El stock del producto
Índice
Introducción
El stock es uno de los aspectos más fundamentales en la gestión de inventario de cualquier empresa. HolaGest ofrece un sistema completo y robusto para controlar la disponibilidad de productos en diferentes almacenes, gestionar variantes, realizar movimientos de stock y mantener una trazabilidad completa de todas las operaciones.
Esta guía te mostrará cómo gestionar el stock de productos en HolaGest de forma eficiente y profesional.
¿Qué es el Stock en HolaGest?
El stock es la cantidad de unidades de un producto que tienes disponibles en tus almacenes. En HolaGest, el stock:
Se gestiona por variante, no por producto principal
Puede estar distribuido en múltiples almacenes
Se actualiza automáticamente con compras y ventas
Tiene trazabilidad completa de movimientos
Permite establecer niveles mínimos y máximos
Genera alertas cuando hay stock bajo
Conceptos Fundamentales
Stock Total:
Suma de todas las unidades en todos los almacenes
Ejemplo: Almacén A (10) + Almacén B (5) = Stock Total (15)
Stock por Almacén:
Cantidad específica en cada almacén
Permite saber dónde está cada unidad
Stock por Variante:
Cada variante tiene su propio stock
Ejemplo: Camiseta M Roja (10), Camiseta M Azul (5)
Stock Disponible:
Unidades que se pueden vender
Stock Total - Stock Reservado
Stock Reservado:
Unidades comprometidas en pedidos
No disponibles para nueva venta
Creación y Gestión de Almacenes
Almacén por Defecto
Importante: Cada vez que se crea una nueva empresa en HolaGest, se genera automáticamente un almacén principal asociado.
Características del Almacén Principal:
Nombre: Generalmente "Almacén Principal" o "Almacén 1"
Código: ALM001 o similar
Estado: Activo
Uso: Almacén por defecto para operaciones
Crear Nuevos Almacenes
Una empresa puede tener múltiples almacenes, lo que permite una gestión más flexible del inventario.
Procedimiento:
Ve a Almacén > Almacenes (o similar)
Haz clic en "Nuevo" o "+ Crear Almacén"
Completa los datos del almacén:
Código: Identificador único (ej: ALM002)
Nombre: Denominación (ej: Almacén Barcelona)
Dirección: Ubicación física
Teléfono: Contacto del almacén
Activo: Marcar como activo
Haz clic en "Guardar"
Ejemplo: Empresa con 3 Almacenes
Almacén 1 - Madrid (Principal):
Código: ALM-MAD
Nombre: Almacén Central Madrid
Dirección: C/ Principal 123, Madrid
Teléfono: 91 123 45 67
Almacén 2 - Barcelona:
Código: ALM-BCN
Nombre: Almacén Barcelona
Dirección: C/ Diagonal 456, Barcelona
Teléfono: 93 987 65 43
Almacén 3 - Sevilla:
Código: ALM-SEV
Nombre: Almacén Sevilla
Dirección: C/ Reyes Católicos 789, Sevilla
Teléfono: 95 456 78 90
Gestionar Almacenes Existentes
Editar Almacén:
Ve a Almacén > Almacenes
Localiza el almacén a editar
Haz clic en "Editar"
Modifica los datos necesarios
Guarda
Desactivar Almacén:
Edita el almacén
Desmarca "Activo"
Guarda
Resultado: El almacén no aparecerá en nuevos documentos, pero se conserva el histórico.
⚠️ Importante: No puedes eliminar un almacén que tenga stock o movimientos históricos.
Stock por Almacén
Concepto
Cada producto puede estar presente en uno o varios almacenes y tener un stock independiente en cada uno.
