Cómo hacer una factura con IRPF

📋 Introducción

El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es una retención que se aplica en facturas de servicios profesionales. El cliente retiene un porcentaje del importe y lo ingresa directamente a Hacienda en nombre del proveedor.

Características principales:

  • ✅ Retención obligatoria: En servicios profesionales entre empresas

  • ✅ Porcentaje habitual: 15% para profesionales (7% para actividades agrícolas, ganaderas y forestales)

  • ✅ Reduce el cobro: El cliente paga menos, pero usted ya ha "pagado" parte del IRPF

  • ✅ Deducible en la declaración: Puede deducir las retenciones en su declaración de IRPF

🎯 ¿Qué es el IRPF en Facturas?

Definición

El IRPF es una retención a cuenta del impuesto sobre la renta que el cliente (pagador) descuenta de la factura e ingresa directamente a Hacienda en nombre del proveedor (cobrador).

¿Cuándo se Aplica?

  • ✅ Servicios profesionales (abogados, consultores, diseñadores, etc.)

  • ✅ Actividades artísticas (músicos, actores, escritores, etc.)

  • ✅ Actividades agrícolas, ganaderas y forestales

  • ✅ Arrendamientos de locales de negocio

  • ✅ Cursos, conferencias y seminarios

¿Cuándo NO se Aplica?

  • ❌ Venta de productos (solo servicios)

  • ❌ Facturas a particulares (solo entre empresas/profesionales)

  • ❌ Facturas inferiores a ciertos importes (según legislación)

  • ❌ Profesionales exentos (primeros años de actividad, según casos)

Porcentajes Habituales

Actividad
Porcentaje IRPF

Servicios profesionales

15%

Actividades agrícolas, ganaderas, forestales

7%

Actividades artísticas

15%

Arrendamientos de locales

19%

Cursos y conferencias

15%

⚙️ Configuración de Retenciones

Paso 1: Acceder a Impuestos

  1. En la barra lateral izquierda, haga clic en "Menú Contabilidad"

  2. Seleccione "Impuestos"

  3. Verá varias pestañas en la parte superior

  4. Haga clic en la pestaña "Retenciones"

Paso 2: Verificar Retenciones Existentes

En la pestaña "Retenciones":

  1. Verá el listado de retenciones configuradas

  2. Busque la retención "IRPF 15%" (o el porcentaje que necesite)

  3. Si existe, puede usarla directamente

  4. Si no existe, debe crearla

Paso 3: Crear Nueva Retención (si no existe)

Crear retención de IRPF 15%:

  1. En la pestaña "Retenciones", pulse el botón verde con símbolo "+" (Nuevo)

  2. Se abrirá el formulario de nueva retención

  3. Rellene los campos:

Campo "Código":

  • Escriba un código identificativo (ejemplo: IRPF15)

Campo "Descripción":

  • Escriba una descripción clara (ejemplo: IRPF 15% - Servicios Profesionales)

Campo "Porcentaje":

  • Indique el porcentaje de retención (ejemplo: 15)

  • No incluya el símbolo %, solo el número

Campo "Cuenta contable" (opcional):

  • Si conoce la cuenta contable de retenciones, indíquela (ejemplo: 4751)

  • Si no, déjelo vacío y HolaGest usará la cuenta predeterminada

  1. En la parte inferior del formulario, pulse el botón "Guardar"

  2. La retención quedará creada y lista para usar

Paso 4: Crear Otras Retenciones (si necesita)

IRPF 7% (Actividades agrícolas):

  • Código: IRPF7

  • Descripción: IRPF 7% - Actividades agrícolas, ganaderas y forestales

  • Porcentaje: 7

IRPF 19% (Arrendamientos):

  • Código: IRPF19

  • Descripción: IRPF 19% - Arrendamientos de locales

  • Porcentaje: 19

👥 Asignar IRPF al Cliente

Si siempre factura con IRPF a un cliente específico, puede asignarle la retención directamente en su ficha. Así, todas las facturas a ese cliente aplicarán automáticamente el IRPF.

