Cierres de Periodos (Horas Extras)
Gestión de cierres de periodos y compensación de horas extras - Liquidación monetaria, compensación con vacaciones y control de tiempo adicional en HolaGest
Descripción General
La funcionalidad de Cierres de Periodos permite gestionar y liquidar las horas extras trabajadas por los empleados dentro de un rango de fechas específico. Este módulo facilita el cálculo, registro y compensación del tiempo adicional laborado, ya sea mediante pago monetario o compensación con días de descanso.
El cierre de periodos es fundamental para mantener un control preciso de las horas extras, asegurar el cumplimiento de las obligaciones laborales y facilitar la integración con el módulo de nómina.
🎯 Objetivos del Módulo
El sistema de cierres de periodos permite:
Calcular horas extras: Determinar el tiempo adicional trabajado por cada empleado
Liquidar periodos: Cerrar formalmente un rango de fechas
Compensar empleados: Aplicar pago monetario o días de descanso
Integrar con nómina: Generar conceptos de pago automáticamente
Generar reportes: Documentar horas extras y compensaciones
Controlar costos: Analizar el impacto de las horas extras
Cumplir normativas: Asegurar el pago correcto según legislación
💰 Tipos de Compensación
Las horas extras pueden compensarse de tres formas:
1. Sin Compensación
Descripción: Las horas extras no se pagan ni se compensan.
Cuándo Usar:
Personal de confianza o directivo
Empleados exentos de pago de horas extras
Acuerdo previo con el empleado
Tiempo voluntario no compensable
Ejemplo:
Efecto:
No se genera pago en nómina
No se agregan días de vacaciones
Se registra solo para estadísticas
2. Compensación Monetaria
Descripción: Las horas extras se pagan en efectivo en la nómina.
Cuándo Usar:
Empleados por hora
Personal operativo
Política estándar de la empresa
Legislación lo requiere
Cálculo:
Factores Comunes:
Horas extras dobles: Factor 2.0 (primeras 9 horas semanales)
Horas extras triples: Factor 3.0 (después de 9 horas semanales)
Horas extras festivas: Factor 2.5 o 3.0 (según legislación)
Horas extras nocturnas: Factor 2.5 (según legislación)
Efecto:
Se genera concepto de pago en nómina
Se integra automáticamente al cálculo de nómina
Se paga en el siguiente periodo de nómina
3. Compensación con Vacaciones
Descripción: Las horas extras se compensan con días de descanso.
Cuándo Usar:
Política de balance vida-trabajo
Acuerdo con el empleado
Reducir costos de nómina
Empleado prefiere tiempo libre
Cálculo:
Efecto:
Se agregan días al saldo de vacaciones
Empleado puede solicitar días libres
No se genera pago en nómina
Se registran marcajes justificados cuando toma los días
📍 Acceso al Módulo
Ubicación en el Sistema
Para acceder a Cierres de Periodos:
Vaya a RR.HH. → Asistencias
Haga clic en la pestaña Cierres o Cierres de Periodos
Ruta de acceso: Menú → RR.HH. → Asistencias → Cierres
🖥️ Interfaz de Cierres de Periodos
Estructura de la Pantalla
La pantalla de gestión de cierres se divide en dos secciones:
Parte Superior: Selección de Periodo
Elementos:
Empresa: Seleccionar empresa (en caso de multiempresa)
Fecha de Inicio: Primer día del periodo a cerrar
Fecha de Fin: Último día del periodo a cerrar
Botón "Buscar": Cargar datos del periodo
Botón "Nuevo Cierre": Crear un nuevo cierre
Ejemplo:
Parte Inferior: Lista de Empleados
Elementos:
Lista de empleados: Empleados con horas extras en el periodo
Checkboxes: Para selección múltiple
Columnas: Empleado, Horas Extras, Compensación, Acciones
Botones de acción: Añadir empleados, Compensación, Editar, Eliminar
Ejemplo de Lista:
➕ Crear un Cierre de Periodo
Proceso Completo
Paso 1: Definir el Periodo
Seleccione la Empresa (si aplica)
Seleccione Fecha de Inicio del periodo
Seleccione Fecha de Fin del periodo
Haga clic en Buscar o Nuevo Cierre
Ejemplo:
Paso 2: Agregar Empleados al Cierre
Hay dos formas de agregar empleados:
Opción A: Agregar Manualmente
Haga clic en el botón Nuevo
Complete el formulario:
Empleado: Seleccione el empleado
Horas Extras: Ingrese las horas trabajadas
Compensación: Seleccione el tipo (Sin compensación, Monetaria, Vacaciones)
Haga clic en Guardar
Ejemplo:
Opción B: Agregar Automáticamente
Haga clic en el botón Añadir empleados
El sistema carga automáticamente:
Todos los empleados con horas extras en el periodo
Calcula las horas extras de cada uno
Los agrega a la lista
Revise la lista generada
Ventaja: Ahorra tiempo, no hay que agregar empleado por empleado.