Ventajas:
Conocer el stock total del producto
Saber la distribución específica en cada almacén
Gestionar envíos desde el almacén más cercano
Optimizar la logística de distribución
Visualizar Stock por Almacén
Método 1: Desde el Producto
Abre el producto (Almacén > Productos > Editar)
Ve a la pestaña "Stock"
Verás el stock en cada almacén
Ejemplo de Vista:
Método 2: Desde el Listado de Productos
Ve a Almacén > Productos
Busca la columna "Stock" (puede mostrar stock total)
Haz clic en el producto para ver detalle por almacén
Ejemplo Práctico: Distribución Multi-Almacén
Producto: iPhone 15 Pro 256GB Negro Stock Total: 15 unidades
Distribución:
Almacén Madrid: 8 unidades
Zona de mayor demanda
Almacén principal
Almacén Barcelona: 5 unidades
Zona de demanda media
Almacén secundario
Almacén Sevilla: 2 unidades
Zona de menor demanda
Stock de seguridad
Uso:
Cliente de Madrid → Envío desde Almacén Madrid
Cliente de Barcelona → Envío desde Almacén Barcelona
Cliente de Sevilla → Envío desde Almacén Sevilla
Ventaja: Optimización de costes de envío y tiempos de entrega.
Stock por Variante
Concepto
En HolaGest, el stock se gestiona por variante, no por producto principal. Cada variante tiene su propio stock independiente.
Importante: Cuando creas un producto, se genera automáticamente su primera variante, y el stock se asigna a esa variante.
Visualizar Stock por Variante
Procedimiento:
Abre el producto
Ve a la pestaña "Stock"
Verás el listado de todas las variantes con su stock
Ejemplo de Vista:
Modificar Stock de Variante
Método 1: Ajuste Manual
Abre el producto
Ve a "Stock"
Localiza la variante
Haz clic en "Editar" o en el campo de stock
Introduce la nueva cantidad
Guarda
Método 2: Movimiento de Stock
Ve a Almacén > Movimientos de Stock
Crea un nuevo movimiento
Selecciona:
Variante específica
Almacén
Tipo de movimiento (Entrada/Salida)
Cantidad
Guarda
Método 3: Documentos de Compra/Venta
Albarán de compra: Aumenta stock de la variante
Albarán de venta: Disminuye stock de la variante
Ejemplo: Stock de Variantes de Smartphone
Producto: iPhone 15 Pro
Variantes y Stock:
128GB-NEGRO
5
3
8
128GB-BLANCO
4
2
6
256GB-NEGRO
8
5
13
256GB-BLANCO
6
4
10
512GB-NEGRO
3
2
5
512GB-BLANCO
2
1
3
Total General: 45 unidades
Análisis:
Variante más stock: 256GB-NEGRO (13 unidades)
Variante menos stock: 512GB-BLANCO (3 unidades)
Almacén con más stock: Madrid (28 unidades)
Stock Mínimo y Máximo
Concepto
HolaGest permite establecer niveles de stock mínimo y máximo para cada variante en cada almacén.
Stock Mínimo:
Cantidad mínima que debe haber siempre
Genera alerta cuando se alcanza o supera
Indica necesidad de reposición
Stock Máximo:
Cantidad máxima recomendada
Evita sobrestock
Optimiza espacio de almacén
Configurar Stock Mínimo y Máximo
Procedimiento:
Abre el producto
Ve a la pestaña "Stock"
Localiza la variante y almacén
Introduce:
Stock Mínimo: Cantidad mínima (ej: 5)
Stock Máximo: Cantidad máxima (ej: 50)
Guarda
Ejemplo Práctico:
Producto: Camiseta Básica M-ROJO Almacén: Madrid
Configuración:
Stock Mínimo: 10 unidades
Stock Máximo: 50 unidades
Stock Actual: 8 unidades
Resultado:
⚠️ Alerta: Stock por debajo del mínimo (8 < 10)
Acción: Reponer hasta alcanzar stock óptimo (20-30 unidades)
Uso de Stock Mínimo y Máximo
Alertas Automáticas:
HolaGest genera alertas cuando el stock está por debajo del mínimo
Puedes ver estas alertas en el panel de control o informes
Recomendaciones de Compra:
Algunos módulos sugieren cantidades a pedir
Basado en stock mínimo y máximo configurado
Optimización de Inventario:
Evita roturas de stock (stock mínimo)
Evita exceso de inventario (stock máximo)
Mejora la rotación de productos
Ejemplo: Gestión de Stock Mínimo
Producto: Tornillos M6 Almacén: Principal
Configuración:
Stock Mínimo: 100 unidades
Stock Máximo: 1000 unidades
Stock Actual: 80 unidades
Alerta: ⚠️ Stock bajo (80 < 100)
Acción Recomendada:
Cantidad a pedir: 500 unidades
Stock después de compra: 580 unidades
Estado: ✅ Dentro del rango óptimo (100-1000)
Movimientos de Stock
¿Qué son los Movimientos de Stock?