Paso 1: Acceder al Cliente

  1. En la barra lateral izquierda, haga clic en "Menú Ventas"

  2. Seleccione "Clientes"

  3. Busque el cliente al que desea asignar IRPF

  4. Haga clic sobre el cliente para abrir su ficha

Paso 2: Asignar la Retención

En el formulario del cliente:

  1. Desplácese hacia abajo hasta localizar el campo "Retención"

  2. Haga clic en el desplegable del campo "Retención"

  3. Verá todas las retenciones configuradas (IRPF 15%, IRPF 7%, etc.)

  4. Seleccione la retención que desea aplicar (ejemplo: IRPF 15%)

  5. En la parte inferior del formulario, pulse el botón "Guardar"

Efecto: Todas las facturas que cree para este cliente aplicarán automáticamente la retención de IRPF seleccionada en todas las líneas.

💰 Crear una Factura con IRPF

Paso 1: Crear la Factura

  1. Vaya a "Menú Ventas" en la barra lateral izquierda

  2. Seleccione "Facturas"

  3. Pulse el botón verde con símbolo "+" (Nuevo)

  4. Se abrirá el formulario de nueva factura

Paso 2: Seleccionar Cliente

Campo "Cliente":

  1. En la parte superior del formulario, localice el campo "Cliente"

  2. Haga clic en el campo y busque el cliente

  3. Seleccione el cliente deseado

  4. Si el cliente tiene asignada una retención, se aplicará automáticamente a las líneas

Paso 3: Añadir Líneas de Servicio

Añadir línea manual:

  1. En la sección de líneas, pulse el botón "Línea" (icono de línea horizontal)

  2. Se añadirá una nueva línea vacía

  3. Rellene los campos:

Campo "Descripción":

  • Escriba la descripción del servicio (ejemplo: Consultoría informática - Diciembre 2024)

Campo "Cantidad":

  • Indique la cantidad (ejemplo: 1 para servicios únicos, o 20 para horas)

Campo "Precio":

  • Indique el precio unitario (ejemplo: 1000 para 1000€, o 50 para 50€/hora)

Campo "IVA":

  • Seleccione el IVA aplicable (normalmente 21% para servicios)

  1. La línea se calculará automáticamente

Añadir desde catálogo de productos:

  1. Pulse el botón "Catálogo" (icono de libro)

  2. Busque el producto/servicio

  3. Haga clic sobre él para añadirlo

  4. Se añadirá con su precio y configuración predeterminada

Paso 4: Aplicar IRPF a la Línea

Si el cliente tiene IRPF asignado:

  • La retención se aplicará automáticamente

  • Pase al Paso 5

Si el cliente NO tiene IRPF asignado:

  1. En la línea que acaba de crear, localice el botón "..." (tres puntos) en el extremo derecho de la línea

  2. Haga clic en el botón "..."

  3. Se abrirá una ventana modal con opciones avanzadas de la línea

  4. En la ventana modal, localice el campo "Retención"

  5. Haga clic en el desplegable del campo "Retención"

  6. Seleccione la retención deseada (ejemplo: IRPF 15%)

  7. En la parte inferior de la ventana modal, pulse el botón "Aceptar"

  8. La ventana se cerrará y la línea mostrará la retención aplicada

Paso 5: Verificar el Cálculo

En la línea verá:

  • Descripción: El servicio facturado

  • Cantidad: Las unidades

  • Precio: El precio unitario

  • IVA: El porcentaje de IVA

  • Retención: El porcentaje de IRPF (ejemplo: -15%)

  • Subtotal: El importe calculado

En el pie de la factura verá:

  • Base imponible: El importe neto (ejemplo: 1000€)

  • IVA (21%): El IVA calculado (ejemplo: 210€)

  • Retención IRPF (15%): La retención calculada (ejemplo: -150€)

  • Total: El importe final a cobrar (ejemplo: 1060€)

Paso 6: Completar y Emitir la Factura

  1. Revise todos los datos del documento

  2. Añada más líneas si es necesario

  3. En la parte superior derecha, cambie el estado a "Emitido"

  4. Pulse el botón "Guardar"

  5. La factura quedará emitida con el IRPF aplicado

📊 Ejemplo Completo Paso a Paso

Situación

Factura servicios de consultoría por 1000€ a una empresa. Debe aplicar IRPF del 15%.

