Cómo funcionan los listados y filtros
Índice
Introducción
Los listados son una parte fundamental de HolaGest, ya que te permiten visualizar, buscar, filtrar y gestionar grandes cantidades de información de forma eficiente. Todos los listados de HolaGest siguen un diseño consistente e intuitivo, facilitando el aprendizaje y uso del sistema.
Esta guía te mostrará cómo aprovechar al máximo los listados y filtros de HolaGest para trabajar de forma más eficiente.
Anatomía de un Listado
Estructura General
Todos los listados de HolaGest comparten una estructura similar:
Zona Superior:
Botones de acción (Nuevo, Eliminar, Imprimir)
Barra de búsqueda
Botón de filtros
Leyenda de colores (si aplica)
Selector de ordenación
Zona Central:
Tabla con los datos
Columnas configurables
Filas con información
Checkboxes para selección múltiple
Zona Inferior:
Paginación
Número total de registros
Registros por página
Ejemplo Visual
Consistencia entre Listados
Ventaja: Una vez aprendas a usar un listado, sabrás usar todos los demás.
Listados Comunes:
Productos
Clientes
Proveedores
Facturas
Albaranes
Pedidos
Presupuestos
Todos comparten:
Misma estructura
Mismos botones
Mismo sistema de filtros
Misma forma de ordenar
Botones de Acción
Botón Nuevo (+)
Ubicación: Parte superior izquierda, generalmente con icono + y fondo verde.
Función: Crea un nuevo registro del tipo de listado actual.
Ejemplos:
Listado de Productos → Crea nuevo producto
Listado de Clientes → Crea nuevo cliente
Listado de Facturas → Crea nueva factura
Uso:
Haz clic en el botón "Nuevo" o "+"
Se abrirá el formulario de creación
Completa los datos
Guarda
Atajo de Teclado: Generalmente Ctrl + N o Alt + N
Botón Eliminar (🗑️)
Ubicación: Parte superior, generalmente con icono de papelera y fondo rojo.
Función: Elimina los registros seleccionados.
⚠️ Importante:
La acción no se puede deshacer
Solo elimina registros que no tengan dependencias
Requiere confirmación
Uso:
Selecciona uno o varios registros (checkbox)
Haz clic en el botón "Eliminar"
Confirma la acción
Los registros se eliminan
Ejemplo:
Restricciones:
No puedes eliminar productos con stock
No puedes eliminar clientes con facturas
No puedes eliminar documentos aprobados
Botón Imprimir/Exportar (🖨️)
Ubicación: Parte superior, generalmente con icono de impresora.
Función: Genera documentos o exporta datos.
Opciones Disponibles:
1. Imprimir (PDF):
Genera un PDF del listado
Incluye filtros aplicados
Listo para imprimir
2. Archivo XLS (Excel):
Exporta a hoja de cálculo Excel
Incluye datos visibles
Editable en Excel
3. Archivo CSV:
Exporta a formato CSV
Incluye todos los datos
Compatible con cualquier software
4. Email:
Genera PDF
Abre asistente de email
Envía directamente
5. Formatos de Impresión:
Selecciona plantilla específica
Personaliza el formato
Guarda preferencias
Uso:
Aplica filtros si es necesario
Haz clic en "Imprimir/Exportar"
Selecciona la opción deseada
Descarga o envía el archivo
Botón Configuración (⚙️)
Ubicación: Parte superior derecha.
Función: Configura la vista del listado.
Opciones:
Mostrar/ocultar columnas
Cambiar orden de columnas
Ajustar ancho de columnas
Guardar configuración personalizada
Uso:
Haz clic en el icono de configuración
Selecciona columnas a mostrar
Arrastra para reordenar
Guarda la configuración
Buscador
Buscador del Listado
Ubicación: Parte central superior, campo de texto con icono de lupa.
Función: Busca en los campos principales del listado.
Características:
Búsqueda rápida: Escribe y busca automáticamente
Campos específicos: Busca solo en campos relevantes
Cursor automático: Al abrir el listado, el cursor está en el buscador
Búsqueda parcial: No necesitas escribir completo
Campos de Búsqueda por Listado:
Productos:
Referencia
Descripción
Código de barras
Referencia del proveedor
Clientes:
Código
Nombre/Razón social
CIF/NIF
Email
Teléfono
Facturas:
Número de factura
Cliente
Importe
Uso:
Haz clic en el campo de búsqueda (o simplemente escribe)
Introduce el término de búsqueda
El listado se filtra automáticamente
Borra el texto para ver todos los registros
Ejemplos:
Buscar Producto:
Buscar Cliente:
Buscar Factura:
MegaBuscador Global
Ubicación: Parte superior derecha de la barra de menú.
