📊Estados del documento
Los documentos comerciales pasan por diferentes estados durante su ciclo de vida. Un presupuesto puede estar pendiente, aceptado o rechazado. Un albarán puede estar entregado, devuelto o en tránsito. HolaGest implementa un sistema flexible de estados que le permite adaptar el flujo de trabajo a las necesidades específicas de su negocio.
🎯 Concepto de Estados
¿Qué son los Estados?
Los estados son etiquetas que indican la situación actual de un documento y determinan:
Qué acciones se pueden realizar con el documento
Si el documento es editable o está bloqueado
Cómo afecta al inventario (suma, resta o no afecta al stock)
Qué documento genera automáticamente al cambiar de estado
El color y visualización en listados e informes
¿Por Qué son Importantes?
Los estados proporcionan:
Control del flujo de trabajo:
Definen el proceso que sigue cada tipo de documento
Evitan acciones inapropiadas en momentos incorrectos
Facilitan el seguimiento del progreso de operaciones
Gestión de inventario:
Controlan cuándo se actualiza el stock
Evitan descuadres en el inventario
Permiten reversiones controladas
Automatización:
Generan documentos siguientes automáticamente
Reducen trabajo manual y errores
Aceleran procesos repetitivos
Trazabilidad:
Registran el historial de cambios
Facilitan auditorías
Mejoran el control interno
👀 Visualizar el Estado de un Documento
Ubicación del Estado
Cuando abre cualquier documento (factura, albarán, pedido o presupuesto), encontrará el indicador de estado en la parte derecha del formulario.
Elementos visuales:
Etiqueta de estado: Muestra el nombre del estado actual
Color distintivo: Cada estado tiene un color asociado para identificación rápida
Selector desplegable: Permite cambiar el estado si tiene permisos
Colores típicos:
🟢 Verde: Estados positivos (aprobado, entregado, pagado)
🟡 Amarillo: Estados pendientes (en proceso, pendiente de aprobación)
🔴 Rojo: Estados negativos (rechazado, cancelado, devuelto)
🔵 Azul: Estados informativos (borrador, en revisión)
Cambiar el Estado
Para cambiar el estado de un documento:
Abra el documento que desea modificar
Localice el selector de estado (parte derecha)
Haga clic en el selector
Elija el nuevo estado de la lista desplegable
El sistema aplicará automáticamente las acciones asociadas al nuevo estado
⚠️ Importante: Algunos cambios de estado son irreversibles o tienen efectos significativos (como actualizar el stock). Asegúrese de seleccionar el estado correcto.
⚙️ Configuración de Estados
Acceso a la Configuración
Para ver y configurar los estados disponibles:
Navegación: Menú Administrador → Panel de Control → Sección "Estados"
Aquí verá el listado completo de estados configurados en el sistema, organizados por tipo de documento.
Filtrar por Tipo de Documento
El listado muestra estados de todos los tipos de documentos. Para trabajar más cómodamente:
Use el filtro "Tipo de documento"
Seleccione el tipo específico (ej: "Pedido de cliente")
El listado mostrará solo los estados de ese tipo
Tipos de documento disponibles:
Presupuesto de cliente / proveedor
Pedido de cliente / proveedor
Albarán de cliente / proveedor
Factura de cliente / proveedor
📋 Propiedades de los Estados
Cada estado tiene varias propiedades que determinan su comportamiento:
Tipo de Documento
Descripción: Indica a qué tipo de documentos se aplica este estado.
Funcionamiento:
Un estado de "Pedido de cliente" solo aparecerá en pedidos de cliente
No puede aplicar un estado de albarán a una factura
Cada tipo de documento tiene su conjunto independiente de estados
Ejemplo:
Estado "Aprobado" para pedidos de cliente
Estado "Entregado" para albaranes de cliente
Estado "Pagada" para facturas de cliente
Por Defecto
Descripción: Indica si este es el estado inicial que se asigna automáticamente a documentos nuevos.
Funcionamiento:
Solo puede haber un estado "por defecto" por tipo de documento
Todos los documentos nuevos se crean con este estado
Puede cambiar cuál es el estado por defecto
Ejemplo:
Para pedidos de cliente:
Estado "Pendiente" marcado como "Por defecto"
Todos los pedidos nuevos se crean como "Pendiente"
Luego puede cambiarlos a "Aprobado", "Cancelado", etc.
Cuándo cambiar el estado por defecto:
Si su flujo de trabajo comienza en un estado diferente
Para adaptar el sistema a sus procesos específicos
Cuando crea estados personalizados
Editable
Descripción: Determina si los documentos en este estado pueden modificarse.
Valores:
Sí (editable): El documento puede abrirse y modificarse libremente
No (bloqueado): El documento está bloqueado y no puede editarse
Uso típico:
Estados editables:
Borrador
Pendiente
En revisión
Cualquier estado "en proceso"
Estados no editables:
Aprobado (ya no debe modificarse)
Cancelado (cerrado definitivamente)
Facturado (ya generó factura)
Pagado (proceso completado)
Razones para bloquear:
Evitar modificaciones accidentales de documentos finalizados
Mantener integridad de documentos aprobados
Cumplir requisitos de auditoría
Prevenir cambios en documentos que ya generaron otros documentos
💡 Consejo: Use estados no editables para documentos que han completado su proceso y no deben modificarse.
