🔧Cómo configurar Verifactu

Guía paso a paso para configurar VeriFactu en HolaGest - Configuración de empresas, ejercicios y certificados digitales

🎯 Objetivo

Configurar correctamente VeriFactu en HolaGest para cumplir con las obligaciones normativas de la AEAT, incluyendo la configuración de empresas, ejercicios fiscales y certificados digitales.

📋 Requisitos Previos

Antes de comenzar la configuración, asegúrate de tener:

  • ✅ HolaGest instalado y funcionando correctamente

  • ✅ Certificado digital de la empresa o autónomo (.p12 o .pfx)

  • ✅ Contraseña del certificado digital

  • ✅ Empresa creada en HolaGest con país España (ESP)

  • ✅ Ejercicio fiscal creado para el año actual

  • ✅ Permisos de administrador en HolaGest

🏢 Paso 1: Configurar la Empresa

VeriFactu es multi-empresa, lo que significa que puedes tener varias empresas, cada una con su propia configuración de VeriFactu.

Acceso

Ruta: Menú Administrador → Empresas → Abrir empresa → Sección VeriFactu

Procedimiento

  1. Haz clic en el menú Administrador

  2. Selecciona Empresas

  3. Haz clic en la empresa que deseas configurar

  4. Desplázate hacia abajo hasta la sección "VeriFactu" (parte inferior del formulario)

Configuración de la Sección VeriFactu

La sección VeriFactu contiene los siguientes campos:

📄 Certificado Digital

Campo: Certificado

Descripción: Archivo del certificado digital de la empresa o autónomo.

Formatos aceptados:

  • .p12 (PKCS#12)

  • .pfx (Personal Information Exchange)

Cómo obtener el certificado:

  1. Autónomos: Certificado de persona física de la FNMT o AEAT

  2. Empresas: Certificado de persona jurídica de la FNMT o AEAT

Cómo subir el certificado:

  1. Haz clic en el botón "Examinar" o "Seleccionar archivo"

  2. Navega hasta la ubicación del archivo .p12 o .pfx

  3. Selecciona el archivo

  4. El nombre del archivo aparecerá en el campo

Ejemplo:

🔐 Contraseña del Certificado

Campo: Contraseña

Descripción: Contraseña que protege el certificado digital.

Importante:

  • Esta contraseña se estableció al crear o exportar el certificado

  • NO es la contraseña de HolaGest

  • NO es la contraseña de la AEAT

  • Es la contraseña específica del archivo del certificado

Cómo introducir la contraseña:

  1. Escribe la contraseña en el campo "Contraseña"

  2. Asegúrate de escribirla correctamente (distingue mayúsculas y minúsculas)

  3. No compartas esta contraseña con nadie

Ejemplo:

🧪 Modo Depuración

Campo: Modo depuración (checkbox)

Descripción: Activa el modo de pruebas para VeriFactu.

Cuándo activarlo:

  • ✅ Cuando estás probando el sistema por primera vez

  • ✅ Cuando quieres hacer pruebas sin afectar datos reales

  • ✅ Cuando estás aprendiendo a usar VeriFactu

Cuándo desactivarlo:

  • ✅ Cuando estás listo para producción

  • ✅ Cuando quieres enviar facturas reales a la AEAT

⚠️ IMPORTANTE - Comportamiento del Modo Depuración:

  1. Si activas el modo depuración:

    • Podrás realizar todas las pruebas que quieras

    • Los datos NO se envían a la AEAT real

    • Se envían a un entorno de pruebas

  2. Si desactivas el modo depuración (pasar a modo real):

    • Se eliminarán automáticamente todos los datos de prueba

    • Las facturas se enviarán a la AEAT real

    • No podrás volver al modo depuración si ya tienes registros reales

  3. Si ya tienes registros en modo real:

    • NO podrás cambiar al modo de pruebas

    • El checkbox estará deshabilitado

Recomendación:

