Cómo hacer una factura rectificativa o devolución

🎯 Introducción

Las facturas rectificativas son documentos fiscales que corrigen o anulan facturas previamente emitidas. Son la forma legal y contable correcta de gestionar:

  • ❌ Errores en facturas emitidas

  • 🔄 Devoluciones de mercancía

  • 💰 Descuentos posteriores a la venta

  • 📝 Correcciones de datos fiscales

En HolaGest, crear facturas rectificativas es un proceso sencillo y automatizado que garantiza el cumplimiento legal y la correcta contabilización.

📚 ¿Qué es una Factura Rectificativa?

Definición Legal

Según la normativa fiscal, una factura rectificativa es un documento que:

  • ✅ Modifica una factura anterior

  • ✅ Anula total o parcialmente una factura

  • ✅ Corrige errores en datos fiscales

  • ✅ Documenta devoluciones de mercancía

Tipos de Rectificativas

Tipo
Descripción
Uso

Por sustitución

Anula y reemplaza la factura original

Errores graves en datos

Por diferencias

Corrige solo el importe erróneo

Errores en cantidades o precios

Por devolución

Anula parcial o totalmente por devolución

Cliente devuelve mercancía

🔄 Cuándo Usar una Factura Rectificativa

✅ Casos que Requieren Rectificativa

  • Devolución de mercancía por el cliente

  • Error en cantidades facturadas

  • Error en precios aplicados

  • Descuento posterior a la emisión

  • Error en datos fiscales (NIF, dirección)

  • Error en base imponible o IVA

  • Anulación total de la venta

❌ Casos que NO Requieren Rectificativa

  • Factura en estado "Boceto": Simplemente edítela

  • Factura no enviada al cliente: Puede desbloquearla y corregirla

  • Error interno sin impacto fiscal: Use notas internas

⚠️ Importante: Una vez enviada una factura al cliente o presentada en declaraciones fiscales, siempre use rectificativas para corregirla.

📍 Acceso a Devoluciones

Para crear una factura rectificativa:

  1. Vaya a Menú Ventas > Facturas

  2. Abra la factura original que desea rectificar

  3. Haga clic en la pestaña "Devoluciones"

➕ Crear una Factura Rectificativa

Método 1: Rectificativa Parcial (Devolución de Algunas Líneas)

Este es el método más común para devoluciones parciales de mercancía.

Paso 1: Acceder a Devoluciones

  1. Abra la factura original

  2. Vaya a la pestaña "Devoluciones"

  3. Verá todas las líneas de la factura original

Paso 2: Indicar Cantidades a Devolver

Para cada línea que desee rectificar:

  1. Localice la columna "Cantidad a devolver"

  2. Indique la cantidad que el cliente devuelve

  3. Puede devolver:

    • Cantidad parcial: Ej: 5 de 10 unidades

    • Cantidad total: Todas las unidades de esa línea

    • Cero: Si no se devuelve esa línea

Línea Original
Cantidad Facturada
Cantidad a Devolver
Resultado

Producto A

10 unidades

3 unidades

Rectificativa de 3 uds

Producto B

5 unidades

5 unidades

Rectificativa total

Producto C

8 unidades

0 unidades

No se rectifica

📸 [CAPTURA NUEVA: Columna "Cantidad a devolver" con valores]

Paso 3: Generar la Rectificativa

  1. Revise las cantidades indicadas

  2. Pulse el botón "Generar rectificativa"

  3. HolaGest creará automáticamente la factura rectificativa

  4. Se abrirá la nueva factura rectificativa

Método 2: Rectificativa Total (Anular Factura Completa)

Para anular completamente una factura:

Opción A: Desde Devoluciones

  1. Abra la factura original

  2. Vaya a la pestaña "Devoluciones"

  3. Pulse el botón "Devolver todo"

  4. Todas las cantidades se marcarán automáticamente

  5. Pulse "Generar rectificativa"

Opción B: Rectificativa Rápida

  1. Abra la factura original

  2. Pulse el botón "Rectificar" (en la barra superior)

  3. Confirme la rectificativa total

  4. Se generará automáticamente

💡 Consejo: Use este método para anulaciones completas por error o cancelación de venta.

📋 Características de la Factura Rectificativa

¿Qué Contiene la Rectificativa?

La factura rectificativa generada incluye:

  • ✅ Referencia a la factura original (número y fecha)

  • ✅ Líneas con cantidades negativas (importes negativos)

  • ✅ Mismo cliente que la factura original

  • ✅ Mismos precios e impuestos que la original

  • ✅ Numeración correlativa de la serie

Ejemplo Visual

Factura Original (FAC-2024-001)

Factura Rectificativa (FAC-2024-045)

Resultado Neto

💰 Efectos Contables y de Stock

Efectos Automáticos al Generar Rectificativa

Cuando genera una factura rectificativa, HolaGest automáticamente:

📊 Contabilidad

  • ✅ Genera asiento contable inverso

  • ✅ Regulariza cuentas de cliente

  • ✅ Ajusta base imponible de IVA

  • ✅ Corrige retenciones de IRPF (si aplica)

📦 Stock

  • ✅ Devuelve al stock las cantidades rectificadas

  • ✅ Actualiza disponibilidad de productos

  • ✅ Registra movimiento de almacén

💳 Recibos

  • ✅ Genera recibo negativo (a favor del cliente)

  • ✅ Ajusta riesgo del cliente

  • ✅ Permite compensación con otras facturas

🔍 Visualizar Rectificativas

Desde la Factura Original

  1. Abra la factura original

  2. Vaya a la pestaña "Devoluciones"

  3. En la parte inferior verá:

    • Rectificativas generadas (listado)

