Vales de efectivo

Gestión completa de vales de efectivo, anticipos y préstamos al personal - Registro, control y liquidación en HolaGest

Descripción General

El módulo de Vales de Efectivo permite registrar, controlar y gestionar el dinero entregado a los empleados en concepto de anticipos, préstamos, gastos de viaje, compras de material u otros conceptos que posteriormente deben ser devueltos o descontados de la nómina.

Este sistema facilita el control financiero de los recursos entregados al personal, automatiza los descuentos en nómina y genera los asientos contables correspondientes, asegurando transparencia y trazabilidad en el manejo de efectivo con los empleados.

Vales de efectivo

🎯 Objetivos del Módulo de Vales

El sistema de vales de efectivo permite:

  • Registrar entregas: Documentar dinero entregado a empleados

  • Controlar saldos: Llevar cuenta de lo prestado y lo devuelto

  • Automatizar descuentos: Descontar automáticamente de la nómina

  • Generar asientos contables: Integrar con el módulo de contabilidad

  • Dar transparencia: Empleados pueden consultar sus vales en su panel

  • Prevenir abusos: Establecer límites y controles

  • Facilitar liquidaciones: Registrar pagos parciales o totales

💰 Tipos de Vales de Efectivo

Clasificación por Propósito

1. Anticipos de Nómina

Descripción: Adelanto del sueldo del empleado.

Características:

  • Monto limitado (generalmente 30-50% del sueldo)

  • Descuento en la siguiente nómina

  • Frecuencia controlada (máximo 1-2 por mes)

  • Sin intereses

Ejemplo:

2. Vales de Despensa

Descripción: Apoyo para compra de alimentos.

Características:

  • Monto fijo o variable

  • Puede ser periódico (semanal, quincenal)

  • Descuento automático en nómina

  • Beneficio para el empleado

Ejemplo:

3. Préstamos al Personal

Descripción: Préstamo de mayor monto con plazo de pago definido.

Características:

  • Monto mayor a un anticipo

  • Plazo de pago establecido (3, 6, 12 meses)

  • Descuentos parciales en cada nómina

  • Puede o no generar intereses

Ejemplo:

4. Gastos de Viaje

Descripción: Dinero para cubrir gastos de viaje de trabajo.

Características:

  • Monto según presupuesto del viaje

  • Requiere comprobación con facturas

  • Liquidación al regresar del viaje

  • Diferencia se devuelve o se descuenta

Ejemplo:

5. Compra de Material

Descripción: Dinero para adquirir materiales o herramientas de trabajo.

Características:

  • Monto según presupuesto

  • Requiere comprobación con facturas

  • Liquidación al entregar facturas

  • Material queda como activo de la empresa

Ejemplo:

6. Emergencias Personales

Descripción: Préstamo por situación de emergencia del empleado.

Características:

  • Monto variable según necesidad

  • Aprobación especial requerida

  • Plazo de pago flexible

  • Sin intereses (generalmente)

Ejemplo:

⚙️ Configuración Previa

Antes de Empezar

Para que el sistema funcione correctamente y genere asientos contables automáticos, debe configurar las cuentas contables correspondientes.

Cuentas Contables Requeridas

1. Anticipo de Remuneraciones

Descripción: Cuenta para registrar anticipos de sueldo a empleados.

Plan Contable (España):

  • Cuenta: 460 - Anticipos de Remuneraciones

  • Subcuenta: 4600 - Anticipos de Remuneraciones

Plan Contable (México):

  • Cuenta: 1105 - Deudores Diversos

  • Subcuenta: 1105-001 - Anticipos a Empleados

Configuración en HolaGest:

  1. Vaya a Contabilidad → Plan de Cuentas

  2. Localice o cree la cuenta de Anticipos de Remuneraciones

  3. En la configuración de la cuenta, asigne el Tipo Especial: "Anticipo de remuneraciones"

  4. Guarde los cambios

2. Cuenta de Caja

Descripción: Cuenta para registrar salidas de efectivo de caja.

