Dispositivos Biométricos

Configuración e integración de dispositivos biométricos - Relojes checadores, sincronización automática y gestión de marcajes en HolaGest

Descripción General

Los Dispositivos Biométricos son sistemas de control de acceso que permiten registrar la asistencia de los empleados mediante identificación biométrica (huella digital, reconocimiento facial, tarjeta de proximidad, etc.). HolaGest se integra con estos dispositivos para automatizar la captura de marcajes, eliminando la necesidad de registro manual y reduciendo errores y fraudes.

Esta integración facilita el control de asistencia en empresas con múltiples empleados, múltiples ubicaciones o turnos rotativos, proporcionando datos precisos y confiables para el cálculo de nómina y análisis de productividad.

Dispositivos Biométricos

🎯 Objetivos de la Integración

La integración con dispositivos biométricos permite:

  • Automatizar registro: Captura automática de marcajes sin intervención manual

  • Eliminar fraudes: Identificación biométrica previene suplantación de identidad

  • Reducir errores: Datos precisos sin errores de captura manual

  • Ahorrar tiempo: Sincronización automática de marcajes

  • Centralizar información: Todos los marcajes en un solo sistema

  • Facilitar análisis: Datos consistentes para reportes y análisis

  • Cumplir normativas: Registro confiable para auditorías laborales

🔧 Dispositivos Compatibles

Marcas y Modelos Soportados

HolaGest es compatible con dispositivos de diversos fabricantes:

Anviz (Integración Nativa)

Modelos Compatibles:

  • Anviz A300

  • Anviz VF30

  • Anviz W1

  • Anviz OA1000

  • Otros modelos con protocolo estándar Anviz

Características:

  • Integración directa sin software adicional

  • Sincronización automática

  • Soporte de huella digital y tarjeta RFID

  • Configuración simplificada

ZKTeco (Vía CSV)

Modelos Compatibles:

  • ZKTeco K40

  • ZKTeco K50

  • ZKTeco F18

  • ZKTeco MB360

  • Otros modelos con exportación CSV

Características:

  • Exportación de datos a CSV

  • Importación manual o automática

  • Amplia variedad de modelos

  • Reconocimiento facial y huella

Otros Fabricantes (Vía CSV)

Marcas Compatibles:

  • Suprema

  • Hikvision

  • Dahua

  • Virdi

  • Cualquier dispositivo que exporte CSV

Requisito: El dispositivo debe poder exportar marcajes en formato CSV con los campos requeridos.

⚙️ Activación de Dispositivos Biométricos

Habilitar la Funcionalidad

Antes de configurar dispositivos, debe activar la funcionalidad en el sistema:

Proceso:

  1. Vaya al menú Administración

  2. Seleccione Panel de Control

  3. Busque la sección Recursos Humanos

  4. Localice la opción Dispositivos Biométricos

  5. Active la casilla de verificación

  6. Haga clic en Guardar

Activación de Dispositivos Biométricos

Efecto:

  • Aparece una nueva pestaña Dispositivos en RR.HH. → Asistencias

  • Se habilitan las opciones de sincronización

  • Se activa la importación automática (si está configurada)

➕ Añadir Nuevos Dispositivos

Acceso a la Gestión de Dispositivos

Para administrar dispositivos biométricos:

  1. Vaya a RR.HH. → Asistencias

  2. Haga clic en la pestaña Dispositivos

  3. Se muestra la lista de dispositivos configurados

Crear un Nuevo Dispositivo

Proceso:

  1. En la pestaña de Dispositivos, haga clic en Nuevo (botón verde con icono '+')

  2. Complete el formulario de configuración

  3. Haga clic en Guardar

Campos de Configuración

1. Nombre

Descripción: Texto identificador del dispositivo para el usuario.

Propósito:

  • Identificar fácilmente el dispositivo

  • Diferenciar entre múltiples dispositivos

  • Facilitar la gestión y reportes

Ejemplos:

Recomendación: Use nombres descriptivos que indiquen la ubicación o función del dispositivo.

2. Tipo

Descripción: Marca o modelo del dispositivo.

