❌Cómo anular una factura en Verifactu

Guía completa para anular facturas en VeriFactu - Proceso irreversible de anulación de facturas enviadas a la AEAT

🎯 Objetivo

Aprender a anular facturas ya enviadas a VeriFactu, comprendiendo cuándo es necesario y las consecuencias de esta acción irreversible.

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📖 ¿Qué es una Anulación?

Una anulación es la cancelación definitiva de una factura que ya ha sido enviada a VeriFactu.

Características de la Anulación

• ✅ Cancela definitivamente la factura en VeriFactu

• ✅ Es una acción irreversible (no se puede deshacer)

• ✅ Genera un nuevo registro de anulación

• ✅ La factura original permanece en HolaGest (no se elimina)

• ✅ Solo se puede anular una vez por factura

⚠️ IMPORTANTE - Diferencia con Factura Rectificativa

Concepto	Anulación	Factura Rectificativa
Cuándo usar	Factura no válida, no entregada	Corregir errores, devoluciones
Efecto contable	Depende del caso	Siempre afecta contabilidad
Reversible	NO (irreversible)	SÍ (se puede rectificar la rectificativa)
Cliente tiene factura	NO	SÍ
Uso recomendado	Excepcional	Habitual

Regla general:

• Anulación: Solo cuando la factura NO es válida, NO fue entregada al cliente, o el programa no permite eliminarla

• Factura Rectificativa: Para corregir errores o registrar devoluciones

⚠️ ADVERTENCIA: Anular una factura NO es lo mismo que hacer una factura rectificativa. El 99% de las veces debes crear una factura rectificativa para corregir errores o modificar datos de la factura original.

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📋 Requisitos Previos

Antes de anular una factura, asegúrate de que:

• ✅ La factura está enviada a VeriFactu (tiene registro de alta)

• ✅ VeriFactu está configurado correctamente

• ✅ La empresa tiene certificado digital válido

• ✅ El procesamiento automático está funcionando

• ✅ Realmente necesitas anular la factura (no es una rectificativa)

Guía relacionada: Cómo Enviar una Factura a VeriFactu

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🔍 Cuándo Anular una Factura

✅ Casos en los que SÍ debes Anular

1. Factura duplicada: Enviaste la misma factura dos veces por error

2. Factura no entregada: La factura nunca llegó al cliente

3. Factura no contabilizada: La factura no está contabilizada y no debe estarlo

4. Error grave: La factura tiene errores tan graves que no es válida

5. Migración de datos: Estás migrando desde otro sistema y la factura ya no es válida

6. Programa no permite eliminar: El programa no permite eliminar la factura original

❌ Casos en los que NO debes Anular

1. Corregir datos del cliente: Usa una subsanación

2. Corregir importes o líneas: Usa una factura rectificativa

3. Devolución de mercancía: Usa una factura rectificativa

4. Descuento posterior: Usa una factura rectificativa

5. Cliente ya tiene la factura: Usa una factura rectificativa

Regla de oro: Si el cliente ya tiene la factura, NO la anules. Usa una factura rectificativa.

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🚀 Método 1: Anulación Manual

Acceso

Ruta: Menú Ventas → Facturas → Abrir factura → Pestaña VeriFactu

Procedimiento Paso a Paso

Paso 1: Verificar que la Factura está Enviada

1. Abre la factura que deseas anular

2. Haz clic en la pestaña "VeriFactu"

3. Verifica que existe un registro de alta (la factura ya fue enviada)

4. Verifica que el estado del registro es "Aceptado" o "AceptadoConErrores"

Si la factura NO está enviada:

• No es necesario anularla en VeriFactu

• Simplemente elimínala en HolaGest (si el programa lo permite)

Paso 2: Enviar la Anulación

1. En la pestaña "VeriFactu", haz clic en el botón "Enviar anulación"

2. El sistema mostrará un mensaje de confirmación:

⚠️ ¿Estás seguro de que deseas anular esta factura?