Plan Contable (España):

  • Cuenta: 570 - Caja

  • Subcuenta: 5700 - Caja, euros

Plan Contable (México):

  • Cuenta: 1001 - Caja

  • Subcuenta: 1001-001 - Caja General

Configuración en HolaGest:

  1. Vaya a Contabilidad → Plan de Cuentas

  2. Localice o cree la cuenta de Caja

  3. En la configuración de la cuenta, asigne el Tipo Especial: "Cuenta de caja"

  4. Guarde los cambios

Asientos Contables Generados

Con la configuración correcta, el sistema genera automáticamente:

Al Entregar el Vale:

Al Liquidar el Vale (devolución en efectivo):

Al Descontar de Nómina:

📍 Acceso al Módulo de Vales

Ubicación en el Sistema

Para acceder a la gestión de vales:

Opción 1: Desde la Ficha del Empleado

  1. Vaya a RR.HH. → Empleados

  2. Abra la ficha del empleado

  3. Haga clic en la pestaña Vales (menú lateral)

Opción 2: Desde el Menú de RR.HH.

  1. Vaya a RR.HH. → Vales de Efectivo

  2. Se muestra la lista de todos los vales de todos los empleados

Visualización de Vales

La lista de vales muestra:

  • Número de vale: Identificador único

  • Empleado: Nombre del empleado

  • Fecha: Cuándo se entregó el vale

  • Concepto: Descripción del vale

  • Importe: Monto total del vale

  • Pagado: Cantidad ya devuelta o descontada

  • Pendiente: Saldo por liquidar

  • Estado: Pendiente, En descuento, Liquidado

Ejemplo de Lista:

➕ Crear un Nuevo Vale

Proceso de Creación

Para agregar un vale de efectivo:

  1. Vaya a RR.HH. → Empleados → [Empleado] → Vales O bien: RR.HH. → Vales de Efectivo

  2. Haga clic en el botón + (botón verde con icono '+')

  3. Complete el formulario de vale

  4. Haga clic en Guardar (icono azul)

Formulario de Vale

El formulario solicita los siguientes datos:

1. Empleado

Descripción: Empleado que solicita o recibe el efectivo.

Selección:

  1. Haga clic en el campo Empleado

  2. Seleccione de la lista desplegable

  3. O comience a escribir el nombre para filtrar

Ejemplo:

Validaciones:

  • El empleado debe estar activo

  • Puede haber límites de vales activos por empleado

  • El sistema puede alertar si el empleado ya tiene vales pendientes

2. Empresa

Descripción: Empresa que entrega el efectivo (en caso de multiempresa).

Selección:

  1. Haga clic en el campo Empresa

  2. Seleccione la empresa correspondiente

Ejemplo:

Nota: Si solo trabaja con una empresa, este campo puede estar preseleccionado o no aparecer.

3. Canal de Contabilidad Analítica

Descripción: Canal o centro de costo donde se generará el asiento contable.

Propósito:

  • Asignar el gasto a un departamento o proyecto específico

  • Facilitar análisis de costos por área

  • Generar reportes de contabilidad analítica

Selección:

  1. Haga clic en el campo Canal

  2. Seleccione el canal correspondiente

  3. Si no usa contabilidad analítica, deje vacío o en cero

Ejemplo:

Cuándo Usar:

  • ✅ Si la empresa usa contabilidad analítica

  • ✅ Si quiere asignar el gasto a un departamento específico

  • ❌ Si no usa contabilidad analítica (dejar vacío)

4. Descripción / Concepto

Descripción: Explicación del motivo del vale.

Propósito:

  • Documentar para qué se entrega el dinero

  • Facilitar identificación del vale

  • Justificar la entrega de efectivo

Ejemplos:

Recomendación: Sea específico y claro. Esta descripción aparecerá en reportes y en el panel del empleado.