Ejemplo de Carga Automática:
Paso 3: Aplicar Compensaciones
Hay dos formas de aplicar compensaciones:
Opción A: Individual
Localice el empleado en la lista
Haga clic en Editar
Seleccione el tipo de compensación
Haga clic en Guardar
Opción B: En Lote (Múltiples Empleados)
Seleccione los empleados usando los checkboxes (☐)
Haga clic en el botón Compensación
Seleccione el tipo de compensación a aplicar:
Sin compensación
Monetaria
Vacaciones
Haga clic en Aplicar
La compensación se aplica a todos los seleccionados
Ejemplo de Compensación en Lote:
Paso 4: Guardar el Cierre
Revise que todos los empleados tengan compensación asignada
Verifique los cálculos
Haga clic en Guardar Cierre o Cerrar Periodo
El sistema:
Registra el cierre
Genera conceptos de nómina (si es monetaria)
Agrega días de vacaciones (si es con vacaciones)
Bloquea el periodo (opcional)
Mensaje de Confirmación:
📝 Edición de Compensaciones
Editar Compensación Individual
Proceso:
Localice el empleado en la lista
Haga clic en Editar (icono de lápiz)
Se abre el formulario de edición
Modifique:
Horas extras (si es necesario)
Tipo de compensación
Haga clic en Guardar
Detalle de Compensación con Vacaciones
Cuando edita la compensación de un empleado con tipo "Vacaciones", se muestra información adicional:
Sección de Marcajes Justificados
Ubicación: Parte inferior de la pantalla de edición
Información Mostrada:
Horario laboral del empleado: Para referencia
Lista de marcajes justificados: Días que compensan las horas extras
Botón "Añadir": Para agregar nuevos marcajes justificados
Ejemplo de Visualización:
Añadir Marcajes Justificados
Para registrar cuándo el empleado toma los días de compensación:
Proceso:
En la edición de compensación, haga clic en Añadir (en la sección de marcajes justificados)
Se abre un formulario:
Fecha: Día en que tomará el descanso
Hora de Inicio: Inicio del periodo compensado
Hora de Fin: Fin del periodo compensado
Haga clic en Aceptar
El sistema genera automáticamente:
Marcaje de Entrada Justificada a la hora de inicio
Marcaje de Salida Justificada a la hora de fin
Motivo: "Compensación de Horas Extras" o similar
Ejemplo:
Compensación Parcial
Si el empleado toma solo parte del día:
Ejemplo:
📊 Visualización de Horarios
Horario Laboral del Empleado
Para facilitar la asignación de marcajes justificados, el sistema muestra el horario laboral del empleado:
Información Mostrada:
Días laborables (Lunes a Viernes, etc.)
