Control de Asistencia

Control completo de asistencia y marcajes - Registro manual, importación, justificaciones, cierres y gestión de dispositivos biométricos en HolaGest

Descripción General

El Control de Asistencia es el módulo central para gestionar los marcajes de entrada y salida de los empleados. Este sistema permite registrar, consultar, editar y analizar la asistencia del personal, facilitando el cálculo de horas trabajadas, horas extras, retardos y ausencias.

El módulo soporta múltiples métodos de registro: marcajes manuales, importación desde dispositivos biométricos, y justificaciones de ausencias, ofreciendo flexibilidad y precisión en el control de asistencia.

🎯 Objetivos del Módulo

El Control de Asistencia permite:

  • Registrar marcajes: Capturar entradas y salidas de empleados

  • Importar desde dispositivos: Integrar con relojes checadores biométricos

  • Justificar ausencias: Documentar ausencias con motivos válidos

  • Calcular horas: Determinar horas trabajadas, extras y retardos

  • Cerrar periodos: Liquidar horas extras y generar reportes

  • Gestionar dispositivos: Administrar relojes checadores y sistemas biométricos

  • Generar reportes: Analizar patrones de asistencia y productividad

📍 Acceso al Módulo

Ubicación en el Sistema

Para acceder al Control de Asistencia:

  1. Vaya al menú RR.HH.

  2. Seleccione Control de Asistencia o Asistencias

Ruta de acceso: Menú → RR.HH. → Control de Asistencia

Pantalla Principal

La pantalla de Control de Asistencia muestra:

  • Lista de marcajes: Todos los registros de asistencia

  • Filtros: Por fecha, empleado, departamento, tipo de marcaje

  • Botones de acción: Añadir, Importar, Justificar, Cierres, Dispositivos

  • Resumen: Estadísticas del periodo seleccionado

📝 Tipos de Marcajes

Clasificación por Origen

Los marcajes se clasifican según su método de registro:

1. Marcajes Manuales

Descripción: Registros capturados manualmente por RR.HH. o supervisores.

Características:

  • Etiquetados como "Manual"

  • Requieren justificación

  • Pueden ser editados o eliminados

  • Útiles para correcciones o situaciones especiales

Cuándo Usar:

  • Empleado olvidó marcar

  • Falla del dispositivo biométrico

  • Empleado en trabajo remoto

  • Corrección de errores

2. Marcajes Externos (Importados)

Descripción: Registros importados desde dispositivos biométricos o sistemas externos.

Características:

  • Etiquetados como "Externo"

  • Provienen de archivo CSV

  • Mayor confiabilidad (no manipulables por empleado)

  • Sincronización automática o manual

Cuándo Usar:

  • Integración con relojes checadores

  • Importación desde sistemas de terceros

  • Carga masiva de marcajes

3. Marcajes del Panel del Empleado

Descripción: Registros realizados por el empleado desde su panel personal.

Características:

  • Etiquetados como "Panel" o "Empleado"

  • Pueden requerir autorización

  • Útiles para personal remoto

  • Pueden incluir geolocalización

Cuándo Usar:

  • Empleados con acceso al sistema

  • Personal en trabajo remoto

  • Complemento a dispositivos biométricos

4. Marcajes Justificados

Descripción: Registros de ausencias con motivo válido.

Características:

  • Etiquetados como "Justificado"

  • Asociados a un motivo de ausencia

  • No generan falta injustificada

  • Pueden afectar o no la nómina según el motivo

Cuándo Usar:

  • Vacaciones

  • Permisos

  • Incapacidades médicas

  • Días festivos trabajados

➕ Añadir Marcajes Manualmente

Proceso de Registro Manual

Para agregar un marcaje manual:

  1. En la pantalla de Control de Asistencia, haga clic en el botón + (botón verde con icono '+', lado izquierdo)

  2. Se abre el formulario de marcaje manual

  3. Complete los datos:

    • Empleado: Seleccione el empleado

    • Fecha: Día del marcaje

    • Hora: Hora exacta del marcaje

    • Tipo: Entrada o Salida

    • Observaciones: Motivo del marcaje manual (opcional)

  4. Haga clic en Guardar

Ejemplo:

Tipos de Marcaje

Al registrar manualmente, puede especificar:

  • Entrada: Inicio de jornada laboral

  • Salida: Fin de jornada laboral

  • Salida a Comer: Inicio de periodo de comida

  • Regreso de Comer: Fin de periodo de comida

  • Entrada Extra: Inicio de tiempo extra

  • Salida Extra: Fin de tiempo extra

Validaciones

El sistema valida:

  • Secuencia lógica: No permite dos entradas seguidas sin salida

  • Horario razonable: Alerta si el marcaje está muy fuera del horario

  • Duplicados: Previene marcajes duplicados en la misma hora

  • Turno asignado: Verifica que el empleado tenga turno configurado

📥 Importar Marcajes desde CSV

Descripción

La importación desde CSV permite cargar marcajes masivamente desde dispositivos biométricos o sistemas externos.

