Mi primer empleado
Guía completa para dar de alta y gestionar empleados en HolaGest - Proceso paso a paso desde la creación hasta la configuración completa
Descripción General
Esta guía le acompañará paso a paso en el proceso de dar de alta su primer empleado en HolaGest. Aprenderá a crear el registro del empleado, configurar sus datos personales y laborales, asignar horarios, definir salario y gestionar toda la información necesaria para una administración completa del personal.
El proceso de alta de empleados es fundamental para el correcto funcionamiento del módulo de RR.HH., ya que toda la gestión posterior (asistencia, nómina, vacaciones, documentos) depende de que la información del empleado esté correctamente registrada.
🎯 Objetivos de Esta Guía
Al completar esta guía, usted podrá:
Crear un nuevo empleado con todos sus datos personales y laborales
Configurar información de contacto y direcciones
Asignar contratos laborales y definir tipo de relación laboral
Establecer horarios de trabajo y turnos laborales
Definir estructura salarial con conceptos de percepción y deducción
Gestionar información adicional como vacaciones, cursos, documentos
Vincular el empleado con un usuario del sistema (si es necesario)
📋 Requisitos Previos
Antes de dar de alta su primer empleado, asegúrese de haber configurado:
Datos Básicos Requeridos
✅ Departamentos: Al menos un departamento donde asignar al empleado ✅ Tipos de Contrato: Al menos un tipo de contrato (Indefinido, Temporal, etc.) ✅ Conceptos Salariales: Conceptos básicos de nómina (Sueldo, ISR, IMSS, etc.) ✅ Puestos de Trabajo: Catálogo de puestos disponibles (opcional pero recomendado)
Recomendación: Si aún no ha configurado estos datos básicos, consulte primero la guía Los Datos Básicos.
📍 Acceso al Módulo de Empleados
Ubicación en el Sistema
Para acceder a la gestión de empleados:
Inicie sesión en HolaGest con credenciales de administrador o RR.HH.
En el menú principal, seleccione RR.HH.
Haga clic en Empleados
Ruta de acceso: Menú → RR.HH. → Empleados
Pantalla de Empleados
Al acceder, verá una pantalla con varias pestañas:
Lista de Empleados: Vista principal con todos los empleados registrados
Otras pestañas: Funciones adicionales según configuración
🔍 Lista de Empleados
Descripción
La Lista de Empleados muestra todos los empleados registrados en el sistema, con opciones de búsqueda, filtrado y acciones rápidas.
Filtros Disponibles
Filtro por Estado
Por defecto, la lista muestra solo empleados activos. Puede cambiar este filtro:
Activos: Solo empleados en activo (opción por defecto)
Inactivos: Solo empleados dados de baja
Todos: Todos los empleados, activos e inactivos
Cómo Cambiar el Filtro:
Localice el selector de estado en la parte superior
Seleccione la opción deseada (Activos / Inactivos / Todos)
La lista se actualiza automáticamente
Filtro por Departamento
Puede filtrar empleados por departamento:
Seleccione el departamento en el filtro correspondiente
Solo se mostrarán empleados de ese departamento
Filtro por Empresa (Multiempresa)
Si trabaja con múltiples empresas:
Seleccione la empresa en el filtro
Solo se mostrarán empleados de esa empresa
Búsqueda de Empleados
Utilice el campo de búsqueda para localizar empleados rápidamente:
Puede buscar por:
Nombre del empleado
Apellidos
Número de empleado
RFC o número fiscal
Departamento
Puesto
Ejemplo:
Columnas de la Lista
La lista muestra información clave de cada empleado:
Número
Número de empleado (ID)
Nombre
Nombre completo del empleado
Departamento
Departamento asignado
Puesto
Puesto de trabajo
Fecha de Ingreso
Cuándo ingresó a la empresa
Estado
Activo / Inactivo
Acciones
Botones para editar, ver, eliminar
➕ Alta del Empleado
Proceso de Alta
Para crear un nuevo empleado:
Desde la Lista de Empleados, localice el botón de Alta (botón verde con icono '+')
Haga clic en el botón
Se abrirá una ficha de empleado vacía
Complete los datos requeridos
Haga clic en Guardar
Estructura de la Ficha de Empleado
La ficha de empleado se divide en tres secciones principales:
Parte Superior: Datos Identificativos
Información básica de identificación del empleado:
Número de Empleado: Código único (puede ser automático o manual)
Nombre: Nombre(s) del empleado
Apellido Paterno: Primer apellido
Apellido Materno: Segundo apellido (si aplica)
Fecha de Nacimiento: Día, mes y año de nacimiento
Género: Masculino / Femenino / Otro
Estado Civil: Soltero, Casado, Divorciado, Viudo, Unión Libre
Nacionalidad: País de origen
Ejemplo:
Zona Central: Datos de Contacto
Información de contacto del empleado:
Teléfono Casa: Teléfono fijo del domicilio
Teléfono Móvil: Celular personal
Teléfono Emergencia: Contacto en caso de emergencia
Correo Electrónico Personal: Email personal del empleado
Correo Electrónico Corporativo: Email de la empresa
Ejemplo:
Nota Importante: El plugin de RR.HH. utiliza la estructura de contactos de HolaGest, por lo que al dar de alta inicialmente NO se puede introducir la dirección del empleado. La dirección se podrá agregar una vez guardado el registro por primera vez.
