🖨️Los formatos de impresión de HolaGest
Los formatos de impresión determinan el aspecto visual y el contenido de los documentos PDF que genera HolaGest. Permiten personalizar facturas, albaranes, pedidos y presupuestos para que reflejen la imagen corporativa de su empresa y incluyan la información específica que necesita.
🎯 ¿Qué son los Formatos de Impresión?
Definición
Un formato de impresión es una plantilla que define:
El título del documento (ej: "FACTURA", "INVOICE", "PRESUPUESTO")
El logotipo que aparecerá (si es diferente del predeterminado)
Textos adicionales al final del documento (condiciones, LOPD, etc.)
A qué documentos se aplica automáticamente (tipo y serie)
¿Para Qué Sirven?
Los formatos de impresión le permiten:
Personalización corporativa:
Usar diferentes logotipos según el tipo de documento
Añadir textos legales específicos
Adaptar títulos a su terminología
Diferenciación por serie:
Formatos diferentes para retail y mayorista
Documentos específicos para exportación
Personalización por línea de negocio
Cumplimiento legal:
Incluir textos de protección de datos
Añadir condiciones de venta
Incorporar avisos legales obligatorios
Multiidioma:
Títulos en diferentes idiomas
Textos legales traducidos
Adaptación a mercados internacionales
⚙️ Acceso y Gestión
Ubicación en el Sistema
Para gestionar formatos de impresión:
Navegación: Menú Administrador → Panel de Control → Sección "Formatos de impresión"
Aquí verá el listado de todos los formatos configurados en el sistema.
Listado de Formatos
En el listado verá:
Nombre: Identificación del formato
Título: Texto que aparecerá en el PDF
Tipo de documento: A qué tipo se aplica
Serie: Si es específico de una serie
Automático: Si se aplica automáticamente
📝 Crear un Formato de Impresión
Paso 1: Iniciar la Creación
Haga clic en el botón "Nuevo" (➕ verde) en el listado de formatos de impresión.
Paso 2: Información Básica (Obligatoria)
Complete los campos esenciales:
Nombre del formato:
Identificación interna del formato
No aparece en el PDF, solo para su gestión
Use nombres descriptivos
Ejemplos: "Factura estándar", "Presupuesto en inglés", "Albarán con LOPD"
Título del documento:
Texto que aparecerá en el PDF antes del número
Este SÍ es visible para el cliente
Generalmente en mayúsculas
Ejemplos: "FACTURA", "INVOICE", "PRESUPUESTO", "ALBARÁN DE ENTREGA"
Formato del título:
El título aparece típicamente así en el PDF:
Paso 3: Configuración Opcional
Logotipo:
Seleccione un logotipo específico para este formato
Si no selecciona ninguno, usará el logotipo predeterminado de la empresa
Útil para tener logotipos diferentes según el tipo de documento
Casos de uso:
Logotipo en color para facturas
Logotipo en blanco y negro para albaranes internos
Logotipo con texto en inglés para exportación
Logotipo de marca específica para una línea de productos
Texto adicional:
Texto que aparecerá al final del documento PDF
Puede incluir múltiples líneas
Generalmente usado para:
Textos de protección de datos (LOPD/RGPD)
Condiciones de venta
Información de pago
Avisos legales
Garantías y devoluciones
Formato del texto adicional:
Use saltos de línea para separar párrafos
Mantenga líneas no muy largas para mejor legibilidad
El texto aparece en tamaño más pequeño que el cuerpo del documento
Ejemplo de texto adicional:
Paso 4: Aplicación Automática
Esta es la configuración más importante, ya que determina cuándo se usa este formato.
Marcar "Aplicar automáticamente a":
Active esta casilla si desea que el formato se use automáticamente en ciertos documentos.
Seleccionar tipo de documento:
Elija a qué tipo de documento se aplicará:
Factura de cliente
Factura de proveedor
Albarán de cliente
Albarán de proveedor
Pedido de cliente
Pedido de proveedor
Presupuesto de cliente
Presupuesto de proveedor
Seleccionar serie (opcional):
Si selecciona una serie específica: El formato solo se aplicará a documentos de esa serie
Si no selecciona serie: El formato se aplicará a todas las series de ese tipo de documento
Ejemplos de configuración:
Formato para todas las facturas:
Tipo de documento: Factura de cliente
Serie: (vacío)
Resultado: Se aplica a todas las facturas, independientemente de la serie
Formato solo para Serie A:
Tipo de documento: Factura de cliente
Serie: A
Resultado: Solo se aplica a facturas de la Serie A
Formato para presupuestos de exportación:
Tipo de documento: Presupuesto de cliente
Serie: EXP (serie de exportación)
Resultado: Solo presupuestos de exportación
Paso 5: Guardar
Haga clic en el botón "Guardar" para crear el formato.
A partir de este momento, el formato se aplicará automáticamente según la configuración establecida.
🎨 Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Añadir Texto de Protección de Datos
Objetivo: Incluir el aviso legal de LOPD en todas las facturas.
Configuración:
Cree un nuevo formato
Nombre: "Factura con LOPD"
Título: "FACTURA"
Texto adicional: [Su texto de protección de datos]
Aplicar a: Factura de cliente (todas las series)
Guardar
Resultado: Todas las facturas incluirán el texto legal al final.
Caso 2: Documentos en Inglés para Exportación
Objetivo: Facturas en inglés para clientes internacionales.
Configuración:
Cree una serie "EXP" para exportación
Cree un formato:
Nombre: "Invoice for export"
Título: "INVOICE"
Logotipo: Versión con texto en inglés (si tiene)
Texto adicional: Condiciones en inglés
Aplicar a: Factura de cliente, Serie EXP
Guardar
Resultado: Facturas de la serie EXP tendrán título y textos en inglés.
