Cómo crear familias

Índice

Introducción

Las familias son uno de los elementos más importantes en la organización del catálogo de productos en HolaGest. Permiten clasificar y agrupar productos según criterios lógicos, facilitando la gestión, búsqueda, análisis y configuración contable de tu inventario.

Esta guía te mostrará cómo crear, configurar y gestionar familias y subfamilias en HolaGest, así como aprovechar esta funcionalidad para optimizar la gestión de tu negocio.

¿Qué es una Familia en HolaGest?

Una familia en HolaGest es una categoría o grupo que agrupa productos con características comunes. Es una clasificación que permite:

  • Organizar el catálogo de productos de forma lógica

  • Filtrar productos por categoría

  • Buscar artículos dentro de un grupo específico

  • Asignar configuración contable a nivel de grupo

  • Aplicar tarifas de precios por familia

  • Analizar ventas y stock por categoría

  • Generar informes por familia de productos

Ejemplos de Familias

Tienda de Electrónica:

  • Smartphones

  • Portátiles

  • Tablets

  • Accesorios

  • Componentes

Tienda de Ropa:

  • Camisetas

  • Pantalones

  • Calzado

  • Accesorios

  • Ropa Interior

Ferretería:

  • Herramientas Eléctricas

  • Herramientas Manuales

  • Tornillería

  • Pinturas

  • Fontanería

Alimentación:

  • Lácteos

  • Bebidas

  • Conservas

  • Panadería

  • Congelados

Importancia de las Familias

  1. Organización: Estructura lógica del catálogo

  2. Búsqueda rápida: Encuentra productos por categoría

  3. Configuración contable: Asigna cuentas a nivel de familia

  4. Tarifas de precios: Aplica descuentos o márgenes por familia

  5. Análisis de ventas: Identifica qué categorías venden más

  6. Gestión de stock: Controla inventario por familia

  7. Informes: Genera estadísticas por categoría

Estructura Jerárquica de Familias

HolaGest permite crear una estructura jerárquica de familias y subfamilias, organizando productos en múltiples niveles.

Concepto de Jerarquía

Familia Padre → Subfamilia → Sub-subfamilia → Productos

Ejemplo: Tienda de Electrónica

Ejemplo: Tienda de Moda

Ventajas de la Jerarquía

  1. Organización clara: Estructura lógica y comprensible

  2. Navegación intuitiva: Fácil localización de productos

  3. Configuración heredada: Las subfamilias pueden heredar configuración de la familia padre

  4. Análisis multinivel: Estadísticas por familia principal y subfamilias

  5. Flexibilidad: Adapta la estructura a tu negocio

Acceso a la Gestión de Familias

Paso 1: Navegar al Menú Almacén

  1. En el menú principal de HolaGest, haz clic en "Almacén"

  2. Se desplegará el submenú con todas las opciones del módulo

Paso 2: Seleccionar Familias

  1. Dentro del menú Almacén, busca y haz clic en "Familias"

  2. Se abrirá el listado de familias registradas en el sistema

Vista del Listado

El listado de familias muestra:

  • Referencia: Código identificador de la familia

  • Descripción: Nombre de la familia

  • Padre: Familia superior (si es subfamilia)

  • Nº Productos: Cantidad de productos asignados

  • Acciones: Botones para editar o eliminar

Crear una Nueva Familia

Procedimiento Completo

Paso 1: Iniciar la Creación

  1. En el listado de familias, haz clic en el botón "Nuevo" (icono + con fondo verde, generalmente en la parte superior derecha)

  2. Se abrirá el formulario de creación de familia

Paso 2: Completar los Datos Básicos

Rellena los campos del formulario:

Campos Obligatorios:

  • Referencia: Código identificador de la familia

  • Descripción: Nombre descriptivo de la familia

Campos Opcionales:

  • Padre: Familia superior (si es subfamilia)

Paso 3: Configurar Datos Contables (Opcional)

Si deseas asignar cuentas contables a la familia:

  • Cuenta para compras: Cuenta contable para compras

  • Cuenta de ventas: Cuenta contable para ventas

  • Cuenta para retenciones: Cuenta para retenciones (si aplica)

Paso 4: Guardar la Familia

  1. Revisa que todos los datos sean correctos

  2. Haz clic en el botón "Guardar"

  3. El sistema confirmará la creación de la familia

  4. La nueva familia aparecerá en el listado

Ejemplo Práctico: Crear Familia "Smartphones"

Escenario: Tienda de electrónica que necesita organizar sus smartphones.