Guardar la Configuración

  1. Después de configurar todos los campos, haz clic en "Guardar"

  2. El sistema validará el certificado y la contraseña

  3. Si todo es correcto, verás un mensaje: "Empresa guardada correctamente"

  4. Si hay algún error, verás un mensaje indicando el problema

Cambiar el Certificado

Si necesitas cambiar el certificado (por ejemplo, porque ha caducado):

  1. Desplázate hasta el final de la sección VeriFactu

  2. Haz clic en el botón "Cambiar certificado VeriFactu"

  3. Se abrirá una ventana flotante (modal)

  4. Sube el nuevo certificado

  5. Introduce la nueva contraseña

  6. Haz clic en "Guardar"

  7. El certificado anterior será reemplazado

⚠️ IMPORTANTE: Asegúrate de que el nuevo certificado es válido y está vigente antes de reemplazar el anterior.

📅 Paso 2: Configurar el Ejercicio Fiscal

VeriFactu permite trabajar en dos modos:

  1. Modo VeriFactu: Envío online a la AEAT

  2. Modo NO-VeriFactu: Firma local sin envío (solo bajo requerimiento)

La configuración del modo se realiza a nivel de ejercicio fiscal.

Acceso

Ruta: Menú Contabilidad → Ejercicios → Abrir ejercicio → Sección VeriFactu

Procedimiento

  1. Haz clic en el menú Contabilidad

  2. Selecciona Ejercicios

  3. Haz clic en el ejercicio que deseas configurar (por ejemplo, 2025)

  4. Desplázate hacia abajo hasta la sección "VeriFactu"

Configuración de la Sección VeriFactu

🔄 Modo de Operación

Campo: Modo

Opciones:

  1. VeriFactu (Envío online)

    • Las facturas se envían automáticamente a la AEAT

    • Requiere conexión a internet

    • Validación en tiempo real

  2. NO-VeriFactu (Firma local)

    • Las facturas se firman localmente

    • NO se envían a la AEAT automáticamente

    • Se envían solo bajo requerimiento de la AEAT

Cómo seleccionar el modo:

  1. Haz clic en el desplegable "Modo"

  2. Selecciona "VeriFactu" o "NO-VeriFactu"

  3. Haz clic en "Guardar"

⚠️ IMPORTANTE - Cambio de Modo:

  • Una vez elegido un modo para el ejercicio, solo se podrá cambiar si NO tiene registros vinculados

  • Si ya has enviado facturas en ese ejercicio, NO podrás cambiar el modo

  • Para cambiar de modo, deberás crear un nuevo ejercicio

Creación de Ejercicios

Opción 1: Crear Ejercicio Automáticamente (Modo Heredado)

Cuando el próximo ejercicio del año siguiente se cree de forma automática:

  • El sistema copiará el modo del ejercicio anterior

  • Por ejemplo, si 2025 está en modo VeriFactu, el ejercicio 2026 se creará automáticamente en modo VeriFactu

Ventaja: No tienes que configurar nada, el modo se hereda automáticamente.

Opción 2: Crear Ejercicio Manualmente (Elegir Modo)

Si quieres cambiar el modo para el ejercicio próximo:

  1. NO dejes que el sistema cree el ejercicio automáticamente

  2. Crea el ejercicio manualmente:

    • Menú Contabilidad → Ejercicios

    • Haz clic en "Nuevo"

    • Introduce el año (por ejemplo, 2026)

    • Selecciona el nuevo modo deseado

    • Haz clic en "Guardar"

Ventaja: Puedes cambiar de modo entre ejercicios.

Ejemplo:

✅ Paso 4: Validaciones del Sistema

Antes de permitir el uso de VeriFactu, HolaGest verifica automáticamente que se cumplen todas las validaciones necesarias.

