Archivos y/o documentos de los empleados

Gestión completa de documentos y archivos del personal - Carga, organización, control de vencimientos y acceso para empleados en HolaGest

Descripción General

El sistema de Archivos y Documentos de HolaGest permite digitalizar, organizar y gestionar toda la documentación relacionada con los empleados. Este módulo facilita el almacenamiento seguro de contratos, identificaciones, recibos de nómina, certificados y cualquier otro documento relevante del expediente del personal.

La gestión digital de documentos ofrece múltiples ventajas: acceso rápido, organización eficiente, control de vencimientos, reducción de papel y la posibilidad de que los empleados accedan a sus propios documentos de manera autónoma.

🎯 Objetivos del Sistema de Documentos

El módulo de archivos y documentos permite:

  • Digitalizar expedientes: Convertir archivos físicos en documentos digitales

  • Organizar documentación: Clasificar archivos por tipo, año y empleado

  • Controlar vencimientos: Alertar sobre documentos próximos a caducar

  • Facilitar acceso: Permitir que empleados descarguen sus documentos

  • Cumplir normativas: Mantener documentación requerida por ley

  • Ahorrar espacio: Reducir archivos físicos y papel

  • Mejorar seguridad: Proteger documentos sensibles con controles de acceso

📂 Tipos de Documentos

Descripción

Los Tipos de Documentos son las categorías o clasificaciones que se utilizan para organizar los archivos del personal.

Tipos Predefinidos

Al instalar HolaGest, el sistema crea automáticamente los siguientes tipos de documentos:

  1. Contrato: Contratos laborales y anexos

  2. D.N.I / N.I.E: Documentos de identidad (INE, DNI, Pasaporte, etc.)

  3. Nómina: Recibos de nómina y comprobantes de pago

  4. Justificante: Justificantes médicos, permisos, ausencias

  5. Otros: Documentos que no encajan en las categorías anteriores

Personalizar Tipos de Documentos

Puede agregar, modificar o eliminar tipos de documentos según las necesidades de su empresa.

Acceso a la Configuración

Para administrar tipos de documentos:

  1. Vaya al menú RR.HH.

  2. Seleccione Datos Básicos

  3. Haga clic en la pestaña Tipos de Documentos

Ruta de acceso: Menú → RR.HH. → Datos Básicos → Tipos de Documentos

Agregar Nuevo Tipo de Documento

Proceso:

  1. En la pestaña de Tipos de Documentos, haga clic en Nuevo

  2. Complete los datos:

    • Nombre: Descripción del tipo (ej: "Certificado Médico")

    • Código: Abreviatura (ej: "CERT-MED")

    • Descripción: Detalles adicionales

    • Tiene vencimiento: Si los documentos de este tipo caducan

    • Días de alerta: Días antes del vencimiento para alertar

    • Activo: Si está disponible para uso

  3. Haga clic en Guardar

Ejemplo de Tipos Personalizados:

Tipos de Documentos Recomendados

Documentos Personales

  • Acta de Nacimiento

  • Identificación Oficial (INE, DNI, Pasaporte)

  • CURP / Documento de Identidad Nacional

  • RFC / Número Fiscal

  • Comprobante de Domicilio

  • Licencia de Conducir

  • Cartilla Militar

Documentos Laborales

  • Contrato de Trabajo

  • Carta Oferta

  • Descripción de Puesto

  • Evaluaciones de Desempeño

  • Cartas de Recomendación

  • Constancias Laborales

  • Finiquitos

Documentos Médicos

  • Certificado Médico de Ingreso

  • Análisis Clínicos

  • Certificado de Vacunación

  • Incapacidades Médicas

  • Constancias de Salud

Documentos de Nómina

  • Recibos de Nómina

  • Comprobantes Fiscales (CFDI)

  • Constancia de Percepciones y Retenciones

  • Finiquitos o Liquidaciones

Documentos Administrativos

  • Alta en Seguridad Social

  • Comprobantes de Pago

  • Avisos de Modificación Salarial

  • Cartas Administrativas

  • Acuerdos y Convenios

Documentos Académicos

  • Certificados de Estudios

  • Títulos Profesionales

  • Cédulas Profesionales

  • Certificaciones Técnicas

  • Diplomas de Cursos

📤 Añadir un Documento

Acceso a los Documentos del Empleado

Para agregar documentos a un empleado:

  1. Abra la ficha del empleado

  2. En el menú lateral derecho, haga clic en Archivos o Documentos

  3. Se mostrará la lista de documentos adjuntos al expediente

Visualización de Documentos

La lista de documentos muestra:

  • Nombre del archivo: Título del documento

  • Tipo: Categoría del documento

  • Año: Año al que pertenece

  • Fecha de carga: Cuándo se subió

  • Vencimiento: Fecha de caducidad (si aplica)

  • Estado: Vigente, Próximo a vencer, Vencido

  • Público/Privado: Si el empleado puede verlo

  • Previsualización: Vista previa del documento (si está disponible)

Proceso de Carga de Documentos

Paso 1: Iniciar Carga

  1. En la lista de documentos, haga clic en el botón Añadir (parte superior)

  2. Se despliega un formulario de carga de documento

Paso 2: Seleccionar Archivo

  1. Haga clic en Seleccionar Archivo o Examinar

  2. Navegue en su computadora hasta el archivo deseado

  3. Seleccione el archivo

  4. El nombre del archivo aparecerá en el formulario

Formatos Soportados:

  • Documentos: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT

  • Imágenes: JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP

  • Otros: ZIP, RAR (para múltiples archivos)

Tamaño Máximo:

  • Típicamente: 10 MB por archivo

  • Puede variar según configuración del servidor

Paso 3: Completar Información del Documento

Complete los siguientes campos:

Año

Descripción: Año al que pertenece el documento.

Propósito:

  • Organizar documentos cronológicamente

  • Agrupar en el Panel del Empleado por ejercicio

  • Facilitar búsqueda de documentos históricos

Ejemplo:

Recomendación: Use el año del documento, no necesariamente el año actual.

Tipo

Descripción: Categoría o clasificación del documento.

Propósito:

  • Organizar documentos por tipo

  • Agrupar en el Panel del Empleado

  • Facilitar búsqueda y filtrado

Ejemplo:

Selección:

  1. Haga clic en el campo Tipo

  2. Seleccione de la lista desplegable

  3. Si no existe el tipo adecuado, créelo primero en Datos Básicos

Caduca (Fecha de Vencimiento)

Descripción: Fecha en la cual el documento dejará de ser válido.

Propósito:

  • Controlar vigencia de documentos

  • Generar alertas de vencimiento

  • Identificar documentos que requieren renovación

Cuándo Usar:

  • ✅ Contratos con fecha de fin

  • ✅ Certificados médicos (vigencia 1 año típicamente)

  • ✅ Licencias o permisos temporales

  • ✅ Identificaciones con vencimiento

  • ❌ Documentos permanentes (acta de nacimiento, título profesional)

Ejemplo:

Alertas de Vencimiento:

El sistema genera alertas automáticas:

Pestaña de Documentos Caducados:

Cuando existen documentos vencidos, aparece una nueva pestaña en la lista de empleados:

  • Pestaña: "Documentos Caducados" o "Vencimientos"

  • Contenido: Lista de empleados con documentos vencidos

  • Acción: Permite identificar rápidamente qué documentos renovar

Público

Descripción: Indica si el archivo estará disponible para el empleado en su Panel Personal.

Opciones:

  • ✅ Público (Marcado): El empleado puede ver y descargar el documento

  • ❌ Privado (No marcado): Solo personal de RR.HH. puede acceder

Propósito:

  • Controlar qué documentos ve el empleado

  • Proteger información sensible o confidencial

  • Facilitar acceso a documentos que el empleado necesita

Documentos Típicamente Públicos:

Documentos Típicamente Privados:

Importante: "Público" NO significa que todos los empleados puedan verlo. Significa que es visible para el empleado propietario del documento. Cada empleado solo ve sus propios documentos públicos.

Ejemplo de Configuración:

Paso 4: Guardar el Documento

  1. Revise que todos los campos estén correctos

  2. Haga clic en Guardar o Subir

  3. El sistema carga el archivo

  4. Aparece un mensaje de confirmación

  5. El documento se agrega a la lista

Mensaje de Confirmación:

Ejemplo Completo de Carga

Escenario: Subir el contrato de trabajo de un nuevo empleado

📥 Descargar Documentos

Desde la Ficha del Empleado (RR.HH.)