Datos a introducir:

  • Referencia: SMARTPHONES

  • Descripción: Smartphones y Teléfonos Inteligentes

  • Padre: TELEFONÍA (si existe una familia superior)

Configuración Contable (opcional):

  • Cuenta para compras: 600001 (Compras de Smartphones)

  • Cuenta de ventas: 700001 (Ventas de Smartphones)

  • Cuenta para retenciones: (dejar vacío si no aplica)

Procedimiento:

  1. Almacén > Familias

  2. Clic en "Nuevo"

  3. Referencia: SMARTPHONES

  4. Descripción: Smartphones y Teléfonos Inteligentes

  5. Padre: TELEFONÍA (seleccionar del desplegable)

  6. Cuenta compras: 600001

  7. Cuenta ventas: 700001

  8. Clic en "Guardar"

Resultado: Familia "Smartphones" creada y lista para asignar productos.

Campos de la Familia

Referencia

Descripción: Código identificador único de la familia.

Características:

  • Obligatorio: Debe introducirse siempre

  • Único: No puede haber dos familias con la misma referencia

  • Alfanumérico: Puede contener letras y números

  • Longitud: Generalmente hasta 20 caracteres

  • Mayúsculas: Se recomienda usar mayúsculas para consistencia

Recomendaciones:

  • Usa códigos cortos y descriptivos

  • Mantén un patrón consistente

  • Usa nombres que identifiquen claramente la categoría

  • Evita caracteres especiales

Ejemplos:

Patrón Descriptivo:

  • SMARTPHONES

  • PORTATILES

  • TABLETS

  • ACCESORIOS

  • COMPONENTES

Patrón Numérico:

  • FAM001 (Primera familia)

  • FAM002 (Segunda familia)

  • FAM003 (Tercera familia)

Patrón Mixto:

  • 01-SMARTPHONES

  • 02-PORTATILES

  • 03-TABLETS

Patrón Jerárquico:

  • ELEC (Electrónica)

  • ELEC-INFO (Electrónica > Informática)

  • ELEC-INFO-PORT (Electrónica > Informática > Portátiles)

Descripción

Descripción: Nombre completo y descriptivo de la familia.

Características:

  • Obligatorio: Debe introducirse siempre

  • Descriptivo: Debe identificar claramente la categoría

  • Longitud: Hasta 100 caracteres

  • Formato libre: Puede incluir espacios y caracteres especiales

Recomendaciones:

  • Usa nombres claros y comprensibles

  • Mantén consistencia en mayúsculas/minúsculas

  • Sé específico pero conciso

  • Evita abreviaturas confusas

Ejemplos:

Nombres Simples:

  • Smartphones

  • Portátiles

  • Tablets

  • Accesorios

Nombres Descriptivos:

  • Smartphones y Teléfonos Inteligentes

  • Portátiles y Ordenadores Portátiles

  • Tablets y Dispositivos Táctiles

  • Accesorios de Informática

Nombres con Contexto:

  • Smartphones (Telefonía)

  • Portátiles (Informática)

  • Tablets (Movilidad)

  • Accesorios (General)

Padre

Descripción: Familia superior a la que pertenece esta familia (para crear subfamilias).

Características:

  • Opcional: Solo se usa para crear subfamilias

  • Desplegable: Selecciona de las familias existentes

  • Jerárquico: Permite crear estructura multinivel

Cuándo Usar:

Dejar Vacío (Familia Principal):

  • Cuando creas una familia de nivel superior

  • No tiene familia padre

  • Es una categoría principal

Seleccionar Familia (Subfamilia):

  • Cuando creas una subcategoría

  • Pertenece a una familia superior

  • Es un nivel inferior en la jerarquía

Ejemplos:

Familia Principal (sin padre):

  • Referencia: ELECTRONICA

  • Descripción: Electrónica

  • Padre: (vacío)

Subfamilia (con padre):

  • Referencia: INFORMATICA

  • Descripción: Informática

  • Padre: ELECTRONICA

Sub-subfamilia (con padre subfamilia):

  • Referencia: PORTATILES

  • Descripción: Portátiles

  • Padre: INFORMATICA

Resultado Jerárquico:

Configuración Contable de Familias

Una de las funcionalidades más potentes de las familias es la posibilidad de asignar cuentas contables a nivel de familia, evitando tener que configurarlas manualmente en cada producto.

Ventajas de la Configuración Contable por Familia

  1. Ahorro de tiempo: Configura una vez para toda la familia

  2. Consistencia: Todos los productos de la familia usan las mismas cuentas

  3. Evita errores: Reduce omisiones y errores de asignación

  4. Facilita cambios: Modifica la cuenta de toda una familia de una vez

  5. Organización contable: Agrupa contablemente por categorías

Campos Contables Disponibles

Cuenta para Compras

Descripción: Cuenta contable que se usará para registrar las compras de productos de esta familia.