Proceso de Importación

  1. Prepare el archivo CSV con el formato correcto

  2. En Control de Asistencia, haga clic en el botón Importar (botón amarillo con icono de archivo y flecha)

  3. Se abre una ventana de selección de archivo

  4. Seleccione el archivo CSV

  5. El sistema valida el formato

  6. Revise la vista previa de los marcajes a importar

  7. Confirme la importación

  8. Los marcajes se registran con etiqueta "Externo"

Formato del Archivo CSV

Especificaciones Técnicas

  • Formato: CSV (Comma-Separated Values)

  • Separador: Punto y coma (;)

  • Codificación: UTF-8 (recomendado)

  • Primera fila: Nombres de campos (encabezado)

Campos Disponibles

El archivo debe incluir los siguientes campos (pueden estar en cualquier orden):

1. idemployee (Identificador del Empleado)

Descripción: Código o número de empleado en HolaGest.

Formato: Número entero

Obligatorio: Sí, si no se proporciona credentialid

Ejemplo: 1, 25, 150

2. credentialid (Número de Credencial)

Descripción: Número de credencial del empleado en el dispositivo biométrico.

Formato: Número entero o alfanumérico

Obligatorio: Sí, si no se proporciona idemployee

Ejemplo: 12345, EMP001

Nota: Este código es el que el dispositivo biométrico asigna al empleado al registrar su huella o tarjeta.

3. checkdate (Fecha del Marcaje)

Descripción: Fecha en que se realizó el marcaje.

Formato: dd-mm-yyyy (día-mes-año)

Obligatorio: Sí

Ejemplos:

  • 15-03-2024

  • 01-01-2024

  • 31-12-2024

4. checktime (Hora del Marcaje)

Descripción: Hora exacta del marcaje.

Formato: hh:mm:ss (hora:minuto:segundo)

Obligatorio: Sí

Ejemplos:

  • 09:00:00 (9:00 AM)

  • 14:30:00 (2:30 PM)

  • 18:45:30 (6:45:30 PM)

5. kind (Tipo de Marcaje)

Descripción: Indica si es entrada o salida.

Formato: Número entero

Obligatorio: Sí

Valores:

  • 1 = Entrada

  • 2 = Salida

6. note (Observaciones)

Descripción: Notas o comentarios adicionales.

Formato: Texto (máximo 100 caracteres)

Obligatorio: No (opcional)

Ejemplo: Entrada por puerta trasera, Marcaje verificado

Ejemplo de Archivo CSV

Archivo: marcajes.csv

Interpretación:

Ejemplo con Solo credentialid

Si el dispositivo solo proporciona el número de credencial:

Nota: El sistema buscará el empleado por su número de credencial configurado en la ficha del empleado.

Validaciones de Importación

El sistema valida:

  1. Formato del archivo: Verifica que sea CSV con separador correcto

  2. Campos obligatorios: Asegura que estén presentes

  3. Formato de fechas y horas: Valida el formato correcto

  4. Empleado existente: Verifica que el empleado exista en el sistema

  5. Duplicados: Previene importar marcajes ya existentes

  6. Secuencia lógica: Alerta sobre secuencias anormales

Errores Comunes y Soluciones

Error: "Formato de archivo incorrecto"

Causa: Separador incorrecto o archivo no es CSV

Solución:

  • Verifique que el separador sea punto y coma (;)

  • Guarde el archivo como CSV desde Excel o editor de texto

  • Verifique la codificación (UTF-8)

Error: "Empleado no encontrado"

Causa: El idemployee o credentialid no existe en el sistema

Solución:

  • Verifique que el número de empleado sea correcto

  • Verifique que el número de credencial esté configurado en la ficha del empleado

  • Actualice los números de credencial si es necesario

Error: "Formato de fecha incorrecto"

Causa: Fecha no está en formato dd-mm-yyyy

Solución:

  • Cambie el formato a dd-mm-yyyy

  • Ejemplo correcto: 15-03-2024

  • Ejemplo incorrecto: 2024-03-15, 03/15/2024

Error: "Marcaje duplicado"

Causa: Ya existe un marcaje en esa fecha y hora

Solución:

  • Verifique si el marcaje ya fue importado

  • Elimine duplicados del archivo CSV

  • O permita sobrescribir (si el sistema lo permite)

✅ Marcajes Justificados

Descripción

Los marcajes justificados representan periodos en los que el empleado no trabajó, pero su ausencia está justificada por un motivo válido (vacaciones, permiso, incapacidad, etc.).

