Cómo hacer un presupuesto de venta

🎯 Introducción

Los presupuestos son ofertas comerciales que presenta a sus clientes antes de formalizar una venta. En HolaGest, los presupuestos son documentos dinámicos que pueden convertirse fácilmente en pedidos o facturas.

Características principales:

  • ❌ No afectan al stock (no reservan ni descuentan)

  • ✅ Tienen fecha de validez configurable

  • ✅ Se convierten fácilmente en pedidos o facturas

  • ✅ Permiten seguimiento del estado de la oferta

📍 Acceso al Módulo de Presupuestos

  1. Vaya al Menú Ventas

  2. Seleccione Presupuestos

  3. Verá el listado de todos sus presupuestos

➕ Crear un Nuevo Presupuesto

Paso 1: Iniciar la Creación

Pulse el botón verde con el símbolo + (Nuevo).

Paso 2: Seleccionar Cliente

  1. Haga clic en el campo "Cliente"

  2. Busque y seleccione el cliente

  3. O cree un nuevo cliente con el botón "+"

💡 Consejo: Puede crear presupuestos sin cliente para ofertas genéricas.

Paso 3: Configurar el Presupuesto

Campo
Descripción
Valor por Defecto

Fecha

Fecha de emisión

Fecha actual

Vencimiento

Validez de la oferta

Configurable (ej: 30 días)

Serie

Serie de numeración

Serie predeterminada

Almacén

Almacén de referencia

Almacén principal

Forma de Pago

Condiciones de pago

Del cliente o predeterminada

Paso 4: Añadir Líneas

Igual que en facturas, puede añadir líneas de varias formas:

Método 1: Por Referencia

  1. Escriba la referencia del producto

  2. Presione Enter

  3. Se completan automáticamente precio y descripción

  1. Pulse el botón "Catálogo" (🔍)

  2. Busque y seleccione productos

  3. Ajuste cantidades

Método 3: Línea Manual

  1. Pulse el botón "Línea" (➕)

  2. Escriba descripción, cantidad y precio manualmente

Paso 5: Guardar el Presupuesto

Pulse el botón "Guardar" (abajo a la derecha).

El presupuesto se guardará en estado "Abierto".

📑 Pestaña Detalle

Una vez guardado, acceda a la pestaña "Detalle" para configurar:

Información Adicional

Sección
Campos Disponibles

Fechas

Emisión, vencimiento, email enviado

Direcciones

Facturación y envío

Atributos

Serie, forma de pago, divisa, agente

Observaciones

Notas internas y públicas

💡 Consejo: Use las observaciones públicas para incluir condiciones de la oferta que aparecerán en el PDF.

⏰ Fecha de Vencimiento

Configurar Validez de la Oferta

La fecha de vencimiento indica hasta cuándo es válida la oferta:

  1. En la pestaña "Detalle"

  2. Localice el campo "Vencimiento"

  3. Indique la fecha límite (ej: 30 días desde hoy)

Configuración Global

Configure el vencimiento por defecto:

  1. Vaya a Panel de Control

  2. Busque "Vencimiento de presupuestos"

  3. Indique los días de validez (ej: 30 días)

Estados según Vencimiento

Estado
Descripción
Color

Abierto

Dentro del plazo de validez

Verde

Vencido

Superó la fecha de vencimiento

Rojo

Aprobado

Convertido en pedido/factura

Azul

Rechazado

Cliente rechazó la oferta

Gris

✅ Aprobar y Convertir Presupuesto

Opción 1: Convertir en Pedido

Para reservar stock y formalizar el compromiso:

  1. Abra el presupuesto

  2. Haga clic en el botón de estado "Abierto"

  3. Seleccione "Pedido"

  4. Se generará automáticamente un pedido

¿Qué sucede?

  • ✅ Se crea un pedido con las mismas líneas

  • ✅ El stock se reserva automáticamente

  • ✅ El presupuesto queda vinculado al pedido

  • ✅ El estado cambia a "Aprobado"

Opción 2: Convertir Directamente en Factura

Si no necesita pedido ni albarán:

  1. Abra el presupuesto

  2. Haga clic en el botón de estado "Abierto"

  3. Seleccione "Facturar"

  4. Se generará automáticamente una factura

¿Qué sucede?