Parte Inferior: Información de Recursos Humanos
Datos laborales y administrativos:
Fecha de Ingreso: Cuándo inició su relación laboral
Departamento: Área o departamento asignado
Puesto: Cargo o posición
Tipo de Empleado: Planta, Eventual, Honorarios, etc.
Jefe Directo: Supervisor o gerente
Salario Base: Sueldo mensual o por hora
Cuenta Bancaria: Número de cuenta para depósito de nómina
Banco: Institución bancaria
CLABE Interbancaria: Clave bancaria estandarizada
RFC: Registro Federal de Contribuyentes (México) o equivalente
CURP: Clave Única de Registro de Población (México) o equivalente
NSS: Número de Seguridad Social
Usuario: Usuario del sistema (si tendrá acceso a HolaGest)
Ejemplo:
Campos Obligatorios vs. Opcionales
Campos Obligatorios (Mínimo Requerido)
Para guardar un empleado, debe completar al menos:
✅ Nombre
✅ Apellido Paterno
✅ Fecha de Ingreso
✅ Departamento
Campos Opcionales (Recomendados)
Aunque no son obligatorios, es altamente recomendable completar:
📋 Fecha de Nacimiento
📋 RFC / Número Fiscal
📋 NSS / Número de Seguridad Social
📋 Teléfono de contacto
📋 Correo electrónico
📋 Puesto
📋 Salario Base
📋 Datos bancarios (para pago de nómina)
Guardar el Empleado
Una vez completados los datos:
Revise que la información sea correcta
Haga clic en el botón Guardar (botón azul, parte inferior derecha)
El sistema valida los datos
Si todo es correcto, el empleado se guarda
Aparece un mensaje de confirmación
La ficha se actualiza con el ID del empleado
Mensaje de Confirmación:
📂 Datos Adicionales del Empleado
Una vez guardado el empleado por primera vez, en la parte izquierda de la ficha aparecen secciones adicionales para complementar la información.
Secciones Disponibles
Notas
Direcciones
Contratos
Turnos Laborales
Salario
Bajas Médicas
Vacaciones
Cursos
Vales de Efectivo
Sanciones
Últimas Asistencias
Documentos
📝 Notas
Descripción
La sección de Notas permite introducir comentarios internos, recordatorios o información adicional sobre el empleado.
Usos Comunes
Observaciones generales: Información relevante que no encaja en otros campos
Recordatorios: Fechas importantes, pendientes, seguimientos
Historial: Eventos significativos en la relación laboral
Alertas: Situaciones especiales a considerar
Ejemplos de Notas:
Fecha de Baja o Bloqueo
En esta sección también puede indicar:
Fecha de Baja: Cuándo terminó la relación laboral
Motivo de Baja: Razón de la terminación (renuncia, despido, fin de contrato, etc.)