Los movimientos de stock son todos los cambios en la cantidad de un producto en un almacén. Cada movimiento queda registrado con:
Fecha y hora: Cuándo ocurrió
Tipo: Entrada, Salida, Transferencia, Ajuste
Cantidad: Unidades afectadas
Almacén: Dónde ocurrió
Documento: Albarán, factura, transferencia asociada
Usuario: Quién realizó el movimiento
Motivo: Razón del movimiento
Tipos de Movimientos
1. Entrada de Stock:
Aumenta el stock
Origen: Compras, devoluciones de clientes, ajustes
Ejemplo: Albarán de compra de 50 unidades
2. Salida de Stock:
Disminuye el stock
Origen: Ventas, devoluciones a proveedores, ajustes
Ejemplo: Albarán de venta de 10 unidades
3. Transferencia:
Mueve stock entre almacenes
No cambia el stock total
Ejemplo: 20 unidades de Madrid a Barcelona
4. Ajuste de Inventario:
Corrige diferencias
Origen: Inventario físico, corrección de errores
Ejemplo: Ajuste de 5 unidades por diferencia de inventario
Consultar Movimientos de Stock
Método 1: Desde el Producto
Abre el producto
Ve a la pestaña "Movimientos de Stock" o "Historial"
Verás el listado completo de todos los movimientos
Ejemplo de Vista:
Método 2: Desde el Módulo de Movimientos
Ve a Almacén > Movimientos de Stock
Filtra por:
Producto
Almacén
Fecha
Tipo de movimiento
Consulta el historial
Crear Movimiento Manual
Cuándo usar:
Ajustes de inventario
Corrección de errores
Mermas o pérdidas
Muestras o regalos
Procedimiento:
Ve a Almacén > Movimientos de Stock
Haz clic en "Nuevo Movimiento"
Completa:
Tipo: Entrada o Salida
Producto/Variante: Selecciona la variante
Almacén: Selecciona el almacén
Cantidad: Introduce la cantidad
Motivo: Describe la razón
Guarda
Ejemplo:
Tipo: Salida
Variante: Camiseta M-ROJO
Almacén: Madrid
Cantidad: 2
Motivo: Muestras para cliente potencial
Resultado: Stock de Camiseta M-ROJO en Madrid disminuye en 2 unidades.
Transferencias entre Almacenes
¿Qué es una Transferencia?
Una transferencia de stock es el movimiento de productos de un almacén a otro. Permite:
Redistribuir stock según demanda
Equilibrar inventario entre almacenes
Abastecer almacenes con stock bajo
Optimizar la logística
Realizar una Transferencia
Procedimiento:
Ve a Almacén > Transferencias de Stock (o similar)
Haz clic en "+ Nueva Transferencia"
Completa los datos:
Almacén Origen: De dónde sale el stock
Almacén Destino: A dónde va el stock
Producto/Variante: Qué se transfiere
Cantidad: Cuántas unidades
Fecha: Cuándo se realiza
Observaciones: Motivo o notas
Haz clic en "Guardar" o "Aprobar"
Ejemplo Práctico:
Situación: El Almacén Barcelona tiene stock bajo de iPhone 256GB Negro.
