Sanciones
Gestión completa del proceso disciplinario - Registro, seguimiento y control de sanciones laborales en HolaGest
Descripción General
El módulo de Sanciones permite registrar, gestionar y dar seguimiento al historial disciplinario de los empleados. Este sistema facilita la documentación formal de faltas laborales, la aplicación de medidas correctivas y el cumplimiento de los procedimientos disciplinarios establecidos en el reglamento interno y la legislación laboral.
Una gestión adecuada de las sanciones es fundamental para mantener la disciplina laboral, proteger legalmente a la empresa y garantizar un trato justo y consistente a todos los empleados.
🎯 Objetivos del Módulo de Sanciones
El sistema de sanciones permite:
Documentar faltas: Registrar formalmente incumplimientos laborales
Aplicar medidas correctivas: Asignar sanciones proporcionales a las faltas
Mantener historial: Conservar registro completo del comportamiento disciplinario
Cumplir normativas: Seguir procedimientos legales y reglamentarios
Garantizar equidad: Aplicar sanciones consistentes a situaciones similares
Prevenir reincidencia: Identificar patrones y tomar medidas preventivas
Proteger legalmente: Documentar evidencia en caso de conflictos laborales
📋 Conceptos Fundamentales
¿Qué es una Sanción Laboral?
Una sanción laboral es una medida disciplinaria que la empresa aplica a un empleado como consecuencia de haber cometido una falta o incumplimiento de sus obligaciones laborales.
Tipos de Sanciones
Las sanciones se clasifican según su gravedad:
1. Amonestación Verbal
Características:
Llamada de atención informal o formal
Puede o no quedar registro escrito
Primera instancia disciplinaria
Propósito correctivo, no punitivo
Cuándo Aplicar:
Faltas leves
Primera vez que ocurre la falta
Incumplimientos menores
Ejemplo:
2. Amonestación Escrita
Características:
Documento formal de advertencia
Registro permanente en expediente
Requiere firma del empleado
Segunda instancia disciplinaria
Cuándo Aplicar:
Faltas de gravedad media
Reincidencia de faltas leves
Incumplimientos que requieren documentación formal
Ejemplo:
3. Suspensión Temporal
Características:
Suspensión sin goce de sueldo
Duración específica (1-8 días típicamente)
Registro formal obligatorio
Tercera instancia disciplinaria
Cuándo Aplicar:
Faltas graves
Reincidencia de faltas medias
Incumplimientos serios de normas
Ejemplo:
4. Rescisión de Contrato
Características:
Terminación de la relación laboral
Justificación legal requerida
Proceso de finiquito
Última instancia disciplinaria
Cuándo Aplicar:
Faltas muy graves
Reincidencia continua
Incumplimientos que justifican despido según ley
Ejemplo:
Niveles de Gravedad
Las faltas se clasifican en:
Faltas Leves
Infracciones menores que no afectan significativamente la operación:
Sanción Típica: Amonestación verbal
Faltas Graves
Infracciones serias que afectan la operación o el ambiente laboral:
Sanción Típica: Amonestación escrita o suspensión (1-3 días)
Faltas Muy Graves
Infracciones severas que justifican medidas drásticas:
Sanción Típica: Suspensión prolongada o rescisión de contrato
📍 Acceso al Módulo de Sanciones
Ubicación en el Sistema
Para acceder a las sanciones de un empleado:
Vaya al menú RR.HH.
Seleccione Empleados
Abra la ficha del empleado
Haga clic en la pestaña Sanciones (menú lateral)
Ruta de acceso: Menú → RR.HH. → Empleados → [Empleado] → Sanciones
Visualización de Sanciones
La pestaña de Sanciones muestra:
Lista de sanciones: Todas las sanciones aplicadas al empleado
Fecha: Cuándo se aplicó la sanción
Tipo: Amonestación verbal, escrita, suspensión, etc.
