🔢Secuencias de documentos
La numeración de documentos es un aspecto crítico de cualquier sistema de gestión empresarial. HolaGest implementa un sistema de secuencias flexible y potente que le permite controlar completamente cómo se numeran sus facturas, albaranes, pedidos y presupuestos.
🎯 Conceptos Fundamentales
¿Qué son las Secuencias?
Las secuencias son reglas que determinan cómo se genera el código identificador de cada documento. Controlan:
El número consecutivo que se asigna a cada documento
El patrón o formato del código (ej: FAC2024-001, A-123, etc.)
La numeración por ejercicio (reiniciar cada año o continuar)
La numeración por serie (diferentes numeraciones para diferentes tipos de operaciones)
¿Por Qué No Puede Modificar Números Manualmente?
Por requisitos legales y de trazabilidad, los números de factura no pueden modificarse libremente una vez asignados:
Razones legales:
Las facturas deben tener numeración correlativa sin huecos
No puede haber duplicados de números de factura
La secuencia debe ser auditable y trazable
Modificaciones manuales podrían generar irregularidades fiscales
Razones técnicas:
Garantiza unicidad de cada documento
Evita errores humanos en la numeración
Facilita la búsqueda y referencia de documentos
Mantiene la integridad de la base de datos
💡 Solución: En lugar de modificar números manualmente, configure las secuencias para que generen automáticamente los números según sus necesidades.
Relación con Series y Ejercicios
Las secuencias están íntimamente relacionadas con dos conceptos adicionales:
Series:
Agrupaciones lógicas de documentos (ej: Serie A para retail, Serie B para mayorista)
Cada serie puede tener su propia numeración independiente
Útil para separar diferentes líneas de negocio o tipos de operaciones
Ejercicios:
Períodos fiscales (generalmente años naturales)
Puede reiniciar la numeración cada ejercicio o mantenerla continua
Importante para la contabilidad y declaraciones fiscales
Ejemplo de interacción:
Empresa: "Comercial García S.L."
Ejercicio: 2024
Serie: A (Ventas retail)
Tipo de documento: Factura de cliente
Secuencia: Genera FAC2024A001, FAC2024A002, FAC2024A003...
⚙️ Acceso y Gestión de Secuencias
Ubicación en el Sistema
Puede acceder a las secuencias desde dos lugares:
Opción 1: Panel de Control
Navegue a: Menú Administrador → Panel de Control → Pestaña "Secuencias"
Esta es la ubicación principal donde verá todas las secuencias del sistema.
Opción 2: Desde las Series
Navegue a: Menú Contabilidad → Series → Seleccione una serie
Aquí verá las secuencias vinculadas específicamente a esa serie.
Listado de Secuencias
En el listado de secuencias verá:
Tipo de documento: Factura, albarán, pedido, presupuesto
Empresa: A qué empresa se aplica
Ejercicio: Año fiscal (o "Todos" si aplica a cualquier ejercicio)
Serie: Serie específica o "Todas"
Número actual: Próximo número que se asignará
Patrón: Formato del código generado
📝 Campos de una Secuencia
Cuando crea o edita una secuencia, encontrará los siguientes campos:
Tipo de Documento
Descripción: Especifica a qué tipo de documento se aplica esta secuencia.
Opciones disponibles:
Factura de cliente
Factura de proveedor
Albarán de cliente
Albarán de proveedor
Pedido de cliente
Pedido de proveedor
Presupuesto de cliente
Presupuesto de proveedor
Uso: Cada tipo de documento puede tener su propia secuencia independiente.
Empresa
Descripción: La empresa a la que se aplica esta secuencia.
Funcionamiento:
Si tiene múltiples empresas, cada una puede tener sus propias secuencias
Esto permite numeración independiente por empresa
Útil en configuraciones multi-empresa
Ejemplo:
Empresa A: Facturas desde FAC-A-001
Empresa B: Facturas desde FAC-B-001
Ejercicio
Descripción: El ejercicio fiscal al que se aplica esta secuencia.