Transferencia:
Origen: Almacén Madrid (stock actual: 8)
Destino: Almacén Barcelona (stock actual: 2)
Producto: iPhone 15 Pro 256GB Negro
Cantidad: 3 unidades
Fecha: 25/01/2024
Motivo: Reposición por alta demanda en Barcelona
Resultado:
Almacén Madrid: 8 - 3 = 5 unidades
Almacén Barcelona: 2 + 3 = 5 unidades
Stock Total: 10 unidades (sin cambios)
Estados de Transferencia
1. Borrador:
Transferencia creada pero no confirmada
No afecta al stock
Se puede editar o eliminar
2. Aprobada/Confirmada:
Transferencia confirmada
Afecta al stock inmediatamente
Genera movimientos de stock
3. En Tránsito (si está disponible):
Stock sale del origen pero aún no llega al destino
Stock "en tránsito" no disponible para venta
4. Recibida:
Stock llega al destino
Disponible para venta en almacén destino
Trazabilidad de Transferencias
Cada transferencia genera dos movimientos de stock:
Movimiento 1 - Salida del Origen:
Tipo: Transferencia (Salida)
Almacén: Madrid
Cantidad: -3
Documento: Transfer T001
Movimiento 2 - Entrada en Destino:
Tipo: Transferencia (Entrada)
Almacén: Barcelona
Cantidad: +3
Documento: Transfer T001
Ventaja: Trazabilidad completa, sabes exactamente qué se movió, cuándo y por qué.
Inventarios Físicos
¿Qué es un Inventario Físico?
Un inventario físico es el recuento real de las existencias en el almacén para verificar que coinciden con el stock registrado en el sistema.
Objetivos:
Verificar la exactitud del stock
Detectar diferencias (mermas, robos, errores)
Ajustar el stock del sistema a la realidad
Cumplir con requisitos contables y fiscales
Realizar un Inventario Físico
Procedimiento:
Paso 1: Preparación
Planifica el inventario (fecha, almacén, productos)
Organiza el almacén para facilitar el recuento
Asigna responsables del recuento
Paso 2: Recuento
Cuenta físicamente las unidades de cada producto
Anota las cantidades reales
Verifica productos de alto valor dos veces
Paso 3: Registro en HolaGest
Ve a Almacén > Inventarios (o similar)
Crea un Nuevo Inventario
Selecciona:
Almacén: Almacén inventariado
Fecha: Fecha del inventario
Añade productos con cantidades reales:
Producto: Camiseta M-ROJO
Cantidad Real: 32 (contadas físicamente)
Cantidad Sistema: 35 (según HolaGest)
Diferencia: -3 (faltan 3 unidades)
Guarda el inventario
Paso 4: Ajuste de Stock
Revisa las diferencias
Investiga causas (si son significativas)
Aprueba el inventario
HolaGest ajusta automáticamente el stock
Resultado:
Stock antes: 35 unidades
Stock después: 32 unidades (ajustado a la realidad)
Movimiento: Ajuste de inventario -3 unidades
Tipos de Inventario
1. Inventario Total:
Se cuentan todos los productos
Generalmente anual
Requiere cierre de almacén
2. Inventario Parcial:
Se cuentan solo algunos productos
Puede ser por familia, almacén o zona
Menos disruptivo
3. Inventario Cíclico:
Recuento continuo de productos
Cada producto se cuenta periódicamente
Ejemplo: Productos A cada mes, B cada trimestre, C cada año
4. Inventario de Alto Valor:
Solo productos de alto valor
Más frecuente (mensual o trimestral)
Mayor control de productos críticos
Gestión de Diferencias
Diferencias Positivas (sobran unidades):
Posibles causas: Error de registro, devolución no registrada
Acción: Investigar y ajustar al alza
Diferencias Negativas (faltan unidades):
Posibles causas: Robo, merma, error de registro, venta no registrada
Acción: Investigar y ajustar a la baja
Tolerancia:
Establece un % de tolerancia (ej: ±2%)
Diferencias dentro de tolerancia: Ajustar sin investigación
Diferencias fuera de tolerancia: Investigar antes de ajustar
Stock Disponible vs Reservado
Conceptos
Stock Total:
Todas las unidades en el almacén
Incluye disponibles y reservadas
Stock Disponible:
Unidades que se pueden vender
Stock Total - Stock Reservado