Efecto de la Fecha de Baja:
El empleado NO aparecerá en la lista inicial de empleados (filtro por defecto: Activos)
Para verlo, debe cambiar el filtro a "Inactivos" o "Todos"
No se podrá registrar asistencia ni generar nómina
Se conserva todo el historial para consulta
Ejemplo de Baja:
🏠 Direcciones
Descripción
La sección de Direcciones permite agregar una o varias direcciones y datos de contacto para el empleado.
Agregar una Dirección
Proceso:
Haga clic en el botón Nueva Dirección (o icono '+')
Complete el formulario de dirección:
Calle: Nombre de la calle
Número Exterior: Número de la casa/edificio
Número Interior: Departamento, piso, oficina (si aplica)
Colonia: Colonia o barrio
Código Postal: CP
Ciudad: Ciudad o municipio
Estado: Estado o provincia
País: País
Referencias: Indicaciones para localizar el domicilio
Haga clic en Guardar
Ejemplo de Dirección:
Múltiples Direcciones
Puede agregar varias direcciones para un mismo empleado:
Dirección de Casa: Domicilio particular
Dirección de Trabajo: Ubicación laboral (si es diferente)
Dirección de Emergencia: Domicilio de familiar cercano
Dirección Fiscal: Para efectos fiscales (si es diferente)
Dirección Principal
Una vez que tiene varias direcciones:
Vaya a la sección principal de la ficha del empleado
Localice el campo desplegable Dirección
Seleccione cuál dirección será la principal
Esta será la dirección que se use por defecto en documentos y reportes
Ejemplo:
📄 Contratos
Descripción
La sección de Contratos muestra la lista de contratos laborales realizados con el empleado.
Agregar un Contrato
Proceso:
Haga clic en Nuevo Contrato (o icono '+')
Complete los datos del contrato:
Tipo de Contrato: Seleccione del catálogo (Indefinido, Temporal, Por Obra, etc.)
Fecha de Inicio: Cuándo inicia el contrato
Fecha de Fin: Cuándo termina (dejar vacío si es indefinido)
Salario: Salario establecido en el contrato
Jornada: Completa, Parcial, Mixta
Notas: Acuerdos, cláusulas especiales, observaciones
Haga clic en Guardar
Ejemplo de Contrato:
Múltiples Contratos
Un empleado puede tener varios contratos a lo largo de su relación laboral:
Ejemplo de Historial de Contratos:
Renovación de Contratos
Para renovar un contrato:
Opción 1: Crear Nuevo Contrato
Agregue un nuevo contrato con fecha de inicio posterior
El contrato anterior queda en el historial
Opción 2: Modificar Contrato Existente
Edite el contrato actual
Actualice las fechas y condiciones
Agregue nota sobre la renovación
⏰ Turnos Laborales
Descripción
La sección de Turnos Laborales define el horario de trabajo del empleado, especificando las horas a trabajar cada día de la semana.
Importancia de los Turnos
Los turnos laborales son fundamentales porque:
✅ Permiten calcular horas trabajadas vs. horas teóricas
✅ Identifican retardos y ausencias
✅ Calculan horas extras automáticamente
✅ Generan reportes de asistencia precisos
✅ Validan marcajes de entrada/salida
Agregar un Turno Laboral
Proceso:
Haga clic en Nuevo Turno (o icono '+')
Complete los datos del turno:
Nombre del Turno: Descripción (ej: "Turno Matutino", "Horario Estándar")
Fecha de Inicio: Cuándo inicia este horario
Fecha de Fin: Cuándo termina (dejar vacío si es indefinido)
Horas por Día: Horas a trabajar cada día de la semana
Haga clic en Guardar
Formato de Horas
Las horas se introducen en base 10 (decimal):
30 minutos
0.50
1 hora
1.00
1 hora 30 minutos
1.50
2 horas
2.00
4 horas
4.00
8 horas
8.00
8 horas 30 minutos
8.50
Cálculo:
Ejemplo de Turno Estándar
Horario de Oficina (Lunes a Viernes):
Ejemplo de Turno con Medio Día
Horario con Viernes Corto:
Ejemplo de Turno Rotativo
Turnos que Cambian Semanalmente:
Turno Continuo vs. Temporal
Turno Continuo (Indefinido)
Si el turno es continuo durante todo el contrato:
Fecha de Fin: Dejar vacía
El turno se aplicará indefinidamente hasta que se modifique o agregue uno nuevo
Ejemplo:
Turno Temporal (Con Fecha de Fin)
Si el turno es temporal o cambiará en una fecha específica:
Fecha de Fin: Especificar la fecha
Después de esa fecha, debe haber otro turno configurado
Ejemplo:
Vinculación con Asistencia
Los turnos laborales están directamente vinculados con el control de asistencia:
Cálculo Automático:
Detección de Horas Extras:
💰 Salario
Descripción
La sección de Salario define la estructura salarial del empleado, especificando todos los conceptos e importes que conforman su nómina.