Falta: Qué incumplimiento motivó la sanción
Estado: Activa, Cumplida, Apelada
Detalles: Información completa de cada sanción
Ejemplo de Lista:
➕ Agregar una Nueva Sanción
Proceso de Registro
Para registrar una sanción:
Abra la ficha del empleado
Vaya a la pestaña Sanciones
Haga clic en el botón + Añadir (botón verde con icono '+')
Complete el formulario de sanción
Haga clic en Guardar (icono verde)
Formulario de Sanción
El formulario permite registrar los siguientes datos:
1. Fecha de la Sanción
Descripción: Fecha en la que se registra formalmente la sanción.
Propósito:
Establecer cuándo ocurrió el incidente
Ordenar cronológicamente el historial
Calcular plazos de prescripción
Recomendación: Use la fecha del incidente o la fecha de la decisión disciplinaria.
Ejemplo:
2. Fecha de Notificación al Empleado
Descripción: Fecha en la que se notificó formalmente la sanción al empleado.
Propósito:
Documentar que el empleado fue informado
Establecer inicio de plazos legales
Cumplir con requisitos de debido proceso
Importante: La notificación debe ser oportuna. Generalmente debe hacerse dentro de los días siguientes a la decisión.
Ejemplo:
3. Cómo se Notificó al Empleado
Descripción: Método utilizado para notificar la sanción al empleado.
Opciones Comunes:
Entrega Personal:
Correo Electrónico:
Correo Certificado:
Notificación en Presencia de Testigos:
Publicación en Estrados (casos especiales):
Recomendación: Siempre obtenga evidencia de la notificación (firma, acuse de recibo, testigos).
4. Nivel de Gravedad de la Sanción
Descripción: Clasificación de la gravedad de la falta cometida.
Opciones:
Leve: Faltas menores, primera instancia
Grave: Faltas serias, reincidencia
Muy Grave: Faltas severas, pueden justificar despido
Propósito:
Clasificar la sanción
Determinar la medida disciplinaria apropiada
Analizar patrones de comportamiento
Ejemplo:
Criterios para Determinar Gravedad:
Impacto en la operación: ¿Afectó el trabajo?
Intencionalidad: ¿Fue intencional o accidental?
Reincidencia: ¿Es la primera vez o es reincidente?
Daño causado: ¿Hubo pérdidas económicas o daños?
Riesgo: ¿Puso en riesgo a personas o bienes?
5. Falta Disciplinaria
Descripción: Tipo específico de incumplimiento o infracción cometida.
Propósito:
Identificar claramente qué norma se violó
Estandarizar la clasificación de faltas
Facilitar análisis estadísticos
Selección:
Haga clic en el campo Falta Disciplinaria
Seleccione de la lista desplegable
Las opciones provienen del catálogo de Datos Básicos
Faltas Comunes:
Ejemplo de Selección:
Crear Nuevas Faltas:
Si la falta no existe en el catálogo:
Vaya a RR.HH. → Datos Básicos → Faltas Disciplinarias
Cree la nueva falta
Regrese al formulario de sanción
Seleccione la falta recién creada
6. Sanción Aplicada
Descripción: Medida disciplinaria específica que se aplica por la falta cometida.
Propósito:
Definir la consecuencia de la falta
Documentar la medida correctiva
Establecer precedentes para casos similares
Selección:
Haga clic en el campo Sanción Aplicada
Seleccione de la lista desplegable
Las opciones provienen del catálogo de Datos Básicos
Sanciones Comunes:
Ejemplo de Aplicación:
Proporcionalidad:
La sanción debe ser proporcional a la falta:
Progresividad:
Las sanciones deben ser progresivas (escalar gradualmente):
Excepciones a la Progresividad:
Algunas faltas muy graves justifican rescisión inmediata:
Robo
Violencia física
Acoso sexual
Fraude
Daño intencional grave
7. Notas Aclaratorias o Explicativas
Descripción: Campo de texto libre para documentar detalles del incidente, la investigación y la resolución.