Diferencia con Marcajes Normales

Marcaje Normal:

Marcaje Justificado:

Crear un Marcaje Justificado

Proceso:

  1. En Control de Asistencia, haga clic en el botón Justificado

  2. Se abre el formulario de marcaje justificado

  3. Complete los datos:

    • Empleado: Seleccione el empleado

    • Motivo de Ausencia: Seleccione el motivo (Vacaciones, Permiso, Incapacidad, etc.)

    • Descripción: Detalles adicionales (opcional)

    • Fecha: Día de la ausencia

    • Hora de Inicio: Inicio del periodo justificado

    • Hora de Fin: Fin del periodo justificado

  4. Haga clic en Aceptar

Ejemplo:

Motivos de Ausencia

Los motivos disponibles se configuran en Datos Básicos → Motivos de Ausencias.

Motivos Comunes:

  • Vacaciones: Con goce de sueldo

  • Permiso Personal: Puede ser con o sin goce de sueldo

  • Incapacidad Médica: Con goce de sueldo (parcial o total)

  • Permiso por Maternidad/Paternidad: Con goce de sueldo

  • Permiso por Defunción: Con goce de sueldo

  • Día Económico: Con goce de sueldo

  • Suspensión Disciplinaria: Sin goce de sueldo

  • Falta Injustificada: Sin goce de sueldo

Efecto en Nómina

Según el motivo de ausencia:

Con Goce de Sueldo:

Sin Goce de Sueldo:

Parcial:

Justificar Periodo Completo

Para justificar un día completo:

Justificar Periodo Parcial

Para justificar solo parte del día:

🔒 Cierres de Periodo

Descripción

La opción Cierres permite gestionar la liquidación de horas extras realizadas por los empleados dentro de un periodo determinado.

Propósito

  • Liquidar horas extras: Determinar cómo se compensarán las horas adicionales

  • Generar reportes: Documentar horas extras del periodo

  • Integrar con nómina: Aplicar pagos o compensaciones

  • Cerrar periodo: Finalizar el cálculo de asistencia del periodo

Tipos de Compensación

Las horas extras pueden compensarse de tres formas:

1. Sin Compensación

Descripción: Las horas extras no se pagan ni se compensan.

Cuándo Usar:

  • Empleados exentos de pago de horas extras

  • Personal de confianza o directivo

  • Acuerdo previo con el empleado

Ejemplo:

2. Compensación Monetaria

Descripción: Las horas extras se pagan en efectivo en la nómina.

Cuándo Usar:

  • Empleados por hora

  • Personal operativo

  • Según política de la empresa

Cálculo:

3. Compensación con Días de Vacaciones

Descripción: Las horas extras se compensan con días de descanso.

Cuándo Usar:

  • Política de balance vida-trabajo

  • Acuerdo con el empleado

  • Reducir costos de nómina

Cálculo:

Crear un Cierre

Proceso:

  1. En Control de Asistencia, haga clic en Cierres

  2. Haga clic en Nuevo Cierre

  3. Complete los datos:

    • Empleado: Seleccione el empleado

    • Periodo: Fecha de inicio y fin del periodo a cerrar

    • Tipo de Compensación: Sin compensación, Monetaria, o Días de vacaciones

  4. El sistema calcula automáticamente:

    • Total de horas extras del periodo

    • Monto a pagar (si es monetaria)

    • Días a compensar (si es con vacaciones)

  5. Revise el resumen

  6. Haga clic en Guardar

Ejemplo:

Efectos del Cierre

Al cerrar un periodo:

  1. Se calcula el total de horas extras

  2. Se aplica la compensación (pago o días)

  3. Se genera un registro en el historial del empleado

  4. Se bloquean modificaciones de marcajes del periodo (opcional)

  5. Se integra con nómina (si es compensación monetaria)

Reabrir un Cierre

Si necesita modificar un cierre:

  1. Localice el cierre en la lista

  2. Haga clic en Reabrir o Eliminar

  3. Confirme la acción

  4. El periodo queda disponible para modificaciones

  5. Puede crear un nuevo cierre con datos corregidos

🖥️ Gestión de Dispositivos Biométricos

Descripción

La opción Dispositivos permite administrar los dispositivos biométricos utilizados para el registro de marcajes.

Funcionalidades

1. Alta de Dispositivos

Proceso:

  1. Haga clic en Dispositivos

  2. Haga clic en Nuevo Dispositivo

  3. Complete los datos:

    • Nombre: Identificación del dispositivo (ej: "Reloj Entrada Principal")

    • Tipo: Modelo o marca (ej: "ZKTeco K40")

    • Dirección IP: IP del dispositivo en la red

    • Puerto: Puerto de comunicación (típicamente 4370)

    • Ubicación: Dónde está instalado

    • Activo: Si está en uso

  4. Haga clic en Guardar

Ejemplo:

2. Modificación de Dispositivos

Proceso:

  1. Localice el dispositivo en la lista

  2. Haga clic en Editar

  3. Modifique los datos necesarios

  4. Haga clic en Guardar

Cuándo Modificar:

  • Cambio de ubicación del dispositivo

  • Cambio de IP por reconfiguración de red

  • Actualización de modelo o firmware

  • Desactivar dispositivo temporalmente

3. Eliminación de Dispositivos

Proceso:

  1. Localice el dispositivo en la lista

  2. Haga clic en Eliminar

  3. Confirme la eliminación

Advertencia: Solo elimine dispositivos que ya no se utilizarán. Los marcajes históricos se conservan.