Estructura Contable
El salario se configura en formato de asiento contable con:
Debe: Conceptos de percepción (ingresos del empleado)
Haber: Conceptos de deducción (descuentos al empleado)
Agregar Conceptos Salariales
Proceso:
Haga clic en Nuevo Concepto (o icono '+')
Complete los datos:
Concepto: Seleccione del catálogo (Sueldo Base, ISR, IMSS, etc.)
Tipo de Cálculo: Unitario, Cantidad, Total
Importe: Monto del concepto
Debe/Haber: Percepción o Deducción
Haga clic en Guardar
Tipos de Cálculo
1. Unitario
Se aplica directamente el importe indicado, sin cálculos adicionales.
Uso: Conceptos de monto fijo
Ejemplo:
2. Cantidad
Se multiplica una cantidad variable por el importe unitario.
Uso: Conceptos que varían según unidades (horas extras, comisiones, etc.)
Ejemplo:
3. Total
Se asigna automáticamente el saldo arrastrado de conceptos anteriores.
Uso: Conceptos que se calculan sobre el total acumulado (impuestos, totales)
Ejemplo:
Ejemplo de Estructura Salarial Completa
Empleado: Juan Pérez García Salario Mensual: $15,000.00
Conceptos Comunes
Percepciones Típicas:
Sueldo Base
Horas Extras
Bono de Puntualidad
Bono de Productividad
Comisiones
Vales de Despensa
Ayuda de Transporte
Prima Dominical
Prima Vacacional (cuando aplique)
Aguinaldo (cuando aplique)
Deducciones Típicas:
ISR (Impuesto Sobre la Renta)
IMSS (Seguro Social)
Fondo de Ahorro
Préstamos
Vales de Efectivo
Faltas
Retardos
Pensión Alimenticia (si aplica)
Modificación de Salario
Para modificar el salario de un empleado:
Opción 1: Editar Conceptos Existentes
Localice el concepto a modificar
Haga clic en Editar
Cambie el importe
Guarde los cambios
Opción 2: Agregar Nuevos Conceptos
Agregue el nuevo concepto con la fecha de inicio
Los conceptos anteriores quedan en el historial
Recomendación: Documente los cambios salariales en la sección de Notas o Contratos.
🏥 Bajas Médicas
Descripción
La sección de Bajas Médicas registra las incapacidades médicas del empleado.
Agregar una Baja Médica
Proceso:
Haga clic en Nueva Baja Médica
Complete los datos:
Fecha de Inicio: Primer día de incapacidad
Fecha de Fin: Último día de incapacidad
Causa: Enfermedad, Accidente, Maternidad, etc.
Notas: Detalles adicionales, número de certificado médico
Haga clic en Guardar
Ejemplo:
Tipos de Bajas Médicas
Enfermedad General: Enfermedades comunes
Accidente de Trabajo: Lesiones en el trabajo
Accidente de Trayecto: Lesiones camino al/del trabajo
Maternidad: Incapacidad por embarazo y parto
Enfermedad Profesional: Enfermedades causadas por el trabajo
Integración con Asistencia
Las bajas médicas se reflejan automáticamente en el control de asistencia:
Los días de incapacidad aparecen marcados con código BE (Baja por Enfermedad)
No se consideran faltas injustificadas
El pago depende de la legislación y política de la empresa
🏖️ Vacaciones
Descripción
La sección de Vacaciones registra los periodos de vacaciones disfrutados por el empleado.