Opciones:

  • Anviz: Para dispositivos Anviz con integración nativa

  • CSV: Para dispositivos que requieren importación manual

  • Otros: Según fabricantes soportados

Selección:

Importante: Para dispositivos Anviz, debe seleccionar obligatoriamente "Anviz" para que funcione la sincronización automática.

3. Zona Horaria

Descripción: Zona horaria del dispositivo para corrección de horarios.

Propósito:

  • Ajustar diferencias horarias entre dispositivo y servidor

  • Corregir marcajes si el dispositivo está en otra zona horaria

  • Sincronizar correctamente con la hora del sistema central

Selección:

Ejemplos:

Cálculo de Corrección:

4. Dispositivo (ID)

Descripción: Identificador numérico del dispositivo.

Propósito:

  • Identificar el dispositivo en la red

  • Diferenciar entre múltiples dispositivos del mismo modelo

  • Comunicación con el dispositivo

Valor Típico: 1 (para un solo dispositivo)

Múltiples Dispositivos:

Nota: Consulte el manual del dispositivo para conocer su ID. Generalmente es 1 por defecto.

5. Host (Dirección IP o DNS)

Descripción: Dirección IP o nombre DNS para conectar al dispositivo.

Formato:

  • Dirección IP: 192.168.1.100

  • Nombre DNS: reloj-entrada.empresa.local

Cómo Obtener la IP:

Método 1: Desde el Dispositivo

  1. Acceda al menú del dispositivo (pantalla táctil o teclado)

  2. Busque "Configuración de Red" o "Network Settings"

  3. Anote la dirección IP mostrada

Método 2: Desde el Router

  1. Acceda a la configuración del router

  2. Busque la lista de dispositivos conectados

  3. Identifique el dispositivo biométrico

  4. Anote su dirección IP

Método 3: Software del Fabricante

  1. Use el software de configuración del fabricante

  2. Escanee la red en busca de dispositivos

  3. El software mostrará la IP del dispositivo

Ejemplo de Configuración:

Recomendación: Asigne una IP estática al dispositivo para evitar que cambie.

6. Puerto

Descripción: Puerto de conexión con el dispositivo.

Valores Típicos:

  • Anviz: 5010 (puerto por defecto)

  • ZKTeco: 4370 (puerto por defecto)

  • Otros: Consulte el manual del dispositivo

Ejemplo:

Nota: Si el puerto está bloqueado por firewall, la conexión fallará. Asegúrese de que el puerto esté abierto.

7. Auto Importar

Descripción: Indica si los marcajes se importarán automáticamente.

Opciones:

  • ✅ Activado: Sincronización automática mediante Cron

  • ❌ Desactivado: Importación manual solamente

Cuándo Activar:

Funcionamiento:

8. Dirección Física

Descripción: Dirección postal donde está ubicado físicamente el dispositivo.

Campos:

  • Dirección: Calle y número

  • Código Postal: CP de la ubicación

  • Ciudad: Ciudad o municipio

Propósito:

  • Documentar ubicación del dispositivo

  • Facilitar mantenimiento

  • Identificar dispositivos en múltiples sucursales

Ejemplo:

9. Notas

Descripción: Información adicional sobre el dispositivo.

Usos:

  • Número de serie del dispositivo

  • Fecha de instalación

  • Contacto de soporte técnico

  • Observaciones de mantenimiento

  • Configuraciones especiales

Ejemplo:

Ejemplo Completo de Configuración

Escenario: Configurar un dispositivo Anviz en la entrada principal

📥 Importar Marcajes

Importación Manual

Para importar marcajes manualmente desde un dispositivo:

Proceso:

  1. Vaya a RR.HH. → Asistencias → Dispositivos

  2. Haga clic en el botón Importar (botón naranja con icono de huella dactilar)

  3. Se abre una ventana con la lista de dispositivos

  4. Seleccione el dispositivo del cual desea importar

  5. Haga clic en Aceptar

  6. El sistema inicia el proceso de importación

  7. Espere a que el proceso termine (puede tardar varios minutos)

  8. Aparece un mensaje de confirmación con el número de marcajes importados

Importación de Marcajes
Ventana de selección de dispositivo

⚠️ Advertencias Importantes

1. El Proceso Puede Tardar

Descripción: La importación puede tomar varios minutos, especialmente si hay muchos marcajes.

