecto específico
Termina al concluir la obra
Prestaciones proporcionales
Común en construcción y proyectos
Configuración Típica:
4. Contrato de Capacitación Inicial
Características:
Para entrenar al empleado
Duración limitada (3-6 meses)
Puede convertirse en indefinido
Salario puede ser menor
Configuración Típica:
5. Contrato por Temporada
Características:
Para periodos específicos del año
Común en retail (temporada navideña)
Se repite anualmente
Prestaciones proporcionales
Configuración Típica:
6. Contrato de Honorarios
Características:
Relación mercantil, no laboral
Sin prestaciones laborales
Pago por servicios profesionales
Facturación requerida
Configuración Típica:
7. Contrato de Medio Tiempo
Características:
Jornada reducida (4 horas típicamente)
Prestaciones proporcionales
Salario proporcional
Puede ser indefinido o temporal
Configuración Típica:
8. Contrato de Prácticas Profesionales
Características:
Para estudiantes en formación
Duración limitada
Puede ser con o sin remuneración
Objetivo educativo
Configuración Típica:
Campos de Configuración
Al crear o editar un tipo de contrato:
Nombre: Descripción del contrato
Código: Abreviatura
Tipo de duración: Indefinido, Determinado, Por Obra
Duración estándar: Meses o días típicos
Prestaciones: Completas, Proporcionales, Ninguna
Periodo de prueba: Días de periodo de prueba
Renovable: Si puede renovarse automáticamente
Plantilla de documento: Archivo de contrato para generar
Activo: Si está disponible para uso
🏢 Departamentos
Descripción
Los Departamentos son las áreas o divisiones organizacionales de la empresa que permiten estructurar y organizar a los empleados.
Propósito
Organizar empleados: Agrupar personal por área funcional
Asignar responsabilidades: Definir jerarquías y supervisores
Generar reportes: Analizar costos y productividad por departamento
Controlar presupuestos: Asignar y controlar gastos de nómina
Facilitar comunicación: Organizar estructura organizacional
Ejemplos de Departamentos
Departamentos Administrativos
Departamentos Operativos
Departamentos Comerciales
Departamentos de Soporte
Campos de Configuración
Al crear o editar un departamento:
Nombre: Nombre del departamento
Código: Abreviatura (ej: "RRHH", "VENTAS")
Descripción: Descripción detallada de funciones
Responsable: Gerente o jefe del departamento
Departamento superior: Departamento padre (jerarquía)
Centro de costo: Para control presupuestal
Ubicación: Oficina o sucursal
Activo: Si está en operación
Jerarquía de Departamentos
Puede crear estructura jerárquica:
🎉 Días Festivos
Descripción
Los Días Festivos son los días no laborables oficiales en los que, por ley o política de empresa, los empleados no trabajan o reciben compensación especial si lo hacen.
Propósito
Planificar horarios: Identificar días no laborables
Calcular nómina: Pagar días festivos según corresponda
Controlar horas extras: Pagar tiempo extra si se trabaja en festivo
Cumplir normativas: Respetar días de descanso obligatorio
Generar calendarios: Mostrar días festivos en planificación
Funcionamiento
Empleado NO trabaja en día festivo:
Empleado SÍ trabaja en día festivo:
Tipos de Días Festivos
Festivos Oficiales (Según legislación de cada país)
México:
España:
Festivos Locales
Días festivos específicos de estados, provincias o municipios:
Festivos de Empresa
Días adicionales que la empresa otorga:
Campos de Configuración
Al registrar un día festivo:
Fecha: Día específico (ej: 25/12/2024)
Nombre: Descripción del festivo (ej: "Navidad")
Tipo: Oficial, Local, Empresa
Obligatorio: Si es de descanso obligatorio
Recurrente: Si se repite cada año
Ámbito: Nacional, Estatal, Municipal, Empresa
Pago: Si se paga aunque no se trabaje
Factor de horas extras: Multiplicador si se trabaja (2.0, 2.5, 3.0)
Gestión de Festivos Recurrentes
Para festivos que se repiten anualmente:
Opción 1: Fecha Fija
Opción 2: Fecha Variable
Importación de Festivos
El sistema puede incluir funcionalidad para:
Importar festivos oficiales del país automáticamente
Actualizar anualmente los festivos del siguiente año
Importar desde archivo (Excel, CSV)
Sincronizar con calendario externo
📎 Tipos de Documentos
Descripción
Los Tipos de Documentos son las categorías utilizadas para clasificar y organizar la documentación adjunta en los expedientes de los empleados.
