Configurar TPV con agentes

El sistema de agentes en HolaTPV permite implementar un control de acceso granular y trazabilidad individual de las operaciones realizadas en cada terminal. Esta funcionalidad es esencial para negocios con múltiples empleados, ya que permite restringir el acceso a terminales específicos, registrar qué operador realizó cada venta, y mantener un control individualizado de las operaciones de cada usuario.

Concepto de Agentes en el Sistema

Un agente representa a un empleado, vendedor, o usuario del sistema que tiene permisos para operar uno o más terminales de punto de venta. El sistema de agentes proporciona:

• Control de acceso: Solo los agentes autorizados pueden utilizar terminales específicos

• Trazabilidad: Cada venta queda registrada con el agente que la realizó

• Responsabilidad individual: Cada agente es responsable de sus propias operaciones

• Seguridad: Acceso protegido mediante contraseña individual

• Separación de tickets aparcados: Cada agente solo ve sus propios tickets pendientes

• Informes individualizados: Estadísticas de ventas por agente

Funcionamiento sin Agentes Configurados

Por defecto, cuando se crea un nuevo terminal, no tiene agentes asignados. En esta configuración:

• Cualquier usuario con acceso al sistema puede utilizar el terminal

• No se requiere autenticación específica para acceder al terminal

• Las ventas se registran con el usuario general del sistema

• Todos los usuarios ven todos los tickets aparcados

• No hay separación de responsabilidades entre operadores

Esta configuración es adecuada para:

• Negocios con un solo operador

• Entornos de confianza con pocos empleados

• Situaciones donde no se requiere trazabilidad individual

Funcionamiento con Agentes Configurados

Cuando se asignan agentes a un terminal:

• Solo los agentes autorizados pueden acceder al terminal

• Se requiere autenticación con usuario y contraseña

• Cada venta queda registrada con el agente específico que la realizó

• Cada agente solo ve sus propios tickets aparcados

• Se pueden generar informes de ventas por agente

• Hay responsabilidad individual sobre las operaciones

Esta configuración es recomendable para:

• Negocios con múltiples empleados

• Entornos donde se requiere control de acceso

• Situaciones que requieren trazabilidad individual

• Negocios con comisiones por ventas

• Establecimientos con turnos de trabajo diferenciados

Proceso Completo de Configuración de Agentes

La configuración de agentes para un terminal requiere tres pasos principales: crear los agentes en el sistema, establecer contraseñas de acceso, y asociar los agentes al terminal.

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Crear Agentes en el Sistema

Antes de poder asignar agentes a un terminal, deben existir en el sistema. Para crear agentes:

1. Desde el menú principal de HolaGest, navegue a Administrador

2. Seleccione Agentes en el submenú

3. Se mostrará el listado de todos los agentes existentes en el sistema

4. Haga clic en el botón Nuevo para crear un nuevo agente

En el formulario de creación de agente, complete los siguientes campos:

Código del Agente (obligatorio): Identificador único del agente en el sistema. Puede ser un código numérico, alfanumérico, o el nombre de usuario. Ejemplo: "AG001", "VENDEDOR1", "JPEREZ"

Nombre (obligatorio): Nombre completo del agente o empleado. Este nombre aparecerá en los informes y documentos. Ejemplo: "Juan Pérez García"

Apellidos: Apellidos del agente (opcional pero recomendado para identificación completa).

Email: Dirección de correo electrónico del agente. Útil para envío de informes o notificaciones.

Teléfono: Número de contacto del agente.

Porcentaje de Comisión: Si su negocio trabaja con comisiones por ventas, especifique el porcentaje que corresponde a este agente.

Activo: Marque esta casilla para activar el agente. Solo los agentes activos pueden utilizarse en el sistema.

Una vez completados los campos, haga clic en Guardar para crear el agente.

Repita este proceso para crear todos los agentes (empleados) que necesite en su negocio.

2

Establecer Contraseña al Agente

Este es un paso crítico para la seguridad del sistema. HolaTPV requiere que cada agente tenga una contraseña individual para poder acceder a los terminales.

Importante: Si un agente no tiene contraseña configurada, cualquier usuario podría acceder al terminal seleccionando ese agente, anulando completamente el control de acceso. Asegúrese de establecer contraseñas para todos los agentes que asigne a terminales.