Stock Reservado:
Unidades comprometidas en pedidos
No disponibles para nueva venta hasta que se sirvan o cancelen
Ejemplo:
Producto: iPhone 15 Pro 256GB Negro Almacén: Madrid
Stock Total: 10 unidades Stock Reservado: 3 unidades (pedido pendiente de servir) Stock Disponible: 10 - 3 = 7 unidades
Interpretación:
Hay 10 unidades físicamente en el almacén
3 están comprometidas en un pedido
Solo 7 están disponibles para nueva venta
Reserva de Stock
Cuándo se Reserva:
Al crear un pedido de cliente
Al crear un presupuesto (opcional, según configuración)
Cuándo se Libera:
Al servir el pedido (crear albarán)
Al cancelar el pedido
Al rechazar el presupuesto
Ejemplo de Flujo:
1. Situación Inicial:
Stock Total: 10
Stock Reservado: 0
Stock Disponible: 10
2. Cliente Hace Pedido de 3 Unidades:
Stock Total: 10 (sin cambios)
Stock Reservado: 3 (reservado)
Stock Disponible: 7 (10 - 3)
3. Se Sirve el Pedido (Albarán):
Stock Total: 7 (se descuentan 3)
Stock Reservado: 0 (se libera la reserva)
Stock Disponible: 7 (7 - 0)
Visualizar Stock Reservado
En la Ficha del Producto:
Abre el producto
Ve a la pestaña "Stock"
Verás columnas:
Stock Total
Stock Reservado
Stock Disponible
En Informes:
Informe de Stock Disponible
Informe de Pedidos Pendientes
Informe de Reservas
Valoración de Inventario
¿Qué es la Valoración de Inventario?
La valoración de inventario es el cálculo del valor económico total del stock. Es fundamental para:
Contabilidad (balance de situación)
Análisis financiero
Toma de decisiones
Cumplimiento fiscal
Métodos de Valoración
1. Precio Medio Ponderado (PMP):
Calcula el coste medio considerando cantidades
Más usado y recomendado
Fórmula:
PMP = Valor Total Stock / Cantidad Total
Ejemplo:
Compra 1: 10 unidades a 8 € = 80 €
Compra 2: 5 unidades a 10 € = 50 €
Total: 15 unidades, 130 €
PMP: 130 / 15 = 8,67 € por unidad
Valoración Stock: 15 × 8,67 = 130 €
2. FIFO (First In, First Out):
Primeras entradas, primeras salidas
Valora stock con precios más recientes
Útil en productos perecederos
3. LIFO (Last In, First Out):
Últimas entradas, primeras salidas
Menos común, restricciones fiscales en algunos países
4. Precio de Última Compra:
Usa el precio de la última compra
Simple pero menos preciso
Calcular Valoración de Inventario
Procedimiento:
Ve a Almacén > Valoración de Inventario (o similar)
Selecciona:
Almacén: Todos o específico
Fecha: Fecha de valoración
Método: PMP, FIFO, etc.
Genera el informe
Ejemplo de Informe:
Uso de la Valoración
Contabilidad:
Asiento de regularización de existencias
Balance de situación (activo circulante)
Análisis:
Rotación de inventario
Rentabilidad del stock
Identificar stock muerto
Decisiones:
Qué productos reponer
Qué productos liquidar
Optimización de capital invertido
Alertas de Stock
Tipos de Alertas
1. Stock Bajo:
Stock por debajo del mínimo
Necesita reposición urgente
2. Stock Cero:
Sin unidades disponibles
Rotura de stock
3. Stock Alto:
Stock por encima del máximo
Posible sobrestock
4. Stock Negativo:
Error en el sistema
Requiere investigación inmediata
Configurar Alertas
Procedimiento:
Ve a Configuración > Alertas (o similar)
Activa las alertas deseadas:
✓ Alertar cuando stock < mínimo
✓ Alertar cuando stock = 0
✓ Alertar cuando stock > máximo
Configura destinatarios:
Email del responsable de compras
Email del gerente
Guarda
Resultado: Recibirás emails automáticos cuando se cumplan las condiciones.
Visualizar Alertas
En el Panel de Control:
Widget de "Alertas de Stock"
Muestra productos con stock bajo
En Informes:
Ve a Almacén > Informes > Stock Bajo
Verás listado de productos con stock por debajo del mínimo
Ejemplo de Alerta:
Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Tienda con Un Solo Almacén
Situación: Pequeña tienda con un almacén principal.