Función: Busca en todo el sistema, no solo en el listado actual.
Características:
Búsqueda global
Busca en todos los módulos
Resultados agrupados por tipo
Acceso rápido desde cualquier pantalla
Uso:
Haz clic en el icono de búsqueda global (🔍)
Escribe el término
Selecciona el resultado deseado
Se abre directamente el registro
Ejemplo:
Sistema de Filtros
Acceso a Filtros
Ubicación: Botón "Filtros" con icono de embudo, a la derecha del buscador.
Función: Aplica filtros avanzados para refinar resultados.
Uso:
Haz clic en el botón "Filtros"
Se despliega el panel de filtros
Selecciona las opciones deseadas
Los resultados se filtran automáticamente
Tipos de Filtros
Filtros por Categoría:
Familia
Fabricante
Estado
Almacén
Filtros por Rango:
Precio (desde - hasta)
Stock (desde - hasta)
Fecha (desde - hasta)
Filtros por Estado:
Activo / Inactivo
Bloqueado / Desbloqueado
Con stock / Sin stock
Público / Privado
Filtros Booleanos:
Se compra (Sí/No)
Se vende (Sí/No)
Bloqueado (Sí/No)
Ejemplo de Filtros: Productos
Panel de Filtros:
Resultado:
Productos de familia "CAMISETAS"
Fabricante "TEXTIL S.L."
Activos
Precio entre 10€ y 50€
Stock entre 0 y 100
Con stock disponible
Habilitados para venta
Guardar Filtros Favoritos
Función: Guarda combinaciones de filtros para uso futuro.
Procedimiento:
Aplica los filtros deseados
Selecciona familia, fabricante, etc.
Configura rangos de precio, stock
Guarda el filtro
Haz clic en el botón "Guardar Filtro" (azul)
Introduce un nombre descriptivo
Ejemplo: "Camisetas TEXTIL con stock"
Confirma
El filtro se guarda en "Filtros Favoritos"
Ventaja: Acceso rápido a búsquedas frecuentes.
Usar Filtros Guardados
Procedimiento:
Accede a Filtros Favoritos
Haz clic en la flecha junto al botón "Filtros"
Se despliega la lista de filtros guardados
Selecciona el filtro deseado
Haz clic en el nombre del filtro
Los filtros se aplican automáticamente
Los filtros se muestran en gris (bloqueados)
No puedes modificar mientras el filtro favorito está activo
Ejemplo:
Cerrar o Eliminar Filtro Favorito
Cerrar Filtro (botón amarillo):
Desactiva el filtro favorito
Vuelve a la vista normal
Puedes aplicar otros filtros
Eliminar Filtro (botón rojo):
Elimina permanentemente el filtro guardado
No se puede deshacer
Requiere confirmación
Uso:
Con un filtro favorito activo
Haz clic en el botón amarillo (cerrar) o rojo (eliminar)
El filtro se desactiva o elimina
Ordenación de Listados
Selector de Ordenación
Ubicación: Parte superior derecha, encima del listado.
Función: Ordena los registros según el criterio seleccionado.
Opciones Comunes:
Referencia (A-Z / Z-A)
Descripción (A-Z / Z-A)
Precio (Menor a Mayor / Mayor a Menor)
Stock (Menor a Mayor / Mayor a Menor)
Fecha (Más reciente / Más antiguo)
Uso:
Haz clic en el selector de ordenación
Selecciona el criterio deseado
Selecciona orden ascendente o descendente
El listado se reordena automáticamente
Ejemplo:
Ordenación por Columna
Método Alternativo: Haz clic en el encabezado de la columna.
Funcionamiento:
1er clic: Ordena ascendente (▲)
2º clic: Ordena descendente (▼)
3er clic: Vuelve al orden original
Ejemplo:
Sistema de Colores
Leyenda de Colores
Ubicación: Parte superior derecha, junto al botón de filtros.
Función: Explica el significado de los colores en el listado.