Para establecer la contraseña de un agente:

1. En el listado de agentes (Administrador > Agentes), localice el agente al que desea asignar contraseña

2. Haga clic sobre el agente para abrir su ficha de edición

3. Dentro de la ficha del agente, localice el campo Contraseña o Password

4. Introduzca una contraseña segura para el agente

5. Haga clic en Guardar para almacenar la contraseña

Recomendaciones para contraseñas:

• Use contraseñas de al menos 6 caracteres

• Combine letras y números para mayor seguridad

• Evite contraseñas obvias como "123456" o el nombre del agente

• Cada agente debe tener una contraseña única y diferente

• Comunique la contraseña al agente de forma segura

• Cambie las contraseñas periódicamente

• No comparta contraseñas entre múltiples agentes

Ejemplo de contraseñas seguras:

• "Venta2024"

• "Ag1234Seg"

• "Tpv#Juan99"

Repita este proceso para establecer contraseñas a todos los agentes que utilizarán los terminales.

3

Asociar Agentes al Terminal

Una vez creados los agentes y establecidas sus contraseñas, debe asociarlos a los terminales específicos que podrán utilizar:

1. Navegue a Administrador > Tickets

2. Seleccione la pestaña Terminales

3. Localice y haga clic sobre el terminal que desea configurar

4. Se abrirá la ficha de edición del terminal

5. En la parte inferior de la pantalla, localice la pestaña Agentes

6. Haga clic en la pestaña Agentes para acceder a la gestión de agentes del terminal

La pantalla mostrará el listado de agentes actualmente asociados al terminal (inicialmente vacío si es la primera vez que configura agentes).

Para añadir un agente:

1. Haga clic en el botón Añadir o Nuevo (generalmente de color verde)

2. Se abrirá una ventana o desplegable mostrando todos los agentes disponibles en el sistema

3. Localice el agente que desea asociar al terminal

4. Haga clic sobre el agente para seleccionarlo

5. Haga clic en Guardar o Aceptar

6. El agente aparecerá ahora en el listado de agentes autorizados para este terminal

Repita este proceso para añadir todos los agentes que deben tener acceso a este terminal.

Para eliminar un agente:

Si necesita revocar el acceso de un agente al terminal:

1. En el listado de agentes del terminal, localice el agente que desea eliminar

2. Al final de la fila del agente, encontrará un botón rojo de eliminar

3. Haga clic en el botón rojo

4. Confirme la eliminación si el sistema lo solicita

5. El agente dejará de tener acceso a este terminal inmediatamente

Nota: Puede asociar el mismo agente a múltiples terminales. Por ejemplo, un supervisor puede tener acceso a todos los terminales del establecimiento, mientras que los vendedores solo tienen acceso a terminales específicos.

4

Configurar Bloqueo Automático por Inactividad

Para mayor seguridad, especialmente en entornos con múltiples agentes, puede configurar el terminal para que se cierre automáticamente después de un período de inactividad:

1. En la ficha de edición del terminal, localice el campo Cerrar cada X minutos o Tiempo de inactividad

2. Introduzca el número de minutos de inactividad tras los cuales el terminal se cerrará automáticamente

3. Haga clic en Guardar

Funcionamiento del bloqueo automático:

• El sistema cuenta el tiempo desde la última interacción del usuario (clic, tecla presionada, movimiento del ratón)

• Si transcurre el tiempo configurado sin ninguna interacción, el terminal se cierra automáticamente

• El agente debe volver a iniciar sesión con su usuario y contraseña para continuar trabajando

• Cualquier movimiento o interacción reinicia el contador de inactividad

Valores recomendados:

• 0 minutos: Desactiva el bloqueo automático (el terminal nunca se cierra por inactividad)

• 1-2 minutos: Para entornos de muy alto tráfico con múltiples agentes compartiendo terminales

• 5 minutos: Configuración estándar recomendada para la mayoría de negocios

• 10-15 minutos: Para entornos con pocos agentes o menor rotación

• 30+ minutos: Para situaciones donde el mismo agente trabaja todo el día en el terminal

Ejemplo de caso de uso:

Un restaurante tiene 8 camareros que comparten 2 terminales de punto de venta. Configuran el bloqueo automático en 1 minuto. Cuando un camarero termina de procesar un pedido, el terminal se cierra automáticamente después de 1 minuto. El siguiente camarero que necesite usar el terminal introduce su usuario y contraseña, garantizando que cada pedido quede registrado con el camarero correcto.

