Apertura y cierre de caja del TPV
El sistema de gestión de caja es un componente fundamental del módulo HolaTPV que permite llevar un control riguroso del efectivo y otros medios de pago manejados en cada terminal. La caja registra todas las transacciones monetarias desde el momento de apertura hasta el cierre, proporcionando un registro completo de entradas, salidas y el estado financiero del punto de venta.
Concepto y Funcionamiento de la Caja
La caja representa una sesión de trabajo en el terminal de punto de venta. Cada vez que un operador comienza su jornada laboral, debe abrir una caja registrando el dinero inicial disponible. Durante la jornada, todas las ventas, devoluciones y movimientos de efectivo quedan registrados en esta caja. Al finalizar el turno o la jornada, se realiza el cierre de caja contando el dinero físico disponible y comparándolo con el dinero esperado según los registros del sistema.
Este proceso garantiza:
Trazabilidad completa: Cada movimiento de dinero queda registrado con fecha, hora y usuario responsable
Control de diferencias: El sistema detecta automáticamente discrepancias entre el dinero esperado y el contado
Auditoría: Historial completo de todas las cajas abiertas y cerradas en cada terminal
Responsabilidad individual: Cada operador es responsable de su propia caja cuando se trabaja con agentes
Configuración de Monedas y Divisas
Antes de poder abrir una caja por primera vez, es imprescindible configurar las denominaciones de monedas y billetes correspondientes a la divisa utilizada en el terminal. Esta configuración determina qué campos aparecerán en las pantallas de apertura y cierre de caja.
Acceso a la Configuración de Divisas
Para configurar las monedas de una divisa:
Navegue al menú principal de HolaGest
Seleccione Administrador
Haga clic en Países
En la pantalla de Países, seleccione la pestaña Divisas
Localice y haga clic sobre la divisa que desea configurar (por ejemplo, EUR para euros, USD para dólares, etc.)
Registro de Denominaciones
Una vez dentro de la edición de la divisa, encontrará en la parte inferior una sección denominada Monedas. Esta sección permite registrar todas las denominaciones de billetes y monedas que circulan en esa divisa.
Para agregar una denominación:
Haga clic en el botón Nuevo o Añadir dentro de la sección Monedas
Introduzca el valor de la denominación en formato decimal
Guarde el registro
Ejemplo para la divisa EUR (Euro):
Debe registrar las siguientes denominaciones:
Monedas: 0.01, 0.02, 0.05, 0.10, 0.20, 0.50, 1.00, 2.00
Billetes: 5.00, 10.00, 20.00, 50.00, 100.00, 200.00, 500.00
Ejemplo para la divisa USD (Dólar Estadounidense):
Monedas: 0.01, 0.05, 0.10, 0.25, 0.50, 1.00
Billetes: 1.00, 2.00, 5.00, 10.00, 20.00, 50.00, 100.00
Ejemplo para la divisa COP (Peso Colombiano):
Monedas: 50, 100, 200, 500, 1000
Billetes: 1000, 2000, 5000, 10000, 20000, 50000, 100000
Asignación de Divisa al Terminal
Una vez configuradas las denominaciones de la divisa, debe asegurarse de que el terminal esté configurado para utilizar esa divisa:
Vaya a Administrador > Tickets
Seleccione la pestaña Terminales
Edite el terminal deseado
En el campo Divisa, seleccione la divisa correspondiente
Guarde los cambios
El terminal utilizará las denominaciones configuradas para esa divisa en todas las operaciones de apertura y cierre de caja.
Proceso de Apertura de Caja
La apertura de caja es el primer paso obligatorio antes de poder realizar ventas en un terminal. Este proceso registra el dinero inicial disponible y habilita el terminal para operar.
Acceder al Terminal
Para abrir una caja:
Navegue al menú Ventas > HolaTPV
Se mostrará el listado de todos los terminales activos
Haga clic sobre el terminal en el que desea trabajar
Si el terminal no tiene una caja abierta actualmente, el sistema detectará esta situación y mostrará automáticamente la pantalla de apertura de caja.