Proceso:

  1. Abra la ficha del empleado

  2. Vaya a la sección Archivos

  3. Localice el documento en la lista

  4. Haga clic en el botón Descargar o en el nombre del archivo

  5. El archivo se descarga a su computadora

Opciones Adicionales:

  • Ver: Abrir el documento en el navegador (si es PDF o imagen)

  • Descargar: Guardar una copia en su computadora

  • Eliminar: Borrar el documento (requiere confirmación)

  • Editar: Modificar la información del documento (no el archivo en sí)

Desde el Panel del Empleado

Los empleados pueden descargar sus documentos públicos:

Proceso:

  1. El empleado inicia sesión en HolaGest

  2. Accede a su Panel del Empleado

  3. Hace clic en la pestaña Archivos

  4. Ve sus documentos organizados por Tipo → Año

  5. Hace clic en Descargar en el documento deseado

  6. El archivo se descarga a su dispositivo

Ejemplo de Vista del Empleado:

🗂️ Organización de Documentos

Agrupación en el Panel del Empleado

Los documentos se organizan jerárquicamente:

Nivel 1: Tipo de Documento

  • Contratos

  • Nómina

  • Evaluaciones

  • Certificados

  • Otros

Nivel 2: Año

  • 2024

  • 2023

  • 2022

  • etc.

Nivel 3: Documentos

  • Archivos individuales

Ejemplo de Estructura:

Navegación

Expandir/Contraer Grupos:

  1. Haga clic en el icono + para expandir un grupo

  2. Se muestran los años disponibles

  3. Haga clic en un año para ver los documentos

  4. Haga clic en el icono - para contraer

Búsqueda Rápida:

  • Use el campo de búsqueda para localizar documentos

  • Busque por nombre de archivo, tipo o año

⚠️ Control de Vencimientos

Alertas Automáticas

El sistema genera alertas cuando hay documentos próximos a vencer o vencidos:

Niveles de Alerta

Alerta Verde (Vigente):

Alerta Amarilla (Próximo a Vencer):

Alerta Naranja (Por Vencer Pronto):

Alerta Roja (Vencido):

Pestaña de Documentos Caducados

Cuando hay documentos vencidos, aparece una pestaña especial:

Ubicación: Lista de Empleados → Pestaña "Documentos Caducados"

Contenido:

Acciones Recomendadas:

  1. Contactar al empleado para renovar el documento

  2. Solicitar el nuevo documento

  3. Subir el documento actualizado

  4. El empleado desaparece de la lista de vencidos

Reportes de Vencimientos

Puede generar reportes de:

  • Documentos vencidos: Lista completa de documentos caducados

  • Próximos vencimientos: Documentos que vencerán en los próximos 30/60/90 días

  • Por tipo de documento: Vencimientos de un tipo específico (ej: todos los certificados médicos)

  • Por empleado: Todos los vencimientos de un empleado específico

🔒 Seguridad y Privacidad

Control de Acceso

El sistema implementa controles de acceso estrictos:

Niveles de Acceso

Administrador de RR.HH.:

  • ✅ Ver todos los documentos (públicos y privados)

  • ✅ Subir documentos

  • ✅ Modificar información de documentos

  • ✅ Eliminar documentos

  • ✅ Cambiar estado público/privado

Supervisor/Gerente:

  • ✅ Ver documentos públicos de su equipo

  • ⚠️ Ver documentos privados (según configuración)

  • ❌ Modificar o eliminar documentos (generalmente)

Empleado:

  • ✅ Ver solo sus propios documentos públicos

  • ✅ Descargar sus documentos públicos

  • ❌ Ver documentos privados

  • ❌ Ver documentos de otros empleados

  • ❌ Modificar o eliminar documentos

Auditoría

El sistema registra todas las operaciones:

Eventos Auditados:

  • Carga de documentos (quién, cuándo, qué)

  • Descargas de documentos (quién, cuándo, cuál)

  • Modificaciones (quién cambió qué)

  • Eliminaciones (quién eliminó qué)

  • Cambios de estado público/privado

Ejemplo de Log de Auditoría:

Protección de Datos

Medidas de Seguridad:

  1. Encriptación: Documentos encriptados en almacenamiento

  2. Transmisión segura: HTTPS para todas las transferencias

  3. Respaldos: Copias de seguridad automáticas

  4. Retención: Política de retención de documentos

  5. Eliminación segura: Borrado permanente cuando se elimina

Cumplimiento Legal:

  • GDPR (Europa)

  • LFPDPPP (México)

  • CCPA (California, USA)