Esta acción es IRREVERSIBLE y no se puede deshacer.

[Cancelar] [Aceptar]

1. Lee atentamente el mensaje de advertencia

2. Si estás seguro, haz clic en "Aceptar"

3. El sistema procesará la anulación:

   • Crea un nuevo registro de anulación

   • Firma digitalmente el registro

   • Envía a la AEAT (si modo VeriFactu) o almacena localmente (si modo NO-VeriFactu)

4. Espera a que el proceso termine

5. Verás un mensaje de confirmación

Resultado:

✅ Anulación enviada correctamente

Paso 3: Verificar la Anulación

1. En la pestaña "VeriFactu", desplázate hacia abajo

2. Verás la lista de registros de la factura

3. Ahora deberías ver:

   • Registro de alta (original)

   • Registros de subsanación (si los hay)

   • Registro de anulación (nuevo)

Ejemplo:

Registros de la Factura:

1. Alta - 15/03/2025 10:30 - Estado: Aceptado
   Datos: Factura 2025-001, Importe: 1.000€

2. Subsanación - 16/03/2025 14:20 - Estado: Aceptado
   Datos: Corrección NIF cliente

3. Anulación - 17/03/2025 09:45 - Estado: Pendiente
   Motivo: Factura duplicada

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🔄 Método 2: Anulación desde Terceros

Si la factura fue importada desde otro programa y ya fue anulada en ese programa:

Acceso

Ruta: Menú Ventas → Facturas → Abrir factura → Pestaña VeriFactu

Procedimiento

1. Abre la factura importada

2. Haz clic en la pestaña "VeriFactu"

3. Haz clic en el botón "Marcar como anulada desde un tercero"

4. El sistema marcará la factura como anulada

5. NO se enviará a la AEAT

6. Solo se registra que ya fue anulada en otro sistema

⚠️ IMPORTANTE: Esta opción solo tiene sentido para facturas importadas. No la uses para facturas creadas en HolaGest.

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🔍 Estados de las Anulaciones

Las anulaciones pueden tener los mismos estados que las altas y subsanaciones:

Estado: (vacío) - Pendiente de Envío

Significado: La anulación está en la cola de envío, esperando a ser procesada por el sistema.

Qué hacer: Esperar a que el sistema procese el registro automáticamente (normalmente unos minutos).

Estado: Aceptado

Significado: La AEAT ha aceptado la anulación correctamente.

Qué hacer: Nada, la factura está anulada. ✅

Consecuencias:

• La factura queda anulada en VeriFactu

• NO se puede revertir la anulación

• La factura permanece en HolaGest (no se elimina automáticamente)

Estado: AceptadoConErrores

Significado: La AEAT ha aceptado la anulación, pero hay advertencias.

Qué hacer:

1. Revisar los logs del sistema para ver las advertencias

2. La factura está anulada, pero revisa las advertencias por si hay algo importante

Estado: Rechazado

Significado: La AEAT ha rechazado la anulación.

Qué hacer:

1. Revisar los logs del sistema para ver el motivo del rechazo

2. Corregir el problema si es posible

3. Intentar enviar la anulación nuevamente

4. Si persiste el problema, contactar con soporte

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⚠️ Consecuencias de la Anulación

Consecuencias Inmediatas

1. En VeriFactu:

   • La factura queda anulada en el sistema de la AEAT

   • Se genera un registro de anulación

   • NO se puede revertir la anulación

2. En HolaGest:

   • La factura permanece en el sistema (no se elimina)

   • Aparece marcada como "Anulada en VeriFactu"

