🚀Primeros pasos
Bienvenido a HolaGest. Esta guía le acompañará durante la configuración inicial del sistema y le mostrará las operaciones fundamentales que necesita dominar para comenzar a trabajar de forma productiva.
📋 Configuración Inicial Recomendada
Antes de comenzar a emitir facturas o gestionar su inventario, es fundamental configurar correctamente los parámetros básicos del sistema. Siga estos pasos en orden para garantizar una experiencia óptima:
1️⃣ Configure los Datos de su Empresa
El primer paso consiste en verificar y completar la información de su empresa. Esta información aparecerá en todos los documentos que genere (facturas, albaranes, presupuestos).
Acceso: Menú Administrador → Empresas → Seleccione su empresa
Datos esenciales a verificar:
Razón social: Nombre legal completo de su empresa o nombre comercial si es autónomo
Identificación fiscal: CIF/NIF de la empresa
Dirección completa: Calle, número, código postal, ciudad y provincia
Datos de contacto: Teléfono, email y sitio web (si aplica)
Régimen de IVA: General, Recargo de equivalencia o Exento según corresponda
Logotipo corporativo: Imagen que aparecerá en sus documentos
💡 Consejo: Dedique tiempo a completar correctamente estos datos. Cualquier error se replicará en todos los documentos que emita.
2️⃣ Establezca la Configuración Regional
La configuración regional determina el formato de fechas, números, moneda y otros aspectos de visualización.
Acceso: Menú Administrador → Panel de Control → Sección "Por defecto"
Parámetros importantes:
Divisa predeterminada: Seleccione EUR (Euro) o la moneda con la que trabaje habitualmente
Número de decimales: Configure 2 decimales para euros (estándar en España)
Formato de fecha: El sistema utilizará el formato español (dd/mm/aaaa)
Ejercicio fiscal activo: Verifique que corresponda al año en curso
3️⃣ Configure el Sistema de Numeración
HolaGest genera automáticamente números correlativos para sus documentos. Es importante establecer desde qué número desea comenzar.
Acceso: Menú Administrador → Panel de Control → Pestaña "Secuencias"
Documentos a configurar:
Facturas de cliente: Si viene de otro sistema, establezca el número inicial como el siguiente al último emitido
Albaranes de cliente: Configure la numeración independiente o correlativa según su preferencia
Presupuestos: Puede usar numeración anual (reinicia cada año) o continua
Pedidos: Establezca el patrón de numeración que mejor se adapte a su flujo de trabajo
⚠️ Importante: Una vez emitidos documentos, no se recomienda modificar las secuencias para evitar duplicados o huecos en la numeración.
4️⃣ Configure el Envío de Emails
Para poder enviar facturas y otros documentos por correo electrónico directamente desde HolaGest, debe configurar su cuenta de email.
Acceso: Menú Administrador → Email
Configuración básica:
Email de origen: La dirección desde la que se enviarán los documentos
Nombre del remitente: Nombre de su empresa o el suyo propio
Servidor SMTP: Datos proporcionados por su proveedor de email
Firma de email: Texto que aparecerá al final de todos los correos
Consulte la guía detallada de configuración de email para instrucciones específicas según su proveedor (Gmail, Office 365, IONOS, etc.).
🎯 Operaciones Fundamentales
Una vez completada la configuración inicial, está listo para comenzar a trabajar. Estas son las operaciones básicas que realizará con mayor frecuencia:
📊 Comprender los Listados
Los listados son el corazón de HolaGest. Todos funcionan de manera similar para facilitar su uso:
Elementos comunes en todos los listados:
Botón Nuevo (➕): Crea un nuevo registro del tipo correspondiente
Buscador: Campo en la parte superior para filtrar resultados rápidamente
Columnas ordenables: Haga clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar
Filtros avanzados: Icono de embudo para aplicar múltiples criterios de búsqueda
Opciones de visualización: Botón de configuración para mostrar/ocultar columnas
Acciones masivas: Seleccione múltiples registros para aplicar acciones en lote
Exportación: Descargue los datos en formato Excel, CSV o PDF
Navegación eficiente:
Use el buscador para localizar registros por nombre, código o cualquier campo visible
Los filtros se mantienen activos mientras navega por el listado
Haga clic en cualquier fila para abrir el detalle del registro
Use las teclas de flecha arriba/abajo para navegar entre registros
💡 Truco: Puede personalizar qué columnas ver en cada listado. Configure solo las que realmente necesita para trabajar más rápido.