Propósito
Organizar documentación: Clasificar archivos por tipo
Facilitar búsqueda: Localizar documentos rápidamente
Controlar vencimientos: Alertar sobre documentos próximos a caducar
Cumplir normativas: Asegurar que se tenga documentación requerida
Auditar expedientes: Verificar completitud de documentación
Tipos Comunes de Documentos
Documentos Personales
Documentos Académicos
Documentos Laborales
Documentos Médicos
Documentos de Seguridad Social
Documentos Bancarios
Documentos Administrativos
Documentos Disciplinarios
Campos de Configuración
Al crear o editar un tipo de documento:
Nombre: Descripción del tipo (ej: "Contrato de Trabajo")
Código: Abreviatura (ej: "CONTRATO")
Categoría: Personal, Laboral, Médico, etc.
Obligatorio: Si es requerido para todos los empleados
Tiene vencimiento: Si el documento caduca
Días de alerta: Días antes del vencimiento para alertar
Formato permitido: PDF, JPG, PNG, DOCX, etc.
Tamaño máximo: Límite de tamaño del archivo
Activo: Si está disponible para uso
Control de Vencimientos
Para documentos con fecha de caducidad:
Configuración de Alertas:
Notificaciones Automáticas:
Email al empleado
Email a RR.HH.
Notificación en el sistema
Reporte de documentos próximos a vencer
⚖️ Sanciones
Descripción
Las Sanciones son las medidas disciplinarias que la empresa puede aplicar a un empleado en caso de cometer una falta laboral.
Propósito
Establecer consecuencias: Definir medidas por incumplimientos
Estandarizar proceso: Aplicar sanciones de manera consistente
Documentar disciplina: Registrar formalmente las sanciones
Cumplir normativas: Aplicar sanciones conforme a la ley
Promover mejora: Corregir comportamientos inadecuados
Tipos de Sanciones
1. Amonestación Verbal
Características:
Llamada de atención informal
Sin registro permanente (o registro mínimo)
Primera instancia disciplinaria
Propósito correctivo
Configuración Típica:
2. Amonestación Escrita
Características:
Documento formal de advertencia
Registro permanente en expediente
Requiere firma del empleado
Segunda instancia disciplinaria
Configuración Típica:
3. Suspensión Temporal
Características:
Suspensión sin goce de sueldo
Días específicos de suspensión (1-8 días típicamente)
Registro formal requerido
Tercera instancia disciplinaria
Configuración Típica:
4. Suspensión Definitiva / Rescisión
Características:
Terminación de la relación laboral
Justificación legal requerida
Proceso de finiquito
Última instancia disciplinaria
Configuración Típica:
5. Descuento Económico
Características:
Multa o descuento en nómina
Monto o porcentaje definido
Debe estar contemplado en reglamento
Límites legales aplicables
Configuración Típica:
6. Cambio de Puesto o Área
Características:
Reasignación a otro puesto
Puede implicar cambio de salario
Requiere justificación
Debe ser legal y justificado
Configuración Típica:
Campos de Configuración
Al crear o editar una sanción:
Nombre: Descripción de la sanción
Código: Abreviatura
Gravedad: Leve, Media, Alta, Muy Alta
Afecta nómina: Si implica descuento o suspensión
Días de suspensión: Si aplica
Monto de descuento: Si aplica
Requiere firma: Si necesita firma del empleado
Requiere testigos: Si necesita testigos
Apelable: Si el empleado puede apelar
Activo: Si está disponible para aplicar
Proceso de Aplicación
Flujo recomendado para aplicar sanciones:
Identificación de la falta
Investigación del incidente
Determinación de la sanción según catálogo
Notificación al empleado
Audiencia (derecho de defensa)
Aplicación de la sanción
Registro en el sistema
Seguimiento
🚨 Faltas Disciplinarias
Descripción
Las Faltas Disciplinarias son las infracciones o incumplimientos laborales que puede cometer un empleado y que son sancionables según el reglamento interno y la legislación laboral.