Pantalla de Apertura de Caja
La pantalla de apertura muestra una tabla con todas las denominaciones de monedas y billetes configuradas para la divisa del terminal. Cada denominación tiene:
Valor de la denominación: El importe de cada billete o moneda (por ejemplo, 5.00, 10.00, 20.00)
Campo de cantidad: Donde debe introducir cuántas unidades de esa denominación tiene
Subtotal calculado: El sistema multiplica automáticamente la cantidad por el valor de la denominación
En la parte inferior de la pantalla se muestra el Total de Dinero Inicial, que es la suma de todos los subtotales.
Contar el Dinero Físico
Antes de introducir datos en el sistema, debe contar físicamente todo el dinero disponible en el cajón portamonedas:
Separe el dinero por denominaciones (todos los billetes de 5 juntos, todos los de 10 juntos, etc.)
Cuente cuántas unidades tiene de cada denominación
Anote mentalmente o en papel las cantidades para no confundirse
Ejemplo práctico:
Si al contar encuentra:
3 billetes de 50 euros
7 billetes de 20 euros
12 billetes de 10 euros
8 billetes de 5 euros
15 monedas de 2 euros
20 monedas de 1 euro
25 monedas de 0.50 euros
El total sería: (3×50) + (7×20) + (12×10) + (8×5) + (15×2) + (20×1) + (25×0.50) = 150 + 140 + 120 + 40 + 30 + 20 + 12.50 = 512.50 euros
Introducir las Cantidades en el Sistema
Una vez contado el dinero, introduzca las cantidades en el sistema:
Localice cada denominación en la tabla
Haga clic en el campo de cantidad correspondiente
Introduzca el número de unidades que contó físicamente
El sistema calculará automáticamente el subtotal
Repita el proceso para todas las denominaciones que tenga
Importante: Solo introduzca cantidades para las denominaciones que realmente tiene. Si no tiene billetes de 100 euros, deje ese campo en cero o vacío.
Apertura sin Dinero Inicial
Si está iniciando operaciones y no tiene dinero en el cajón, o si su negocio no maneja efectivo:
Deje todos los campos de cantidad en cero
El total de dinero inicial será 0.00
Haga clic en Aceptar para confirmar la apertura
Esta situación es completamente válida y el sistema funcionará normalmente. Al cerrar la caja, el dinero esperado será únicamente el de las ventas en efectivo realizadas durante la jornada.
Confirmar la Apertura
Una vez introducidas todas las cantidades y verificado que el total es correcto:
Revise el Total de Dinero Inicial mostrado en la parte inferior
Verifique que coincide con el dinero que contó físicamente
Haga clic en el botón Aceptar o Abrir Caja
El sistema registrará la apertura de caja con:
Fecha y hora exacta de apertura
Usuario que realizó la apertura
Dinero inicial registrado
Detalle de denominaciones
Inmediatamente después, accederá a la interfaz principal de HolaTPV y podrá comenzar a procesar ventas.
Proceso de Cierre de Caja
El cierre de caja es el proceso mediante el cual se finaliza una sesión de trabajo en el terminal. Durante el cierre, se cuenta el dinero físico disponible y se compara con el dinero esperado según los registros del sistema, detectando posibles diferencias.
Acceder a las Opciones del Terminal
Para cerrar una caja, debe estar dentro de la interfaz de HolaTPV con una caja abierta:
Localice el icono de opciones del terminal en la parte superior derecha de la pantalla
Este icono generalmente tiene forma de caja registradora o menú de tres puntos
Haga clic sobre el icono para desplegar el menú de opciones
Pantalla de Cierre de Caja
La pantalla de cierre es visualmente idéntica a la de apertura, mostrando la misma tabla con todas las denominaciones de la divisa. Sin embargo, el propósito ahora es diferente: debe contar el dinero que actualmente tiene en el cajón al finalizar la jornada.