Configuración:
1 Almacén: Principal
Stock simple por producto
Inventarios mensuales
Gestión:
Stock mínimo: 5 unidades
Stock máximo: 50 unidades
Alerta cuando stock < 5
Ejemplo:
Producto: Camiseta M-ROJO
Stock: 3 unidades
Alerta: ⚠️ Stock bajo
Acción: Pedir 20 unidades al proveedor
Caso 2: Distribuidora con Múltiples Almacenes
Situación: Distribuidora con 3 almacenes en diferentes ciudades.
Configuración:
Almacén Madrid (Principal)
Almacén Barcelona
Almacén Sevilla
Gestión:
Stock distribuido según demanda regional
Transferencias semanales para equilibrar
Inventarios trimestrales
Ejemplo:
Producto: iPhone 256GB Negro Stock Total: 15 unidades
Distribución:
Madrid: 8 (alta demanda)
Barcelona: 5 (demanda media)
Sevilla: 2 (baja demanda)
Acción Semanal:
Revisar ventas por almacén
Transferir stock de almacenes con exceso a almacenes con falta
Caso 3: Empresa con Stock Reservado
Situación: Empresa B2B con pedidos grandes que requieren reserva de stock.
Configuración:
Reserva automática al crear pedido
Stock disponible visible en tiempo real
Alertas de stock disponible bajo
Ejemplo:
Producto: Tornillos M6 Stock Total: 1000 unidades
Pedidos Pendientes:
Pedido 1: 300 unidades (reservadas)
Pedido 2: 200 unidades (reservadas)
Stock Reservado: 500 unidades
Stock Disponible: 1000 - 500 = 500 unidades
Nuevo Pedido de 600 Unidades:
❌ No se puede servir completo (solo 500 disponibles)
Opciones:
Servir parcialmente 500 unidades
Esperar a recibir nueva compra
Cancelar pedidos anteriores (si es posible)
Caso 4: Tienda con Inventarios Cíclicos
Situación: Tienda que realiza inventarios continuos en lugar de uno anual.
Configuración:
Productos A (alto valor): Inventario mensual
Productos B (valor medio): Inventario trimestral
Productos C (bajo valor): Inventario semestral
Calendario:
Enero:
Inventario Productos A: iPhone, iPad, MacBook
Resultado: Ajuste de -2 unidades iPhone (diferencia detectada)
Febrero:
Inventario Productos A: iPhone, iPad, MacBook
Resultado: Sin diferencias
Marzo:
Inventario Productos A: iPhone, iPad, MacBook
Inventario Productos B: Accesorios, Cables, Fundas
Resultado: Ajuste de +5 cables (error de registro)
Ventaja: Detección temprana de diferencias, menor impacto en operaciones.
Mejores Prácticas
1. Establece Stock Mínimo y Máximo
Para cada producto:
Analiza la demanda histórica
Calcula el stock mínimo: Demanda × Tiempo de reposición
Establece stock máximo: Evita sobrestock
Ejemplo:
Demanda: 10 unidades/semana
Tiempo reposición: 2 semanas
Stock Mínimo: 10 × 2 = 20 unidades (+ margen de seguridad = 25)
Stock Máximo: 10 × 8 = 80 unidades (2 meses de stock)
2. Realiza Inventarios Regulares
Frecuencia recomendada:
Productos alto valor: Mensual
Productos valor medio: Trimestral
Productos bajo valor: Semestral o anual
Beneficios:
Detecta diferencias temprano
Mantiene exactitud del sistema
Cumple requisitos contables
3. Usa Transferencias para Optimizar
Estrategia:
Revisa semanalmente el stock por almacén
Identifica almacenes con exceso y falta
Realiza transferencias para equilibrar
Ejemplo:
Madrid: 20 unidades (exceso)
Barcelona: 2 unidades (falta)
Acción: Transferir 8 unidades de Madrid a Barcelona
4. Monitoriza las Alertas
Configuración:
Activa alertas de stock bajo
Revisa diariamente el panel de alertas
Actúa rápidamente en reposiciones
Proceso:
Alerta de stock bajo
Verificar demanda actual
Calcular cantidad a pedir
Crear pedido a proveedor
5. Mantén Trazabilidad Completa
Registra siempre:
Motivo de ajustes manuales
Responsable de cada movimiento
Documento asociado
Ventaja: Auditoría completa, detección de errores, responsabilidad clara.