Propósito:
Documentar el contexto completo
Registrar evidencias
Explicar la decisión
Facilitar seguimiento
Información a Incluir:
Descripción del Incidente:
Evidencias:
Investigación:
Decisión:
Seguimiento:
Ejemplo Completo de Notas:
Guardar la Sanción
Una vez completados todos los campos:
Revise que la información sea correcta y completa
Haga clic en el botón Guardar (icono verde)
El sistema valida los datos
La sanción se registra en el historial del empleado
Aparece un mensaje de confirmación
Mensaje de Confirmación:
📊 Gestión del Historial de Sanciones
Consultar Historial
Para ver el historial completo de sanciones de un empleado:
Abra la ficha del empleado
Vaya a la pestaña Sanciones
Se muestra la lista completa de sanciones
Información Mostrada:
Fecha de cada sanción
Tipo de sanción
Falta cometida
Estado (Activa, Cumplida, Apelada)
Acciones (Ver detalles, Editar, Eliminar)
Editar una Sanción
Para modificar una sanción existente:
Localice la sanción en la lista
Haga clic en el botón Editar (icono de lápiz)
Modifique los campos necesarios
Haga clic en Guardar
Cuándo Editar:
Corregir errores de captura
Agregar información adicional en las notas
Actualizar el estado de la sanción
Registrar el cumplimiento
Precaución: No modifique sanciones para alterar el historial de manera deshonesta. Cualquier cambio debe estar justificado y documentado.
Eliminar una Sanción
Para eliminar una sanción:
Localice la sanción en la lista
Haga clic en el botón Eliminar (icono de papelera)
Confirme la eliminación
Cuándo Eliminar:
Sanción registrada por error
Sanción anulada por apelación exitosa
Orden judicial de eliminación
Advertencia: La eliminación es permanente. Considere desactivar o marcar como "Anulada" en lugar de eliminar, para mantener el historial completo.
Estados de Sanciones
Las sanciones pueden tener diferentes estados:
Activa
Cumplida
Apelada
Anulada
Prescrita
⚖️ Proceso Disciplinario Recomendado
Pasos del Proceso
Para aplicar sanciones de manera justa y legal:
Paso 1: Identificación de la Falta
Paso 2: Investigación
Paso 3: Audiencia con el Empleado
Importante: El derecho de audiencia es fundamental. No aplicar sanciones sin escuchar al empleado.
Paso 4: Análisis y Decisión
Paso 5: Notificación Formal
Paso 6: Registro en el Sistema
Paso 7: Ejecución de la Sanción
Paso 8: Seguimiento
Diagrama de Flujo del Proceso
📜 Consideraciones Legales
Principios Fundamentales
1. Debido Proceso
El empleado tiene derecho a:
Ser informado de los hechos que se le imputan
Presentar su versión y pruebas
Ser escuchado antes de aplicar la sanción
Apelar la decisión
2. Proporcionalidad
La sanción debe ser proporcional a la falta:
Falta leve → Sanción leve
Falta grave → Sanción grave
No aplicar sanciones excesivas
3. No Discriminación
Aplicar sanciones de manera equitativa:
Misma falta → Misma sanción
No discriminar por género, edad, religión, etc.