Opciones:
Ejercicio específico: La secuencia solo se usa en ese año (ej: 2024)
Vacío (todos los ejercicios): La secuencia se usa en cualquier ejercicio
Comportamiento:
Si selecciona un ejercicio específico, esa secuencia solo se usará para documentos de ese año
Si deja vacío, se usará para todos los ejercicios (excepto aquellos que tengan secuencia específica)
Puede tener una secuencia general y secuencias específicas por año
Caso de uso común:
Reiniciar la numeración cada año:
Secuencia para 2024: Empieza en 1
Secuencia para 2025: Empieza en 1
Resultado: FAC2024-001, FAC2024-002... luego FAC2025-001, FAC2025-002...
Serie
Descripción: La serie a la que se aplica esta secuencia.
Funcionamiento:
Cada serie puede tener su propia numeración
Si no selecciona serie, se aplica a todas las series (excepto las que tengan secuencia específica)
Permite numeraciones completamente independientes por línea de negocio
Ejemplo:
Serie A (Retail): FAC-A-001, FAC-A-002...
Serie B (Mayorista): FAC-B-001, FAC-B-002...
Serie C (Exportación): FAC-C-001, FAC-C-002...
Número
Descripción: El próximo número que se asignará al siguiente documento.
Funcionamiento:
Es un contador que se incrementa automáticamente
Cada vez que se crea un documento, se usa este número y se incrementa en 1
Puede modificarlo para cambiar desde qué número continuar
Ejemplo:
Número actual: 47
Crea una factura: Se asigna el número 47
Número actual pasa a ser: 48
Siguiente factura: Será la 48
Cuándo modificar:
Al migrar desde otro sistema (continuar desde el último número usado)
Para corregir la numeración después de eliminar documentos
Para saltar números por cualquier razón
⚠️ Precaución: Modificar este número afecta a todos los documentos futuros. Asegúrese de establecer el valor correcto.
Longitud del Número
Descripción: Número de dígitos que tendrá la parte numérica, rellenando con ceros a la izquierda si es necesario.
Valores comunes:
0: No rellena con ceros (1, 2, 3, 10, 100...)
3: Rellena hasta 3 dígitos (001, 002, 003, 010, 100...)
4: Rellena hasta 4 dígitos (0001, 0002, 0003, 0010, 0100, 1000...)
5: Rellena hasta 5 dígitos (00001, 00002...)
Ejemplo con longitud 4:
Factura 1: 0001
Factura 47: 0047
Factura 123: 0123
Factura 1000: 1000 (no se trunca si supera la longitud)
Uso recomendado:
Pequeñas empresas: Longitud 3 o 4
Medianas empresas: Longitud 4 o 5
Grandes volúmenes: Longitud 5 o 6
Número Inicial
Descripción: El número desde el que comienza esta secuencia cuando se crea.
Funcionamiento:
Solo se usa al crear la secuencia por primera vez
Establece el valor inicial del campo "Número"
Normalmente es 1, pero puede ser cualquier valor
Casos de uso:
Valor 1: Comenzar desde el principio (más común)
Valor 87: Continuar desde un sistema anterior que terminó en 86
Valor 1000: Comenzar desde un número "redondo" por estética
Ejemplo:
Si establece número inicial en 100:
Primera factura: 100
Segunda factura: 101
Tercera factura: 102
Usar Huecos
Descripción: Determina si se reutilizan números de documentos eliminados.
Opciones:
Activado: Si elimina una factura, el siguiente documento creado usará ese número
Desactivado: Los números eliminados no se reutilizan, la numeración continúa
Ejemplo con "Usar huecos" activado:
Crea facturas 1, 2, 3, 4, 5
Elimina la factura 3
Crea una nueva factura: Se asigna el número 3 (reutiliza el hueco)
Siguiente factura: Será la 6
Ejemplo con "Usar huecos" desactivado:
Crea facturas 1, 2, 3, 4, 5
Elimina la factura 3
Crea una nueva factura: Se asigna el número 6 (no reutiliza)
Resultado: Tienes 1, 2, 4, 5, 6 (falta el 3)
Recomendación:
Desactivado (recomendado): Más simple y claro, evita confusiones
Activado: Solo si necesita numeración estrictamente correlativa sin huecos
⚠️ Nota legal: Algunos países requieren numeración sin huecos. Consulte con su asesor fiscal.
