📨Cómo crear y enviar un requerimiento

Guía completa para crear y enviar requerimientos de la AEAT en VeriFactu - Respuesta a solicitudes de registros de facturas

🎯 Objetivo

Aprender a crear y enviar requerimientos de la AEAT en HolaGest, respondiendo a solicitudes de registros de facturas de forma automática y cumpliendo con la normativa.

📖 ¿Qué es un Requerimiento?

Un requerimiento es una solicitud formal de la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) para que envíes los registros de facturas guardados en tu sistema.

Características de los Requerimientos

  • ✅ La AEAT solicita registros de un periodo específico (ejercicios)

  • ✅ Incluye un código de requerimiento proporcionado por la AEAT

  • ✅ Debes enviar todos los registros de facturas del periodo solicitado

  • ✅ Aplica tanto a modo VeriFactu como modo NO-VeriFactu

  • ✅ El envío es automático mediante el sistema de HolaGest

¿Cuándo se Solicita un Requerimiento?

La AEAT puede solicitar un requerimiento en los siguientes casos:

  1. Inspección fiscal: Durante una inspección o auditoría

  2. Verificación de datos: Para verificar la información declarada

  3. Modo NO-VeriFactu: En este modo, los registros NO se envían automáticamente, solo bajo requerimiento

  4. Reenvío de datos: Aunque las facturas ya estén enviadas, la AEAT puede pedir que se vuelvan a mandar

📋 Requisitos Previos

Antes de crear un requerimiento, asegúrate de tener:

  • ✅ VeriFactu configurado correctamente

  • ✅ Empresa configurada con certificado digital y contraseña

  • ✅ Código de requerimiento proporcionado por la AEAT

  • ✅ Ejercicios fiscales del periodo solicitado

Guía relacionada: Cómo Configurar VeriFactu

🚀 Paso 1: Acceder a la Gestión de Requerimientos

Acceso

Ruta: Menú Administrador → Empresas → Abrir empresa → Pestaña "Requerimientos"

Procedimiento

  1. Haz clic en el menú Administrador

  2. Selecciona Empresas

  3. Haz clic en la empresa para la que has recibido el requerimiento

  4. Haz clic en la pestaña "Requerimientos" (parte superior del formulario)

Resultado: Verás la lista de requerimientos existentes (si los hay) y un botón para crear uno nuevo.

📝 Paso 2: Crear un Nuevo Requerimiento

Procedimiento

  1. En la pestaña "Requerimientos", haz clic en el botón "Nuevo" o "Crear requerimiento"

  2. Se abrirá un formulario con los siguientes campos:

Campos del Formulario

1. Código de Requerimiento

Campo: Código

Descripción: Código único proporcionado por la AEAT en la notificación del requerimiento.

Formato: Alfanumérico (letras y números)

Ejemplo:

⚠️ IMPORTANTE: Este código debe ser exactamente el que aparece en la notificación de la AEAT. No lo inventes ni lo modifiques.

2. Ejercicio de Inicio

Campo: Ejercicio de inicio

Descripción: Primer ejercicio fiscal del periodo solicitado por la AEAT.

Formato: Año (YYYY)

Ejemplo:

3. Ejercicio de Fin

Campo: Ejercicio de fin

Descripción: Último ejercicio fiscal del periodo solicitado por la AEAT.

Formato: Año (YYYY)

Ejemplo:

Nota: Si el requerimiento es solo para un año, el ejercicio de inicio y fin serán el mismo.

Ejemplo de requerimiento de un solo año:

4. Observaciones (Opcional)

Campo: Observaciones

Descripción: Notas internas sobre el requerimiento.

