Nuevo cliente desde el TPV
La capacidad de crear nuevos clientes directamente desde la interfaz del punto de venta es una funcionalidad esencial que agiliza el proceso de venta y mejora la experiencia del cliente. Esta característica permite registrar clientes en el sistema sin interrumpir el flujo de trabajo, sin necesidad de abandonar la pantalla de venta ni acceder a otros módulos de HolaGest.
Concepto de Cliente en el Sistema
En HolaGest, un cliente es una entidad registrada en el sistema que representa a una persona física o jurídica que realiza compras. Cada cliente tiene asociada información como:
Datos de identificación: Nombre, apellidos, razón social, documento de identidad
Datos de contacto: Dirección, teléfono, correo electrónico
Datos fiscales: NIF/CIF, régimen fiscal, tipo de IVA aplicable
Datos comerciales: Descuentos especiales, forma de pago preferida, límite de crédito
Historial: Todas las ventas realizadas a ese cliente
Cliente por Defecto del Terminal
Cada terminal de HolaTPV tiene configurado un cliente por defecto que se asigna automáticamente a todas las ventas cuando no se especifica un cliente particular. Este cliente por defecto generalmente se denomina:
"Público General"
"Consumidor Final"
"Cliente Genérico"
"Mostrador"
"Ventas al Público"
Propósito del cliente por defecto:
Permite procesar ventas rápidas sin necesidad de identificar al cliente
Agrupa todas las ventas a clientes no identificados
Simplifica el proceso de venta en comercios minoristas de alto tráfico
Cumple con requisitos fiscales de tener un cliente asignado a cada documento
Cuándo Crear un Cliente Específico
Aunque el cliente por defecto es útil para ventas rápidas, existen situaciones donde es beneficioso crear y asignar un cliente específico:
Ventas a Empresas:
Requieren factura con datos fiscales completos
Necesitan documentación formal para su contabilidad
Pueden tener condiciones comerciales especiales
Clientes Recurrentes:
Permiten identificar y fidelizar clientes habituales
Facilitan el seguimiento de historial de compras
Posibilitan programas de fidelización o descuentos especiales
Ventas a Crédito:
Requieren identificación completa del cliente
Necesitan datos de contacto para gestión de cobros
Permiten control de límites de crédito
Envío de Comprobantes por Email:
Requieren dirección de correo electrónico registrada
Facilitan el envío automático de facturas y tickets
Garantías y Devoluciones:
Facilitan la localización de ventas anteriores
Simplifican el proceso de devoluciones
Permiten seguimiento de garantías
Análisis de Ventas:
Permiten identificar clientes más valiosos
Facilitan análisis de patrones de compra
Posibilitan marketing dirigido
Proceso de Creación de Cliente desde HolaTPV
La creación de clientes desde el punto de venta está diseñada para ser rápida y no interrumpir el flujo de atención al cliente.
Localizar la Función de Nuevo Cliente
Mientras está procesando una venta en HolaTPV:
Asegúrese de estar en la pestaña Carrito (donde se muestran los productos agregados)
En la parte superior del carrito, localice la sección de selección de cliente
Esta sección generalmente muestra el cliente actualmente asignado (por defecto, el cliente genérico del terminal)
Junto al campo de búsqueda de clientes, encontrará un botón verde con un icono de usuario y signo más (+)
Este botón representa la función "Crear Nuevo Cliente"
El botón es fácilmente identificable por:
Color verde (indicando acción de creación)
Icono de usuario con signo más
Ubicación junto al campo de búsqueda de clientes
Abrir el Formulario de Nuevo Cliente
Haga clic en el botón verde de crear nuevo cliente
Se abrirá una ventana modal (ventana emergente) sobre la pantalla actual
La ventana contiene un formulario con campos para introducir los datos del nuevo cliente
El formulario está diseñado para capturar la información esencial sin ser excesivamente complejo
La ventana modal permite:
Introducir datos del cliente sin abandonar la pantalla de venta
Ver el carrito de compra en segundo plano
Cancelar la creación y volver al carrito si es necesario
Completar los Datos del Cliente
El formulario de nuevo cliente incluye varios campos. Los campos obligatorios varían según la configuración del sistema, pero típicamente incluyen:
Datos de Identificación:
Código del Cliente (puede ser automático):
Identificador único del cliente en el sistema
Puede generarse automáticamente o introducirse manualmente
Si es automático, el sistema asigna el siguiente código disponible
Ejemplo: "CLI001", "C-12345", "AUTO"
Nombre (obligatorio):
Nombre completo del cliente si es persona física
Razón social si es empresa
Ejemplo: "Juan Pérez García" o "Distribuidora López S.L."