   • Puedes consultarla, pero no modificarla

3. Contabilidad:

   • Depende de tu configuración contable

   • Puede que necesites revertir el asiento contable manualmente

   • Consulta con tu asesor contable

4. Cliente:

   • Si el cliente tiene la factura, debes informarle de la anulación

   • Si es necesario, emite una factura rectificativa en su lugar

Consecuencias a Largo Plazo

1. Auditorías:

   • La anulación queda registrada en VeriFactu

   • En caso de auditoría, deberás justificar la anulación

2. Estadísticas:

   • La factura anulada NO cuenta en las estadísticas de facturación

   • Puede afectar a informes y balances

3. Numeración:

   • El número de factura NO se reutiliza

   • Queda un "hueco" en la numeración (esto es normal y legal)

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🔄 Proceso Técnico de Anulación

Paso 1: Creación del Registro de Anulación

Se crea un nuevo registro de tipo "Anulación":

Tipo: Anulación
Factura: 2025-001
Fecha: 17/03/2025 09:45
Motivo: Factura duplicada

Paso 2: Generación del Hash

Se genera un hash criptográfico del registro de anulación:

Hash = SHA-256(Datos de la anulación + Hash del registro anterior)

Paso 3: Firma Digital

El hash se firma con el certificado digital de la empresa:

Firma = RSA(Hash, Certificado Digital)

Paso 4: Envío a la AEAT (Modo VeriFactu)

Si el ejercicio está en modo VeriFactu:

1. El sistema envía el registro a la AEAT mediante API REST

2. La AEAT valida el registro

3. La AEAT devuelve un estado (Aceptado, AceptadoConErrores, Rechazado)

4. HolaGest almacena el estado en la base de datos

5. La factura queda anulada en VeriFactu

Paso 4 Alternativo: Almacenamiento Local (Modo NO-VeriFactu)

Si el ejercicio está en modo NO-VeriFactu:

1. El sistema NO envía el registro a la AEAT

2. El registro se almacena localmente en HolaGest

3. Se mantiene disponible para requerimientos de la AEAT

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🤖 Envío Automático

El sistema de HolaGest se encarga de enviar automáticamente las anulaciones pendientes.

Funcionamiento del Procesamiento Automático

1. El sistema se ejecuta periódicamente de forma automática

2. Busca registros de anulación con estado "Pendiente" (vacío)

3. Procesa los registros en orden:

   • Genera hash

   • Firma digitalmente

   • Envía a la AEAT (si modo VeriFactu)

4. Actualiza el estado del registro

Verificar el Procesamiento

Ruta: Menú Administrador → Logs → Pestaña Historial

Filtros:

• Canal: "verifactu-invoice-send"

• Canal: "verifactu-invoice-hash-signature"

Guía relacionada: Procesamiento Automático de VeriFactu

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❓ Solución de Problemas

Problema 1: No aparece el botón "Enviar anulación"

Causa: La factura NO está enviada a VeriFactu

Solución:

1. Verificar que la factura tiene un registro de alta

2. Verificar que el estado del registro es "Aceptado"

3. Si NO está enviada, no es necesario anularla en VeriFactu

Problema 2: Error al enviar la anulación

Causa: Certificado no válido o problema de conexión

Solución:

1. Revisar los logs en Menú Administrador → Logs

2. Verificar el mensaje de error

3. Verificar que el certificado es válido

4. Verificar la conexión a internet (si modo VeriFactu)

5. Volver a enviar la anulación

Problema 3: La anulación queda en estado "Pendiente"

Causa: El procesamiento automático no está funcionando correctamente

Solución:

1. Revisar los logs del sistema en Menú Administrador → Logs

2. Verificar que no hay errores en el procesamiento

3. Esperar unos minutos para que el sistema procese el registro

4. Consultar la guía Procesamiento Automático de VeriFactu

Problema 4: Estado "Rechazado"

Causa: La AEAT ha rechazado la anulación

Solución:

1. Revisar los logs del sistema para ver el motivo del rechazo

2. Corregir el problema si es posible

3. Intentar enviar la anulación nuevamente

4. Si persiste el problema, contactar con soporte

Problema 5: Anulé por error, ¿puedo revertirlo?