Indicadores de Progreso:

  • Icono de "cargando" en el navegador

  • Pestaña muestra "Procesando..." o similar

  • Cursor puede cambiar a "espera"

QUÉ HACER:

  • ✅ Espere pacientemente hasta que termine

  • ✅ No cierre la pestaña o ventana

  • ✅ No presione el botón "Atrás" del navegador

  • ✅ No recargue la página

QUÉ NO HACER:

  • ❌ NO cierre la pestaña mientras carga

  • ❌ NO presione Atrás en el navegador

  • ❌ NO recargue la página (F5)

  • ❌ NO apague la computadora

Consecuencia de Interrumpir:

Tiempo Estimado:

2. Los Empleados Deben Existir

Descripción: Antes de importar, los empleados deben estar dados de alta en HolaGest con su número de credencial configurado.

Proceso Correcto:

Paso 1: Registrar Empleado en Dispositivo

Paso 2: Configurar Credencial en HolaGest

Paso 3: Importar Marcajes

Proceso Incorrecto (Causa Pérdida de Datos):

Recomendación:

3. Marcajes se Marcan como Procesados

Descripción: Una vez importados, los marcajes se marcan en el dispositivo como "procesados" para evitar duplicados.

Funcionamiento:

Ventaja:

  • ✅ Evita duplicados

  • ✅ Importaciones más rápidas

  • ✅ Solo trae marcajes nuevos

Desventaja:

  • ❌ Si hubo error en la primera importación, no se puede repetir fácilmente

  • ❌ Marcajes descartados por falta de credencial no se recuperan automáticamente

Solución si Hubo Error:

Prevención:

🔄 Automatizar la Importación

Configuración de Importación Automática

Para que los marcajes se importen automáticamente sin intervención manual:

Paso 1: Activar Auto Importar en el Dispositivo

  1. Edite la configuración del dispositivo

  2. Active la casilla Auto Importar

  3. Guarde los cambios

Paso 2: Configurar Cron en el Servidor

El sistema utiliza Cron (programador de tareas) para ejecutar la importación automática.

Frecuencia Recomendada: Cada hora

Configuración de Cron:

Nota: Consulte la documentación de Cron de HolaGest para instrucciones detalladas de configuración.

Funcionamiento de la Importación Automática

Proceso:

Ventajas:

  • ✅ Sincronización automática sin intervención manual

  • ✅ Marcajes disponibles rápidamente (máximo 1 hora de retraso)

  • ✅ Reduce carga de trabajo de RR.HH.

  • ✅ Datos siempre actualizados

Monitoreo:

🔧 Configuración de Empleados

Asignar Número de Credencial

Para que un empleado pueda marcar en un dispositivo biométrico:

Paso 1: Registrar en el Dispositivo Físico

  1. Empleado se acerca al dispositivo biométrico

  2. Administrador del dispositivo inicia registro

  3. Empleado coloca su huella digital (o se toma foto facial, o se asigna tarjeta)

  4. Dispositivo asigna un ID o número de credencial (ej: 12345)

  5. Empleado queda registrado en el dispositivo

Paso 2: Configurar en HolaGest

  1. Abra la ficha del empleado en HolaGest

  2. Localice el campo "Número de Credencial", "ID Biométrico" o "Credencial"

  3. Ingrese el mismo número que asignó el dispositivo (ej: 12345)

  4. Haga clic en Guardar

Ejemplo Completo:

Verificar Configuración

Para verificar que un empleado está correctamente configurado:

Checklist:

Prueba:

📊 Monitoreo y Mantenimiento

Verificar Estado de Dispositivos

Indicadores de Estado:

Dispositivo Activo y Funcionando:

Dispositivo con Problemas:

Mantenimiento Preventivo

Tareas Recomendadas:

Diario:

  • Verificar que los marcajes se estén importando

  • Revisar errores de sincronización

Semanal:

  • Limpiar sensor biométrico (huella/cámara)