Propósito
Definir infracciones: Establecer qué comportamientos son sancionables
Clasificar gravedad: Diferenciar faltas leves, graves y muy graves
Asignar sanciones: Vincular cada falta con sanción correspondiente
Cumplir normativas: Basar faltas en legislación laboral
Promover disciplina: Comunicar expectativas de comportamiento
Clasificación de Faltas
Faltas Leves
Infracciones menores que generalmente resultan en amonestación verbal o escrita:
Sanción Típica: Amonestación verbal o escrita
Faltas Graves
Infracciones serias que pueden resultar en suspensión:
Sanción Típica: Amonestación escrita o suspensión temporal (1-3 días)
Faltas Muy Graves
Infracciones severas que pueden resultar en rescisión del contrato:
Sanción Típica: Suspensión prolongada o rescisión de contrato
Campos de Configuración
Al crear o editar una falta disciplinaria:
Nombre: Descripción de la falta
Código: Abreviatura
Categoría: Leve, Grave, Muy Grave
Descripción detallada: Explicación de la falta
Sanción sugerida: Sanción típica para esta falta
Reincidencia: Sanción si se repite la falta
Base legal: Artículo de ley o reglamento que la sustenta
Activo: Si está vigente
Vinculación con Sanciones
Cada falta puede tener sanciones progresivas:
Ejemplo: Retardos
Ejemplo: Robo
🔧 Operaciones sobre los Datos
Acciones Disponibles
Para gestionar los datos en cada pestaña del apartado Datos Básicos, puede realizar las siguientes operaciones:
1. Añadir Nuevos Registros
Proceso:
Seleccione la pestaña del catálogo deseado
Haga clic en el botón Nuevo
Complete el formulario con la información requerida
Haga clic en Guardar
Ejemplo:
2. Editar Registros Existentes
Proceso:
Localice el registro en la lista
Haga clic en el registro para seleccionarlo
Haga clic en el botón Editar
Modifique los campos necesarios
Haga clic en Guardar
Ejemplo:
3. Eliminar Registros
Proceso:
Seleccione el registro a eliminar
Haga clic en el botón Eliminar
Confirme la eliminación en el diálogo
Advertencias:
⚠️ No puede eliminar registros que estén siendo utilizados
⚠️ La eliminación es permanente y no se puede deshacer
⚠️ Considere desactivar en lugar de eliminar
Ejemplo:
4. Buscar Datos
Proceso:
Utilice el campo de búsqueda en la parte superior
Ingrese palabras clave
El sistema filtrará los resultados en tiempo real
Ejemplos de Búsqueda:
5. Filtrar Información
Proceso:
Haga clic en el icono de filtro
Seleccione los criterios de filtrado
Aplique el filtro
Los resultados se actualizan automáticamente
Ejemplos de Filtros:
6. Ordenar Registros
Proceso:
Haga clic en el encabezado de la columna por la que desea ordenar
Primer clic: Orden ascendente (A-Z, 0-9)
Segundo clic: Orden descendente (Z-A, 9-0)
Ejemplos de Ordenamiento:
7. Exportar Datos
Proceso:
Haga clic en el botón Exportar
Seleccione el formato (Excel, PDF, CSV)
El archivo se descarga automáticamente
Usos:
Respaldo de catálogos
Análisis en Excel
Documentación impresa
Importación en otros sistemas
8. Importar Datos
Proceso:
Prepare un archivo con el formato requerido
Haga clic en el botón Importar
Seleccione el archivo
Revise la vista previa
Confirme la importación
Usos:
Carga inicial masiva de datos
Migración desde otro sistema
Actualización masiva de registros
📋 Datos Iniciales Predefinidos
Catálogos Precargados
Al instalar HolaGest por primera vez, el sistema incluye automáticamente algunos datos iniciales en cada catálogo. Estos datos sirven como:
Referencia: Ejemplos de cómo configurar cada tipo de dato
Punto de partida: Base para personalizar según su empresa
Exploración: Conocer las posibilidades del sistema
¿Qué Hacer con los Datos Iniciales?
