Panel del Empleado

Portal personal del empleado - Consulta de asistencia, vacaciones, documentos y gestión de marcajes en HolaGest

Descripción General

El Panel del Empleado es el portal personal donde cada empleado puede consultar y gestionar su información laboral de manera autónoma. Este panel proporciona acceso a datos de asistencia, vacaciones, documentos personales, vales y otra información relevante para el día a día del empleado.

El panel está diseñado para ser intuitivo, accesible desde cualquier dispositivo (computadora, tablet, smartphone) y permite al empleado realizar operaciones básicas sin necesidad de contactar al departamento de RR.HH.

Panel del Empleado

🎯 Objetivos del Panel del Empleado

El Panel del Empleado permite:

  • Consultar asistencia: Ver registros de entradas, salidas y horas trabajadas

  • Registrar marcajes: Marcar entrada/salida desde el panel (si está habilitado)

  • Solicitar vacaciones: Pedir días de descanso y consultar saldo disponible

  • Acceder a documentos: Descargar recibos de nómina, contratos y otros documentos

  • Consultar vales: Ver vales otorgados y su estado de liquidación

  • Revisar horarios: Conocer el turno y horario asignado

  • Verificar incidencias: Identificar faltas de marcaje o ausencias

📍 Ubicación en el Sistema

Acceso al Panel del Empleado

Para acceder al Panel del Empleado:

  1. Inicie sesión en HolaGest con sus credenciales de empleado

  2. En el menú principal, seleccione RR.HH.

  3. Haga clic en Panel de Empleado

Ruta de acceso: Menú → RR.HH. → Panel de Empleado

Nota: El panel muestra únicamente la información del empleado que ha iniciado sesión. Cada empleado solo puede ver sus propios datos.

⚙️ Configuración Previa Requerida

Requisitos para Utilizar el Panel

Para que un empleado pueda acceder y utilizar el Panel del Empleado, se deben cumplir los siguientes requisitos:

1. Crear Usuario del Sistema

Cada empleado que utilizará el panel debe tener un usuario creado en HolaGest:

Proceso:

  1. Acceda a Administrador → Usuarios

  2. Cree un nuevo usuario

  3. Asigne nombre de usuario y contraseña

  4. Configure los permisos adecuados

2. Vincular Empleado con Usuario

El registro del empleado debe estar vinculado con su usuario del sistema:

Proceso:

  1. Acceda a la ficha del empleado

  2. Vaya al apartado Recursos Humanos

  3. En el campo Usuario, seleccione el usuario correspondiente

  4. Guarde los cambios

Ejemplo:

3. Configurar Permisos y Roles

El usuario debe tener permisos para acceder al Panel del Empleado:

Proceso:

  1. Acceda a Administrador → Roles y Permisos

  2. Cree o edite un rol específico para empleados (ej: "Empleado Estándar")

  3. Habilite el permiso "Panel de Empleado"

  4. Asigne este rol al usuario del empleado

Recomendación: Cree un rol específico llamado "Empleado" que solo tenga acceso al Panel de Empleado y no a otras funciones administrativas del sistema.

Ejemplo de Configuración de Rol:

4. Asignar Horario al Empleado

Para que el panel muestre información de asistencia correctamente:

Proceso:

  1. En la ficha del empleado, asigne un turno de trabajo o horario

  2. Defina los días laborables y horarios de entrada/salida

  3. Guarde la configuración

📊 Estructura del Panel

El Panel del Empleado se organiza en las siguientes secciones:

Pestañas Principales

  1. Asistencia: Turno laboral, horarios, marcajes y vacaciones

  2. Otros: Vales de efectivo y su liquidación

  3. Archivos: Documentos personales descargables

Nota: Algunas pestañas son opcionales y solo aparecen si hay información disponible para mostrar.

⏰ Sección: Asistencia

La pestaña de Asistencia es la sección principal del panel y contiene toda la información relacionada con horarios, marcajes y vacaciones del empleado.