6. Valora el Inventario Regularmente
Frecuencia:
Mensual: Para análisis de gestión
Trimestral: Para informes financieros
Anual: Para cierre contable
Uso:
Calcular rotación de inventario
Identificar stock muerto
Optimizar capital invertido
7. Capacita al Personal
Formación en:
Cómo registrar movimientos correctamente
Importancia de la exactitud del stock
Procedimientos de inventario
Uso del sistema HolaGest
Resultado: Menos errores, mayor eficiencia, mejor control.
8. Automatiza lo Máximo Posible
Automatizaciones:
Actualización de stock con compras/ventas
Reserva automática en pedidos
Alertas automáticas de stock bajo
Cálculo automático de PMP
Ventaja: Menos trabajo manual, menos errores, tiempo ahorrado.
Solución de Problemas
Problema 1: Stock Negativo
Síntoma: El stock muestra un valor negativo (ej: -5 unidades).
Causas Posibles:
Causa 1: Venta sin Stock
Se vendió más de lo disponible
Configuración permite venta sin stock
Solución:
Revisa la configuración de "Permitir venta sin stock"
Si no debe permitirse, desactiva la opción
Ajusta el stock a 0 o al valor correcto
Causa 2: Error de Registro
Movimiento de salida incorrecto
Cantidad errónea en documento
Solución:
Revisa el historial de movimientos
Identifica el movimiento erróneo
Crea un ajuste de inventario para corregir
Problema 2: Diferencias en Inventario
Síntoma: El stock del sistema no coincide con el físico.
Causas Posibles:
Causa 1: Ventas No Registradas
Se vendió producto sin crear albarán
Solución:
Crea los albaranes faltantes
O ajusta el stock al valor real
Causa 2: Mermas o Roturas
Productos dañados no registrados
Solución:
Crea movimiento de salida por "Merma"
Ajusta el stock
Causa 3: Robos
Productos sustraídos
Solución:
Investiga y toma medidas de seguridad
Ajusta el stock
Considera denuncia si es significativo
Problema 3: Stock No Se Actualiza
Síntoma: Creas un albarán pero el stock no cambia.
Causas Posibles:
Causa 1: Documento No Afecta Stock
El tipo de documento no está configurado para afectar stock
Solución:
Ve a Configuración > Tipos de Documento
Edita el tipo de albarán
Activa "Afecta Stock"
Guarda
Causa 2: Documento en Estado Borrador
El documento no está aprobado/confirmado
Solución:
Aprueba o confirma el documento
El stock se actualizará
Problema 4: No Puedo Hacer Transferencia
Síntoma: Al intentar transferir, aparece un error.
Causas Posibles:
Causa 1: Stock Insuficiente en Origen
No hay suficientes unidades en el almacén origen
Solución:
Verifica el stock disponible
Reduce la cantidad a transferir
O repone stock en origen primero
Causa 2: Almacén Destino Inactivo
El almacén destino está desactivado
Solución:
Activa el almacén destino
O selecciona otro almacén activo
Problema 5: Alertas No Funcionan
Síntoma: No recibes alertas de stock bajo.
Causas Posibles:
Causa 1: Alertas Desactivadas
Las alertas no están configuradas
Solución:
Ve a Configuración > Alertas
Activa las alertas de stock
Configura destinatarios
Guarda
Causa 2: Stock Mínimo No Configurado
No has establecido stock mínimo en los productos
Solución:
Configura stock mínimo en cada producto
Las alertas se generarán cuando stock < mínimo
Problema 6: Valoración Incorrecta
Síntoma: La valoración del inventario parece incorrecta.
Causas Posibles:
Causa 1: Precio de Coste No Actualizado
El precio de coste está desactualizado
Solución:
Actualiza los precios de coste
Recalcula la valoración
Causa 2: Método de Valoración Incorrecto
Estás usando un método no adecuado
Solución:
Cambia el método de valoración (ej: de FIFO a PMP)
Recalcula
Preguntas Frecuentes (FAQ)
1. ¿El stock se gestiona por producto o por variante?