Uso:
Haz clic en el icono de colores
Se muestra la leyenda
Identifica el significado de cada color
Colores Comunes
Productos:
🟢 Verde: Producto activo con stock
🟡 Amarillo: Producto con stock bajo
🔴 Rojo: Producto bloqueado o sin stock
⚪ Blanco: Producto normal
Documentos:
🟢 Verde: Documento aprobado/pagado
🟡 Amarillo: Documento pendiente
🔴 Rojo: Documento vencido/rechazado
🔵 Azul: Documento borrador
Clientes:
🟢 Verde: Cliente activo
🔴 Rojo: Cliente bloqueado
🟡 Amarillo: Cliente con deuda
Ejemplo Visual
Exportación e Impresión
Exportar a Excel (XLS)
Procedimiento:
Aplica filtros si es necesario
Haz clic en "Imprimir/Exportar"
Selecciona "Archivo XLS"
El archivo se descarga automáticamente
Contenido:
Todas las columnas visibles
Todos los registros filtrados
Formato Excel editable
Uso:
Análisis de datos
Informes personalizados
Compartir con otros departamentos
Exportar a CSV
Procedimiento:
Haz clic en "Imprimir/Exportar"
Selecciona "Archivo CSV"
El archivo se descarga
Contenido:
Todos los datos de la tabla
Formato texto separado por comas
Compatible con cualquier software
Uso:
Importación en otros sistemas
Análisis con herramientas externas
Backup de datos
Imprimir PDF
Procedimiento:
Aplica filtros si es necesario
Haz clic en "Imprimir/Exportar"
Selecciona "Imprimir"
Se genera un PDF
Descarga o imprime directamente
Contenido:
Listado formateado
Incluye filtros aplicados
Listo para imprimir
Uso:
Informes físicos
Archivo de documentos
Presentaciones
Enviar por Email
Procedimiento:
Aplica filtros si es necesario
Haz clic en "Imprimir/Exportar"
Selecciona "Email"
Se genera un PDF
Se abre el asistente de email
Introduce destinatario
Añade mensaje si es necesario
Envía
Uso:
Compartir listados con clientes
Enviar informes a gerencia
Comunicación con proveedores
Selección Múltiple
Seleccionar Registros
Método 1: Checkbox Individual
Marca el checkbox de cada registro
Se selecciona individualmente
Método 2: Seleccionar Todos
Marca el checkbox del encabezado
Se seleccionan todos los registros visibles
Método 3: Selección por Rango
Marca el primer registro
Mantén Shift
Marca el último registro
Se seleccionan todos los intermedios
Acciones con Selección Múltiple
Eliminar:
Selecciona registros
Haz clic en "Eliminar"
Confirma
Se eliminan todos los seleccionados
Exportar:
Selecciona registros
Exporta
Solo se exportan los seleccionados
Modificación Masiva (si está disponible):
Selecciona registros
Aplica cambio
Se modifica todos los seleccionados
Ejemplo:
Paginación y Navegación
Controles de Paginación
Ubicación: Parte inferior del listado.
Elementos:
Número total de registros
Registros por página
Página actual
Botones de navegación
Ejemplo:
Cambiar Registros por Página
Opciones Comunes:
10 registros
25 registros
50 registros
100 registros
Todos
Uso:
Haz clic en el selector "Registros por página"
Selecciona la cantidad deseada
El listado se actualiza
Recomendación:
25-50 para navegación normal
100 para búsquedas amplias
"Todos" solo para exportación (puede ser lento)
Navegación entre Páginas
Métodos:
1. Botones Anterior/Siguiente:
Navega página por página
2. Número de Página:
Haz clic en el número específico
Salta directamente a esa página
3. Atajos de Teclado:
→(flecha derecha): Página siguiente←(flecha izquierda): Página anteriorInicio: Primera páginaFin: Última página
Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Buscar Productos con Stock Bajo
Objetivo: Identificar productos que necesitan reposición.
Procedimiento:
Accede al listado de productos
Almacén > Productos
Aplica filtros
Clic en "Filtros"
Stock: Desde 0 Hasta 10
☑ Solo con stock
Aplicar
Ordena por stock
Ordenar por: Stock (Menor a Mayor)
Resultado:
Lista de productos con stock bajo
Ordenados de menor a mayor stock
Exporta para análisis
Imprimir/Exportar > Archivo XLS
Analiza en Excel
Caso 2: Filtrar Facturas Pendientes de Cobro
Objetivo: Ver facturas impagadas.