Componentes de la Sección Asistencia

  1. Turno Laboral: Resumen semanal de horas trabajadas

  2. Horario: Horario detallado por día

  3. Asistencias: Lista de marcajes de entrada/salida

  4. Vacaciones: Solicitudes y saldo de vacaciones

📅 Turno Laboral

Descripción

El Turno Laboral es un panel resumen que muestra las horas trabajadas en comparación con las horas teóricas del turno asignado al empleado durante la semana actual.

Ubicación

Situado en la parte superior de la pestaña de Asistencia.

Características

  • Panel desplegable: Inicialmente está contraído para ahorrar espacio (especialmente útil en dispositivos móviles)

  • Expandible: Haga clic en el icono + para ver el detalle completo

  • Vista semanal: Muestra información de lunes a domingo

Información Mostrada

Cuando se expande el panel, muestra:

Por Cada Día de la Semana:

  • Horas Teóricas: Horas que debería trabajar según su horario

  • Horas Reales: Horas efectivamente trabajadas

  • Diferencia: Diferencia entre horas teóricas y reales

    • Positivo (+): Trabajó más horas de las requeridas

    • Negativo (-): Trabajó menos horas de las requeridas

    • Cero (0): Trabajó exactamente las horas requeridas

Resumen Semanal (Parte Inferior):

  • Total de horas teóricas de la semana

  • Total de horas reales trabajadas

  • Diferencia total de la semana

  • Incidencias detectadas (si las hay)

Ejemplo Visual

Turno Laboral Expandido

Interpretación del Ejemplo:

Incidencias en el Turno Laboral

El panel también muestra códigos de incidencias cuando hay situaciones especiales:

Leyenda de Incidencias

Código
Significado
Descripción

BE

Baja por Enfermedad

Día con incapacidad médica

VA

Día de Vacaciones

Día de descanso por vacaciones

PH

Día Festivo

Día festivo oficial (Public Holiday)

FE

Falta la Entrada

No se registró marcaje de entrada

FS

Falta la Salida

No se registró marcaje de salida

SA

Día Sin Asistencia

No hubo marcajes en el día

FT

Falta Turno de Trabajo

No tiene turno asignado para ese día

JA

Asistencia Justificada

Ausencia con justificación válida

Ejemplo de Día con Incidencia:

Interpretación de Colores

El sistema utiliza colores para facilitar la identificación visual:

  • Verde: Horas completas, sin incidencias

  • Amarillo: Diferencia menor (advertencia)

  • Rojo: Incidencias importantes (faltas, marcajes incompletos)

  • Azul: Días justificados (vacaciones, permisos)

  • Gris: Días no laborables (festivos, descanso)

Uso en Dispositivos Móviles

El panel está optimizado para dispositivos móviles:

  • Contraído por defecto: Ahorra espacio en pantallas pequeñas

  • Táctil: Toque el panel para expandir/contraer

  • Responsive: Se adapta al tamaño de la pantalla

  • Scroll horizontal: Si es necesario para ver todos los días

🕐 Horario

Descripción

El panel de Horario muestra el horario detallado que el empleado debe cumplir para cada día de la semana actual.

Ubicación

Situado después del Turno Laboral en la pestaña de Asistencia.

Información Mostrada

Para cada día de la semana, muestra:

  • Día de la semana: Lunes, Martes, Miércoles, etc.

  • Fecha: Día del mes

  • Periodos de trabajo: Franjas horarias a trabajar

    • Hora de entrada

    • Hora de salida

    • Periodo de comida (si aplica)

Formato de Visualización

El horario se muestra de manera vertical para cada día, con cada franja horaria en una línea separada.

Ejemplo de Horario:

Horario Semanal

Interpretación del Ejemplo:

Tipos de Horarios

El panel puede mostrar diferentes tipos de horarios:

Horario Fijo

Horario Variable por Día

Horario por Turnos

Horario Flexible

Utilidad del Panel de Horario

El empleado puede utilizar esta información para:

  • Planificar su día: Conocer exactamente cuándo debe trabajar

  • Verificar cambios: Detectar modificaciones en su horario

  • Coordinar actividades: Organizar compromisos personales

  • Evitar confusiones: Tener claridad sobre su horario asignado

📋 Asistencias

Descripción

La sección de Asistencias muestra la lista de marcajes (entradas y salidas) realizados por el empleado, permitiendo consultar, registrar y gestionar su asistencia diaria.