👥 Gestionar Clientes
Los clientes son la base de su actividad comercial. Antes de emitir una factura, debe tener al cliente registrado en el sistema.
Acceso: Menú Ventas → Clientes → Botón Nuevo
Datos mínimos requeridos:
Nombre o razón social: Identificación del cliente
Código: Se genera automáticamente, pero puede personalizarlo
Identificación fiscal: NIF/CIF del cliente (obligatorio para facturas)
Datos recomendados:
Dirección completa: Necesaria para envíos y documentos legales
Email: Imprescindible si desea enviar facturas por correo electrónico
Teléfono: Facilita la comunicación comercial
Régimen de IVA: Especialmente importante si el cliente tiene recargo de equivalencia o está exento
Forma de pago: Establezca el método habitual (transferencia, efectivo, tarjeta, etc.)
Días de pago: Configure los plazos de pago acordados (30, 60, 90 días, etc.)
Funcionalidades avanzadas:
Múltiples direcciones: Puede registrar direcciones de facturación y envío diferentes
Contactos asociados: Añada personas de contacto con sus datos específicos
Tarifas personalizadas: Asigne precios especiales para clientes específicos
Agente comercial: Vincule un comercial para el cálculo de comisiones
Para más información, consulte la documentación completa sobre gestión de clientes en la sección de Ventas.
📦 Crear Productos
El catálogo de productos es esencial tanto para ventas como para compras. Un producto bien configurado agiliza enormemente la emisión de documentos.
Acceso: Menú Almacén → Productos → Botón Nuevo
Información básica:
Referencia: Código único del producto (puede ser su código de barras)
Descripción: Nombre del producto tal como aparecerá en facturas
Tipo: Seleccione entre producto físico, servicio o activo fijo
Precio de venta: Importe sin IVA al que vende el producto
IVA aplicable: Seleccione el tipo impositivo (21%, 10%, 4% o exento)
Control de inventario:
Stock actual: Cantidad disponible en almacén
Stock mínimo: Nivel de alerta para reposición
Gestión de stock: Active esta opción si desea que HolaGest controle automáticamente el inventario
Ubicación en almacén: Referencia física para localizar el producto
Datos de compra:
Precio de coste: Lo que le cuesta el producto a usted
Proveedor habitual: Facilita la creación de pedidos de reposición
Referencia del proveedor: Código que usa su proveedor para este producto
Información adicional:
Categoría: Organice sus productos por familias o tipos
Peso y dimensiones: Útil para cálculo de portes
Código de barras: Para usar lectores de códigos en almacén
Observaciones: Notas internas sobre el producto
💡 Consejo: Si vende servicios en lugar de productos físicos, desactive la gestión de stock para evitar alertas innecesarias.
🧾 Emitir Facturas de Cliente
La emisión de facturas es probablemente la operación más frecuente que realizará en HolaGest.
Acceso: Menú Ventas → Facturas → Botón Nuevo
Proceso paso a paso:
Seleccione el cliente: Comience escribiendo el nombre o código en el campo cliente. El sistema mostrará coincidencias automáticamente.