Procedimiento:
Accede al listado de facturas
Ventas > Facturas
Aplica filtros
Estado: Pendiente
Fecha vencimiento: Hasta [Hoy]
Ordena por fecha
Ordenar por: Fecha Vencimiento (Más antiguo)
Resultado:
Facturas vencidas primero
Listas para gestión de cobro
Guarda el filtro
Guardar Filtro: "Facturas Vencidas"
Uso futuro rápido
Caso 3: Exportar Catálogo de Productos
Objetivo: Generar catálogo en Excel.
Procedimiento:
Accede al listado de productos
Almacén > Productos
Aplica filtros
Familia: [Selecciona familia]
☑ Solo se vende
☑ Solo activos
Ordena
Ordenar por: Descripción (A-Z)
Configura columnas
Configuración > Mostrar:
Referencia
Descripción
Precio
Stock
Ocultar otras
Exporta
Imprimir/Exportar > Archivo XLS
Descarga el catálogo
Caso 4: Buscar Cliente Específico
Objetivo: Encontrar un cliente rápidamente.
Procedimiento:
Método 1: Buscador del Listado
Ventas > Clientes
Escribe en el buscador: "García"
Resultados filtrados automáticamente
Método 2: MegaBuscador
Clic en búsqueda global (🔍)
Escribe: "García"
Selecciona el cliente de los resultados
Se abre directamente la ficha
Mejores Prácticas
1. Usa Filtros Favoritos para Búsquedas Frecuentes
Crea filtros para:
Productos con stock bajo
Facturas pendientes
Clientes activos
Pedidos del mes
Ventaja: Acceso rápido con un clic.
2. Configura Columnas Según Necesidad
Muestra solo lo necesario:
Oculta columnas irrelevantes
Reordena por importancia
Guarda la configuración
Ventaja: Vista más clara y enfocada.
3. Exporta para Análisis Profundo
Usa Excel para:
Tablas dinámicas
Gráficos
Análisis avanzado
Compartir con otros departamentos
Ventaja: Análisis más potente que en el listado.
4. Aprovecha los Colores
Identifica rápidamente:
Productos bloqueados (rojo)
Stock bajo (amarillo)
Documentos vencidos (rojo)
Ventaja: Detección visual inmediata de problemas.
5. Usa Atajos de Teclado
Aprende los atajos:
Ctrl + N: Nuevo registroCtrl + F: Buscar→/←: Navegar páginas
Ventaja: Trabajo más rápido y eficiente.
6. Combina Buscador y Filtros
Estrategia:
Usa el buscador para búsqueda rápida
Aplica filtros para refinar
Ordena para priorizar
Ventaja: Resultados precisos y ordenados.
7. Guarda Configuraciones Personalizadas
Personaliza:
Columnas visibles
Orden de columnas
Filtros favoritos
Ordenación preferida
Ventaja: Entorno adaptado a tu forma de trabajar.
Solución de Problemas
Problema 1: El Buscador No Encuentra Nada
Síntoma: Escribes en el buscador pero no aparecen resultados.
Causas Posibles:
Causa 1: Búsqueda en Campo No Indexado
El buscador solo busca en campos específicos
Solución:
Usa filtros en lugar del buscador
O busca por un campo indexado (referencia, nombre)
Causa 2: Filtros Activos
Hay filtros que excluyen los resultados
Solución:
Limpia los filtros
Intenta de nuevo
Problema 2: No Puedo Guardar un Filtro
Síntoma: El botón "Guardar Filtro" no aparece o no funciona.
Causa: No has aplicado ningún filtro.
Solución:
Aplica al menos un filtro
El botón "Guardar Filtro" se activará
Haz clic y guarda
Problema 3: La Exportación a Excel Está Vacía
Síntoma: El archivo Excel descargado no tiene datos.
Causas Posibles:
Causa 1: Filtros Demasiado Restrictivos
Los filtros excluyen todos los registros
Solución:
Revisa y ajusta los filtros
Asegúrate de que hay resultados visibles
Causa 2: Error de Exportación
Problema técnico
Solución:
Intenta exportar a CSV
O contacta con soporte
Problema 4: Los Colores No Se Muestran
Síntoma: Todos los registros aparecen en blanco.
Causa: El listado no tiene sistema de colores configurado.