Funcionalidades Principales

  1. Consultar marcajes: Ver registros de entrada/salida

  2. Registrar asistencia: Marcar entrada/salida rápida

  3. Solicitar marcaje manual: Pedir registro de marcaje en fecha/hora específica

  4. Eliminar marcajes: Borrar marcajes del día actual (si está permitido)

  5. Ver resumen: Consultar total de horas trabajadas

Visualización de Marcajes

Vista por Defecto

Al abrir la sección, se muestran los marcajes del día actual.

Ejemplo de Lista de Marcajes:

Navegación por Fechas

Puede consultar marcajes de otros días usando los botones de navegación:

  • << (Retroceder): Ver marcajes del día anterior

  • >> (Avanzar): Ver marcajes del día siguiente

  • Calendario: Seleccionar una fecha específica

Ejemplo de Navegación:

Botones de Acción Rápida

En la parte superior de la lista de marcajes, hay tres botones para operaciones rápidas:

1. Botón "Entrada"

Función: Registra una entrada en la fecha y hora actual.

Proceso:

  1. Haga clic en el botón Entrada

  2. El sistema registra automáticamente:

    • Fecha: Hoy

    • Hora: Hora actual del sistema

    • Tipo: Entrada

  3. El marcaje aparece inmediatamente en la lista

Ejemplo:

Cuándo Usar:

  • Al llegar al trabajo

  • Al regresar de comida

  • Al iniciar tiempo extra

2. Botón "Salida"

Función: Registra una salida en la fecha y hora actual.

Proceso:

  1. Haga clic en el botón Salida

  2. El sistema registra automáticamente:

    • Fecha: Hoy

    • Hora: Hora actual del sistema

    • Tipo: Salida

  3. El marcaje aparece inmediatamente en la lista

Ejemplo:

Cuándo Usar:

  • Al salir a comer

  • Al terminar la jornada laboral

  • Al finalizar tiempo extra

3. Botón "Manual"

Función: Permite solicitar un marcaje en una fecha y hora específica (no necesariamente la actual).

Proceso:

  1. Haga clic en el botón Manual

  2. Se abre una ventana con campos para:

    • Fecha: Seleccionar el día del marcaje

    • Hora: Especificar la hora exacta

    • Tipo: Entrada o Salida

    • Motivo: Justificación del marcaje manual

  3. Complete los campos

  4. Haga clic en Solicitar

  5. El marcaje queda pendiente de autorización

Ejemplo:

Cuándo Usar:

  • Olvidó registrar un marcaje

  • Falla técnica del sistema de marcaje

  • Trabajó desde casa y no pudo marcar

  • Necesita corregir un marcaje incorrecto

Estado de Marcajes Manuales:

  • Rojo: Pendiente de autorización

  • Verde: Autorizado por supervisor

  • Tachado: Rechazado

Eliminar Marcajes

Si está visualizando los marcajes del día actual, puede eliminar marcajes que haya registrado por error.

Proceso:

  1. Localice el marcaje a eliminar en la lista

  2. Haga clic en el icono de papelera 🗑️ a la derecha del marcaje

  3. Confirme la eliminación

  4. El marcaje se elimina de la lista

Restricciones:

  • ❌ Solo puede eliminar marcajes del día actual

  • ❌ No puede eliminar marcajes de días anteriores

  • ❌ No puede eliminar marcajes ya autorizados (en algunos casos)

  • ❌ No puede eliminar marcajes registrados por dispositivo biométrico (en algunos casos)

Ejemplo:

Resumen de Horas Trabajadas

En la parte inferior de la lista de marcajes, se muestra un resumen con:

  • Total de horas trabajadas en el día

  • Horas extras (si aplica)

