🏢Empresas
HolaGest ofrece capacidades de gestión multi-empresa que permiten trabajar con varias entidades empresariales dentro de una misma instalación. Sin embargo, es fundamental comprender las capacidades y limitaciones de esta funcionalidad antes de implementarla.
🎯 Capacidades y Limitaciones
¿Qué es la Gestión Multi-empresa?
La funcionalidad multi-empresa permite registrar y operar con múltiples entidades empresariales (empresas, autónomos, sociedades) dentro de una única instalación de HolaGest.
Cada empresa puede tener:
Su propia razón social y datos fiscales
Su propio logotipo corporativo
Su configuración de régimen de IVA
Sus propios almacenes vinculados
Su numeración de documentos independiente
Limitaciones Importantes
HolaGest implementa un soporte multi-empresa con limitaciones significativas que debe conocer antes de decidir usar esta funcionalidad:
1. No Hay Separación Completa de Datos
Implicación: Los datos de todas las empresas coexisten en la misma base de datos sin aislamiento total.
Esto significa que:
Los usuarios pueden ver datos de todas las empresas (si tienen permisos)
Los clientes y proveedores se comparten entre empresas
Los productos son comunes a todas las empresas
No hay separación de sesiones por empresa
⚠️ Importante: Si necesita separación total de datos entre empresas (por ejemplo, para clientes diferentes que no deben compartir información), debe usar instalaciones independientes de HolaGest.
2. Sin Restricciones de Usuario por Empresa
Implicación: El sistema de permisos no permite restringir usuarios a empresas específicas.
Esto significa que:
Si un usuario puede ver facturas, verá facturas de todas las empresas
No puede limitar un usuario solo a la "Empresa A"
Los permisos se aplican globalmente, no por empresa
Consecuencia práctica: No es viable usar multi-empresa para gestionar datos de clientes completamente independientes en una misma instalación.
3. Limitaciones Legales de Privacidad
Incluso técnicamente, existen restricciones legales importantes:
RGPD y LOPD: No puede compartir datos de clientes entre empresas diferentes sin consentimiento expreso de cada cliente.
Esto significa que:
Si la Empresa A tiene un cliente, la Empresa B no puede usar esos datos sin autorización
Debe obtener consentimiento explícito para compartir información entre sus empresas
Puede haber sanciones legales por uso indebido de datos personales
⚠️ Advertencia Legal: Consulte con su asesor legal antes de compartir bases de datos de clientes entre entidades empresariales diferentes.
¿Por Qué Estas Limitaciones?
Razón técnica: Implementar separación completa de datos multi-empresa requiere una arquitectura de software compleja y costosa de desarrollar y mantener.
Razón práctica: Crear instalaciones independientes de HolaGest es un proceso simple que toma solo minutos y proporciona separación total garantizada.
Decisión de diseño: El esfuerzo de desarrollo necesario para multi-empresa completa no compensa cuando la alternativa (instalaciones separadas) es tan sencilla y efectiva.
✅ Casos de Uso Apropiados
A pesar de las limitaciones, existen escenarios donde la funcionalidad multi-empresa de HolaGest es útil y apropiada:
Caso 1: Transición de Autónomo a Sociedad
Escenario: Era autónomo y ha constituido una sociedad limitada. Desea mantener el histórico del autónomo pero emitir nuevas facturas como sociedad.
Solución con multi-empresa:
Cree una nueva empresa con los datos de su sociedad
Establezca la nueva empresa como predeterminada
Todas las facturas nuevas se emitirán con los datos de la sociedad
Conserva acceso al histórico del autónomo para consultas
Ventajas:
Histórico completo en un solo lugar
Transición suave sin pérdida de datos
Consultas unificadas de toda su actividad
Caso 2: Gestoría o Asesoría
Escenario: Es gestor o asesor que administra la contabilidad y facturación de varios clientes.
Solución con multi-empresa:
Cree una empresa por cada cliente que gestiona
Emita facturas y gestione documentos de cada cliente
Mantenga separación contable por empresa
Ventajas:
Acceso centralizado a todos sus clientes
Una sola instalación para gestionar
Cambio rápido entre empresas
Consideraciones:
Debe tener autorización de cada cliente
Responsabilidad sobre la confidencialidad de los datos
Considere si instalaciones separadas serían más seguras
Caso 3: Holding o Grupo Empresarial
Escenario: Gestiona varias empresas del mismo grupo empresarial con propiedad común.
Solución con multi-empresa:
Registre cada empresa del grupo
Gestione todas desde la misma instalación
Genere informes consolidados
Ventajas:
Visión global del grupo
Gestión centralizada
Informes consolidados
Consideraciones:
Solo apropiado si las empresas tienen la misma propiedad
Debe cumplir requisitos legales de separación contable
Evalúe si necesita software específico de consolidación
Caso 4: Múltiples Marcas Comerciales
Escenario: Opera con diferentes marcas comerciales pero bajo la misma entidad legal.