    • Importe total rectificado

    • Importe neto (original - rectificativas)

Desde el Listado de Facturas

Las facturas rectificativas aparecen en el listado general con:

  • 🔴 Importes negativos (en rojo)

  • 📎 Referencia a factura original en observaciones

  • 🏷️ Serie de rectificativas (si está configurada)

Filtrar Rectificativas

Para ver solo facturas rectificativas:

  1. Vaya a Menú Ventas > Facturas

  2. Pulse el botón "Filtros"

  3. En "Tipo", seleccione "Rectificativas"

  4. Aplique el filtro

🔄 Gestionar Cobros de Rectificativas

Recibos Negativos

Las facturas rectificativas generan recibos negativos (a favor del cliente):

Opción 1: Compensar con Otras Facturas

Si el cliente tiene facturas pendientes:

  1. Vaya a Menú Ventas > Recibos

  2. Localice el recibo negativo de la rectificativa

  3. Localice recibos positivos pendientes del mismo cliente

  4. Seleccione ambos recibos y use la opción de compensación automática

Opción 2: Devolver Dinero al Cliente

Si debe devolver el importe:

  1. Abra la factura rectificativa

  2. Vaya a la pestaña "Recibos"

  3. Marque el recibo como "Pagado" (devuelto)

  4. Indique la fecha y método de devolución

Opción 3: Dejar Saldo a Favor

El saldo negativo quedará en la cuenta del cliente para futuras compras.

📝 Casos Prácticos

Caso 1: Devolución Parcial de Mercancía

Situación: Cliente devuelve 3 unidades de un producto de una factura de 10 unidades.

Solución:

  1. Abrir factura original

  2. Pestaña "Devoluciones"

  3. Indicar "3" en cantidad a devolver

  4. Generar rectificativa

  5. El stock se incrementa en 3 unidades

  6. Se genera recibo negativo por el importe de 3 unidades

Caso 2: Error en Precio

Situación: Facturó a 100€ pero el precio correcto era 80€.

Solución:

  1. Crear rectificativa de la línea completa (cantidad total)

  2. Crear nueva factura con el precio correcto

  3. O bien: Rectificar solo la diferencia (20€)

Caso 3: Descuento Posterior

Situación: Acordó un descuento del 10% después de emitir la factura.

Solución:

  1. Calcular el 10% del total de la factura

  2. Crear rectificativa manual por ese importe

  3. O bien: Rectificar todas las líneas con el descuento aplicado

Caso 4: Anulación Total

Situación: Venta cancelada completamente.

Solución:

  1. Abrir factura original

  2. Pestaña "Devoluciones"

  3. Botón "Devolver todo"

  4. Generar rectificativa

  5. Todo el stock vuelve al almacén

  6. Asiento contable se anula

⚙️ Configuración de Rectificativas

Series de Rectificativas

Puede configurar una serie específica para rectificativas:

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Series

  2. Cree una nueva serie (ej: "R2024")

  3. Marque la opción "Serie para rectificativas"

  4. Guarde la serie

Ventajas:

  • ✅ Numeración separada de facturas normales

  • ✅ Fácil identificación en listados

  • ✅ Mejor organización contable

Plantillas de Impresión

Configure plantillas específicas para rectificativas:

  1. Vaya a Panel de Control > Formatos de Impresión

  2. Personalice el formato de rectificativas

  3. Añada textos legales específicos

  4. Configure colores o marcas distintivas

💡 Consejos y Buenas Prácticas

✅ Antes de Rectificar

  • Verifique que realmente necesita una rectificativa

  • Compruebe si la factura está en "Boceto" (puede editarla directamente)

  • Consulte con el cliente el motivo de la devolución

  • Documente el motivo en observaciones

✅ Durante la Rectificación

  • Revise las cantidades a devolver cuidadosamente

  • Verifique que los precios coinciden con la original

  • Añada observaciones explicando el motivo

  • Adjunte documentos (albarán de devolución, fotos, etc.)

✅ Después de Rectificar

  • Envíe la rectificativa al cliente por email

  • Gestione el recibo negativo (compensar o devolver)

  • Verifique que el stock se ha actualizado correctamente

  • Archive la documentación relacionada

✅ Aspectos Legales

  • Conserve la factura original y la rectificativa

  • Incluya referencia a la factura original

  • Declare correctamente en modelos fiscales (303, 390)

  • Justifique el motivo de la rectificativa

❓ Preguntas Frecuentes

¿Puedo rectificar una factura de hace varios meses?

Sí, puede rectificar facturas de cualquier período, siempre que el ejercicio contable esté abierto.

¿Qué hago si el cliente ya pagó la factura?

Genere la rectificativa normalmente. Luego decida si devuelve el dinero o lo deja como saldo a favor.

¿Puedo rectificar una rectificativa?

Sí, puede crear rectificativas de rectificativas si es necesario.

¿Afecta al IVA declarado?

Sí, debe incluir las rectificativas en la declaración del período en que se emiten.

¿Puedo eliminar una rectificativa?

Sí, si está en "Boceto" y el ejercicio está abierto. Pero no es recomendable.

¿Cómo rectificar solo el IVA sin cambiar la base?

Cree una rectificativa manual con una línea que ajuste solo el IVA.

🔗 Guías Relacionadas

📞 Soporte Legal y Fiscal

⚠️ Importante: Esta guía es orientativa. Para casos complejos o dudas fiscales, consulte con su asesor contable o fiscal.

Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025

AnteriorCómo hacer una factura de ventaSiguienteCómo hacer una factura proforma

Última actualización