Agregar Vacaciones
Proceso:
Haga clic en Nuevas Vacaciones
Complete los datos:
Fecha de Inicio: Primer día de vacaciones
Fecha de Fin: Último día de vacaciones
Días: Número de días laborables (se calcula automáticamente)
Notas: Observaciones opcionales
Haga clic en Guardar
Ejemplo:
Cálculo de Días
El sistema calcula automáticamente:
Días naturales: Todos los días del periodo
Días laborables: Solo días que debería trabajar (excluye fines de semana y festivos)
Días a descontar: Días que se descuentan del saldo de vacaciones
Ejemplo de Cálculo:
Integración con Asistencia
Las vacaciones se reflejan en el control de asistencia:
Los días de vacaciones aparecen marcados con código VA (Vacaciones)
No se consideran faltas
Se pagan normalmente según la ley
🎓 Cursos
Descripción
La sección de Cursos registra la formación y capacitación del empleado.
Agregar un Curso
Proceso:
Haga clic en Nuevo Curso
Complete los datos:
Nombre del Curso: Título o tema del curso
Fecha de Inicio: Cuándo inició el curso
Fecha de Fin: Cuándo terminó
Duración: Horas totales del curso
Centro de Formación: Institución que impartió el curso
Tipo: Interno (empresa) o Externo (academia, instituto)
Certificado: Si obtuvo certificado o constancia
Notas: Observaciones, calificación, temas cubiertos
Haga clic en Guardar
Ejemplo de Curso Interno:
Ejemplo de Curso Externo:
Beneficios del Registro de Cursos
Desarrollo profesional: Seguimiento del crecimiento del empleado
Cumplimiento legal: Evidencia de capacitación obligatoria
Planificación: Identificar necesidades de formación
Evaluación: Considerar en evaluaciones de desempeño
Promociones: Criterio para ascensos y aumentos
💵 Vales de Efectivo
Descripción
La sección de Vales de Efectivo muestra el listado de vales o anticipos emitidos al empleado.
Visualización
Esta sección es de solo lectura desde la ficha del empleado. Muestra:
Número de vale
Fecha de emisión
Monto
Estado (Pendiente, En descuento, Liquidado)
Saldo pendiente
Gestión de Vales
Para gestionar vales de efectivo (crear, modificar, liquidar):
Utilice la opción específica de Vales de Efectivo en el menú de RR.HH.
Consulte la guía Vales de Efectivo para más detalles
Ejemplo de Lista de Vales:
⚖️ Sanciones
Descripción
La sección de Sanciones muestra la relación de sanciones disciplinarias aplicadas al empleado.
Visualización
Esta sección es de solo lectura desde la ficha del empleado. Muestra:
Fecha de la sanción
Tipo de sanción (Amonestación verbal, escrita, suspensión, etc.)
Motivo
Días de suspensión (si aplica)
Estado (Activa, Cumplida, Apelada)
Gestión de Sanciones
Para gestionar sanciones (aplicar, modificar, dar seguimiento):
Utilice la opción específica de Sanciones en el menú de RR.HH.
Consulte la guía Sanciones para más detalles
Ejemplo de Lista de Sanciones:
📊 Últimas Asistencias
Descripción
La sección de Últimas Asistencias muestra un resumen de los marcajes del empleado en los últimos 30 días.
Información Mostrada
Fecha
Hora de entrada
Hora de salida
Horas trabajadas
Incidencias (retardos, faltas, etc.)
Gestión de Asistencias
Para gestionar marcajes de asistencia (registrar, modificar, justificar):
Utilice la opción de Asistencias en el menú de RR.HH.
Consulte la guía Control de Asistencia para más detalles
Ejemplo de Últimas Asistencias:
📎 Documentos
Descripción
La sección de Documentos muestra la lista de archivos y documentos relacionados con el empleado.
Tipos de Documentos
Documentos Públicos: Visibles para el empleado en su panel personal
Documentos Privados: Solo para uso interno de RR.HH.
Gestión de Documentos
Para gestionar documentos (subir, descargar, organizar):
Utilice la sección de Documentos en la ficha del empleado
Consulte la guía Archivos y Documentos de los Empleados para más detalles
Ejemplo de Lista de Documentos:
🔗 Vinculación con Usuario del Sistema
¿Cuándo Vincular un Empleado con un Usuario?