Patrón
Descripción: Plantilla que define el formato del código del documento.
Este es el campo más potente y flexible del sistema de secuencias. Permite crear códigos personalizados usando variables que se sustituyen automáticamente.
🎨 Variables del Patrón
El patrón puede incluir texto fijo y variables que se reemplazan automáticamente:
Variables de Fecha y Hora
{FECHA}
Sustituye por: Fecha completa del documento
Formato: dd-mm-YYYY (día-mes-año)
Ejemplo: 17-05-2024
{HORA}
Sustituye por: Hora del documento
Formato: HH:mm:ss (formato 24 horas)
Ejemplo: 15:46:21
{FECHAHORA}
Sustituye por: Fecha y hora completas
Formato: dd-mm-YYYY HH:mm:ss
Ejemplo: 27-11-2024 18:33:15
{ANYO}
Sustituye por: Año completo (4 dígitos)
Ejemplo: 2024
{DIA}
Sustituye por: Día del mes (2 dígitos)
Ejemplo: 25
{MES}
Sustituye por: Mes (2 dígitos)
Ejemplo: 09
{NOMBREMES}
Sustituye por: Nombre del mes en español
Ejemplo: Julio (si la fecha es en julio)
Variables de Ejercicio
{EJE}
Sustituye por: Ejercicio fiscal completo (4 dígitos)
Ejemplo: 2024
{EJE2}
Sustituye por: Dos últimos dígitos del ejercicio
Ejemplo: 24 (para el ejercicio 2024)
Variables de Numeración
{NUM}
Sustituye por: Número del documento sin relleno
Ejemplo: 47
{0NUM}
Sustituye por: Número del documento rellenado con ceros
Longitud: Según el campo "Longitud del número"
Ejemplo: 00047 (si longitud es 5)
Variables de Serie
{SERIE}
Sustituye por: Código de la serie
Ejemplo: A
{0SERIE}
Sustituye por: Código de la serie rellenado con ceros hasta 2 caracteres
Ejemplo: 0A (si la serie es "A")
📋 Ejemplos de Patrones
Patrón Simple: Solo Número
Resultado: 1, 2, 3, 47, 123...
Uso: Numeración básica sin formato adicional.
Patrón con Serie y Número
Resultado: A00001, A00002, B00001...
Uso: Diferenciación clara por series.
Patrón con Prefijo y Año
Resultado: FAC2024A47, FAC2024B123...
Uso: Identificación completa con tipo de documento, año y serie.
Patrón con Año Corto
Resultado: A24-00047, B24-00123...
Uso: Formato compacto con año abreviado.
Patrón con Separadores
Resultado: 2024-09-123, 2024-10-045...
Uso: Organización por año y mes.
Patrón Complejo
Resultado: FAC-2024-A-00047
Uso: Formato muy descriptivo y legible.
Patrón con Fecha
Resultado: A20240915-47
Uso: Incluye fecha completa en el código.
Patrón Minimalista
Resultado: 00001, 00002, 00047...
Uso: Solo número con ceros, muy simple.
🛠️ Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Comenzar Facturas desde un Número Específico
Situación: Migra desde otro sistema que terminó en la factura 86.
Solución:
Vaya a: Menú Administrador → Panel de Control → Secuencias
Busque la secuencia de "Factura de cliente"
Edite la secuencia
Establezca "Número inicial" en 87
Establezca "Número" en 87 (si ya existe la secuencia)
Guarde los cambios
Resultado: La próxima factura será la número 87.
Caso 2: Reiniciar Numeración Cada Año
Situación: Desea que las facturas empiecen desde 1 cada año.
Solución:
Cree una secuencia específica para cada ejercicio
Para 2024:
Ejercicio: 2024
Número inicial: 1
Patrón: FAC{EJE}-{0NUM}
Para 2025:
Ejercicio: 2025
Número inicial: 1
Patrón: FAC{EJE}-{0NUM}
Resultado:
2024: FAC2024-00001, FAC2024-00002...
2025: FAC2025-00001, FAC2025-00002...