Nombre Comercial (opcional):
Nombre comercial de la empresa si difiere de la razón social
Ejemplo: "Supermercados López" para la razón social "Distribuidora López S.L."
Datos Fiscales:
NIF/CIF (recomendado):
Número de identificación fiscal del cliente
Obligatorio para facturas con validez fiscal completa
Ejemplo: "12345678A" (persona física) o "B12345678" (empresa)
Régimen Fiscal (opcional):
Tipo de régimen fiscal del cliente
Determina cómo se calculan los impuestos
Generalmente se deja el valor por defecto
Datos de Contacto:
Dirección (opcional pero recomendado):
Dirección completa del cliente
Útil para envíos y correspondencia
Ejemplo: "Calle Mayor, 123, 3º B"
Código Postal (opcional):
Código postal de la dirección
Ejemplo: "28001"
Ciudad (opcional):
Ciudad o localidad del cliente
Ejemplo: "Madrid"
Provincia (opcional):
Provincia o región
Puede seleccionarse de una lista desplegable
País (opcional):
País del cliente
Por defecto suele ser el país de la empresa
Importante para clientes internacionales
Teléfono (recomendado):
Número de teléfono de contacto
Útil para comunicaciones y gestión de cobros
Ejemplo: "912345678" o "+34 912 345 678"
Email (recomendado):
Dirección de correo electrónico
Necesario para envío de facturas y comprobantes por email
Ejemplo: "cliente@email.com"
Datos Comerciales:
Forma de Pago (opcional):
Forma de pago preferida del cliente
Si se especifica, se preseleccionará automáticamente en futuras ventas
Ejemplo: "Tarjeta", "Transferencia", "Efectivo"
Descuento (opcional):
Porcentaje de descuento especial para este cliente
Se aplicará automáticamente en futuras ventas
Ejemplo: "10" para 10% de descuento
Observaciones (opcional):
Notas adicionales sobre el cliente
Información relevante para futuras interacciones
Ejemplo: "Prefiere entrega por las mañanas", "Cliente VIP"
Campos mínimos recomendados para creación rápida:
Nombre
Teléfono o Email (al menos uno)
NIF/CIF (si se requiere factura formal)
Guardar el Nuevo Cliente
Una vez introducidos los datos necesarios:
Revise que la información introducida es correcta
Verifique especialmente el nombre y datos de contacto
Compruebe que el NIF/CIF es correcto si lo introdujo (errores en el NIF pueden causar problemas fiscales)
Haga clic en el botón Guardar, Aceptar, o Crear Cliente
El sistema procesará la información:
Validará que los datos obligatorios están completos
Verificará que no existe otro cliente con el mismo código o NIF
Creará el registro del cliente en la base de datos
Asignará automáticamente el nuevo cliente a la venta actual
Cerrará la ventana modal y volverá a la pantalla del carrito
Resultado:
El nuevo cliente aparecerá ahora seleccionado en el campo de cliente del carrito
La venta actual quedará asociada a este cliente
El cliente estará disponible para futuras ventas
Puede buscar y seleccionar este cliente en ventas posteriores
Continuar con la Venta
Una vez creado y asignado el cliente:
Verifique que el cliente correcto aparece seleccionado en el carrito
Continúe agregando productos si es necesario
Proceda al cobro normalmente
El documento generado (factura, albarán, ticket) incluirá los datos del cliente creado
Si el cliente tiene email registrado, podrá enviar el comprobante por correo electrónico al finalizar la venta.