Lista de Validaciones

El sistema verifica los siguientes puntos:

1. País de la Empresa

Validación: El país de la empresa debe ser España (ESP)

Cómo verificar:

  • Menú Administrador → Empresas → Abrir empresa

  • Campo "País": Debe ser "España" o "ESP"

Si falla:

  • Cambia el país a España

  • Guarda la empresa

2. TicketBAI No Activo

Validación: La empresa NO debe tener TicketBAI configurado

Incompatibilidad: VeriFactu y TicketBAI son incompatibles

Cómo verificar:

  • Menú Administrador → Empresas → Abrir empresa

  • Sección "TicketBAI": Debe estar vacía o desactivada

Si falla:

  • Desactiva TicketBAI

  • O usa TicketBAI en lugar de VeriFactu (solo para País Vasco)

3. SII No Activo

Validación: La empresa NO debe tener SII (Suministro Inmediato de Información) configurado

Incompatibilidad: VeriFactu y SII son incompatibles

Cómo verificar:

  • Menú Administrador → Empresas → Abrir empresa

  • Sección "SII": Debe estar vacía o desactivada

Si falla:

  • Desactiva SII

  • O usa SII en lugar de VeriFactu (si aplica)

4. Contraseña del Certificado

Validación: Debe existir una contraseña del certificado

Cómo verificar:

  • Menú Administrador → Empresas → Abrir empresa → Sección VeriFactu

  • Campo "Contraseña": Debe estar rellenado

Si falla:

  • Introduce la contraseña del certificado

  • Guarda la empresa

5. Certificado Digital

Validación: Debe existir un certificado digital válido

Cómo verificar:

  • Menú Administrador → Empresas → Abrir empresa → Sección VeriFactu

  • Campo "Certificado": Debe mostrar el nombre del archivo

Si falla:

  • Sube el certificado digital (.p12 o .pfx)

  • Guarda la empresa

6. Ejercicios Configurados

Validación: Debe existir al menos un ejercicio configurado con modo VeriFactu o NO-VeriFactu

Cómo verificar:

  • Menú Contabilidad → Ejercicios

  • Abrir el ejercicio actual

  • Sección "VeriFactu": Campo "Modo" debe estar seleccionado

Si falla:

  • Configura el modo del ejercicio

  • Guarda el ejercicio

7. Instalación Registrada

Validación: La instalación debe estar registrada (UUID generado)

Cómo verificar:

  • Esta validación se cumple automáticamente en instalaciones de HolaGest

  • El sistema genera un UUID único para la instalación

Si falla:

  • Contacta con soporte técnico de HolaGest

8. Decimales Configurados a 2

Validación: Los decimales deben estar configurados a 2

Cómo verificar:

  • Menú Administrador → Panel de Control

  • Busca la configuración "Decimales"

  • Debe estar establecido en 2

Si falla:

  • Cambia el valor a 2

  • Guarda la configuración

Resultado de las Validaciones

Si todas las validaciones son correctas:

  • ✅ La pestaña "VeriFactu" aparecerá en las facturas

  • ✅ Podrás enviar facturas a VeriFactu

  • ✅ El sistema funcionará correctamente

Si alguna validación falla:

  • ❌ La pestaña "VeriFactu" NO aparecerá en las facturas

  • ❌ NO podrás enviar facturas a VeriFactu

  • ❌ Deberás corregir el problema antes de continuar

🧪 Paso 5: Probar la Configuración

Una vez completada la configuración, es recomendable hacer pruebas:

Prueba 1: Verificar Pestaña VeriFactu en Facturas

  1. Ir a Menú Ventas → Facturas

  2. Abrir cualquier factura (o crear una nueva)

  3. Verificar que aparece la pestaña "VeriFactu" en la parte superior

  4. Hacer clic en la pestaña "VeriFactu"

  5. Deberías ver las opciones:

    • "Enviar alta"

    • "Marcar como enviada desde un tercero"

Si NO aparece la pestaña:

  • Revisa las validaciones del Paso 4

  • Corrige los problemas detectados

Prueba 2: Enviar una Factura de Prueba

⚠️ IMPORTANTE: Asegúrate de estar en modo depuración antes de hacer pruebas.