Paso 1: Verificar Retención

  1. Menú Contabilidad > Impuestos > Pestaña "Retenciones"

  2. Verificar que existe "IRPF 15%"

  3. Si no existe, crearla:

    • Código: IRPF15

    • Descripción: IRPF 15%

    • Porcentaje: 15

    • Guardar

Paso 2: Asignar IRPF al Cliente (opcional)

  1. Menú Ventas > Clientes

  2. Abrir el cliente

  3. Campo "Retención": Seleccionar IRPF 15%

  4. Guardar

Paso 3: Crear la Factura

  1. Menú Ventas > Facturas > Nuevo

  2. Cliente: Seleccionar cliente

  3. Añadir línea:

    • Descripción: Consultoría informática - Diciembre 2024

    • Cantidad: 1

    • Precio: 1000

    • IVA: 21%

  4. Aplicar IRPF:

    • Si el cliente tiene IRPF asignado: Se aplica automáticamente

    • Si no: Botón "..." > Retención: IRPF 15% > Aceptar

Paso 4: Verificar Cálculo

Cálculo automático:

En la factura verá:

  • Base: 1000€

  • IVA: +210€

  • IRPF: -150€

  • Total: 1060€

  1. Emitir y guardar la factura

🔍 Entender el Cálculo del IRPF

Desglose Detallado

Factura de 1000€ con IVA 21% e IRPF 15%:

Concepto
Cálculo
Importe

Servicio prestado

Base

1000€

IVA (21%)

1000€ × 21%

+210€

Retención IRPF (15%)

1000€ × 15%

-150€

Total a cobrar

1000 + 210 - 150

1060€

¿Qué Significa Cada Importe?

Base imponible (1000€):

  • Es el importe del servicio prestado

  • Sobre este importe se calcula el IVA y el IRPF

IVA (210€):

  • Es el impuesto que debe repercutir al cliente

  • El cliente lo paga y usted lo ingresa a Hacienda

Retención IRPF (150€):

  • Es un adelanto de su IRPF anual

  • El cliente lo retiene y lo ingresa a Hacienda en su nombre

  • Usted lo deducirá en su declaración de IRPF

Total a cobrar (1060€):

  • Es lo que realmente cobrará del cliente

  • El cliente ingresará 150€ a Hacienda por usted

📄 Cómo se Ve en la Factura

Formato Típico

💡 Casos Especiales

Caso 1: Varias Líneas con Diferentes Retenciones

Situación: Factura servicios profesionales (15%) y arrendamiento de local (19%).

Solución:

  1. Añada la primera línea (servicios) y aplique IRPF 15%

  2. Añada la segunda línea (arrendamiento) y aplique IRPF 19%

  3. HolaGest calculará correctamente cada retención

Ejemplo:

Caso 2: Productos y Servicios en la Misma Factura

Situación: Factura productos (sin IRPF) y servicios (con IRPF).

Solución:

  1. Añada las líneas de productos sin retención

  2. Añada las líneas de servicios con retención IRPF

  3. Solo las líneas de servicios tendrán retención

Ejemplo:

Caso 3: Cliente sin Retención Habitual

Situación: Normalmente no factura con IRPF a un cliente, pero en una factura específica debe aplicarlo.

Solución:

  1. No asigne IRPF al cliente

  2. Al crear la factura, aplique IRPF manualmente en las líneas que corresponda

  3. Use el botón "..." de cada línea para asignar la retención

Caso 4: Modificar Retención en Factura Existente

Situación: Creó una factura sin IRPF y debe añadirlo.

Solución (solo si la factura está en estado "Boceto"):

  1. Abra la factura

  2. En cada línea que debe tener IRPF, pulse el botón "..."

  3. Asigne la retención correspondiente

  4. Guarde la factura

Si la factura ya está emitida:

  • No puede modificarla

  • Debe crear una factura rectificativa y una nueva factura correcta

📋 Gestión de Retenciones

Certificado de Retenciones

Al final del año, debe emitir un certificado de retenciones a cada cliente que le haya retenido IRPF.

Generar certificado:

  1. Vaya a "Menú Contabilidad" > "Informes"

  2. Busque el informe "Certificado de Retenciones"

  3. Seleccione el cliente y el período (año completo)

  4. Genere el informe

  5. Envíe el certificado al cliente

Declaración de Retenciones (Modelo 111)

Trimestralmente, sus clientes deben declarar las retenciones que le han practicado mediante el Modelo 111.

Su responsabilidad:

  • Emitir facturas correctas con las retenciones aplicadas

  • Conservar copia de las facturas

  • Emitir certificados anuales de retenciones

Deducción en su Declaración de IRPF

Las retenciones que le han practicado son deducibles en su declaración anual de IRPF.