  • Tiempo de comida (si aplica)

  • Diferencia respecto al horario teórico

Ejemplo de Resumen:

Tipos de Marcajes

El sistema reconoce diferentes tipos de marcajes:

Tipo
Descripción
Icono/Color

Entrada

Inicio de jornada laboral

🟢 Verde

Salida a Comer

Inicio de periodo de comida

🟡 Amarillo

Regreso de Comer

Fin de periodo de comida

🟡 Amarillo

Salida

Fin de jornada laboral

🔴 Rojo

Entrada Extra

Inicio de tiempo extra

🔵 Azul

Salida Extra

Fin de tiempo extra

🔵 Azul

Validaciones del Sistema

El sistema realiza validaciones automáticas:

Validación de Secuencia:

Validación de Horario:

Validación de Duplicados:

🏖️ Vacaciones

Descripción

La sección de Vacaciones permite al empleado consultar su saldo de vacaciones, solicitar periodos de descanso y ver el estado de sus solicitudes.

Funcionalidades Principales

  1. Consultar saldo: Ver días de vacaciones disponibles

  2. Solicitar vacaciones: Pedir periodos de descanso

  3. Ver solicitudes: Consultar solicitudes pendientes y aprobadas

  4. Eliminar solicitudes: Cancelar solicitudes no iniciadas

  5. Ver historial: Consultar vacaciones disfrutadas

Visualización de Solicitudes

La lista muestra todas las solicitudes de vacaciones del empleado:

Ejemplo de Lista:

Códigos de Estado:

  • ✅ Aprobado: Solicitud autorizada por supervisor

  • ⏳ Pendiente: Esperando autorización

  • ❌ Rechazado: Solicitud no autorizada

  • 🗑️ Cancelado: Solicitud cancelada por el empleado

Solicitar Vacaciones

Proceso de Solicitud

  1. Haga clic en el botón Solicitar Vacaciones (parte superior)

  2. Se abre una ventana con el formulario de solicitud

  3. Complete los campos:

    • Fecha de inicio: Primer día de vacaciones

    • Fecha de fin: Último día de vacaciones

    • Motivo (opcional): Razón de la solicitud

  4. El sistema calcula automáticamente:

    • Días laborables en el periodo

    • Días a descontar del saldo

  5. Revise la información

  6. Haga clic en Enviar Solicitud

  7. La solicitud queda pendiente de autorización

Ejemplo de Solicitud:

Validaciones del Sistema

El sistema valida automáticamente:

Saldo Suficiente:

Fechas Válidas:

Solapamiento:

Anticipación Mínima:

Eliminar Solicitudes

Puede cancelar solicitudes de vacaciones que aún no hayan comenzado:

Proceso:

  1. Localice la solicitud en la lista

  2. Verifique que la fecha de inicio no haya pasado

  3. Haga clic en el icono de papelera 🗑️

  4. Confirme la cancelación

  5. La solicitud se elimina y los días regresan al saldo

Restricciones:

Ejemplo:

Resumen de Vacaciones

En la parte inferior de la sección, se muestra un resumen del estado de vacaciones:

Ejemplo de Resumen:

Interpretación:

  • Días generados: Total de días de vacaciones que le corresponden por antigüedad

  • Días disfrutados: Días ya tomados y aprobados

  • Días solicitados: Días en solicitudes pendientes de aprobación

  • Días disponibles: Días que puede solicitar ahora

Cálculo:

Flujo de Aprobación

El proceso completo de una solicitud de vacaciones:

Políticas de Vacaciones

El sistema puede configurarse con diferentes políticas:

Generación de Días:

Periodo de Generación:

Caducidad:

📁 Sección: Archivos

Descripción

La pestaña de Archivos permite al empleado acceder y descargar documentos personales que la empresa ha puesto a su disposición.