  • Verificar conexión de red

  • Revisar espacio de almacenamiento del dispositivo

Mensual:

  • Actualizar firmware del dispositivo (si hay actualizaciones)

  • Revisar lista de empleados registrados

  • Eliminar empleados dados de baja del dispositivo

  • Respaldar configuración del dispositivo

Trimestral:

  • Auditoría completa de marcajes

  • Verificar precisión del reloj del dispositivo

  • Revisar y limpiar logs del dispositivo

Solución de Problemas Comunes

Problema 1: No se puede conectar al dispositivo

Síntomas:

  • Error de conexión al importar

  • Timeout al sincronizar

Causas Posibles:

  • Dispositivo apagado

  • Problema de red

  • IP incorrecta

  • Puerto bloqueado por firewall

Soluciones:

  1. Verifique que el dispositivo esté encendido

  2. Haga ping a la IP del dispositivo: ping 192.168.1.100

  3. Verifique que la IP sea correcta

  4. Verifique que el puerto esté abierto en el firewall

  5. Intente acceder al dispositivo desde su software de configuración

Problema 2: Marcajes no se importan

Síntomas:

  • Empleado marca pero no aparece en HolaGest

  • Importación exitosa pero sin marcajes

Causas Posibles:

  • Número de credencial no configurado

  • Número de credencial incorrecto

  • Marcajes ya fueron importados (marcados como procesados)

Soluciones:

  1. Verifique que el empleado tenga número de credencial en HolaGest

  2. Verifique que el número coincida con el del dispositivo

  3. Verifique en el dispositivo que haya marcajes nuevos (no procesados)

  4. Intente exportar a CSV y importar manualmente

Problema 3: Importación muy lenta

Síntomas:

  • Importación tarda más de 10 minutos

  • Proceso parece congelado

Causas Posibles:

  • Muchos marcajes acumulados

  • Conexión de red lenta

  • Dispositivo sobrecargado

Soluciones:

  1. Importe con más frecuencia para evitar acumulación

  2. Verifique la velocidad de la red

  3. Limpie marcajes antiguos del dispositivo

  4. Considere importar por rangos de fechas

Problema 4: Duplicados de marcajes

Síntomas:

  • Mismo marcaje aparece dos veces

  • Empleado tiene múltiples entradas a la misma hora

Causas Posibles:

  • Importación manual y automática simultáneas

  • Error en el proceso de marcado como procesado

Soluciones:

  1. Elimine los marcajes duplicados manualmente

  2. Desactive importación automática si hace importaciones manuales

  3. Verifique que el dispositivo marque correctamente los procesados

💡 Mejores Prácticas

Recomendaciones Generales

  1. Configure empleados ANTES de importar: Evite pérdida de datos

  2. Use importación automática: Ahorra tiempo y mantiene datos actualizados

  3. Asigne IPs estáticas: Evite que cambien las direcciones de los dispositivos

  4. Haga respaldos: Exporte marcajes periódicamente como respaldo

  5. Limpie dispositivos: Elimine empleados dados de baja

  6. Monitoree errores: Revise logs de sincronización regularmente

  7. Capacite a empleados: Enseñe cómo marcar correctamente

  8. Mantenga dispositivos: Limpie sensores, actualice firmware

Seguridad

Protección de Dispositivos:

  • Cambie contraseñas por defecto

  • Restrinja acceso físico al dispositivo

  • Configure red segura (VLAN separada)

  • Actualice firmware regularmente

Protección de Datos:

  • Respalde configuración del dispositivo

  • Exporte marcajes periódicamente

  • Encripte comunicación (si el dispositivo lo soporta)

  • Audite accesos al dispositivo

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Para más información sobre temas relacionados:

📞 Soporte

Si necesita ayuda con dispositivos biométricos:

Soporte de HolaGest:

  • Correo: soporte@holagest.com

  • Teléfono: +52 (55) 1234-5678

  • Chat: Disponible en el sistema

  • Documentación: https://docs.holagest.com

Soporte del Fabricante del Dispositivo:

  • Consulte el manual del dispositivo

  • Contacte al proveedor del dispositivo

  • Visite el sitio web del fabricante

Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Dispositivos Biométricos

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