Sincronización de Marcajes

Los marcajes de dispositivos biométricos pueden sincronizarse:

Sincronización Automática:

Sincronización Manual:

Configuración de Empleados en Dispositivos

Para que un empleado pueda marcar en un dispositivo biométrico:

  1. Registrar huella/rostro en el dispositivo físicamente

  2. Asignar número de credencial en el dispositivo

  3. Configurar credencial en HolaGest:

    • Abrir ficha del empleado

    • Campo "Número de Credencial" o "ID Biométrico"

    • Ingresar el número asignado en el dispositivo

    • Guardar

Ejemplo:

📊 Consulta y Edición de Marcajes

Filtros Disponibles

Para facilitar la búsqueda de marcajes:

Filtro por Fecha:

Filtro por Empleado:

Filtro por Tipo:

Editar un Marcaje

Proceso:

  1. Localice el marcaje en la lista

  2. Haga clic en Editar (icono de lápiz)

  3. Modifique los datos necesarios:

    • Fecha

    • Hora

    • Tipo (Entrada/Salida)

    • Observaciones

  4. Haga clic en Guardar

Cuándo Editar:

  • Corregir hora incorrecta

  • Cambiar tipo de marcaje

  • Agregar observaciones

  • Corregir errores de importación

Precaución: Documente siempre el motivo de la edición en las observaciones.

Eliminar un Marcaje

Proceso:

  1. Localice el marcaje en la lista

  2. Haga clic en Eliminar (icono de papelera)

  3. Confirme la eliminación

Cuándo Eliminar:

  • Marcaje duplicado

  • Marcaje erróneo

  • Marcaje de prueba

Advertencia: La eliminación es permanente. Considere editar en lugar de eliminar para mantener el historial.

📈 Reportes de Asistencia

Reportes Disponibles

Reporte de Asistencia Diaria

Reporte de Horas Extras

Reporte de Retardos y Faltas

💡 Mejores Prácticas

Recomendaciones Generales

  1. Sincronice dispositivos regularmente: Evite pérdida de marcajes

  2. Revise marcajes diariamente: Detecte y corrija errores rápidamente

  3. Documente modificaciones: Siempre agregue observaciones al editar

  4. Cierre periodos oportunamente: No acumule cierres pendientes

  5. Capacite a empleados: Enseñe cómo marcar correctamente

  6. Mantenga dispositivos: Limpie sensores, actualice firmware

  7. Respalde datos: Exporte marcajes periódicamente

  8. Audite regularmente: Revise patrones anormales de asistencia

Prevención de Problemas

Evitar Marcajes Duplicados:

Evitar Pérdida de Marcajes:

Evitar Fraudes:

🆘 Solución de Problemas

Problemas Comunes

Problema 1: No se importan marcajes del CSV

Causa: Formato incorrecto del archivo

Solución:

  1. Verifique el separador (debe ser punto y coma ;)

  2. Verifique el formato de fechas (dd-mm-yyyy)

  3. Verifique el formato de horas (hh:mm:ss)

  4. Asegúrese de que la primera fila tenga los nombres de campos

Problema 2: Dispositivo biométrico no sincroniza

Causa: Problemas de red o configuración

Solución:

  1. Verifique que el dispositivo esté encendido

  2. Verifique la conexión de red (ping a la IP)

  3. Verifique que la IP y puerto sean correctos

  4. Verifique que el dispositivo esté configurado como "Activo"

  5. Revise el firewall (puede estar bloqueando el puerto)

Problema 3: Empleado no aparece al importar

Causa: Número de credencial no configurado

Solución:

  1. Abra la ficha del empleado

  2. Configure el campo "Número de Credencial"

  3. Use el mismo número que tiene en el dispositivo

  4. Guarde y vuelva a importar

📚 Guías Relacionadas

Para más información sobre temas relacionados:

📞 Soporte

Si necesita ayuda con el Control de Asistencia:

  • Correo: soporte@holagest.com

  • Teléfono: +52 (55) 1234-5678

  • Chat: Disponible en el sistema

  • Documentación: https://docs.holagest.com

Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Control de Asistencia

AnteriorSancionesSiguienteCierres de Periodos (Horas Extras)

Última actualización