Ejemplo:

Guardar el Requerimiento

  1. Después de rellenar todos los campos, haz clic en "Guardar"

  2. El sistema procesará el requerimiento:

    • Busca todos los registros de facturas entre los ejercicios especificados

    • Copia esos registros al requerimiento

    • Crea una cola de envío para el requerimiento

  3. Verás un mensaje de confirmación

Resultado:

📊 Paso 3: Ver un Requerimiento

Acceso

Ruta: Menú Administrador → Empresas → Abrir empresa → Pestaña "Requerimientos" → Abrir requerimiento

Procedimiento

  1. En la pestaña "Requerimientos", verás la lista de requerimientos creados

  2. Haz clic en el requerimiento que deseas ver

  3. Se abrirá el detalle del requerimiento

Información Visible

1. Datos del Requerimiento

Información mostrada:

Campo
Descripción

Código

Código del requerimiento (proporcionado por AEAT)

Ejercicio inicio

Primer ejercicio del periodo

Ejercicio fin

Último ejercicio del periodo

Estado

Pendiente, En proceso, Completado

Fecha creación

Fecha en que se creó el requerimiento

Observaciones

Notas internas

Ejemplo:

2. Estado Global del Requerimiento

El requerimiento tiene un estado global que indica el progreso del envío:

Estado
Significado

Pendiente

El requerimiento está creado pero aún no se ha empezado a enviar

En proceso

El sistema está enviando los registros del requerimiento

Completado

Todos los registros del requerimiento han sido enviados

3. Lista de Registros del Requerimiento

Ubicación: Parte inferior del detalle del requerimiento

Descripción: Lista de todos los registros de facturas incluidos en el requerimiento.

Información mostrada:

Campo
Descripción

Factura

Número de factura

Fecha

Fecha de la factura

Cliente

Nombre del cliente

Importe

Importe total de la factura

Estado

Pendiente, Aceptado, AceptadoConErrores, Rechazado

Ejemplo:

4. Estado Individual de Cada Registro

Cada registro del requerimiento tiene su propio estado:

Estado
Significado

(vacío) - Pendiente

El registro está en la cola de envío

Aceptado

La AEAT ha aceptado el registro

AceptadoConErrores

La AEAT ha aceptado el registro con advertencias

Rechazado

La AEAT ha rechazado el registro

🤖 Paso 4: Envío Automático del Requerimiento

El envío del requerimiento es completamente automático mediante el sistema de HolaGest.

Funcionamiento del Envío Automático

  1. El sistema se ejecuta periódicamente de forma automática

  2. Verifica si hay requerimientos pendientes o en proceso

  3. Si hay un requerimiento:

    • Prioriza el requerimiento sobre los registros normales

    • Envía los registros del requerimiento uno por uno

    • Actualiza el estado de cada registro

  4. Cuando todos los registros del requerimiento están enviados:

    • Marca el requerimiento como "Completado"

    • Continúa con los registros normales de facturas

Prioridad de Envío

Orden de prioridad:

  1. Requerimientos (máxima prioridad)

  2. Registros normales de facturas (prioridad normal)

Ejemplo:

Verificar el Envío del Requerimiento

Ruta: Menú Administrador → Logs → Pestaña Historial

Filtros:

  • Canal: "verifactu-invoice-send"

Información en los logs:

Guía relacionada: Procesamiento Automático de VeriFactu

📊 Seguimiento del Requerimiento

Verificar el Progreso

  1. Ir a Menú Administrador → Empresas → Abrir empresa → Pestaña "Requerimientos"

  2. Abrir el requerimiento

  3. Verificar el estado global (Pendiente, En proceso, Completado)

  4. Verificar el estado individual de cada registro

Estadísticas del Requerimiento

Información útil:

  • Total de registros: Número total de registros en el requerimiento

  • Registros enviados: Número de registros con estado "Aceptado" o "AceptadoConErrores"

  • Registros pendientes: Número de registros con estado "Pendiente"

  • Registros rechazados: Número de registros con estado "Rechazado"

Ejemplo:

❓ Solución de Problemas

Problema 1: No se encuentran registros al crear el requerimiento

Causa: No hay facturas en el periodo especificado

Solución:

  1. Verificar que los ejercicios especificados son correctos

  2. Verificar que hay facturas en ese periodo

  3. Verificar que las facturas tienen registros de VeriFactu

Problema 2: El requerimiento queda en estado "Pendiente"