Debe vincular un empleado con un usuario del sistema cuando:
✅ El empleado necesita acceder al Panel del Empleado
✅ El empleado debe registrar su asistencia desde el sistema
✅ El empleado necesita solicitar vacaciones o permisos
✅ El empleado debe consultar sus recibos de nómina
✅ El empleado tiene funciones administrativas en HolaGest
Proceso de Vinculación
Paso 1: Crear el Usuario
Vaya a Administrador → Usuarios
Cree un nuevo usuario:
Nombre de usuario: Identificador único (ej: jperez)
Contraseña: Contraseña inicial (el empleado debe cambiarla)
Correo electrónico: Email del empleado
Guarde el usuario
Paso 2: Asignar Rol
En la configuración del usuario, asigne un Rol
Para empleados estándar, use el rol "Empleado" que solo tiene acceso al Panel del Empleado
Guarde los cambios
Paso 3: Vincular en la Ficha del Empleado
Abra la ficha del empleado
En la sección de Recursos Humanos, localice el campo Usuario
Seleccione el usuario creado en el paso 1
Guarde la ficha del empleado
Ejemplo Completo:
Seguridad
Recomendaciones:
Contraseña temporal: Asigne una contraseña temporal y obligue al empleado a cambiarla en el primer acceso
Permisos mínimos: Solo otorgue los permisos necesarios (principio de menor privilegio)
Desactivar al terminar relación laboral: Desactive el usuario cuando el empleado cause baja
Auditoría: Revise periódicamente los usuarios activos
✅ Lista de Verificación
Datos Mínimos para Dar de Alta un Empleado
Antes de guardar, verifique que ha completado:
Datos Básicos:
Datos Recomendados:
Después de Guardar:
💡 Mejores Prácticas
Recomendaciones Generales
Complete toda la información: Aunque algunos campos son opcionales, complete la mayor cantidad posible
Verifique datos fiscales: RFC, NSS y datos bancarios deben ser correctos para evitar problemas en nómina
Asigne turno desde el inicio: Fundamental para el control de asistencia
Documente todo: Use la sección de Notas para información relevante
Suba documentos: Digitalice y suba contratos, identificaciones, certificados
Revise periódicamente: Actualice información cuando haya cambios
Proceso de Inducción
Al dar de alta un nuevo empleado:
Día 1: Crear registro básico del empleado
Día 1: Asignar turno y configurar salario
Día 1: Crear usuario del sistema (si aplica)
Semana 1: Subir documentos requeridos
Semana 1: Crear contrato formal
Mes 1: Revisar que todo esté correcto antes de la primera nómina
🆘 Solución de Problemas
Problemas Comunes
Problema 1: No puedo guardar el empleado
Posibles Causas:
Falta completar campos obligatorios
Formato incorrecto en algún campo
Número de empleado duplicado
Solución:
Verifique que ha completado: Nombre, Apellido Paterno, Fecha de Ingreso, Departamento
Revise que las fechas estén en formato correcto
Verifique que el número de empleado sea único
Problema 2: No aparece la sección de Direcciones
Causa: No ha guardado el empleado por primera vez
Solución:
Guarde el empleado con los datos básicos
Las secciones adicionales aparecerán después del primer guardado
Problema 3: El empleado no puede acceder al Panel del Empleado
Posibles Causas:
No tiene usuario creado
Usuario no vinculado con el empleado
No tiene permisos adecuados
Solución:
Cree un usuario en Administrador → Usuarios
Vincule el usuario en la ficha del empleado (campo "Usuario")
Asigne el rol "Empleado" con permiso "Panel de Empleado"
📚 Guías Relacionadas
Para profundizar en temas específicos:
Los Datos Básicos - Configuración de catálogos maestros
Archivos y Documentos - Gestión de documentación
Vales de Efectivo - Administración de vales y anticipos
Sanciones - Proceso disciplinario
Control de Asistencia - Gestión de horarios y marcajes
Panel del Empleado - Portal personal del empleado
📞 Soporte
Si necesita ayuda con el alta de empleados:
Correo: soporte@holagest.com
Teléfono: +52 (55) 1234-5678
Chat: Disponible en el sistema
Documentación: https://docs.holagest.com
Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Mi Primer Empleado
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