Solución con multi-empresa:
Cree una "empresa" por cada marca
Use logotipos y nombres comerciales diferentes
Emita facturas con la imagen de cada marca
Ventajas:
Imagen diferenciada por marca
Misma entidad fiscal
Gestión unificada
Nota: Técnicamente son "marcas" no "empresas", pero puede usar esta funcionalidad para diferenciarlas.
🚫 Casos Donde NO Usar Multi-empresa
❌ Caso 1: Empresas de Clientes Diferentes
Escenario: Quiere que varios clientes usen la misma instalación de HolaGest, cada uno con su empresa.
Por qué NO:
No hay separación de datos
Problemas legales de privacidad
Riesgos de seguridad
Confusión operativa
Solución correcta: Instalaciones independientes para cada cliente.
❌ Caso 2: Franquicias Independientes
Escenario: Gestiona franquicias que son empresas legalmente independientes.
Por qué NO:
Cada franquicia debe tener sus datos separados
Problemas legales de compartir información
Cada franquiciado debe tener control exclusivo de sus datos
Solución correcta: Instalación independiente para cada franquicia.
❌ Caso 3: Empresas con Equipos Separados
Escenario: Diferentes empresas con empleados que no deben ver datos de las otras empresas.
Por qué NO:
No puede restringir usuarios por empresa
Todos los usuarios con permisos verán todas las empresas
Riesgo de errores y confusión
Solución correcta: Instalaciones independientes con usuarios separados.
🛠️ Cómo Gestionar Empresas
Acceso al Módulo de Empresas
Navegación: Menú Administrador → Empresas
Aquí verá el listado de todas las empresas registradas en su instalación.
Crear una Nueva Empresa
Paso 1: Iniciar la creación
Haga clic en el botón "Nuevo" (➕ verde) en el listado de empresas.
Paso 2: Datos de identificación
Complete la información básica de la empresa:
Nombre o razón social: Denominación legal completa de la empresa
Ejemplo: "Comercial García y Asociados S.L."
Nombre corto: Versión abreviada para uso interno
Ejemplo: "García SL"
Código: Identificador interno (se genera automáticamente)
Paso 3: Identificación fiscal
Tipo de identificación: Seleccione CIF, NIF, NIE según corresponda
Número fiscal: Introduzca el CIF/NIF de la empresa
Ejemplo: "B12345678"
Paso 4: Dirección
Complete la dirección completa de la empresa:
Dirección: Calle, número, piso, puerta
Código postal: CP de la localidad
Ciudad: Nombre de la ciudad
Provincia: Seleccione de la lista
País: Generalmente España
Paso 5: Datos de contacto
Teléfono: Número de contacto principal
Fax: Si aplica (opcional)
Email: Dirección de correo electrónico corporativa
Sitio web: URL de la página web (opcional)
Paso 6: Configuración fiscal
Régimen de IVA: Seleccione el régimen aplicable:
General (más común)
Recargo de equivalencia
Exento
Paso 7: Personalización
Logotipo: Seleccione una imagen de la biblioteca
Primero debe subir el logotipo a la biblioteca (Menú Administrador → Biblioteca)
Luego selecciónelo aquí
Paso 8: Guardar
Haga clic en "Guardar" para crear la empresa.
Efectos de Crear una Empresa
Cuando crea una nueva empresa, HolaGest realiza automáticamente varias acciones:
1. Creación de almacén vinculado
Se crea automáticamente un almacén asociado a la nueva empresa:
Nombre: Generalmente "Almacén [Nombre de la empresa]"
Vinculación: Este almacén está vinculado exclusivamente a esta empresa
Uso: Los documentos de esta empresa usarán este almacén por defecto
2. Configuración de secuencias
Se generan secuencias de numeración para los documentos de esta empresa:
Facturas de cliente
Facturas de proveedor
Albaranes
Pedidos
Presupuestos
Cada empresa tiene su propia numeración independiente.
Establecer Empresa Predeterminada
La empresa predeterminada es la que se selecciona automáticamente al crear nuevos documentos.
Configuración:
Vaya a: Menú Administrador → Panel de Control
En la sección "Por defecto", localice el campo "Empresa"
Seleccione la empresa que desea como predeterminada
Guarde los cambios
Efecto:
Todos los documentos nuevos se crearán para esta empresa por defecto
Los usuarios pueden cambiar la empresa al crear cada documento si es necesario
Modificar una Empresa Existente
Puede modificar los datos de cualquier empresa en cualquier momento:
Vaya al listado de empresas
Haga clic en la empresa que desea modificar
Actualice los campos necesarios
Guarde los cambios
Datos que puede modificar:
Dirección y datos de contacto
Logotipo
Régimen de IVA
Cualquier otro campo
Datos que NO debe modificar:
Número fiscal (CIF/NIF) - Cambiaría la identidad legal de la empresa
Código - Puede afectar a referencias internas
💡 Consejo: Si ha cambiado de CIF (por ejemplo, de autónomo a sociedad), es mejor crear una nueva empresa que modificar la existente.