Actualizar Stock
Descripción: Define cómo afecta este estado al inventario.
Opciones disponibles:
No hacer nada:
El documento no afecta al stock
Útil para estados intermedios o cancelados
Ejemplo: Presupuesto pendiente, Pedido cancelado
Restar del stock:
Reduce la cantidad disponible en almacén
Usado en salidas de mercancía
Ejemplo: Albarán de cliente entregado
Sumar al stock:
Aumenta la cantidad disponible en almacén
Usado en entradas de mercancía
Ejemplo: Albarán de proveedor recibido
Funcionamiento dinámico:
Cuando cambia el estado de un documento, el sistema:
Deshace el efecto del estado anterior (si tenía alguno)
Aplica el efecto del nuevo estado
Ejemplo práctico:
Crea albarán de cliente (estado "Nuevo" - resta stock)
Stock: 100 → 90 (vendió 10 unidades)
Cambia a estado "Devuelto" (no hace nada)
Deshace la resta: 90 → 100
Aplica "no hacer nada": 100 (sin cambios)
Resultado: Stock vuelve a 100
Cambia a estado "Entregado" (resta stock)
Deshace "no hacer nada": 100 (sin cambios)
Aplica resta: 100 → 90
Resultado: Stock vuelve a 90
⚠️ Importante: Tenga cuidado al configurar esta propiedad. Errores pueden causar descuadres graves en el inventario.
Generar Tipo de Documento
Descripción: Especifica si al cambiar a este estado se genera automáticamente otro documento.
Funcionamiento:
Cuando un documento cambia a un estado con esta propiedad configurada:
El sistema crea automáticamente un nuevo documento del tipo especificado
Copia todos los datos relevantes del documento original
Vincula ambos documentos para trazabilidad
Casos de uso comunes:
Pedido → Albarán:
Estado "Aprobado" en pedidos genera albaranes
Cuando aprueba un pedido, se crea automáticamente el albarán de entrega
Albarán → Factura:
Estado "Entregado" en albaranes genera facturas
Cuando marca un albarán como entregado, se crea la factura
Presupuesto → Pedido:
Estado "Aceptado" en presupuestos genera pedidos
Cuando el cliente acepta el presupuesto, se crea el pedido
Presupuesto → Factura:
Estado "Aceptado y facturar" genera directamente facturas
Salta el paso intermedio de pedido y albarán
Ejemplo de flujo completo:
Crea presupuesto (estado "Pendiente")
Cliente acepta → Cambia a "Aceptado" → Genera pedido automáticamente
Aprueba pedido → Cambia a "Aprobado" → Genera albarán automáticamente
Entrega mercancía → Cambia albarán a "Entregado" → Genera factura automáticamente
Ventajas:
Ahorra tiempo al no tener que crear documentos manualmente
Evita errores de transcripción
Mantiene trazabilidad completa
Acelera el flujo de trabajo
Bloqueado
Descripción: Indica si el estado está protegido contra modificaciones accidentales.
Funcionamiento:
Los estados predeterminados del sistema vienen bloqueados
No puede modificar ni eliminar estados bloqueados
Protege la configuración estándar del sistema
Desbloquear un estado:
Si realmente necesita modificar un estado predeterminado:
En el listado de estados, haga clic en el botón "Opciones" (esquina superior izquierda)
Active la visualización de la columna "Bloqueado"
Edite el estado que desea modificar
Desmarque la casilla "Bloqueado"
Guarde los cambios
Ahora puede modificar el estado
⚠️ Advertencia: No se recomienda modificar estados predeterminados a menos que sea absolutamente necesario. Es mejor crear estados personalizados nuevos.
🎨 Personalizar Estados
Crear un Estado Personalizado
Puede crear estados adicionales para adaptar el sistema a su flujo de trabajo:
Paso 1: Acceder a estados
Menú Administrador → Panel de Control → Estados → Botón "Nuevo"
Paso 2: Configurar propiedades básicas
Nombre: Nombre descriptivo del estado (ej: "En preparación")
Tipo de documento: Seleccione a qué tipo de documento se aplica
Por defecto: Marque solo si debe ser el estado inicial
Paso 3: Configurar comportamiento
Editable: Decida si permite modificaciones
Actualizar stock: Seleccione el efecto en inventario
Generar documento: Elija si crea otro documento automáticamente
Paso 4: Guardar
Haga clic en "Guardar" para crear el estado.
Ejemplos de Estados Personalizados
Estado "En preparación" para albaranes:
Tipo: Albarán de cliente
Editable: Sí
Actualizar stock: No hacer nada (aún no se ha entregado)
Generar: Ninguno
Uso: Indica que el pedido está siendo preparado en almacén pero aún no se ha enviado.