Caso 3: Numeración Independiente por Serie
Situación: Tiene ventas retail (Serie A) y mayorista (Serie B) con numeración separada.
Solución:
Cree secuencia para Serie A:
Serie: A
Patrón: A-{0NUM}
Número inicial: 1
Cree secuencia para Serie B:
Serie: B
Patrón: B-{0NUM}
Número inicial: 1
Resultado:
Serie A: A-00001, A-00002, A-00003...
Serie B: B-00001, B-00002, B-00003...
Caso 4: Diferentes Formatos por Tipo de Documento
Situación: Quiere códigos diferentes para facturas, albaranes y presupuestos.
Solución:
Secuencia para facturas:
Tipo: Factura de cliente
Patrón: FAC{EJE}-{0NUM}
Secuencia para albaranes:
Tipo: Albarán de cliente
Patrón: ALB{EJE}-{0NUM}
Secuencia para presupuestos:
Tipo: Presupuesto de cliente
Patrón: PRE{EJE}-{0NUM}
Resultado:
Facturas: FAC2024-00001, FAC2024-00002...
Albaranes: ALB2024-00001, ALB2024-00002...
Presupuestos: PRE2024-00001, PRE2024-00002...
🔄 Secuencias Autogeneradas
HolaGest incluye un sistema inteligente de generación automática de secuencias:
Funcionamiento
Cuando crea un documento (factura, albarán, etc.), HolaGest:
Busca una secuencia específica que coincida con:
Tipo de documento
Empresa
Ejercicio
Serie
Si no encuentra una específica, busca una más genérica
Si no encuentra ninguna, crea automáticamente una nueva basándose en la última secuencia similar
Ventajas
No necesita crear manualmente secuencias para cada combinación
El sistema se adapta automáticamente a nuevas series o ejercicios
Reduce la configuración inicial necesaria
Ejemplo
Tiene configurada una secuencia para facturas de 2024
Crea su primera factura de 2025
HolaGest no encuentra secuencia para 2025
Crea automáticamente una nueva secuencia para 2025 basada en la de 2024
La factura se numera correctamente
⚠️ Consideraciones Importantes
No Modifique Secuencias en Uso
Problema: Cambiar el patrón de una secuencia que ya tiene documentos puede causar confusión.
Recomendación:
Configure las secuencias correctamente desde el principio
Si necesita cambiar el formato, hágalo al inicio de un nuevo ejercicio
Los documentos existentes mantienen su código original
Numeración Legal
Requisitos fiscales:
Las facturas deben tener numeración correlativa
No puede haber duplicados
Los huecos deben justificarse (documentos anulados)
Cumplimiento:
HolaGest garantiza numeración única y correlativa
El sistema de secuencias cumple requisitos legales
Documente cualquier cambio en la numeración
Backup Antes de Cambios Importantes
Antes de modificar secuencias existentes:
Realice un backup completo de su base de datos
Anote los valores actuales de las secuencias
Realice los cambios
Verifique que funciona correctamente
Si hay problemas, puede restaurar los valores anteriores
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Puedo cambiar el número de una factura ya emitida? R: No, por requisitos legales los números de factura no pueden modificarse una vez asignados.
P: ¿Qué pasa si elimino una factura? R: Depende de la configuración "Usar huecos". Si está desactivado, ese número no se reutiliza.
P: ¿Puedo tener diferentes numeraciones para diferentes clientes? R: No directamente, pero puede usar series diferentes para diferentes tipos de clientes.
P: ¿La numeración es por empresa? R: Sí, cada empresa puede tener sus propias secuencias independientes.
P: ¿Puedo usar letras en la numeración? R: Sí, a través del patrón puede incluir cualquier texto fijo y variables.
P: ¿Qué pasa cuando llego al número 9999 con longitud 4? R: El sistema continúa con 10000, no se trunca el número.
P: ¿Puedo ver qué secuencia usó cada documento? R: El código generado se guarda en cada documento y puede verlo en su detalle.
Recuerde: Las secuencias son fundamentales para la organización y legalidad de sus documentos. Configure correctamente desde el inicio para evitar problemas futuros.
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