La pantalla muestra:
Tabla de denominaciones con campos de cantidad
Total de dinero contado (calculado automáticamente)
Información del dinero esperado según las transacciones registradas
Diferencia entre el dinero esperado y el contado (si existe)
Contar el Dinero al Cierre
Realice el conteo físico del dinero disponible en el cajón:
Retire todo el dinero del cajón portamonedas
Separe por denominaciones
Cuente cuidadosamente cada denominación
Anote las cantidades
Consejo: Realice el conteo en un lugar tranquilo y sin interrupciones para evitar errores. Si es posible, que otra persona verifique el conteo.
Introducir las Cantidades Contadas
Introduzca en el sistema las cantidades que contó físicamente:
Para cada denominación, ingrese el número de unidades contadas
El sistema calculará automáticamente los subtotales
Verifique que el total calculado coincide con su conteo manual
Ejemplo:
Si al cerrar cuenta:
5 billetes de 50 euros
15 billetes de 20 euros
20 billetes de 10 euros
30 billetes de 5 euros
40 monedas de 2 euros
50 monedas de 1 euro
60 monedas de 0.50 euros
Total: (5×50) + (15×20) + (20×10) + (30×5) + (40×2) + (50×1) + (60×0.50) = 250 + 300 + 200 + 150 + 80 + 50 + 30 = 1,060 euros
Verificar Diferencias
Una vez introducidas todas las cantidades, el sistema comparará automáticamente:
Dinero esperado: Dinero inicial + ventas en efectivo + entradas de caja - salidas de caja - cambios devueltos
Dinero contado: Total que acaba de introducir en el sistema
Si existe una diferencia, el sistema la mostrará claramente:
Diferencia positiva (sobrante): Hay más dinero del esperado
Diferencia negativa (faltante): Hay menos dinero del esperado
Causas comunes de diferencias:
Errores al dar cambio a clientes
Dinero no registrado correctamente
Errores en el conteo de apertura o cierre
Movimientos de caja no registrados
Billetes o monedas falsas
Importante: Si detecta una diferencia significativa, revise cuidadosamente el conteo antes de confirmar el cierre. Verifique también el historial de transacciones del día para identificar posibles errores.
Confirmar el Cierre
Una vez verificadas las cantidades y revisadas las posibles diferencias:
Haga clic en el botón Guardar o Cerrar Caja
El sistema registrará el cierre con todos los detalles:
Fecha y hora de cierre
Usuario que realizó el cierre
Dinero inicial
Dinero esperado
Dinero contado
Diferencia (si existe)
Detalle de denominaciones
La caja quedará cerrada y el terminal no permitirá realizar nuevas ventas hasta que se abra una nueva caja.
Consulta del Historial de Cajas
Todas las cajas abiertas y cerradas quedan registradas en el sistema, permitiendo consultar el historial completo de operaciones de cada terminal.
Acceso al Historial
Para consultar el historial de cajas de un terminal:
Navegue a Administrador > Tickets
Seleccione la pestaña Terminales
Haga clic sobre el terminal del cual desea consultar el historial
Dentro de la edición del terminal, en la parte inferior de la pantalla, localice la pestaña Cajas
Haga clic en la pestaña Cajas
Información Disponible en el Historial
El listado de cajas muestra para cada caja registrada:
Fecha de apertura: Día y hora exacta en que se abrió la caja
Fecha de cierre: Día y hora exacta en que se cerró (vacío si la caja está abierta)
Usuario: Operador que abrió la caja
Dinero inicial: Efectivo registrado al abrir
Dinero esperado: Efectivo que debería haber al cerrar según las transacciones
Dinero contado: Efectivo realmente contado al cerrar
Diferencia: Discrepancia entre esperado y contado
Estado: Abierta o Cerrada
Opciones de Filtrado
El historial de cajas incluye opciones de filtrado para facilitar la búsqueda:
Filtrar por fecha: Muestre únicamente cajas abiertas en un rango de fechas específico
Filtrar por usuario: Visualice solo las cajas abiertas por un operador determinado
Filtrar por estado: Muestre solo cajas abiertas o solo cajas cerradas
Buscar por número: Localice una caja específica por su número de registro
Detalle de una Caja Específica
Para ver el detalle completo de una caja:
En el listado de cajas, haga clic sobre la caja que desea consultar
Se abrirá la vista detallada mostrando:
Información completa de apertura y cierre
Detalle de denominaciones al abrir y al cerrar
Listado de todas las ventas realizadas durante esa caja
Movimientos de entrada y salida de efectivo
Formas de pago utilizadas y sus totales
Devoluciones procesadas
Esta información es fundamental para auditorías, control financiero y resolución de discrepancias.