5. Importe

Descripción: Cantidad de dinero que se entrega al empleado.

Formato: Número decimal (ej: 2000.00, 1500.50)

Validaciones:

  • Debe ser mayor a cero

  • Puede haber límites máximos configurados

  • El sistema puede alertar si excede el salario del empleado

Ejemplo:

Límites Recomendados:

Anticipos de Nómina:

Préstamos Personales:

Gastos de Viaje:

6. Fecha y Hora

Descripción: Fecha y hora en que se entrega el efectivo al empleado.

Selección:

  1. Haga clic en el campo Fecha

  2. Seleccione la fecha en el calendario

  3. Ajuste la hora si es necesario

Ejemplo:

Recomendación: Use la fecha real de entrega del efectivo, no la fecha de solicitud.

Guardar el Vale

Una vez completados todos los campos:

  1. Revise que la información sea correcta

  2. Haga clic en el botón Guardar (icono azul)

  3. El sistema valida los datos

  4. Se genera el asiento contable automáticamente (si está configurado)

  5. El vale se registra en el sistema

  6. Aparece un mensaje de confirmación

Mensaje de Confirmación:

Ejemplo Completo de Creación

Escenario: Empleado solicita anticipo de nómina por emergencia médica

💳 Liquidación de Vales

Tipos de Liquidación

Los vales pueden liquidarse de tres formas:

1. Devolución en Efectivo

El empleado devuelve el dinero en efectivo.

Proceso:

  1. Empleado entrega el efectivo

  2. RR.HH. registra el pago en el sistema

  3. Se genera asiento contable de liquidación

  4. Se actualiza el saldo pendiente

2. Descuento en Nómina

El monto se descuenta automáticamente de la nómina del empleado.

Proceso:

  1. Al generar la nómina, el sistema detecta vales pendientes

  2. Aplica el descuento automáticamente

  3. Se genera asiento contable en la nómina

  4. Se actualiza el saldo pendiente

3. Comprobación con Facturas

El empleado presenta facturas que comprueban el gasto (gastos de viaje, compras).

Proceso:

  1. Empleado entrega facturas

  2. RR.HH. valida las facturas

  3. Si hay diferencia, empleado devuelve el sobrante

  4. Se registra la liquidación en el sistema

Liquidación Parcial o Total

Liquidación Total

El empleado devuelve o se descuenta el monto completo del vale.

Ejemplo:

Liquidación Parcial

El empleado devuelve o se descuenta solo una parte del vale.

Ejemplo:

Registrar un Pago

Para registrar una devolución o pago parcial:

  1. Localice el vale en la lista

  2. Haga clic en Editar (icono de lápiz)

  3. En la parte inferior del formulario, haga clic en el botón + (icono verde con '+')

  4. Se abre una ventana de registro de pago

  5. Complete los datos:

    • Importe: Cantidad que se paga

    • Fecha: Cuándo se realiza el pago (opcional, por defecto fecha actual)

  6. Haga clic en Aceptar (botón azul)

  7. El sistema:

    • Genera el asiento contable de liquidación

    • Actualiza el importe pendiente

    • Si el pendiente llega a cero, marca el vale como "Liquidado"

    • Asigna fecha de liquidación (si se liquidó totalmente)

Ejemplo de Registro de Pago:

Historial de Pagos

El sistema mantiene un registro completo de todos los pagos:

Ejemplo de Historial:

🔄 Integración con Nómina

Descuento Automático

Los vales pueden configurarse para descontarse automáticamente de la nómina:

Configuración del Descuento

Al crear o editar un vale, puede especificar:

  • Descuento automático: Sí / No

  • Monto por descuento: Cantidad fija a descontar en cada nómina

  • Número de parcialidades: En cuántas nóminas se descontará

Ejemplo de Configuración:

Proceso de Descuento en Nómina

Cuando se genera la nómina:

  1. El sistema identifica vales pendientes del empleado

  2. Verifica si tienen descuento automático configurado

  3. Calcula el monto a descontar

  4. Aplica el descuento en la nómina

  5. Genera el asiento contable correspondiente

  6. Actualiza el saldo del vale

  7. Registra el pago en el historial

Ejemplo en Recibo de Nómina:

Límites de Descuento

Para proteger al empleado, se recomienda establecer límites:

Límite Legal (varía por país):

Límite Recomendado:

Ejemplo de Validación:

👁️ Visualización para el Empleado

Panel del Empleado

Los empleados pueden consultar sus vales en su Panel Personal:

Acceso:

  1. Empleado inicia sesión en HolaGest

  2. Accede a su Panel del Empleado

  3. Hace clic en la pestaña Otros

  4. Ve la sección Vales de Efectivo

Información Visible:

Beneficios para el Empleado:

  • ✅ Transparencia total sobre sus vales

  • ✅ Conoce cuánto debe

  • ✅ Ve el calendario de descuentos

  • ✅ Puede planificar sus finanzas

  • ✅ Evita sorpresas en la nómina

📊 Reportes y Análisis

Reportes Disponibles

Reporte de Vales por Empleado

Reporte de Vales Pendientes

Reporte de Vales por Departamento

Reporte de Vales por Tipo

Indicadores Clave (KPIs)

Tasa de Vales:

Monto Promedio de Vales:

Tasa de Liquidación:

Tiempo Promedio de Liquidación:

💡 Mejores Prácticas

Recomendaciones Generales

  1. Establezca políticas claras: Defina reglas sobre montos, frecuencia y requisitos

  2. Documente todo: Registre cada vale con descripción detallada

  3. Limite montos: No exceda 30-50% del salario en anticipos

  4. Controle frecuencia: Máximo 1-2 vales por mes por empleado

  5. Requiera justificación: Solicite motivo válido para vales

  6. Automatice descuentos: Configure descuento automático en nómina

  7. Revise periódicamente: Analice vales pendientes mensualmente

  8. Capacite a empleados: Explique cómo funcionan los vales y descuentos

Políticas Recomendadas

Política de Anticipos:

Política de Préstamos:

Política de Gastos de Viaje:

Prevención de Problemas

Evitar Sobreendeudamiento:

Evitar Morosidad:

Evitar Abusos:

🆘 Solución de Problemas

Problemas Comunes

Problema 1: No se genera el asiento contable

Causa: Cuentas contables no configuradas

Solución:

  1. Verifique que las cuentas tengan asignado el tipo especial:

    • "Anticipo de remuneraciones" (cuenta 460 o equivalente)

    • "Cuenta de caja" (cuenta 570 o equivalente)

  2. Vaya a Contabilidad → Plan de Cuentas

  3. Configure los tipos especiales

  4. Intente crear el vale nuevamente

Problema 2: El vale no se descuenta en nómina

Causa: Descuento automático no configurado o nómina ya generada

Solución:

  1. Verifique que el vale tenga configurado descuento automático

  2. Verifique que el monto por descuento esté definido

  3. Si la nómina ya fue generada, el descuento aparecerá en la siguiente

  4. O registre el pago manualmente

Problema 3: El empleado no ve sus vales en el panel

Causa: Empleado no vinculado con usuario o falta de permisos

Solución:

  1. Verifique que el empleado tenga usuario vinculado

  2. Verifique que el usuario tenga permiso "Panel de Empleado"

  3. Verifique que el vale esté guardado correctamente

Problema 4: No puedo liquidar un vale

Causa: Permisos insuficientes o vale ya liquidado

Solución:

  1. Verifique que tiene permisos de RR.HH.

  2. Verifique que el vale no esté ya liquidado

  3. Intente editar el vale y agregar un pago

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📞 Soporte

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  • Correo: soporte@holagest.com

  • Teléfono: +52 (55) 1234-5678

  • Chat: Disponible en el sistema

  • Documentación: https://docs.holagest.com

Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Vales de Efectivo

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