Características:

  • Opcional: No es obligatorio

  • Búsqueda: Puedes buscar por número o nombre de cuenta

  • Herencia: Los productos de la familia heredan esta cuenta

Ejemplo:

  • Familia: SMARTPHONES

  • Cuenta compras: 600001 - Compras de Smartphones

Uso: Cuando compres un producto de la familia "Smartphones", el asiento contable usará automáticamente la cuenta 600001.

Cuenta de Ventas

Descripción: Cuenta contable que se usará para registrar las ventas de productos de esta familia.

Características:

  • Opcional: No es obligatorio

  • Búsqueda: Puedes buscar por número o nombre de cuenta

  • Herencia: Los productos de la familia heredan esta cuenta

Ejemplo:

  • Familia: SMARTPHONES

  • Cuenta ventas: 700001 - Ventas de Smartphones

Uso: Cuando vendas un producto de la familia "Smartphones", el asiento contable usará automáticamente la cuenta 700001.

Cuenta para Retenciones

Descripción: Cuenta contable para retenciones fiscales (si aplica).

Características:

  • Opcional: Solo si la familia requiere retenciones

  • Búsqueda: Puedes buscar por número o nombre de cuenta

  • Uso específico: Para productos sujetos a retención

Ejemplo:

  • Familia: SERVICIOS PROFESIONALES

  • Cuenta retenciones: 475100 - Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta

Uso: Para servicios profesionales sujetos a retención del 15% o 7%.

Cómo Buscar Cuentas Contables

Método 1: Por Número de Cuenta

  1. En el campo de cuenta, escribe el número: 600001

  2. HolaGest buscará y mostrará la cuenta

  3. Selecciona la cuenta correcta

Método 2: Por Nombre de Cuenta

  1. En el campo de cuenta, escribe parte del nombre: compras

  2. HolaGest mostrará cuentas que contengan "compras"

  3. Selecciona la cuenta correcta

Método 3: Desplegable

  1. Haz clic en el campo de cuenta

  2. Se abrirá un desplegable con cuentas disponibles

  3. Navega y selecciona la cuenta

Ejemplo Completo: Configuración Contable

Familia: SMARTPHONES

Configuración:

  • Cuenta para compras: 600001 - Compras de Smartphones

  • Cuenta de ventas: 700001 - Ventas de Smartphones

  • Cuenta para retenciones: (vacío, no aplica)

Resultado:

Todos los productos de la familia "Smartphones" usarán automáticamente:

  • Cuenta 600001 para compras

  • Cuenta 700001 para ventas

Ventaja: No necesitas configurar estas cuentas en cada producto individual.

Herencia de Configuración Contable

¿Qué pasa si un producto tiene su propia cuenta configurada?

Prioridad:

  1. Cuenta del producto: Si el producto tiene una cuenta específica, se usa esa

  2. Cuenta de la familia: Si el producto no tiene cuenta, se usa la de la familia

  3. Cuenta por defecto: Si ni el producto ni la familia tienen cuenta, se usa la cuenta por defecto del sistema

Ejemplo:

Familia SMARTPHONES:

  • Cuenta ventas: 700001

Producto iPhone 15:

  • Cuenta ventas: (vacío) → Usará 700001 de la familia

Producto Samsung Galaxy S24:

  • Cuenta ventas: 700002 (específica) → Usará 700002 (propia)

Gestión de Subfamilias

Crear una Subfamilia

Procedimiento:

  1. Crea primero la familia padre (si no existe)

  2. Crea la subfamilia:

    • Referencia: Código de la subfamilia

    • Descripción: Nombre de la subfamilia

    • Padre: Selecciona la familia superior

  3. Guarda

Ejemplo: Crear Subfamilia "Portátiles" dentro de "Informática"

Paso 1: Crear Familia Padre (si no existe)

  • Referencia: INFORMATICA

  • Descripción: Informática

  • Padre: (vacío)

  • Guardar

Paso 2: Crear Subfamilia

  • Referencia: PORTATILES

  • Descripción: Portátiles

  • Padre: INFORMATICA (seleccionar del desplegable)

  • Guardar

Resultado:

Crear Múltiples Niveles

Puedes crear tantos niveles como necesites:

Ejemplo: 3 Niveles

Nivel 1: Familia Principal

  • Referencia: ELECTRONICA

  • Descripción: Electrónica

  • Padre: (vacío)

Nivel 2: Subfamilia

  • Referencia: INFORMATICA

  • Descripción: Informática

  • Padre: ELECTRONICA

Nivel 3: Sub-subfamilia

  • Referencia: PORTATILES

  • Descripción: Portátiles

  • Padre: INFORMATICA

Resultado:

Visualización de la Jerarquía

En el listado de familias, la jerarquía se muestra:

  • Familia Principal: Sin indentación

  • Subfamilia: Con indentación o símbolo (└──)

  • Sub-subfamilia: Con mayor indentación

Ejemplo Visual:

Asignar Productos a Familias

Método 1: Al Crear el Producto

Procedimiento:

  1. Crea un nuevo producto (Almacén > Productos > Nuevo)

  2. En el campo "Familia", selecciona la familia del desplegable

  3. Guarda el producto

Ejemplo:

  • Producto: iPhone 15 Pro

  • Familia: SMARTPHONES

  • Guardar

Método 2: Editar Producto Existente

Procedimiento:

  1. Abre el producto a editar (Almacén > Productos)

  2. Busca el producto en el listado

  3. Haz clic en "Editar"

  4. Cambia el campo "Familia"

  5. Guarda

Método 3: Desde la Familia (Añadir Productos)

Procedimiento:

  1. Abre la familia (Almacén > Familias)

  2. Edita la familia deseada

  3. Ve a la pestaña "Añadir" o "Productos"

  4. Busca los productos a añadir

  5. Selecciona los productos

  6. Haz clic en "Añadir a la familia"

Ventaja: Puedes añadir múltiples productos a la vez.

Ejemplo: Añadir Productos a Familia "Smartphones"

  1. Almacén > Familias

  2. Editar "SMARTPHONES"

  3. Pestaña "Añadir"

  4. Buscar: "iPhone"

  5. Seleccionar: iPhone 15, iPhone 15 Pro, iPhone 15 Pro Max

  6. Clic en "Añadir a la familia"

  7. Los 3 productos quedan asignados a "Smartphones"

Método 4: Asignación Masiva (Importación)

Si HolaGest permite importación:

  1. Exporta el listado de productos a Excel

  2. Añade/modifica la columna "Familia"

  3. Rellena con las referencias de familia

  4. Importa de nuevo

Nota: Verifica que tu versión de HolaGest soporte importación.

Ver Productos de una Familia

Procedimiento:

  1. Almacén > Familias

  2. Edita la familia

  3. Ve a la pestaña "Productos" o similar

  4. Verás el listado de productos asignados

Alternativa:

  1. Almacén > Productos

  2. Filtro "Familia": Selecciona la familia

  3. El listado mostrará solo productos de esa familia

Gestión de Familias Existentes

Editar una Familia

Procedimiento:

  1. En el listado de familias, localiza la que deseas modificar

  2. Haz clic en el botón "Editar" (icono de lápiz)

  3. Modifica los campos necesarios:

    • Referencia

    • Descripción

    • Padre

    • Cuentas contables

  4. Haz clic en "Guardar"

⚠️ Importante:

  • Cambiar la referencia puede afectar a integraciones externas

  • Cambiar las cuentas contables afecta a todos los productos de la familia

  • Cambiar el padre modifica la jerarquía

Eliminar una Familia

Consideraciones Importantes:

⚠️ Precaución: Solo puedes eliminar familias que NO tengan:

  • Productos asignados

  • Subfamilias dependientes

Procedimiento:

  1. En el listado, localiza la familia a eliminar

  2. Haz clic en el botón "Eliminar" (icono de papelera)

  3. El sistema verificará si la familia está en uso

  4. Si no está en uso, pedirá confirmación

  5. Confirma la eliminación

Si la Familia Está en Uso:

El sistema mostrará un error. Debes:

Opción 1: Reasignar Productos

  1. Reasigna los productos a otra familia

  2. Luego elimina la familia

Opción 2: Eliminar Productos

  1. Elimina los productos de la familia

  2. Luego elimina la familia

Opción 3: Eliminar Subfamilias

  1. Elimina primero las subfamilias

  2. Luego elimina la familia padre

Reorganizar la Jerarquía

Cambiar el Padre de una Familia:

  1. Edita la familia

  2. Cambia el campo "Padre"

  3. Selecciona la nueva familia superior

  4. Guarda

Ejemplo: Mover "Portátiles" de "Informática" a "Movilidad"

Antes:

Procedimiento:

  1. Editar familia "PORTATILES"

  2. Padre: Cambiar de "INFORMATICA" a "MOVILIDAD"

  3. Guardar

Después:

Buscar y Filtrar Familias

Búsqueda Rápida:

  1. En el listado, usa el campo de búsqueda

  2. Escribe la referencia o descripción

  3. El listado se filtrará automáticamente

Filtros Disponibles:

  • Por descripción: Búsqueda alfabética

  • Por referencia: Búsqueda por código

  • Por familia padre: Mostrar subfamilias de una familia

  • Por número de productos: Familias con/sin productos

Ordenación:

Haz clic en los encabezados de columna:

  • Por referencia (ascendente/descendente)

  • Por descripción (A-Z / Z-A)

  • Por número de productos (mayor a menor)

Uso de Familias en Tarifas y Precios

Las familias son fundamentales para la gestión de tarifas y precios en HolaGest.