Búsqueda y Selección de Clientes Existentes
Además de crear nuevos clientes, puede buscar y seleccionar clientes ya registrados en el sistema.
Proceso de Búsqueda
Para asignar un cliente existente a una venta:
En la pestaña Carrito, localice el campo de búsqueda de clientes
Haga clic en el campo de búsqueda
Comience a escribir cualquier dato del cliente:
Nombre o razón social
Código del cliente
NIF/CIF
Teléfono
Email
A medida que escribe, el sistema mostrará sugerencias de clientes coincidentes
Haga clic sobre el cliente deseado en la lista de sugerencias
El cliente quedará asignado a la venta actual
Búsqueda Avanzada
Si no encuentra el cliente con la búsqueda rápida:
Puede utilizar el botón de búsqueda avanzada (si está disponible)
Se abrirá una ventana con el listado completo de clientes
Utilice los filtros disponibles para localizar el cliente
Haga clic sobre el cliente para seleccionarlo
Cambiar el Cliente Asignado
Si asignó un cliente incorrecto:
Simplemente busque y seleccione el cliente correcto
El sistema reemplazará el cliente anterior por el nuevo
Puede volver al cliente por defecto buscando y seleccionando "Público General" o el cliente genérico configurado
Ventajas de Registrar Clientes
Para el Negocio
Fidelización:
Identificar clientes habituales
Ofrecer atención personalizada
Implementar programas de puntos o descuentos
Análisis de Ventas:
Identificar clientes más valiosos
Analizar patrones de compra
Segmentar clientes para marketing dirigido
Gestión de Cobros:
Control de ventas a crédito
Seguimiento de pagos pendientes
Gestión de límites de crédito
Comunicación:
Envío de promociones y ofertas
Notificaciones de nuevos productos
Comunicación de cambios de horario o ubicación
Cumplimiento Fiscal:
Facturas con datos completos
Documentación adecuada para auditorías
Cumplimiento de normativas fiscales
Para el Cliente
Comodidad:
No necesita presentar datos en cada compra
Recibe comprobantes por email automáticamente
Acceso a historial de compras
Beneficios:
Acceso a descuentos especiales
Participación en programas de fidelización
Atención personalizada
Garantías:
Fácil localización de compras anteriores
Simplificación de procesos de garantía
Agilización de devoluciones
Gestión Posterior de Clientes
Los clientes creados desde HolaTPV quedan registrados en el sistema y pueden gestionarse posteriormente desde el módulo principal de clientes.
Acceso al Módulo de Clientes
Para acceder a la gestión completa de clientes:
Desde el menú principal de HolaGest, navegue a Ventas
Seleccione Clientes
Se mostrará el listado completo de todos los clientes registrados
Desde aquí puede:
Ver el listado completo de clientes
Buscar clientes específicos
Editar datos de clientes existentes
Añadir información adicional
Ver el historial de ventas de cada cliente
Generar informes de clientes
Exportar datos de clientes
Completar Información de Clientes
Si creó un cliente rápidamente desde HolaTPV con datos mínimos, puede completar su información posteriormente:
Localice el cliente en el listado de clientes
Haga clic sobre el cliente para abrir su ficha completa
Complete los campos adicionales:
Datos de contacto completos
Información fiscal adicional
Datos bancarios (para domiciliaciones)
Condiciones comerciales especiales
Observaciones detalladas
Haga clic en Guardar
La información adicional estará disponible para futuras ventas y gestiones.
Historial de Ventas del Cliente
Para ver todas las ventas realizadas a un cliente:
Abra la ficha del cliente
En la parte inferior, localice la pestaña Documentos o Ventas
Se mostrará el listado completo de:
Facturas emitidas al cliente
Albaranes de entrega
Presupuestos realizados
Pedidos pendientes
Tickets de venta
Esta información es útil para:
Atención al cliente (consultas sobre compras anteriores)
Análisis de comportamiento de compra
Gestión de garantías y devoluciones
Identificación de oportunidades de venta
Mejores Prácticas
Creación de Clientes
Solicite Permiso:
Antes de registrar datos personales de un cliente, solicite su consentimiento según la normativa de protección de datos vigente (GDPR en Europa).