  1. Crear una factura de prueba

  2. Ir a la pestaña "VeriFactu"

  3. Hacer clic en "Enviar alta"

  4. Esperar a que el sistema procese la factura

  5. Verificar que aparece el código QR

  6. Verificar que el estado es "Aceptado" o "Pendiente"

Si hay errores:

  • Revisar los logs en Menú Administrador → Logs

  • Corregir los problemas detectados

Prueba 3: Verificar el Procesamiento Automático

  1. Ir a Menú Administrador → Logs

  2. Ir a la pestaña "Historial"

  3. Filtrar por canal "verifactu-invoice-send"

  4. Verificar que el sistema se ejecuta correctamente

  5. Verificar que NO hay errores

Si hay errores:

📊 Resumen de Configuración

Checklist de Configuración

Marca cada punto al completarlo:

🔄 Mantenimiento de la Configuración

Renovación del Certificado

Los certificados digitales tienen una fecha de caducidad (normalmente 1-3 años).

Cuándo renovar:

  • 1 mes antes de la fecha de caducidad

Cómo renovar:

  1. Obtener un nuevo certificado de la FNMT o AEAT

  2. Ir a Menú Administrador → Empresas → Abrir empresa

  3. Hacer clic en "Cambiar certificado VeriFactu"

  4. Subir el nuevo certificado

  5. Introducir la nueva contraseña

  6. Guardar

Cambio de Modo entre Ejercicios

Si quieres cambiar de modo (VeriFactu ↔ NO-VeriFactu):

  1. NO puedes cambiar el modo del ejercicio actual si ya tiene registros

  2. Debes crear un nuevo ejercicio para el año siguiente

  3. Seleccionar el nuevo modo en el nuevo ejercicio

Ejemplo:

❓ Solución de Problemas

Problema 1: No aparece la sección VeriFactu en la empresa

Causa: La empresa no está configurada correctamente

Solución:

  1. Verificar que la empresa tiene país España (ESP)

  2. Ir a Menú Administrador → Empresas

  3. Abrir la empresa y buscar la sección "VeriFactu" al final del formulario

Problema 2: Error al subir el certificado

Causa: Certificado no válido o contraseña incorrecta

Solución:

  1. Verificar que el archivo es .p12 o .pfx

  2. Verificar que la contraseña es correcta

  3. Verificar que el certificado no ha caducado

  4. Intentar abrir el certificado en otro programa para verificar que funciona

Problema 3: No aparece la pestaña VeriFactu en las facturas

Causa: Alguna validación no se cumple

Solución:

  1. Revisar las 8 validaciones del Paso 4

  2. Corregir los problemas detectados

  3. Recargar la página de la factura

Problema 4: El modo depuración no se puede desactivar

Causa: Intentas desactivar el modo depuración pero hay un error

Solución:

  1. Asegúrate de que quieres pasar a modo real (se eliminarán los datos de prueba)

  2. Haz clic en "Guardar" después de desmarcar el checkbox

  3. Confirma la acción si el sistema te lo pide

Problema 5: No puedo cambiar el modo del ejercicio

Causa: El ejercicio ya tiene registros de facturas

Solución:

  1. NO puedes cambiar el modo si ya hay registros

  2. Debes crear un nuevo ejercicio para el año siguiente

  3. Seleccionar el nuevo modo en el nuevo ejercicio

📚 Guías Relacionadas

🎯 Próximos Pasos

Una vez completada la configuración:

  1. Leer la guía: Cómo Enviar una Factura a VeriFactu

  2. Empezar a enviar facturas en modo depuración

  3. Pasar a modo real cuando estés listo

¡Configuración completada! Ya puedes empezar a usar VeriFactu en HolaGest. 🎉

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