Tarifas por Familia

Puedes crear tarifas de precios que se apliquen a toda una familia:

Ejemplo: Descuento del 10% en Familia "Smartphones"

  1. Ve a Almacén > Tarifas (o similar)

  2. Crea una nueva tarifa

  3. Nombre: "Descuento Smartphones 10%"

  4. Tipo: Descuento

  5. Valor: 10%

  6. Aplicar a: Familia "SMARTPHONES"

  7. Guarda

Resultado: Todos los productos de la familia "Smartphones" tendrán un 10% de descuento en esta tarifa.

Márgenes por Familia

Puedes establecer márgenes de beneficio por familia:

Ejemplo: Margen del 30% en Familia "Accesorios"

  1. Configura la familia "ACCESORIOS"

  2. Establece margen: 30%

  3. Todos los productos de accesorios tendrán un margen del 30%

Precios Especiales por Familia

Ejemplo: Precio especial para clientes VIP en familia "Portátiles"

  1. Crea tarifa "VIP Portátiles"

  2. Descuento: 15%

  3. Familia: PORTATILES

  4. Asigna tarifa a clientes VIP

Resultado: Los clientes VIP obtienen 15% de descuento en todos los portátiles.

Casos de Uso Prácticos

Caso 1: Tienda de Electrónica

Situación: Tienda con amplio catálogo de productos electrónicos.

Estructura de Familias:

Configuración Contable:

INFORMATICA:

  • Cuenta compras: 600100 - Compras Informática

  • Cuenta ventas: 700100 - Ventas Informática

TELEFONIA:

  • Cuenta compras: 600200 - Compras Telefonía

  • Cuenta ventas: 700200 - Ventas Telefonía

IMAGEN Y SONIDO:

  • Cuenta compras: 600300 - Compras Imagen y Sonido

  • Cuenta ventas: 700300 - Ventas Imagen y Sonido

Ventajas:

  • Organización clara del catálogo

  • Configuración contable automática

  • Fácil búsqueda de productos

  • Análisis de ventas por categoría

Caso 2: Tienda de Moda

Situación: Boutique multimarca con ropa y complementos.

Estructura de Familias:

Uso de Tarifas:

Tarifa Rebajas Hombre:

  • Familia: HOMBRE

  • Descuento: 30%

  • Periodo: Enero-Febrero

Tarifa Rebajas Mujer:

  • Familia: MUJER

  • Descuento: 30%

  • Periodo: Enero-Febrero

Ventajas:

  • Aplicar descuentos por sección

  • Organizar por género y edad

  • Análisis de ventas por categoría

  • Gestión de stock por familia

Caso 3: Ferretería Profesional

Situación: Ferretería con herramientas y materiales de construcción.

Estructura de Familias:

Configuración Contable:

HERRAMIENTAS ELECTRICAS:

  • Cuenta compras: 600400 - Compras Herramientas Eléctricas

  • Cuenta ventas: 700400 - Ventas Herramientas Eléctricas

PINTURAS:

  • Cuenta compras: 600500 - Compras Pinturas

  • Cuenta ventas: 700500 - Ventas Pinturas

Ventajas:

  • Organización por tipo de material

  • Configuración contable específica

  • Fácil localización de productos

  • Control de stock por categoría

Caso 4: Distribuidora de Alimentación

Situación: Distribuidora mayorista de productos alimentarios.

Estructura de Familias:

Configuración Especial:

LACTEOS:

  • Cuenta compras: 600600 - Compras Lácteos

  • Cuenta ventas: 700600 - Ventas Lácteos

  • IVA: 4% (superreducido)

BEBIDAS ALCOHOLICAS:

  • Cuenta compras: 600700 - Compras Bebidas Alcohólicas

  • Cuenta ventas: 700700 - Ventas Bebidas Alcohólicas

  • IVA: 21%

  • Impuesto especial: Sí

Ventajas:

  • Organización por tipo de producto

  • Configuración fiscal específica

  • Control de caducidades por familia

  • Gestión de temperatura (frescos/congelados)

Mejores Prácticas

1. Planifica la Estructura Antes de Crear

Antes de crear familias:

  1. Analiza tu catálogo: ¿Qué tipos de productos tienes?

  2. Define categorías principales: Familias de nivel superior

  3. Identifica subcategorías: Subfamilias necesarias

  4. Dibuja la jerarquía: Esquema visual de la estructura

  5. Valida con el equipo: Asegúrate de que tiene sentido

Ejemplo de Planificación:

2. Nomenclatura Consistente

Usa un patrón coherente para referencias:

✅ Buenas Prácticas:

  • Todo en mayúsculas: SMARTPHONES, PORTATILES, TABLETS

  • Patrón jerárquico: ELEC-INFO-PORT (Electrónica > Informática > Portátiles)

  • Patrón numérico: FAM001, FAM002, FAM003

❌ Evitar:

  • Mezclar mayúsculas y minúsculas: Smartphones, PORTATILES, tablets

  • Referencias inconsistentes: SMART, PORTATIL, TAB

  • Caracteres especiales: SMART!, PORT#, TAB*

3. Descripciones Claras

Usa nombres descriptivos:

✅ Buenas Prácticas:

  • Smartphones y Teléfonos Inteligentes

  • Portátiles y Ordenadores Portátiles

  • Tablets y Dispositivos Táctiles

❌ Evitar:

  • Abreviaturas confusas: Smarts, Ports, Tabs

  • Nombres genéricos: Categoría 1, Grupo A

  • Nombres ambiguos: Móviles (¿smartphones o básicos?)

4. Jerarquía Lógica

Organiza de forma intuitiva:

✅ Buenas Prácticas:

  • Máximo 3-4 niveles de profundidad

  • Agrupación lógica por características comunes

  • Nombres que reflejen la jerarquía

❌ Evitar:

  • Demasiados niveles (más de 5)

  • Agrupaciones ilógicas

  • Familias con un solo producto

Ejemplo Bueno:

Ejemplo Malo:

5. Configuración Contable Coherente

Asigna cuentas de forma lógica:

✅ Buenas Prácticas:

  • Usa rangos de cuentas por familia:

    • 600100-600199: Compras Informática

    • 600200-600299: Compras Telefonía

    • 700100-700199: Ventas Informática

    • 700200-700299: Ventas Telefonía

  • Mantén consistencia en la numeración

  • Documenta el plan de cuentas

❌ Evitar:

  • Cuentas aleatorias sin patrón

  • Mezclar familias en el mismo rango

  • No documentar las asignaciones

6. Revisa y Actualiza Periódicamente

Mantenimiento regular:

  1. Cada 6 meses:

    • Revisa familias sin productos

    • Identifica familias duplicadas

    • Verifica la jerarquía

    • Actualiza configuración contable

  2. Cuando añadas nuevos productos:

    • ¿Encajan en familias existentes?

    • ¿Necesitas crear nuevas familias?

    • ¿Hay que reorganizar la jerarquía?

  3. Cuando cambies el negocio:

    • Nuevas líneas de producto → Nuevas familias

    • Productos descatalogados → Eliminar familias vacías

    • Cambios en contabilidad → Actualizar cuentas

7. Capacita al Personal

Asegúrate de que el equipo sabe:

  • Qué es una familia y para qué sirve

  • Cómo crear familias y subfamilias

  • Cómo asignar productos a familias

  • Cómo usar filtros por familia

  • La importancia de la configuración contable

Crea documentación interna:

  • Guía de familias de la empresa

  • Esquema visual de la jerarquía

  • Criterios para asignar productos

  • Contacto para dudas

8. Usa Familias para Análisis

Aprovecha las familias para:

  • Análisis de ventas: ¿Qué familias venden más?

  • Control de stock: ¿Qué familias tienen stock bajo?

  • Rentabilidad: ¿Qué familias tienen mejor margen?

  • Rotación: ¿Qué familias rotan más rápido?

  • Estacionalidad: ¿Qué familias venden más en cada época?

Método:

  1. Exporta datos a Excel

  2. Filtra por familia

  3. Crea tablas dinámicas

  4. Genera gráficos

  5. Toma decisiones basadas en datos

Solución de Problemas

Problema 1: No Puedo Eliminar una Familia

Síntoma: Al intentar eliminar una familia, aparece un error.

Causas Posibles:

Causa 1: Tiene Productos Asignados

  • La familia tiene productos

  • No se puede eliminar

Solución:

  1. Reasigna los productos a otra familia:

    • Almacén > Productos

    • Filtro Familia: [Familia a eliminar]

    • Edita cada producto

    • Cambia la familia

    • Guarda

  2. Ahora podrás eliminar la familia

Causa 2: Tiene Subfamilias

  • La familia tiene subfamilias dependientes

  • No se puede eliminar

Solución:

  1. Elimina primero las subfamilias (o reasígnalas)

  2. Luego elimina la familia padre

Problema 2: Familias Duplicadas

Síntoma: Aparecen varias familias con nombres similares.