Caso 3: Diferentes Formatos por Línea de Negocio
Objetivo: Imagen diferente para retail y mayorista.
Configuración:
Formato Retail:
Nombre: "Factura Retail"
Título: "FACTURA"
Logotipo: Logo colorido
Texto adicional: Condiciones de venta al público
Aplicar a: Factura de cliente, Serie A
Formato Mayorista:
Nombre: "Factura Mayorista"
Título: "FACTURA COMERCIAL"
Logotipo: Logo corporativo formal
Texto adicional: Condiciones de venta mayorista
Aplicar a: Factura de cliente, Serie B
Resultado: Cada serie tiene su formato personalizado.
Caso 4: Albaranes Internos sin Logotipo
Objetivo: Albaranes simples para uso interno.
Configuración:
Cree un formato:
Nombre: "Albarán interno"
Título: "ALBARÁN DE ENTREGA"
Logotipo: (ninguno)
Texto adicional: "Documento interno - No válido como factura"
Aplicar a: Albarán de cliente
Guardar
Resultado: Albaranes sin logotipo, más simples y rápidos de imprimir.
Caso 5: Presupuestos con Condiciones Especiales
Objetivo: Incluir condiciones de validez en presupuestos.
Configuración:
Cree un formato:
Nombre: "Presupuesto estándar"
Título: "PRESUPUESTO"
Texto adicional:
Aplicar a: Presupuesto de cliente
Guardar
Resultado: Todos los presupuestos incluyen las condiciones claramente.
🔄 Gestión de Múltiples Formatos
Prioridad de Formatos
Si tiene múltiples formatos que podrían aplicarse a un documento, HolaGest usa el más específico:
Orden de prioridad (de mayor a menor):
Formato específico de tipo de documento Y serie
Formato específico de tipo de documento (sin serie)
Formato predeterminado del sistema
Ejemplo:
Tiene configurados:
Formato A: Factura de cliente, Serie A
Formato B: Factura de cliente, todas las series
Al crear una factura de Serie A:
Usa Formato A (más específico)
Al crear una factura de Serie B:
Usa Formato B (no hay formato específico para Serie B)
Modificar un Formato Existente
Para cambiar un formato:
Vaya al listado de formatos de impresión
Haga clic en el formato que desea modificar
Realice los cambios necesarios
Guarde
Efecto:
Los cambios se aplican inmediatamente
Los documentos nuevos usarán el formato actualizado
Los documentos ya generados mantienen el formato con el que se crearon
Desactivar un Formato
Para dejar de usar un formato sin eliminarlo:
Edite el formato
Desmarque "Aplicar automáticamente a"
Guardar
Efecto:
El formato deja de aplicarse automáticamente
Puede aplicarlo manualmente si lo necesita
Conserva la configuración para uso futuro
Eliminar un Formato
Para eliminar un formato que ya no necesita:
Vaya al listado de formatos
Seleccione el formato
Haga clic en el botón de eliminar
Confirme la eliminación
⚠️ Precaución: Eliminar un formato no afecta a documentos ya generados, pero no podrá usarlo en el futuro.
📋 Mejores Prácticas
Nomenclatura Clara
Use nombres descriptivos que indiquen:
Tipo de documento
Idioma (si aplica)
Serie o uso específico
Característica distintiva
Ejemplos:
✅ "Factura ES - Serie A - Con LOPD"
✅ "Invoice EN - Export"
✅ "Presupuesto - Mayorista"
❌ "Formato 1"
❌ "Nuevo formato"
Textos Legales Actualizados
Revise periódicamente:
Cambios en normativa de protección de datos
Actualizaciones de condiciones de venta
Modificaciones en información de contacto
Nuevos requisitos legales
Mantenga registro:
Fecha de última actualización
Versión del texto legal
Quién aprobó los cambios
Pruebas Antes de Usar
Antes de activar un formato nuevo:
Créelo sin marcar "Aplicar automáticamente"
Genere un documento de prueba
Revise el PDF generado cuidadosamente
Verifique textos, logotipo y formato
Si todo es correcto, active la aplicación automática
Backup de Configuración
Documente sus formatos de impresión:
Qué formato se usa para qué
Textos completos de cada formato
Lógica de aplicación por series
Historial de cambios
Esto facilita:
Recuperación en caso de error
Replicación en otras instalaciones
Auditorías y revisiones
Formación de nuevos usuarios
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Puedo tener diferentes logotipos para diferentes tipos de documento? R: Sí, cree un formato específico para cada tipo y asigne el logotipo correspondiente.
P: ¿El texto adicional tiene límite de caracteres? R: No hay límite estricto, pero textos muy largos pueden afectar al diseño del PDF.
P: ¿Puedo usar HTML en el texto adicional? R: Depende de la versión de HolaGest. Generalmente se recomienda texto plano.
P: ¿Los cambios en un formato afectan a documentos ya emitidos? R: No, los documentos ya generados mantienen el formato con el que se crearon.
P: ¿Puedo aplicar un formato manualmente a un documento específico? R: Los formatos se aplican automáticamente según configuración. Para casos especiales, modifique el formato temporalmente.
P: ¿Qué pasa si no tengo ningún formato configurado? R: HolaGest usa un formato predeterminado básico del sistema.
P: ¿Puedo tener formatos diferentes para diferentes empresas? R: Los formatos son globales, pero puede usar series diferentes por empresa y formatos específicos por serie.
Recuerde: Los formatos de impresión son la cara visible de su empresa ante los clientes. Dedique tiempo a configurarlos correctamente para proyectar una imagen profesional.
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