Movimientos de Caja
Además de las ventas, durante una jornada pueden producirse otros movimientos de efectivo que deben registrarse en la caja. Los movimientos de caja permiten documentar entradas y salidas de dinero no relacionadas directamente con ventas.
Tipos de Movimientos
Entradas de Efectivo:
Dinero aportado para cambio
Cobros de deudas de clientes
Devoluciones de proveedores
Aportes de caja chica
Cualquier ingreso de efectivo no relacionado con ventas
Salidas de Efectivo:
Pagos a proveedores
Gastos menores (suministros, transporte, etc.)
Retiros para depósito bancario
Devoluciones a clientes (no relacionadas con ventas del día)
Cualquier egreso de efectivo
Registro de Movimientos
Para registrar un movimiento de caja:
Dentro de la interfaz de HolaTPV, acceda a las opciones del terminal (icono superior derecho)
Seleccione Movimientos de Caja
Haga clic en Nuevo Movimiento
Complete los campos:
Tipo: Seleccione Entrada o Salida
Importe: Introduzca la cantidad de dinero
Observaciones: Describa detalladamente el motivo del movimiento
Haga clic en Guardar
El movimiento quedará registrado con:
Fecha y hora exacta
Usuario que lo registró
Tipo (entrada/salida)
Importe
Observaciones
Impacto en el Cierre de Caja
Los movimientos de caja afectan directamente al dinero esperado en el cierre:
Entradas: Incrementan el dinero esperado
Salidas: Disminuyen el dinero esperado
Ejemplo:
Dinero inicial: 500€
Ventas en efectivo: 800€
Entrada de caja (aporte para cambio): +200€
Salida de caja (pago a proveedor): -150€
Dinero esperado al cierre: 500 + 800 + 200 - 150 = 1,350€
Es fundamental registrar todos los movimientos de efectivo para que el cierre de caja sea preciso y no aparezcan diferencias inexplicables.
Mejores Prácticas para la Gestión de Caja
Recomendaciones Operativas
Conteo cuidadoso: Realice siempre el conteo de dinero con calma y sin interrupciones
Doble verificación: Si es posible, que dos personas verifiquen los conteos de apertura y cierre
Registro inmediato: Registre los movimientos de caja en el momento en que ocurren, no al final del día
Documentación: Mantenga comprobantes físicos de todos los movimientos de caja
Cierre diario: Cierre la caja al finalizar cada jornada, no acumule varios días
Revisión de diferencias: Investigue inmediatamente cualquier diferencia detectada en el cierre
Seguridad del Efectivo
Depósitos regulares: Retire el exceso de efectivo y deposítelo en el banco regularmente
Límite de efectivo: Establezca un monto máximo de efectivo permitido en el cajón
Acceso restringido: Solo el operador responsable debe tener acceso al cajón durante su turno
Cajón cerrado: Mantenga el cajón portamonedas cerrado cuando no esté en uso
Control y Auditoría
Revisión periódica: Revise el historial de cajas semanalmente para detectar patrones de diferencias
Responsabilidad individual: Cuando trabajan múltiples operadores, cada uno debe abrir y cerrar su propia caja
Documentación de diferencias: Documente por escrito las causas de diferencias significativas
Capacitación: Asegúrese de que todos los operadores comprendan correctamente el proceso de apertura y cierre
Consejo profesional: Establezca un procedimiento estándar documentado para apertura y cierre de caja, y capacite a todos los operadores en este procedimiento. La consistencia en el proceso reduce significativamente los errores y diferencias.
Última actualización