Horario de entrada y salida
Horas por día
Total de horas semanales
Ejemplo:
Utilidad:
Verificar fácilmente el horario del empleado
Asignar marcajes justificados en horarios correctos
Calcular horas compensadas con precisión
Evitar errores en la asignación de días
🔄 Integración con Nómina
Compensación Monetaria
Cuando se aplica compensación monetaria:
Proceso Automático:
Cierre se guarda con compensación monetaria
Sistema calcula el monto a pagar:
Sistema genera concepto de nómina:
Concepto se integra a la nómina del periodo
Empleado recibe pago en su siguiente nómina
Ejemplo en Recibo de Nómina:
Compensación con Vacaciones
Cuando se aplica compensación con vacaciones:
Proceso Automático:
Cierre se guarda con compensación vacaciones
Sistema calcula días a compensar:
Sistema agrega días al saldo de vacaciones:
Empleado puede solicitar los días libres
Al tomar los días, se registran marcajes justificados
Ejemplo de Saldo de Vacaciones:
📈 Reportes y Análisis
Reportes Disponibles
Reporte de Cierre de Periodo
Reporte de Horas Extras por Departamento
Reporte de Tendencias
Indicadores Clave (KPIs)
Costo de Horas Extras:
Promedio de Horas Extras por Empleado:
Tasa de Empleados con Horas Extras:
💡 Mejores Prácticas
Recomendaciones Generales
Cierre periodos regularmente: Mensual o quincenal, no acumule
Revise cálculos: Verifique que las horas extras sean correctas
Documente decisiones: Registre por qué se aplicó cada tipo de compensación
Comunique a empleados: Informe sobre compensaciones aplicadas
Integre con nómina: Asegúrese de que los pagos se generen correctamente
Analice tendencias: Identifique patrones y tome medidas preventivas
Establezca límites: Defina máximos de horas extras permitidas
Capacite supervisores: Enseñe a autorizar horas extras adecuadamente
Políticas Recomendadas
Política de Horas Extras:
Política de Compensación con Vacaciones:
Prevención de Problemas
Evitar Horas Extras Excesivas:
Evitar Errores en Cálculos:
Evitar Conflictos con Empleados:
🆘 Solución de Problemas
Problemas Comunes
Problema 1: Horas extras no se calculan correctamente
Causa: Horario del empleado no configurado o incorrecto
Solución:
Verifique que el empleado tenga turno laboral asignado
Verifique que el horario sea correcto
Verifique que los marcajes estén completos (entrada y salida)
Recalcule las horas extras
Problema 2: No se genera concepto de nómina
Causa: Concepto de horas extras no configurado
Solución:
Vaya a Configuración → Conceptos Salariales
Verifique que exista el concepto "Horas Extras"
Verifique que esté configurado correctamente
Vuelva a guardar el cierre
Problema 3: Días de vacaciones no se agregan
Causa: Error en el cálculo o configuración
Solución:
Verifique que seleccionó "Vacaciones" como compensación
Verifique el cálculo de días (horas ÷ horas por día)
Revise el saldo de vacaciones del empleado
Contacte a soporte si persiste el problema
Problema 4: No puedo editar un cierre
Causa: Periodo ya cerrado o bloqueado
Solución:
Verifique el estado del cierre
Si está cerrado, solicite reapertura a administrador
O cree un cierre de ajuste para el siguiente periodo
📚 Guías Relacionadas
Para más información sobre temas relacionados:
Control de Asistencia - Gestión general de asistencia
Dispositivos Biométricos - Configuración de dispositivos
Mi Primer Empleado - Configuración de empleados
Configuración por Defecto - Parámetros de horas extras
Panel del Empleado - Cómo los empleados ven sus horas extras
📞 Soporte
Si necesita ayuda con cierres de periodos y horas extras:
Correo: soporte@holagest.com
Teléfono: +52 (55) 1234-5678
Chat: Disponible en el sistema
Documentación: https://docs.holagest.com
Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Cierres de Periodos y Horas Extras
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