Causa: Falta de control al crear familias.

Solución:

  1. Identifica duplicados:

    • Revisa el listado completo

    • Anota familias duplicadas

  2. Decide cuál mantener:

    • La que tenga más productos

    • La que tenga mejor configuración

  3. Reasigna productos:

    • Filtra productos de la familia duplicada

    • Edita cada producto

    • Cambia a la familia principal

    • Guarda

  4. Elimina duplicados:

    • Una vez sin productos

    • Elimina las familias duplicadas

  5. Prevención:

    • Verifica antes de crear

    • Usa nomenclatura estándar

    • Capacita al personal

Problema 3: La Jerarquía No Se Muestra Correctamente

Síntoma: Las subfamilias no aparecen bajo su familia padre.

Causas Posibles:

Causa 1: Campo "Padre" No Configurado

  • La subfamilia no tiene padre asignado

Solución:

  1. Edita la subfamilia

  2. Selecciona la familia padre en el campo "Padre"

  3. Guarda

Causa 2: Referencia Incorrecta

  • El padre seleccionado no existe o es incorrecto

Solución:

  1. Verifica que la familia padre existe

  2. Edita la subfamilia

  3. Selecciona el padre correcto

  4. Guarda

Problema 4: Los Productos No Heredan la Configuración Contable

Síntoma: Los productos no usan las cuentas de la familia.

Causas Posibles:

Causa 1: Producto Tiene Cuentas Propias

  • El producto tiene cuentas específicas configuradas

  • Tienen prioridad sobre las de la familia

Solución:

  1. Edita el producto

  2. Elimina las cuentas específicas (déjalas vacías)

  3. Guarda

  4. Ahora usará las cuentas de la familia

Causa 2: Familia Sin Cuentas Configuradas

  • La familia no tiene cuentas asignadas

Solución:

  1. Edita la familia

  2. Configura las cuentas contables

  3. Guarda

  4. Los productos heredarán las cuentas

Problema 5: No Puedo Cambiar el Padre de una Familia

Síntoma: Al intentar cambiar el padre, aparece un error.

Causa: Posible referencia circular (la familia padre es subfamilia de la que intentas mover).

Ejemplo de Referencia Circular:

Solución:

  1. Verifica la jerarquía actual

  2. Asegúrate de no crear referencias circulares

  3. Reorganiza la estructura si es necesario

Problema 6: Demasiadas Familias, Difícil de Gestionar

Síntoma: Listado muy largo, difícil de encontrar familias.

Causa: Creación excesiva de familias sin planificación.

Solución:

  1. Audita las familias:

    • Identifica familias con pocos productos

    • Busca familias similares que se puedan fusionar

  2. Consolida:

    • Fusiona familias similares

    • Reasigna productos

    • Elimina familias vacías

  3. Reorganiza:

    • Crea una jerarquía más clara

    • Usa subfamilias para organizar mejor

  4. Prevención:

    • Planifica antes de crear

    • Establece criterios claros

    • Revisa periódicamente

Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. ¿Es obligatorio asignar una familia a cada producto?

No, el campo familia es opcional. Puedes tener productos sin familia asignada. Sin embargo, es muy recomendable asignar familias para aprovechar las ventajas de organización, configuración contable y análisis.

2. ¿Cuántos niveles de jerarquía puedo crear?

Técnicamente ilimitados, pero se recomienda máximo 3-4 niveles para mantener la simplicidad. Demasiados niveles dificultan la navegación y gestión.

Ejemplo recomendado:

3. ¿Puedo asignar un producto a varias familias?

No, un producto solo puede pertenecer a una familia. Si necesitas clasificar productos de múltiples formas, considera:

  • Usar atributos para clasificaciones adicionales

  • Crear etiquetas o categorías personalizadas

  • Usar el campo familia para la clasificación principal

4. ¿Qué pasa si cambio la configuración contable de una familia?

El cambio afecta a todos los productos de la familia que no tengan cuentas específicas configuradas. Los productos con cuentas propias no se ven afectados.

Ejemplo:

  • Familia SMARTPHONES: Cuenta ventas 700001

  • Cambias a: Cuenta ventas 700002

  • Todos los productos sin cuenta propia usarán 700002

5. ¿Puedo mover una familia de un padre a otro?

Sí, puedes cambiar el padre de una familia en cualquier momento:

  1. Edita la familia

  2. Cambia el campo "Padre"

  3. Guarda

La familia y todos sus productos se moverán a la nueva ubicación en la jerarquía.

6. ¿Cómo puedo ver todos los productos de una familia y sus subfamilias?