  • Otras normativas locales

📋 Mejores Prácticas

Recomendaciones Generales

  1. Digitalice todo: Convierta todos los documentos físicos a digitales

  2. Nombre archivos claramente: Use nombres descriptivos (ej: "Contrato_JuanPerez_2024.pdf")

  3. Configure vencimientos: Establezca fechas de caducidad para documentos temporales

  4. Revise periódicamente: Verifique documentos vencidos mensualmente

  5. Respalde regularmente: Mantenga copias de seguridad de todos los documentos

  6. Capacite a empleados: Enseñe a los empleados a acceder a sus documentos

  7. Documente políticas: Establezca políticas claras sobre qué documentos son públicos/privados

Nomenclatura de Archivos

Formato Recomendado:

Ventajas:

  • Fácil identificación

  • Ordenamiento alfabético lógico

  • Búsqueda rápida

  • Evita duplicados

Organización por Tipo

Documentos de Alta Prioridad (Subir inmediatamente):

  1. Contrato de trabajo

  2. Identificación oficial

  3. RFC / Número fiscal

  4. NSS / Número de seguridad social

  5. Comprobante de domicilio

  6. Certificado médico de ingreso

Documentos de Prioridad Media (Subir en la primera semana):

  1. Comprobantes de estudios

  2. Cartas de recomendación

  3. Constancias laborales anteriores

  4. Datos bancarios

Documentos Recurrentes (Subir periódicamente):

  1. Recibos de nómina (mensual/quincenal)

  2. Evaluaciones de desempeño (anual/semestral)

  3. Certificados de cursos (según se realicen)

  4. Renovaciones de documentos vencidos

Proceso de Renovación

Cuando un documento está por vencer:

30 días antes:

  1. Sistema genera alerta

  2. RR.HH. recibe notificación

  3. Contactar al empleado para renovación

15 días antes:

  1. Recordatorio al empleado

  2. Solicitar documento actualizado

  3. Programar cita si es necesario (ej: examen médico)

Al vencer:

  1. Marcar como vencido

  2. Restringir operaciones si es crítico

  3. Seguimiento urgente

Al recibir nuevo documento:

  1. Subir documento actualizado

  2. Marcar el anterior como "Reemplazado" o eliminarlo

  3. Configurar nueva fecha de vencimiento

  4. Notificar que está actualizado

🆘 Solución de Problemas

Problemas Comunes

Problema 1: No puedo subir un archivo

Posibles Causas:

  • Archivo demasiado grande

  • Formato no soportado

  • Problemas de conexión

  • Falta de permisos

Soluciones:

  1. Verifique el tamaño del archivo (máximo 10 MB típicamente)

  2. Convierta a formato soportado (PDF recomendado)

  3. Verifique su conexión a internet

  4. Contacte al administrador si no tiene permisos

Problema 2: El empleado no ve sus documentos

Posibles Causas:

  • Documentos marcados como privados

  • Empleado no vinculado con usuario

  • Falta de permisos en el Panel del Empleado

Soluciones:

  1. Verifique que los documentos estén marcados como "Público"

  2. Verifique que el empleado tenga usuario vinculado

  3. Verifique que el usuario tenga permiso "Panel de Empleado"

Problema 3: No aparecen alertas de vencimiento

Posibles Causas:

  • No se configuró fecha de vencimiento

  • Notificaciones deshabilitadas

  • Configuración incorrecta de días de alerta

Soluciones:

  1. Verifique que el documento tenga fecha de "Caduca"

  2. Revise configuración de notificaciones

  3. Verifique configuración de días de alerta en el tipo de documento

Problema 4: Error al descargar documento

Posibles Causas:

  • Archivo corrupto

  • Archivo eliminado del servidor

  • Problemas de permisos

Soluciones:

  1. Intente descargar desde otro navegador

  2. Verifique que el archivo existe en el servidor

  3. Contacte al administrador del sistema

📊 Reportes y Estadísticas

Reportes Disponibles

Reporte de Documentos por Empleado:

Reporte de Documentos Vencidos:

Reporte de Próximos Vencimientos:

Reporte de Documentos Faltantes:

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Para más información sobre temas relacionados:

📞 Soporte

Si necesita ayuda con la gestión de documentos:

  • Correo: soporte@holagest.com

  • Teléfono: +52 (55) 1234-5678

  • Chat: Disponible en el sistema

  • Documentación: https://docs.holagest.com

Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Archivos y Documentos de los Empleados

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