Tiene tres opciones:
Opción 1: Utilizarlos
Si los datos predefinidos se ajustan a sus necesidades, puede utilizarlos directamente.
Opción 2: Personalizarlos
Puede editar los datos iniciales para adaptarlos a su empresa:
Cambiar nombres
Modificar códigos
Ajustar configuraciones
Agregar campos personalizados
Opción 3: Eliminarlos y Crear Nuevos
Puede eliminar todos los datos iniciales y crear su propio catálogo desde cero.
Recomendación
Para la mayoría de las empresas, recomendamos:
Revisar los datos iniciales
Conservar los que sean útiles
Modificar los que necesiten ajustes
Agregar los datos específicos de su empresa
Eliminar solo los que definitivamente no utilizará
✅ Lista de Verificación de Configuración
Antes de comenzar a dar de alta empleados, verifique que ha configurado:
Catálogos Esenciales
Catálogos Opcionales (según necesidad)
Validación
💡 Mejores Prácticas
Recomendaciones Generales
Mantenga catálogos simples: No cree demasiadas categorías innecesarias
Use códigos consistentes: Establezca un estándar de nomenclatura
Documente decisiones: Registre por qué se creó cada elemento
Revise periódicamente: Elimine o desactive elementos obsoletos
Capacite al equipo: Asegúrese de que todos entiendan los catálogos
Respalde regularmente: Exporte los catálogos como respaldo
Nomenclatura de Códigos
Establezca un estándar consistente:
Ejemplos:
Mantenimiento de Catálogos
Revisión Trimestral:
Identificar elementos no utilizados
Actualizar descripciones si es necesario
Agregar nuevos elementos requeridos
Desactivar (no eliminar) elementos obsoletos
Revisión Anual:
Actualizar días festivos del siguiente año
Revisar conceptos salariales según cambios legales
Actualizar tipos de contrato según nuevas modalidades
Revisar y actualizar sanciones según reglamento
🆘 Solución de Problemas
Problemas Comunes
Problema 1: No puedo eliminar un registro
Causa: El registro está siendo utilizado en otros módulos
Solución:
Identifique dónde se está utilizando
Elimine o modifique esos registros primero
O desactive el registro en lugar de eliminarlo
Problema 2: Los cambios no se reflejan en nómina
Causa: La nómina ya fue calculada con valores anteriores
Solución:
Recalcule la nómina después de hacer cambios
O aplique los cambios para el siguiente periodo
Problema 3: Duplicados en catálogos
Causa: Creación manual de registros similares
Solución:
Busque antes de crear nuevos registros
Consolide registros duplicados
Establezca proceso de revisión antes de crear
📚 Recursos Adicionales
Guías Relacionadas
Configuración por Defecto - Parámetros del sistema
Mi Primer Empleado - Cómo dar de alta empleados
Control de Asistencia - Gestión de horarios
Documentación Técnica
Guía de importación masiva de datos
API para integración de catálogos
Plantillas de Excel para importación
📞 Soporte
Si necesita ayuda con la configuración de datos básicos:
Correo: soporte@holagest.com
Teléfono: +52 (55) 1234-5678
Chat: Disponible en el sistema
Documentación: https://docs.holagest.com
Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Los Datos Básicos
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