  • ✅ Se crea una factura directamente

  • ✅ El stock se descuenta automáticamente

  • ✅ Se genera el asiento contable

  • ✅ Se crean los recibos de cobro

Opción 3: Rechazar Presupuesto

Si el cliente rechaza la oferta:

  1. Abra el presupuesto

  2. Haga clic en el botón de estado "Abierto"

  3. Seleccione "Rechazado"

  4. Opcionalmente añada el motivo en observaciones

🖨️ Imprimir y Enviar Presupuesto

Impresión Estándar

  1. Abra el presupuesto

  2. Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)

  3. Se generará el PDF

Impresión como Proforma

Para imprimir con formato de factura proforma:

  1. Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)

  2. Seleccione "Modo avanzado"

  3. Elija el formato "Proforma"

  4. Seleccione el idioma si es necesario

📚 Más información: Consulte Cómo hacer una factura proforma

Enviar por Email

  1. Abra el presupuesto

  2. Pulse el botón "Enviar por email" (✉️)

  3. Verifique el destinatario

  4. Personalice el mensaje

  5. Pulse "Enviar"

El email incluirá:

  • ✅ PDF del presupuesto

  • ✅ Fecha de validez de la oferta

  • ✅ Datos de contacto de su empresa

🔄 Gestionar Múltiples Presupuestos

Agrupar Presupuestos

Para combinar varios presupuestos en uno:

  1. Vaya a Menú Ventas > Presupuestos

  2. Seleccione los presupuestos (checkbox)

  3. Pulse el botón "Agrupar" (🪄)

  4. Se creará un nuevo presupuesto con todas las líneas

Partir Presupuesto

Para dividir un presupuesto en varios:

  1. Abra el presupuesto

  2. Pulse el botón "Partir"

  3. Seleccione las líneas para cada nuevo presupuesto

  4. Se crearán los presupuestos separados

📊 Seguimiento de Presupuestos

Estados del Presupuesto

Estado
Significado
Acción Recomendada

Abierto

Pendiente de respuesta

Hacer seguimiento

Vencido

Caducado

Renovar o cerrar

Aprobado

Convertido en pedido/factura

Procesar venta

Rechazado

Cliente rechazó

Analizar motivos

Filtrar Presupuestos

Use filtros para analizar sus ofertas:

  1. Pulse el botón "Filtros"

  2. Filtre por:

    • Estado: Abiertos, vencidos, aprobados

    • Cliente: Presupuestos de un cliente específico

    • Agente: Por comercial

    • Fecha: Rango de fechas

    • Importe: Mayor/menor que un valor

💡 Consejos y Buenas Prácticas

✅ Creación de Presupuestos

  • Use plantillas para presupuestos recurrentes

  • Incluya imágenes de productos en observaciones

  • Especifique condiciones de entrega y pago

  • Configure vencimientos realistas (15-30 días)

✅ Seguimiento Comercial

  • Revise diariamente presupuestos abiertos

  • Haga seguimiento antes del vencimiento

  • Renueve ofertas vencidas si hay interés

  • Analice rechazos para mejorar ofertas

✅ Conversión Eficiente

  • Convierta rápidamente presupuestos aprobados

  • Use pedidos si necesita reservar stock

  • Facture directamente para ventas simples

  • Mantenga histórico de todas las ofertas

✅ Presentación Profesional

  • Personalice plantillas con su imagen corporativa

  • Incluya condiciones legales y comerciales

  • Añada validez clara de la oferta

  • Use formato proforma para mayor formalidad

❓ Preguntas Frecuentes

¿Puedo modificar un presupuesto después de enviarlo?

Sí, mientras esté en estado "Abierto" puede editarlo libremente.

¿Qué pasa con los presupuestos vencidos?

Quedan marcados como vencidos pero puede renovarlos cambiando la fecha de vencimiento.

¿Puedo convertir un presupuesto parcialmente?

No directamente. Debe editar el presupuesto para dejar solo las líneas a convertir, o crear un pedido/factura manual.

¿Los presupuestos afectan al stock?

No, los presupuestos no afectan al stock en absoluto.

¿Puedo tener varias versiones de un presupuesto?

Sí, puede duplicar un presupuesto y modificarlo para crear versiones alternativas.

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Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025

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