En su declaración:

  1. Declare todos sus ingresos (incluidos los importes con retención)

  2. Deduzca todas las retenciones que le han practicado

  3. El resultado será el IRPF a pagar o a devolver

Ejemplo:

⚠️ Errores Comunes y Soluciones

Error 1: No Aparece el Campo Retención

Causa: El campo retención no está visible en el formulario del cliente.

Solución:

  1. Abra un cliente

  2. Pulse el botón "Opciones"

  3. Busque el campo "Retención"

  4. Cambie la visualización a "Alinear a la izquierda"

  5. Guarde la configuración

Error 2: La Retención No Se Aplica Automáticamente

Causa: El cliente no tiene asignada la retención en su ficha.

Solución:

  1. Abra el cliente

  2. Asigne la retención en el campo "Retención"

  3. Guarde el cliente

  4. Las nuevas facturas aplicarán la retención automáticamente

Error 3: Retención Incorrecta

Causa: Se aplicó el porcentaje equivocado de IRPF.

Solución (solo si la factura está en "Boceto"):

  1. Abra la factura

  2. En cada línea, pulse el botón "..."

  3. Cambie la retención al porcentaje correcto

  4. Guarde la factura

Si la factura ya está emitida:

  • Debe crear una factura rectificativa

  • Luego crear una nueva factura con la retención correcta

Error 4: Aplicar IRPF a Productos

Causa: Se aplicó IRPF a líneas de productos (solo debe aplicarse a servicios).

Solución:

  1. Abra la factura (si está en "Boceto")

  2. En las líneas de productos, pulse el botón "..."

  3. Elimine la retención (seleccione "Sin retención")

  4. Guarde la factura

💡 Consejos y Mejores Prácticas

Configuración Inicial

✅ Configure todas las retenciones: Cree IRPF 15%, 7%, 19%, etc. ✅ Asigne IRPF a clientes habituales: Ahorra tiempo en cada factura ✅ Use nombres descriptivos: "IRPF 15% - Servicios Profesionales" es más claro que "IRPF15" ✅ Verifique cuentas contables: Asegúrese de que las retenciones usan las cuentas correctas

Facturación

✅ Revise antes de emitir: Verifique que el IRPF se ha aplicado correctamente ✅ Solo servicios: No aplique IRPF a productos, solo a servicios ✅ Indique claramente: En la descripción, especifique que es un servicio sujeto a retención ✅ Conserve justificantes: Guarde copia de todas las facturas con retención

Gestión Anual

✅ Emita certificados: Al final del año, emita certificados de retenciones a todos los clientes ✅ Cuadre las retenciones: Verifique que las retenciones declaradas por sus clientes coinciden con sus facturas ✅ Deduzca en su declaración: No olvide deducir todas las retenciones en su IRPF ✅ Consulte a su asesor: Para casos complejos o dudas fiscales

❓ Preguntas Frecuentes

¿Debo aplicar IRPF a todas mis facturas?

No, solo a facturas de servicios profesionales entre empresas/profesionales. No aplica a productos ni a particulares.

¿Qué porcentaje de IRPF debo aplicar?

Depende de la actividad. Lo más habitual es 15% para servicios profesionales. Consulte con su asesor.

¿Puedo aplicar IRPF a facturas a particulares?

No, el IRPF solo se aplica cuando el cliente es empresa o profesional que debe retener.

¿El IRPF se calcula sobre la base o sobre el total con IVA?

Se calcula sobre la base imponible (sin IVA).

¿Qué hago con el IRPF retenido?

Nada, el cliente lo ingresa a Hacienda en su nombre. Usted lo deducirá en su declaración anual de IRPF.

¿Puedo facturar sin IRPF si soy autónomo?

Depende de su situación. Los primeros años de actividad pueden estar exentos. Consulte con su asesor.

¿Cómo sé si un cliente debe retenerme IRPF?

Si el cliente es empresa o profesional y usted factura servicios profesionales, debe retener. Consulte con su asesor.

¿Puedo cambiar el porcentaje de IRPF después de emitir la factura?

No, una vez emitida no se puede modificar. Debe crear una factura rectificativa y una nueva factura correcta.

📚 Guías Relacionadas

⚠️ Aviso Legal: Esta guía es orientativa. La aplicación del IRPF tiene requisitos legales específicos que pueden variar según su situación. Consulte con su asesor fiscal para asegurarse de aplicar correctamente las retenciones.

Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025

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