Causa: La anulación es irreversible

Solución:

1. NO se puede revertir una anulación

2. Si necesitas la factura, debes crear una nueva factura

3. La factura anulada permanecerá anulada en VeriFactu

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📊 Mejores Prácticas

✅ Recomendaciones

1. Pensar dos veces antes de anular una factura

2. Verificar que realmente necesitas anular (no es una rectificativa)

3. Informar al cliente si ya tiene la factura

4. Documentar el motivo de la anulación

5. Revisar logs del sistema para verificar que la anulación se procesó correctamente

6. Consultar con tu asesor contable si tienes dudas

❌ Errores a Evitar

1. ❌ Anular facturas que deberían ser rectificativas

2. ❌ Anular sin verificar que el cliente NO tiene la factura

3. ❌ Anular por errores menores (usar subsanación o rectificativa)

4. ❌ No informar al cliente de la anulación

5. ❌ No documentar el motivo de la anulación

6. ❌ Anular sin consultar con el asesor contable

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📚 Casos de Uso Comunes

Caso 1: Factura Duplicada

Situación: Enviaste la misma factura dos veces por error.

Solución:

1. Identificar cuál es la factura duplicada

2. Abrir la factura duplicada

3. Ir a la pestaña "VeriFactu"

4. Hacer clic en "Enviar anulación"

5. Confirmar la anulación

6. Mantener la factura original

Caso 2: Factura No Entregada

Situación: Creaste una factura pero nunca la entregaste al cliente.

Solución:

1. Abrir la factura

2. Ir a la pestaña "VeriFactu"

3. Hacer clic en "Enviar anulación"

4. Confirmar la anulación

5. Si es necesario, crear una nueva factura correcta

Caso 3: Error Grave en la Factura

Situación: La factura tiene errores tan graves que no es válida (por ejemplo, cliente incorrecto).

Solución:

1. Abrir la factura

2. Ir a la pestaña "VeriFactu"

3. Hacer clic en "Enviar anulación"

4. Confirmar la anulación

5. Crear una nueva factura con los datos correctos

Caso 4: Migración de Datos

Situación: Estás migrando desde otro sistema y algunas facturas ya no son válidas.

Solución:

1. Identificar las facturas que no son válidas

2. Para cada factura:

   • Abrir la factura

   • Ir a la pestaña "VeriFactu"

   • Hacer clic en "Enviar anulación"

   • Confirmar la anulación

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📚 Guías Relacionadas

• Cómo Configurar VeriFactu - Configuración inicial

• Cómo Enviar una Factura a VeriFactu - Envío de facturas

• Cómo Subsanar una Factura - Corrección de datos del cliente

• Procesamiento Automático de VeriFactu - Funcionamiento del sistema automático

• Cómo Hacer una Factura Rectificativa - Para corregir importes

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🎯 Resumen

Anulación = Cancelación definitiva de una factura en VeriFactu

Cuándo anular:

• ✅ Factura duplicada

• ✅ Factura no entregada

• ✅ Error grave

• ✅ Factura no válida

Cuándo NO anular:

• ❌ Corregir datos del cliente (usar subsanación)

• ❌ Corregir importes (usar factura rectificativa)

• ❌ Devolución de mercancía (usar factura rectificativa)

• ❌ Cliente ya tiene la factura (usar factura rectificativa)

Características:

• ⚠️ Irreversible (no se puede deshacer)

• ⚠️ Solo una anulación por factura

• ⚠️ Requiere justificación en auditorías

Proceso:

1. Abrir factura

2. Ir a pestaña VeriFactu

3. Hacer clic en "Enviar anulación"

4. Confirmar (leer advertencia)

5. Esperar a que el Cron procese el registro

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¡Ya sabes cómo anular facturas en VeriFactu! Recuerda: úsalo solo cuando sea realmente necesario. ⚠️