Tipos de Documentos Disponibles

Los documentos están organizados por categorías:

Documentos Laborales

Documentos de Nómina

Documentos Personales

Documentos Administrativos

Visualización de Archivos

Los documentos se muestran agrupados por tipo:

Archivos del Empleado

Formato de Visualización:

Operaciones con Archivos

Expandir/Contraer Grupo

  1. Haga clic en el icono + para expandir el grupo

  2. Se muestra la lista de archivos en esa categoría

  3. Haga clic en el icono - para contraer el grupo

Descargar Archivo

  1. Expanda el grupo de documentos

  2. Localice el archivo deseado

  3. Haga clic en el nombre del archivo o en el icono de descarga 📥

  4. El archivo se descarga a su dispositivo

Vista Previa (si está disponible)

  1. Haga clic en el icono de vista previa 👁️

  2. El documento se abre en una nueva ventana

  3. Puede ver el contenido sin descargar

Privacidad y Seguridad

Documentos Públicos vs. Privados

Documentos Públicos (visibles para el empleado):

  • Marcados como "públicos" por RR.HH.

  • El empleado puede verlos y descargarlos

  • Aparecen en la pestaña de Archivos

Documentos Privados (uso interno):

  • Marcados como "privados" por RR.HH.

  • Solo personal autorizado de RR.HH. puede verlos

  • NO aparecen en el panel del empleado

Ejemplo:

Importante: "Público" significa que es visible para el empleado propietario del documento, NO para todos los empleados. Cada empleado solo ve sus propios documentos públicos.

Control de Acceso

  • ✅ Cada empleado solo ve sus propios documentos

  • ✅ No puede ver documentos de otros empleados

  • ✅ Solo puede descargar, no modificar ni eliminar

  • ✅ El sistema registra cada descarga (auditoría)

Notificaciones de Nuevos Documentos

Cuando RR.HH. sube un nuevo documento público:

  1. El empleado recibe una notificación en el sistema

  2. Puede recibir un correo electrónico (si está configurado)

  3. Aparece un indicador de nuevo documento en el panel

Ejemplo de Notificación:

💵 Sección: Otros

Descripción

La pestaña Otros muestra información variada de interés para el empleado, principalmente relacionada con vales de efectivo y anticipos.

Sección Otros

Información Mostrada

1. Vales de Efectivo

Lista de vales o anticipos que la empresa ha otorgado al empleado:

Ejemplo de Lista:

Información por Vale:

  • Número de vale: Identificador único

  • Monto: Cantidad otorgada

  • Fecha: Cuándo se otorgó el vale

  • Estado: En descuento, Liquidado, Pendiente

Estados Posibles:

  • 🟡 Pendiente: Vale autorizado pero no entregado

  • 🔵 En descuento: Se está descontando de la nómina

  • 🟢 Liquidado: Ya fue pagado completamente

  • 🔴 Cancelado: Vale cancelado

2. Registro de Liquidaciones

Detalle de los descuentos aplicados en cada nómina:

Ejemplo de Registro:

3. Resumen de Vales

Totales y estadísticas:

Utilidad de la Sección

El empleado puede:

  • Consultar vales activos: Ver cuánto debe aún

  • Verificar descuentos: Confirmar que los descuentos sean correctos

  • Planificar finanzas: Saber cuánto se descontará de su próxima nómina

  • Historial completo: Revisar todos los vales otorgados y liquidados

📱 Uso en Dispositivos Móviles

Optimización Móvil

El Panel del Empleado está completamente optimizado para dispositivos móviles:

Diseño Responsive

  • Adaptación automática: Se ajusta al tamaño de la pantalla

  • Navegación táctil: Botones y controles optimizados para touch

  • Paneles contraíbles: Ahorro de espacio en pantallas pequeñas

  • Scroll optimizado: Desplazamiento suave y natural

Funcionalidades Móviles

Registro de Asistencia:

Consulta Rápida:

Solicitud de Vacaciones:

Recomendaciones para Uso Móvil

  1. Use conexión segura: Preferiblemente WiFi o datos móviles seguros

  2. Mantenga sesión cerrada: Cierre sesión al terminar (especialmente en dispositivos compartidos)

  3. Active notificaciones: Para recibir alertas de aprobaciones

  4. Descargue documentos: Guarde recibos de nómina en su dispositivo

  5. Verifique marcajes: Confirme que el marcaje se registró correctamente

🔒 Seguridad y Privacidad

Medidas de Seguridad

El Panel del Empleado implementa múltiples medidas de seguridad:

Autenticación

  • Usuario y contraseña: Credenciales únicas por empleado

  • Sesión individual: Cada empleado solo ve su información

  • Cierre automático: Sesión expira después de inactividad

  • Bloqueo de cuenta: Después de intentos fallidos de login

Privacidad de Datos

  • Aislamiento: Cada empleado solo accede a sus propios datos

  • Encriptación: Datos sensibles encriptados en tránsito y almacenamiento

  • Auditoría: Registro de todos los accesos y operaciones

  • Permisos granulares: Control fino de qué puede ver/hacer cada empleado

Mejores Prácticas

Para el Empleado:

  1. No comparta su contraseña con nadie

  2. Cierre sesión al terminar, especialmente en computadoras compartidas

  3. Use contraseñas seguras: Combinación de letras, números y símbolos

  4. Cambie su contraseña periódicamente

  5. Reporte accesos sospechosos a RR.HH. inmediatamente

Para RR.HH.:

  1. Desactive usuarios de empleados que ya no laboran

  2. Revise permisos periódicamente

  3. Capacite a empleados sobre seguridad

  4. Monitoree actividad sospechosa

  5. Mantenga el sistema actualizado

🆘 Solución de Problemas

Problemas Comunes

Problema 1: No puedo acceder al Panel del Empleado

Posibles Causas y Soluciones:

Problema 2: No veo mis marcajes

Posibles Causas y Soluciones:

Problema 3: No puedo marcar entrada/salida

Posibles Causas y Soluciones:

Problema 4: Mi solicitud de vacaciones fue rechazada

Posibles Causas y Soluciones:

Problema 5: No veo mis documentos

Posibles Causas y Soluciones:

💡 Consejos y Mejores Prácticas

Para Empleados

  1. Revise diariamente: Verifique sus marcajes al final del día

  2. Solicite con anticipación: Pida vacaciones con suficiente tiempo

  3. Descargue sus recibos: Guarde copias de sus recibos de nómina

  4. Reporte errores: Informe inmediatamente cualquier inconsistencia

  5. Mantenga actualizada su información: Notifique cambios de contacto

Para Supervisores

  1. Revise solicitudes rápidamente: No deje solicitudes pendientes mucho tiempo

  2. Comunique decisiones: Explique por qué se rechaza una solicitud

  3. Sea consistente: Aplique las mismas políticas a todos

  4. Capacite a su equipo: Asegúrese de que sepan usar el panel

  5. Monitoree asistencia: Revise regularmente la asistencia de su equipo

Para RR.HH.

  1. Configure correctamente: Asegúrese de que todos los empleados tengan acceso

  2. Capacite a nuevos empleados: Incluya el panel en la inducción

  3. Mantenga documentos actualizados: Suba recibos de nómina puntualmente

  4. Responda dudas: Esté disponible para resolver problemas

  5. Revise auditorías: Monitoree el uso del sistema

📚 Recursos Adicionales

Guías Relacionadas

Tutoriales en Video

  • Cómo usar el Panel del Empleado (5 minutos)

  • Cómo solicitar vacaciones (3 minutos)

  • Cómo registrar asistencia desde el móvil (2 minutos)

  • Cómo descargar recibos de nómina (2 minutos)

📞 Soporte

Si necesita ayuda con el Panel del Empleado:

Para Empleados:

  • Contacte a RR.HH.: Departamento de Recursos Humanos de su empresa

  • Consulte a su supervisor: Para dudas sobre vacaciones o permisos

Para RR.HH.:

  • Correo: soporte@holagest.com

  • Teléfono: +52 (55) 1234-5678

  • Chat: Disponible en el sistema

  • Documentación: https://docs.holagest.com

Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Panel del Empleado

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