Causa: El procesamiento automático no está funcionando correctamente

Solución:

  1. Revisar los logs del sistema en Menú Administrador → Logs

  2. Verificar que no hay errores en el procesamiento

  3. Esperar unos minutos para que el sistema procese el requerimiento

  4. Consultar la guía Procesamiento Automático de VeriFactu

Problema 3: Algunos registros quedan en estado "Rechazado"

Causa: La AEAT ha rechazado esos registros por errores

Solución:

  1. Revisar los logs del sistema para ver el motivo del rechazo

  2. Corregir el problema en las facturas rechazadas

  3. Volver a enviar los registros rechazados

  4. Contactar con soporte si persiste el problema

Problema 4: El requerimiento tarda mucho en completarse

Causa: Hay muchos registros que procesar

Solución:

  1. Esperar pacientemente: El envío es automático y puede tardar un tiempo si hay muchos registros

  2. Verificar el progreso regularmente en el detalle del requerimiento

  3. Revisar los logs del sistema para confirmar que el procesamiento está activo

Problema 5: No sé qué código de requerimiento poner

Causa: No has recibido la notificación de la AEAT

Solución:

  1. Esperar a recibir la notificación oficial de la AEAT

  2. El código de requerimiento debe estar en la notificación

  3. NO inventes el código

  4. Si no lo encuentras, contacta con la AEAT

📊 Mejores Prácticas

✅ Recomendaciones

  1. Responder rápidamente a los requerimientos de la AEAT

  2. Verificar el código del requerimiento antes de crearlo

  3. Revisar los logs regularmente para detectar problemas

  4. Documentar el requerimiento en las observaciones

  5. Verificar el procesamiento del sistema regularmente

  6. Conservar la notificación de la AEAT

❌ Errores a Evitar

  1. ❌ Inventar el código de requerimiento

  2. ❌ Especificar ejercicios incorrectos

  3. ❌ No verificar el progreso del envío

  4. ❌ Ignorar los registros rechazados

  5. ❌ No revisar los logs del sistema

📚 Casos de Uso Comunes

Caso 1: Requerimiento de un Solo Año

Situación: La AEAT solicita los registros del año 2024.

Solución:

Caso 2: Requerimiento de Varios Años

Situación: La AEAT solicita los registros de 2022 a 2024.

Solución:

Caso 3: Requerimiento en Modo NO-VeriFactu

Situación: Trabajas en modo NO-VeriFactu y la AEAT solicita los registros.

Solución:

  1. Crear el requerimiento normalmente

  2. El sistema enviará los registros a la AEAT automáticamente

  3. Aunque estés en modo NO-VeriFactu, los registros del requerimiento SÍ se envían

📚 Guías Relacionadas

🎯 Resumen

Requerimiento = Solicitud de la AEAT para enviar registros de facturas de un periodo específico

Cuándo se solicita:

  • ✅ Inspección fiscal

  • ✅ Verificación de datos

  • ✅ Modo NO-VeriFactu (solo bajo requerimiento)

  • ✅ Reenvío de datos

Proceso:

  1. Recibir notificación de la AEAT con el código de requerimiento

  2. Ir a Menú Administrador → Empresas → Pestaña Requerimientos

  3. Crear nuevo requerimiento con el código y ejercicios

  4. Guardar

  5. El sistema envía automáticamente los registros

  6. Verificar el progreso en el detalle del requerimiento

Características:

  • ✅ Envío automático mediante el sistema

  • ✅ Prioridad sobre registros normales

  • ✅ Estado global (Pendiente, En proceso, Completado)

  • ✅ Estado individual por cada registro

¡Ya sabes cómo crear y enviar requerimientos de la AEAT! Ahora puedes responder a solicitudes de forma automática y cumplir con la normativa. 🎉

AnteriorCómo ver informe de registros de facturas y eventosSiguienteEl Procesamiento Automático de VeriFactu

Última actualización