Verifique los datos automáticos: HolaGest completará automáticamente:
Fecha actual
Número de factura siguiente
Forma de pago del cliente
Dirección de facturación
Régimen de IVA aplicable
Añada líneas de productos/servicios:
Haga clic en "Añadir línea"
Seleccione el producto o escriba una descripción libre
Indique la cantidad
El precio se carga automáticamente, pero puede modificarlo
El IVA se aplica según la configuración del producto
Puede añadir un descuento por línea si es necesario
Revise los totales:
Base imponible: Suma de todas las líneas sin IVA
IVA desglosado por tipos
Total factura: Cantidad que debe pagar el cliente
Añada observaciones si es necesario:
Notas que aparecerán en la factura impresa
Información sobre forma de pago o condiciones especiales
Guarde la factura:
Haga clic en el botón "Guardar" (esquina inferior derecha)
La factura queda registrada y el número asignado definitivamente
Acciones posteriores:
Imprimir: Genere un PDF profesional para entregar al cliente
Enviar por email: Envíe la factura directamente desde HolaGest
Cobrar: Registre el pago cuando el cliente abone la factura
Rectificar: Si hay un error, puede crear una factura rectificativa
⚠️ Importante: Una vez guardada, una factura no puede modificarse libremente por requisitos legales. Si necesita corregirla, deberá crear una factura rectificativa.
📋 Flujo de Trabajo Completo
En muchos negocios, el proceso de venta sigue una secuencia lógica. HolaGest facilita este flujo permitiendo convertir documentos:
Secuencia típica:
Presupuesto: Oferta inicial al cliente sin compromiso
El cliente puede aceptarlo o rechazarlo
No afecta al stock ni genera obligaciones contables
Pedido: Confirmación del cliente de que desea el producto/servicio
Puede generar una reserva de stock
Inicia el proceso de preparación
Albarán: Documento de entrega de la mercancía
Reduce el stock automáticamente
Confirma que el cliente ha recibido el producto
No tiene valor fiscal
Factura: Documento legal que formaliza la venta
Genera la obligación de pago
Debe registrarse contablemente
Tiene validez fiscal
Conversión automática:
HolaGest permite convertir cualquier documento en el siguiente de la secuencia con un solo clic:
Presupuesto → Pedido
Pedido → Albarán
Albarán → Factura
Presupuesto → Factura (directamente)
Esto ahorra tiempo y evita errores de transcripción, ya que todos los datos se copian automáticamente.
🎓 Siguientes Pasos
Una vez dominadas estas operaciones básicas, puede explorar funcionalidades más avanzadas:
Usuarios y permisos: Añada empleados y controle qué pueden hacer
Agentes comerciales: Configure el sistema de comisiones
Formatos de impresión: Personalice el aspecto de sus facturas
Estados de documentos: Adapte los estados a su flujo de trabajo
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Debo configurar todo antes de empezar a usar HolaGest? R: No necesariamente. Puede comenzar con la configuración mínima (datos de empresa y numeración) y ajustar el resto según vaya necesitando funcionalidades adicionales.
P: ¿Puedo importar datos de mi sistema anterior? R: Sí, HolaGest permite importar clientes, productos y otros datos desde archivos Excel o CSV. Consulte la documentación de importación en cada módulo.
P: ¿Qué hago si me equivoco al configurar algo? R: La mayoría de configuraciones pueden modificarse en cualquier momento. Solo tenga precaución con las secuencias de numeración una vez haya emitido documentos oficiales.
P: ¿Hay algún curso o formación disponible? R: Sí, HolaGest incluye cursos básicos de usuario en la sección de formación. También puede consultar esta documentación completa en cualquier momento.
💡 Consejos Finales
✅ Buena práctica: Realice pruebas con clientes y productos de ejemplo antes de trabajar con datos reales. Así se familiarizará con el sistema sin riesgo.
📌 Recuerde: HolaGest guarda automáticamente muchos datos mientras trabaja, pero siempre verifique que ha pulsado "Guardar" en los formularios importantes.
🎯 Objetivo: No intente aprender todas las funcionalidades de golpe. Domine las operaciones básicas primero y vaya explorando funciones avanzadas según las necesite.
¿Necesita ayuda adicional? Consulte las secciones específicas de esta documentación o contacte con el soporte técnico de HolaGest.
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