Método 1: Filtro en Productos

  1. Almacén > Productos

  2. Filtro Familia: Selecciona la familia padre

  3. Algunos sistemas muestran también productos de subfamilias

Método 2: Exportación y Análisis

  1. Exporta el listado de productos

  2. Filtra en Excel por familia y subfamilias

  3. Analiza los datos

7. ¿Las subfamilias heredan la configuración contable del padre?

No automáticamente. Cada familia (incluidas subfamilias) tiene su propia configuración contable. Si quieres que una subfamilia use las mismas cuentas que el padre, debes configurarlas manualmente.

Alternativa: Configura las cuentas en la familia padre y deja las subfamilias sin configuración. Luego, asigna los productos directamente a la familia padre.

8. ¿Puedo crear familias para servicios además de productos?

Sí, las familias funcionan tanto para productos como para servicios. Puedes crear familias específicas:

Ejemplos:

  • SERVICIOS PROFESIONALES

  • SERVICIOS DE INSTALACION

  • SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

  • SERVICIOS DE CONSULTORIA

9. ¿Cómo afectan las familias a las tarifas de precios?

Las familias permiten aplicar tarifas específicas a grupos de productos:

  • Descuentos por familia

  • Márgenes por familia

  • Precios especiales por familia

Ejemplo: Tarifa "Descuento Smartphones 10%" aplicada a la familia SMARTPHONES.

10. ¿Puedo importar familias desde un archivo Excel?

HolaGest generalmente no tiene función nativa de importación de familias. Deberás crearlas manualmente. Si tienes muchas familias:

  • Crea primero las principales

  • Añade subfamilias según necesidad

  • Prioriza las más utilizadas

11. ¿Qué hago si tengo productos que no encajan en ninguna familia?

Opción 1: Crear Familia "Otros" o "Varios"

  • Referencia: OTROS

  • Descripción: Productos Varios

  • Asigna productos sin categoría clara

Opción 2: Dejar Sin Familia

  • No asignes familia

  • Usa otros criterios de clasificación (fabricante, atributos)

Opción 3: Crear Familias Específicas

  • Analiza los productos

  • Crea familias adecuadas

  • Asigna correctamente

12. ¿Puedo usar familias para controlar el stock mínimo?

HolaGest no tiene configuración de stock mínimo por familia, pero puedes:

  1. Establecer stock mínimo por producto

  2. Usar la familia para agrupar en informes

  3. Analizar stock por familia en Excel

13. ¿Las familias aparecen en las facturas y albaranes?

Depende de la plantilla de impresión. Generalmente, las familias NO aparecen en documentos de venta, pero puedes personalizar las plantillas para incluirlas si lo necesitas.

14. ¿Cómo reorganizo completamente la estructura de familias?

Procedimiento:

  1. Planifica la nueva estructura:

    • Dibuja el nuevo esquema

    • Define nuevas familias y jerarquía

  2. Crea las nuevas familias:

    • Crea familias principales

    • Crea subfamilias

  3. Reasigna productos:

    • Filtra productos por familia antigua

    • Edita y asigna a nueva familia

    • Repite para todas las familias

  4. Elimina familias antiguas:

    • Una vez vacías, elimina las antiguas

  5. Verifica:

    • Comprueba que todos los productos están bien asignados

    • Verifica la configuración contable

15. ¿Puedo usar familias para generar catálogos?

Sí, las familias son ideales para generar catálogos:

Método 1: Filtrado y Exportación

  1. Filtra productos por familia

  2. Exporta a Excel o PDF

  3. Formatea como catálogo

Método 2: Informes Personalizados

  1. Crea informes por familia

  2. Incluye imágenes y descripciones

  3. Genera PDF

Método 3: Integración Web

  1. Si tienes tienda online

  2. Las familias se usan como categorías

  3. Generan menús y navegación automática

Resumen

Las familias en HolaGest son una herramienta fundamental para la organización y gestión de productos. Permiten:

✅ Organizar el catálogo de forma lógica y jerárquica ✅ Clasificar productos por categorías y subcategorías ✅ Configurar cuentas contables a nivel de grupo ✅ Aplicar tarifas y precios por familia ✅ Filtrar y buscar productos por categoría ✅ Analizar ventas y stock por familia ✅ Generar informes y estadísticas por categoría

Recuerda:

  • Planifica la estructura antes de crear

  • Usa nomenclatura consistente

  • Máximo 3-4 niveles de jerarquía

  • Configura cuentas contables por familia

  • Revisa y actualiza periódicamente

  • Capacita al personal en el uso correcto

Con una correcta gestión de familias, mejorarás la organización de tu catálogo, automatizarás la configuración contable y obtendrás información valiosa para la toma de decisiones comerciales.

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