Verifique Datos:
Confirme con el cliente que los datos introducidos son correctos
Verifique especialmente el email (deletree si es necesario)
Compruebe el NIF/CIF con el cliente
Datos Mínimos:
Para agilizar el proceso de venta, solicite únicamente:
Nombre
Un método de contacto (teléfono o email)
NIF/CIF solo si se requiere factura formal
Complete Posteriormente:
Si el cliente es recurrente, complete información adicional en momentos de menor tráfico.
Búsqueda de Clientes
Pregunte Primero:
Antes de crear un nuevo cliente, pregunte si ya ha comprado anteriormente y busque en el sistema.
Use Múltiples Criterios:
Si no encuentra por nombre, intente buscar por:
Teléfono
Email
NIF/CIF
Evite Duplicados:
Los clientes duplicados causan problemas:
Fragmentan el historial de compras
Dificultan el análisis de ventas
Complican la gestión de cobros
Mantenimiento de Datos
Actualice Información:
Si un cliente informa de cambios (dirección, teléfono, email), actualice inmediatamente en el sistema.
Limpie Duplicados:
Revise periódicamente el listado de clientes para identificar y fusionar duplicados.
Verifique Calidad:
Revise regularmente la calidad de los datos:
Emails válidos
Teléfonos correctos
Direcciones completas
Consideraciones Legales
Protección de Datos
Consentimiento:
Solicite consentimiento explícito para registrar datos personales
Informe sobre el uso que se dará a los datos
Proporcione información sobre derechos del cliente (acceso, rectificación, supresión)
Seguridad:
Proteja los datos de clientes contra accesos no autorizados
Limite el acceso a datos personales solo a personal autorizado
Implemente medidas de seguridad adecuadas
Derechos del Cliente:
Los clientes tienen derecho a:
Acceder a sus datos registrados
Rectificar datos incorrectos
Solicitar la supresión de sus datos
Oponerse al tratamiento de sus datos
Documentación:
Mantenga registro de consentimientos obtenidos
Documente las finalidades del tratamiento de datos
Conserve evidencia de cumplimiento normativo
Facturación
Datos Fiscales:
Para facturas con validez fiscal completa, el NIF/CIF es obligatorio
Verifique que el NIF/CIF es correcto (errores pueden invalidar la factura)
Conserve facturas según los plazos legales establecidos
Facturas Simplificadas:
Para importes menores (generalmente hasta 400€), puede emitirse factura simplificada
No requiere todos los datos del cliente
Verifique la normativa específica de su país
Consejo profesional: Implemente un programa de fidelización que incentive a los clientes a registrarse. Por ejemplo, ofrezca un descuento del 5% en la primera compra a clientes que se registren, o acumulación de puntos canjeables. Esto aumenta significativamente la tasa de registro de clientes y proporciona datos valiosos para análisis de ventas y marketing.
Solución de Problemas Comunes
No Aparece el Botón de Nuevo Cliente
Posibles causas:
Está en la pestaña de productos en lugar de la pestaña de carrito
El botón está oculto por la resolución de pantalla
Solución:
Cambie a la pestaña Carrito
Ajuste el zoom del navegador
Busque el icono de usuario con signo más
Error al Guardar el Cliente
Posibles causas:
Falta un campo obligatorio
El código del cliente ya existe
El NIF/CIF ya está registrado para otro cliente
Formato incorrecto en algún campo
Solución:
Revise los mensajes de error del sistema
Complete todos los campos obligatorios
Cambie el código del cliente si está duplicado
Verifique que el NIF/CIF no esté ya registrado
Corrija el formato de campos (email, teléfono, etc.)
El Cliente No Aparece en Búsquedas Posteriores
Posibles causas:
El cliente se creó pero está inactivo
Error en el guardado
Búsqueda con criterios incorrectos
Solución:
Verifique en el módulo de clientes si el cliente existe
Active el cliente si está inactivo
Intente buscar con diferentes criterios (código, nombre, NIF)
Última actualización