Proceso de Inicio de Sesión con Agentes

Una vez configurados los agentes en un terminal, el proceso de acceso cambia para incluir autenticación:

Acceso al Terminal con Agentes Configurados

Cuando un usuario intenta acceder a un terminal que tiene agentes configurados:

1. El usuario navega a Ventas > HolaTPV y selecciona el terminal

2. En lugar de abrir directamente el terminal, el sistema muestra una pantalla de inicio de sesión

3. La pantalla muestra el listado de todos los agentes autorizados para ese terminal

4. El usuario debe seleccionar su agente de la lista

5. El sistema solicita la contraseña del agente

6. El usuario introduce su contraseña

7. Si la contraseña es correcta, el sistema abre el terminal

8. Si la contraseña es incorrecta, el sistema muestra un mensaje de error y no permite el acceso

Apertura de Caja con Agentes

Cuando se trabaja con agentes, la apertura de caja queda asociada al agente que la abre:

• El agente inicia sesión en el terminal

• Si no hay caja abierta, el sistema solicita apertura de caja

• La caja queda registrada con el agente que la abrió

• Ese agente es responsable de la caja durante su turno

• Al cerrar la caja, queda registrado qué agente la cerró

Cambio de Agente Durante la Jornada

Si varios agentes trabajan en el mismo terminal durante el día:

Opción 1: Cierre y Apertura de Caja Individual

Cada agente abre y cierra su propia caja:

1. El primer agente inicia sesión y abre su caja

2. Al finalizar su turno, cierra su caja

3. El segundo agente inicia sesión y abre una nueva caja

4. Cada agente es responsable de su propia caja

Esta opción proporciona máximo control y responsabilidad individual.

Opción 2: Caja Compartida con Cambio de Sesión

Varios agentes comparten la misma caja:

1. El primer agente abre la caja al inicio del día

2. Cuando termina su turno, cierra sesión (sin cerrar la caja)

3. El segundo agente inicia sesión en el mismo terminal

4. Continúa trabajando con la misma caja abierta

5. Al final del día, el último agente cierra la caja

Esta opción es más simple pero reduce la responsabilidad individual sobre el efectivo.

Opción 3: Bloqueo Automático

Con el bloqueo automático configurado:

1. Un agente inicia sesión y trabaja normalmente

2. Después del tiempo de inactividad configurado, el terminal se bloquea

3. El siguiente agente introduce sus credenciales

4. Continúa trabajando con la misma caja

5. Cada venta queda registrada con el agente correcto

Esta opción combina seguridad con simplicidad operativa.

Separación de Tickets Aparcados por Agente

Una de las ventajas clave del sistema de agentes es la separación de tickets aparcados:

Funcionamiento

Cuando un terminal tiene agentes configurados:

• Cada agente solo ve los tickets que él mismo aparcó

• Los tickets aparcados por otros agentes no aparecen en su listado

• Esto evita confusiones y garantiza que cada agente gestione sus propias ventas pendientes

• Los supervisores pueden acceder a todos los tickets desde el módulo de presupuestos

Ejemplo Práctico

Situación:

• Terminal con 3 agentes: Ana, Carlos y María

• Ana aparca 2 tickets

• Carlos aparca 1 ticket

• María aparca 3 tickets

Resultado:

• Cuando Ana accede al listado de tickets aparcados, ve únicamente sus 2 tickets

• Cuando Carlos accede, ve únicamente su 1 ticket

• Cuando María accede, ve únicamente sus 3 tickets

• Ningún agente ve los tickets de los demás

Beneficios:

• Cada agente se concentra en sus propios clientes

• No hay riesgo de recuperar accidentalmente el ticket de otro agente

• Simplifica la gestión en entornos con muchos tickets aparcados

• Mejora la responsabilidad individual

Informes y Estadísticas por Agente

El sistema de agentes permite generar informes detallados de las operaciones de cada vendedor:

Informes Disponibles

Ventas por Agente:

• Total de ventas realizadas por cada agente en un período

• Número de transacciones procesadas

• Ticket promedio por agente

• Comparativa entre agentes

Comisiones:

• Cálculo automático de comisiones según el porcentaje configurado

• Desglose de comisiones por período

• Total a pagar a cada agente

Productividad:

• Ventas por hora de cada agente

• Productos más vendidos por agente

• Clientes atendidos por agente

Devoluciones:

• Devoluciones procesadas por cada agente

• Tasa de devolución por agente

• Análisis de causas de devoluciones

Acceso a Informes

Para generar informes por agente:

1. Navegue a Informes en el menú principal de HolaGest

2. Seleccione el tipo de informe deseado (Ventas, Comisiones, etc.)

3. Configure los filtros:

   • Rango de fechas

   • Agente específico o todos los agentes

   • Terminal específico o todos los terminales

4. Genere el informe

5. Exporte a PDF, Excel, o imprima según necesidad

Gestión de Permisos y Seguridad

Niveles de Acceso

El sistema permite configurar diferentes niveles de acceso:

Agente Estándar:

• Acceso solo a terminales específicos asignados

• Puede realizar ventas, devoluciones, y operaciones normales

• Ve solo sus propios tickets aparcados

• No puede modificar configuración del terminal

Agente Supervisor:

• Acceso a múltiples o todos los terminales

• Puede ver tickets aparcados de todos los agentes

• Puede autorizar descuentos especiales

• Puede acceder a informes y estadísticas

Administrador:

• Acceso completo a todos los terminales

• Puede crear, modificar y eliminar agentes

• Puede configurar terminales

• Acceso a toda la información del sistema

Mejores Prácticas de Seguridad

Contraseñas:

• Establezca políticas de contraseñas seguras

• Cambie contraseñas periódicamente (cada 3-6 meses)

• No comparta contraseñas entre empleados

• Cambie inmediatamente las contraseñas cuando un empleado deja la empresa

Revisión de Accesos:

• Revise periódicamente qué agentes tienen acceso a cada terminal

• Elimine agentes inactivos o que ya no trabajan en la empresa

• Audite los accesos y operaciones regularmente

Capacitación:

• Capacite a los empleados sobre la importancia de la seguridad

• Enseñe a cerrar sesión al terminar el turno

• Explique las consecuencias de compartir contraseñas

Monitoreo:

• Revise regularmente las operaciones de cada agente

• Investigue patrones inusuales (descuentos excesivos, devoluciones frecuentes, etc.)

• Establezca alertas para operaciones fuera de lo normal

Casos de Uso Específicos

Comercio Minorista con Múltiples Cajas

Configuración:

• 3 terminales (Caja 1, Caja 2, Caja 3)

• 6 vendedores trabajando en turnos

• Cada vendedor puede usar cualquier caja disponible

Implementación:

1. Crear los 6 agentes en el sistema

2. Establecer contraseñas individuales

3. Asociar los 6 agentes a los 3 terminales

4. Configurar bloqueo automático de 5 minutos

5. Cada vendedor abre y cierra su propia caja en el terminal que utilice

Restaurante con Camareros

Configuración:

• 2 terminales compartidos

• 10 camareros

• Alto volumen de transacciones rápidas

Implementación:

1. Crear los 10 agentes (camareros)

2. Establecer contraseñas cortas para agilidad

3. Asociar los 10 agentes a ambos terminales

4. Configurar bloqueo automático de 1 minuto

5. Caja compartida abierta todo el día

6. Cada camarero inicia sesión para cada pedido

Tienda con Vendedores Comisionistas

Configuración:

• 1 terminal

• 4 vendedores con comisiones diferentes

• Necesidad de tracking individual de ventas

Implementación:

1. Crear los 4 agentes

2. Configurar porcentaje de comisión individual para cada uno

3. Establecer contraseñas

4. Asociar los 4 agentes al terminal

5. Configurar bloqueo automático de 3 minutos

6. Generar informes mensuales de comisiones

Negocio con Turnos Diferenciados

Configuración:

• 1 terminal

• Turno mañana: 2 empleados

• Turno tarde: 2 empleados

• Turno noche: 1 empleado

Implementación:

1. Crear los 5 agentes

2. Cada agente abre caja al inicio de su turno

3. Cierra caja al finalizar su turno

4. Control individual de efectivo por turno

5. Responsabilidad clara sobre diferencias de caja

Solución de Problemas Comunes

Agente No Puede Acceder al Terminal

Posibles causas:

• El agente no está asociado al terminal

• El agente no tiene contraseña configurada

• La contraseña es incorrecta

• El agente está inactivo en el sistema

Solución:

1. Verifique que el agente está en el listado de agentes del terminal

2. Confirme que el agente tiene contraseña establecida

3. Verifique que la contraseña es correcta (considere restablecerla)

4. Compruebe que el agente está marcado como activo

Terminal No Solicita Autenticación

Causa:

El terminal no tiene agentes asociados.

Solución:

Asocie al menos un agente al terminal siguiendo el procedimiento descrito anteriormente.

Agente Ve Tickets de Otros Agentes

Causa:

El terminal no tiene agentes configurados, o hay un error en la configuración.

Solución:

1. Verifique que el terminal tiene agentes asociados

2. Confirme que cada agente inicia sesión con sus propias credenciales

3. Revise la configuración del terminal

Bloqueo Automático No Funciona

Posibles causas:

• El campo "Cerrar cada X minutos" está en 0

• Hay actividad constante que reinicia el contador

Solución:

1. Verifique el valor configurado en "Cerrar cada X minutos"

2. Establezca un valor mayor a 0

3. Guarde la configuración del terminal

Consejo profesional: Implemente el sistema de agentes gradualmente. Comience con un terminal piloto, capacite al personal, ajuste la configuración según la experiencia, y luego extienda a todos los terminales. Esto minimiza interrupciones y permite identificar la configuración óptima para su negocio específico.