📄 Trabajar con Múltiples Empresas
Crear Documentos para Diferentes Empresas
Cuando tiene varias empresas configuradas, puede crear documentos para cualquiera de ellas:
Método 1: Selección de almacén
Al crear una factura, albarán, pedido o presupuesto:
En el formulario del documento, localice el campo "Almacén"
Seleccione el almacén vinculado a la empresa deseada
El documento se emitirá con los datos de esa empresa
Método 2: Cambiar empresa predeterminada
Si va a trabajar extensamente con una empresa específica:
Cambie la empresa predeterminada en el Panel de Control
Todos los documentos nuevos usarán esa empresa
Cambie de nuevo cuando necesite trabajar con otra empresa
Identificar la Empresa de un Documento
Para saber a qué empresa pertenece un documento:
En el listado:
Puede añadir la columna "Empresa" o "Almacén" para ver esta información
Use el botón "Opciones" para mostrar estas columnas
En el documento:
El almacén seleccionado indica la empresa
Los datos fiscales mostrados corresponden a la empresa del almacén
Filtrar Documentos por Empresa
Para ver solo documentos de una empresa específica:
En el listado correspondiente (facturas, albaranes, etc.)
Use el filtro de "Almacén" o "Empresa"
Seleccione la empresa deseada
El listado mostrará solo documentos de esa empresa
Informes por Empresa
Los informes de HolaGest pueden filtrarse por empresa:
Acceda al informe deseado
En los filtros, seleccione la empresa específica
El informe mostrará solo datos de esa empresa
Informes consolidados:
Si no selecciona ninguna empresa en el filtro, el informe mostrará datos de todas las empresas consolidados.
🔄 Migración y Transiciones
Migrar de Autónomo a Sociedad
Escenario común: Ha trabajado como autónomo y ahora constituye una sociedad.
Proceso recomendado:
Cierre el ejercicio como autónomo:
Emita todas las facturas pendientes como autónomo
Cierre el ejercicio fiscal
Genere los informes finales
Cree la nueva empresa (sociedad):
Registre la sociedad con sus nuevos datos fiscales
Configure el logotipo y datos corporativos
Establezca como empresa predeterminada
Configure la numeración:
Decida si continúa la numeración o empieza desde 1
Configure las secuencias de la nueva empresa
Comunique el cambio:
Informe a sus clientes del cambio de razón social
Actualice sus materiales corporativos
Continúe operando:
Todas las facturas nuevas se emitirán como sociedad
Mantiene acceso al histórico del autónomo
Fusión de Empresas
Si dos de sus empresas se fusionan:
Opción 1: Mantener ambas en el sistema
Deje ambas empresas registradas
Desactive la que desaparece (no la elimine)
Use solo la empresa resultante para nuevos documentos
Opción 2: Exportar e importar
Exporte los datos de la empresa que desaparece
Impórtelos en la empresa que permanece
Elimine la empresa antigua
⚠️ Precaución: La fusión de datos es compleja. Consulte con soporte técnico antes de realizar operaciones masivas.
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Cuántas empresas puedo crear? R: No hay límite técnico. Puede crear tantas empresas como necesite.
P: ¿Puedo eliminar una empresa? R: Técnicamente sí, pero no es recomendable si tiene documentos asociados. Es mejor desactivarla.
P: ¿Los clientes son independientes por empresa? R: No, los clientes son compartidos entre todas las empresas. Puede facturar al mismo cliente desde diferentes empresas.
P: ¿Puedo tener diferentes usuarios por empresa? R: No, los usuarios tienen acceso a todas las empresas. No puede restringir un usuario a una empresa específica.
P: ¿Cómo sé qué empresa estoy usando al crear una factura? R: Por el almacén seleccionado. Cada almacén está vinculado a una empresa.
P: ¿Puedo cambiar la empresa de una factura ya emitida? R: No es recomendable por motivos legales y contables. Las facturas deben permanecer en la empresa que las emitió.
P: ¿Es mejor multi-empresa o instalaciones separadas? R: Depende de su caso. Si necesita separación total de datos, use instalaciones separadas. Si gestiona sus propias empresas relacionadas, multi-empresa puede ser conveniente.
💡 Recomendaciones Finales
✅ Use multi-empresa si: Gestiona sus propias empresas relacionadas, es gestor de varios clientes con autorización, o está en transición de autónomo a sociedad.
❌ NO use multi-empresa si: Necesita separación total de datos, gestiona empresas de clientes independientes, o tiene equipos que no deben ver datos de otras empresas.
🎯 Regla general: Cuando tenga dudas, opte por instalaciones independientes. Es más seguro, más claro y garantiza separación total.
📞 Consulte con soporte: Si su caso es complejo, contacte con el soporte técnico de HolaGest antes de configurar multi-empresa.
Recuerde: La funcionalidad multi-empresa es una herramienta útil en casos específicos, pero no es apropiada para todos los escenarios. Evalúe cuidadosamente su caso antes de implementarla.
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