Por variante. Cada variante tiene su propio stock independiente. El stock del "producto" es la suma de todas sus variantes.
2. ¿Puedo tener stock en varios almacenes?
Sí, cada producto/variante puede tener stock en múltiples almacenes, con cantidades independientes en cada uno.
3. ¿Qué pasa si vendo más stock del disponible?
Depende de la configuración:
Si "Permitir venta sin stock" está activado: Se permite la venta, el stock queda negativo
Si está desactivado: El sistema impide la venta
4. ¿Cómo se actualiza el stock automáticamente?
El stock se actualiza automáticamente con:
Albaranes de compra: Aumentan stock
Albaranes de venta: Disminuyen stock
Transferencias: Mueven stock entre almacenes
5. ¿Qué es el stock reservado?
Son unidades comprometidas en pedidos pendientes de servir. No están disponibles para nueva venta hasta que se sirvan o cancelen los pedidos.
6. ¿Cómo hago un inventario físico?
Cuenta físicamente las unidades
Crea un inventario en HolaGest
Introduce las cantidades reales
Aprueba el inventario
HolaGest ajusta el stock automáticamente
7. ¿Puedo ver el historial de movimientos de un producto?
Sí, en la ficha del producto, pestaña "Movimientos de Stock" o "Historial", verás todos los movimientos con fecha, tipo, cantidad y documento asociado.
8. ¿Qué es el Precio Medio Ponderado (PMP)?
Es un método de valoración que calcula el coste medio considerando las cantidades compradas. Fórmula: PMP = (Stock Anterior × Coste Anterior + Cantidad Comprada × Precio Compra) / Stock Total.
9. ¿Cómo configuro alertas de stock bajo?
Establece stock mínimo en cada producto
Ve a Configuración > Alertas
Activa "Alertar cuando stock < mínimo"
Configura destinatarios
Guarda
10. ¿Puedo transferir stock entre almacenes?
Sí, ve a Almacén > Transferencias, crea una nueva transferencia indicando origen, destino, producto y cantidad.
11. ¿Qué hago si el stock del sistema no coincide con el físico?
Realiza un inventario físico
Cuenta las unidades reales
Crea un inventario en HolaGest con las cantidades reales
Aprueba el inventario para ajustar el stock
12. ¿Puedo eliminar un almacén?
Solo si no tiene stock ni movimientos históricos. Si tiene histórico, puedes desactivarlo para que no aparezca en nuevos documentos.
13. ¿Cómo valoro mi inventario?
Ve a Almacén > Valoración de Inventario, selecciona almacén, fecha y método de valoración (PMP recomendado), y genera el informe.
14. ¿Qué es un ajuste de inventario?
Es un movimiento manual para corregir el stock cuando hay diferencias entre el sistema y la realidad. Se usa tras inventarios físicos o para corregir errores.
15. ¿Puedo ver qué productos tienen stock bajo?
Sí, ve a Almacén > Informes > Stock Bajo, o consulta el widget de alertas en el panel de control.
Resumen
La gestión de stock en HolaGest es un sistema completo que permite:
✅ Controlar stock por variante y por almacén ✅ Gestionar múltiples almacenes con stock independiente ✅ Establecer niveles mínimos y máximos ✅ Registrar todos los movimientos con trazabilidad completa ✅ Realizar transferencias entre almacenes ✅ Ejecutar inventarios físicos y ajustes ✅ Diferenciar stock disponible y reservado ✅ Valorar el inventario con diferentes métodos ✅ Recibir alertas de stock bajo
Recuerda:
El stock se gestiona por variante, no por producto
Cada almacén tiene stock independiente
Establece stock mínimo y máximo para alertas
Realiza inventarios regulares
Usa transferencias para optimizar distribución
Mantén trazabilidad completa de movimientos
Valora el inventario regularmente
Capacita al personal en procedimientos correctos
Con una correcta gestión de stock, evitarás roturas de stock, optimizarás el capital invertido en inventario, mejorarás el servicio al cliente y tomarás decisiones basadas en datos reales de disponibilidad y rotación.
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