Solución:
No todos los listados usan colores
Verifica la leyenda de colores
Si no hay leyenda, el listado no usa colores
Problema 5: No Puedo Eliminar Registros
Síntoma: El botón "Eliminar" no funciona o aparece un error.
Causas Posibles:
Causa 1: Registros con Dependencias
Los registros tienen datos relacionados
Solución:
Elimina primero las dependencias
O bloquea en lugar de eliminar
Causa 2: Permisos Insuficientes
Tu usuario no tiene permisos para eliminar
Solución:
Contacta con el administrador
Solicita los permisos necesarios
Preguntas Frecuentes (FAQ)
1. ¿Todos los listados funcionan igual?
Sí, todos los listados de HolaGest siguen el mismo diseño y funcionamiento. Una vez aprendas uno, sabrás usar todos.
2. ¿Puedo personalizar las columnas del listado?
Sí, haz clic en el icono de configuración (⚙️) y selecciona qué columnas mostrar, ocultar o reordenar.
3. ¿Los filtros guardados son permanentes?
Sí, los filtros favoritos se guardan permanentemente hasta que los elimines manualmente.
4. ¿Puedo exportar solo los registros seleccionados?
Sí, selecciona los registros deseados (checkbox) y luego exporta. Solo se exportarán los seleccionados.
5. ¿Qué diferencia hay entre el buscador del listado y el MegaBuscador?
Buscador del listado: Busca solo en el listado actual
MegaBuscador: Busca en todo el sistema (todos los módulos)
6. ¿Puedo ordenar por varias columnas a la vez?
No directamente, pero puedes:
Ordenar por la columna principal
Exportar a Excel
Aplicar ordenación múltiple en Excel
7. ¿Los colores significan lo mismo en todos los listados?
No, cada listado puede tener su propia leyenda de colores. Consulta la leyenda específica de cada listado.
8. ¿Puedo imprimir solo una página del listado?
No directamente, la impresión incluye todos los registros filtrados. Para imprimir solo algunos:
Selecciona los registros deseados
Exporta a PDF
Imprime el PDF
9. ¿Cuántos registros puedo mostrar por página?
Generalmente: 10, 25, 50, 100 o Todos. La opción "Todos" puede ser lenta con muchos registros.
10. ¿Puedo compartir un filtro guardado con otros usuarios?
Depende de la configuración. Algunos sistemas permiten filtros compartidos, otros son solo personales. Consulta con tu administrador.
11. ¿Qué pasa si elimino un registro por error?
No se puede deshacer. La eliminación es permanente. Asegúrate antes de confirmar. Alternativa: Bloquea en lugar de eliminar.
12. ¿Puedo buscar por fecha?
Sí, usa los filtros de fecha. Puedes establecer rangos (desde - hasta) o fechas específicas.
13. ¿El buscador distingue mayúsculas de minúsculas?
No, el buscador no distingue entre mayúsculas y minúsculas. "garcía" encontrará "García", "GARCÍA", etc.
14. ¿Puedo ver registros eliminados?
No, los registros eliminados no se pueden recuperar desde el listado. Contacta con soporte si necesitas recuperar datos.
15. ¿Hay límite de registros en la exportación?
Generalmente no, pero exportaciones muy grandes pueden tardar. Si tienes miles de registros, considera exportar por lotes usando filtros.
Resumen
Los listados y filtros de HolaGest son herramientas poderosas que permiten:
✅ Visualizar grandes cantidades de datos de forma organizada ✅ Buscar rápidamente con el buscador o MegaBuscador ✅ Filtrar con criterios avanzados y guardar filtros favoritos ✅ Ordenar por cualquier columna ascendente o descendente ✅ Identificar estados con el sistema de colores ✅ Exportar a Excel, CSV o PDF para análisis ✅ Imprimir listados formateados ✅ Seleccionar múltiples registros para acciones masivas ✅ Personalizar columnas y configuración
Recuerda:
Todos los listados funcionan igual (consistencia)
Usa filtros favoritos para búsquedas frecuentes
Combina buscador, filtros y ordenación para resultados precisos
Exporta a Excel para análisis avanzado
Aprovecha los colores para identificación visual
Personaliza las columnas según tu necesidad
Usa atajos de teclado para mayor eficiencia
Con un buen dominio de los listados y filtros, trabajarás de forma mucho más eficiente en HolaGest, encontrando la información que necesitas en segundos y generando informes personalizados con facilidad.
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