Tratar casos similares de manera similar
4. Inmediatez
Aplicar la sanción en tiempo razonable:
No esperar meses para sancionar
Investigar y decidir prontamente
La demora puede interpretarse como condonación
5. Prescripción
Las faltas y sanciones pueden prescribir:
Verificar plazos de prescripción según legislación local
Documentar oportunamente
No sancionar faltas prescritas
Fundamento Legal
Asegúrese de que las sanciones estén fundamentadas en:
Legislación Laboral:
Reglamento Interior de Trabajo:
Contrato Individual de Trabajo:
Documentación Requerida
Para protección legal, documente:
Acta Administrativa: Documento formal de la sanción
Evidencias: Pruebas de la falta (fotos, videos, registros)
Testimonios: Declaraciones de testigos
Audiencia: Acta de la audiencia con el empleado
Notificación: Comprobante de que el empleado fue notificado
Antecedentes: Historial disciplinario del empleado
📈 Análisis y Reportes
Reportes Disponibles
Reporte de Sanciones por Empleado
Reporte de Sanciones por Departamento
Reporte de Tendencias
Indicadores Clave (KPIs)
Tasa de Sanciones:
Reincidencia:
Tiempo Promedio de Resolución:
💡 Mejores Prácticas
Recomendaciones Generales
Documente todo: Registre cada paso del proceso disciplinario
Sea consistente: Aplique las mismas sanciones a faltas similares
Actúe rápidamente: No demore la investigación y decisión
Escuche al empleado: Siempre dé derecho de audiencia
Sea justo: Considere circunstancias atenuantes
Capacite a supervisores: Entrene en manejo de disciplina
Revise periódicamente: Analice tendencias y tome medidas preventivas
Mantenga confidencialidad: No divulgue sanciones innecesariamente
Prevención de Problemas Disciplinarios
Medidas Preventivas:
Comunicación clara: Asegúrese de que todos conozcan las reglas
Inducción efectiva: Capacite a nuevos empleados en normas
Reglamento accesible: Publique y distribuya el reglamento interno
Supervisión adecuada: Supervisores atentos y proactivos
Reconocimiento: Premie el buen comportamiento
Ambiente positivo: Fomente cultura de respeto y responsabilidad
Canales de comunicación: Permita que empleados expresen inquietudes
Capacitación continua: Refuerce valores y expectativas
Manejo de Situaciones Difíciles
Empleado se Niega a Firmar:
Empleado se Pone Violento:
Empleado Amenaza con Demanda:
Presión para No Sancionar:
🆘 Solución de Problemas
Problemas Comunes
Problema 1: No aparecen opciones en "Falta Disciplinaria"
Causa: No se han creado faltas en Datos Básicos
Solución:
Vaya a RR.HH. → Datos Básicos → Faltas Disciplinarias
Cree las faltas necesarias
Regrese al formulario de sanción
Las opciones ahora estarán disponibles
Problema 2: No aparecen opciones en "Sanción Aplicada"
Causa: No se han creado sanciones en Datos Básicos
Solución:
Vaya a RR.HH. → Datos Básicos → Sanciones
Cree los tipos de sanción necesarios
Regrese al formulario de sanción
Las opciones ahora estarán disponibles
Problema 3: No puedo eliminar una sanción
Causa: Restricciones de permisos o sanción vinculada a otros registros
Solución:
Verifique que tiene permisos de administrador
En lugar de eliminar, considere marcar como "Anulada"
Contacte al administrador del sistema si persiste el problema
Problema 4: La suspensión no se refleja en nómina
Causa: Falta integración entre módulos o configuración incorrecta
Solución:
Verifique que la sanción esté guardada correctamente
Verifique que el tipo de sanción esté configurado para afectar nómina
Asegúrese de que el periodo de nómina incluya los días de suspensión
Contacte a soporte si el problema persiste
📚 Guías Relacionadas
Para más información sobre temas relacionados:
Mi Primer Empleado - Cómo dar de alta empleados
Los Datos Básicos - Configuración de catálogos de faltas y sanciones
Vales de Efectivo - Gestión de vales y anticipos
Archivos y Documentos - Gestión de documentación
Control de Asistencia - Gestión de horarios y marcajes
📞 Soporte
Si necesita ayuda con la gestión de sanciones:
Correo: soporte@holagest.com
Teléfono: +52 (55) 1234-5678
Chat: Disponible en el sistema
Documentación: https://docs.holagest.com
Asesoría Legal: Para dudas sobre aspectos legales de sanciones laborales, consulte con un abogado especializado en derecho laboral de su jurisdicción.
Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Sanciones
Última actualización