Estado "Pendiente de aprobación" para pedidos:
Tipo: Pedido de cliente
Editable: No (para evitar cambios durante revisión)
Actualizar stock: No hacer nada
Generar: Ninguno
Uso: Pedidos que requieren aprobación de un superior antes de procesarse.
Estado "Parcialmente entregado" para albaranes:
Tipo: Albarán de cliente
Editable: Sí (para ajustar cantidades)
Actualizar stock: Restar (por lo entregado)
Generar: Ninguno
Uso: Cuando solo se ha entregado parte del pedido.
Estado "Aceptado y facturar" para presupuestos:
Tipo: Presupuesto de cliente
Editable: No
Actualizar stock: No hacer nada (el presupuesto no afecta stock)
Generar: Factura de cliente
Uso: Presupuestos que se convierten directamente en factura sin pasar por pedido/albarán.
🔄 Flujos de Trabajo Típicos
Flujo Completo (Presupuesto → Factura)
Proceso estándar en empresas con productos físicos:
Presupuesto (Estado: Pendiente)
Cliente solicita cotización
Crea presupuesto
No afecta stock
Presupuesto (Estado: Aceptado → Genera Pedido)
Cliente acepta
Cambia estado a "Aceptado"
Sistema crea pedido automáticamente
Pedido (Estado: Aprobado → Genera Albarán)
Revisa y aprueba el pedido
Cambia estado a "Aprobado"
Sistema crea albarán automáticamente
Albarán (Estado: Entregado → Genera Factura)
Prepara y entrega mercancía
Cambia estado a "Entregado"
Resta stock
Sistema crea factura automáticamente
Factura (Estado: Pagada)
Cliente paga
Cambia estado a "Pagada"
Proceso completado
Flujo Simplificado (Presupuesto → Factura Directa)
Proceso para servicios o ventas simples:
Presupuesto (Estado: Pendiente)
Crea presupuesto
Presupuesto (Estado: Aceptado → Genera Factura)
Cliente acepta
Sistema crea factura directamente
Salta pedido y albarán
Factura (Estado: Pagada)
Cliente paga
Proceso completado
Flujo de Compras
Proceso de compra a proveedores:
Pedido a proveedor (Estado: Enviado)
Solicita mercancía al proveedor
Albarán de proveedor (Estado: Recibido)
Recibe la mercancía
Suma al stock
Factura de proveedor (Estado: Pendiente de pago)
Registra la factura del proveedor
Factura de proveedor (Estado: Pagada)
Realiza el pago
Proceso completado
🛠️ Casos de Uso Avanzados
Gestión de Devoluciones
Escenario: Cliente devuelve mercancía.
Solución con estados:
Cree un estado "Devuelto" para albaranes:
Editable: No
Actualizar stock: Sumar (devuelve al inventario)
Generar: Ninguno
Cuando hay devolución:
Localice el albarán original
Cambie su estado a "Devuelto"
El stock se actualiza automáticamente
Aprobaciones Multinivel
Escenario: Pedidos grandes requieren aprobación de gerencia.
Solución con estados:
Estado "Pendiente de aprobación":
Editable: No
No afecta stock
No genera nada
Estado "Aprobado por gerencia":
Editable: No
No afecta stock
Genera albarán
Flujo:
Comercial crea pedido (Pendiente de aprobación)
Gerente revisa y cambia a "Aprobado por gerencia"
Sistema genera albarán automáticamente
Control de Calidad
Escenario: Mercancía recibida debe pasar control de calidad.
Solución con estados:
Estado "Recibido - En inspección" para albaranes de proveedor:
Editable: Sí
Actualizar stock: No hacer nada (aún no disponible)
Generar: Ninguno
Estado "Aprobado - Disponible":
Editable: No
Actualizar stock: Sumar (ahora sí disponible)
Generar: Ninguno
Estado "Rechazado - Devolver":
Editable: No
Actualizar stock: No hacer nada
Generar: Albarán de devolución (si está configurado)
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Puedo cambiar el estado de múltiples documentos a la vez? R: Depende de la versión de HolaGest. Algunas versiones permiten acciones masivas en listados.
P: ¿Se registra el historial de cambios de estado? R: Sí, HolaGest mantiene un registro de cambios en cada documento.
P: ¿Puedo eliminar un estado que ya no uso? R: Solo si no hay documentos usando ese estado. Si hay documentos, primero cámbielos a otro estado.
P: ¿Los estados afectan a los informes? R: Sí, puede filtrar informes por estado para analizar documentos en situaciones específicas.
P: ¿Puedo tener diferentes estados para diferentes series? R: No, los estados son por tipo de documento, no por serie. Todos los pedidos comparten los mismos estados disponibles.
P: ¿Qué pasa si cambio accidentalmente un estado? R: Puede volver a cambiar al estado anterior, pero los efectos (como cambios en stock) se aplicarán según la configuración.
Recuerde: Los estados son una herramienta poderosa para controlar su flujo de trabajo. Tómese tiempo para configurarlos correctamente según sus procesos de negocio.
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