📊Cómo hacer un asiento contable

🎯 Introducción

Los asientos contables son el registro fundamental de todas las operaciones económicas de su empresa. Cada asiento refleja un movimiento que afecta al patrimonio empresarial, siguiendo el principio de partida doble: todo cargo (debe) tiene su correspondiente abono (haber).

HolaGest facilita la creación de asientos contables tanto manuales como automáticos, proporcionando herramientas para agilizar el proceso y reducir errores.

📋 Índice de Contenidos

🔍 Acceso a Asientos Contables

Para acceder a la gestión de asientos contables:

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Asientos Contables

  2. Verá tres pestañas principales:

    • Asientos Contables: Listado y creación de asientos

    • Conceptos Predefinidos: Plantillas de conceptos reutilizables

    • Diarios: Gestión de diarios contables

📝 Estructura de un Asiento

Un asiento contable en HolaGest consta de:

Cabecera del Asiento

Número de asiento: Asignado automáticamente de forma correlativa.

Fecha: Fecha del asiento contable (por defecto, la fecha actual).

  • Puede modificarse para registrar operaciones de fechas anteriores

  • Debe estar dentro de un ejercicio contable abierto

Concepto: Descripción general del asiento.

  • Ejemplo: "Factura de venta FV2024/001"

  • Ejemplo: "Pago nómina marzo 2024"

  • Ejemplo: "Traspaso entre cuentas bancarias"

Diario: Diario contable al que pertenece el asiento.

  • Por defecto: Diario Principal

  • Puede seleccionar otros diarios (Facturas, Cartera de cobros, etc.)

Documento: Número de documento relacionado (opcional).

  • Útil para vincular el asiento con facturas, recibos, etc.

Líneas del Asiento

Cada asiento contiene una o más líneas, cada una con:

Subcuenta: Cuenta contable afectada.

  • Debe existir en el plan contable del ejercicio

  • Puede autocompletar con el punto (ej: 700.0 → 7000000000)

  • Puede buscar por nombre o número usando el icono del libro

Concepto de la línea: Descripción específica de esta línea.

  • Por defecto, copia el concepto general del asiento

  • Puede modificarse para detallar cada movimiento

Debe: Importe en el debe (cargo).

  • Representa aumentos de activo o disminuciones de pasivo

  • Deja vacío si el importe va al haber

Haber: Importe en el haber (abono).

  • Representa disminuciones de activo o aumentos de pasivo

  • Deja vacío si el importe va al debe

Principio de partida doble: La suma del debe debe ser igual a la suma del haber.

✅ Crear un Asiento Manual

Proceso Paso a Paso

1. Iniciar Nuevo Asiento

  1. En Menú Contabilidad > Asientos Contables, pestaña "Asientos Contables"

  2. Pulse el botón "+ Nuevo" (botón verde con signo +)

  3. Se abrirá el formulario de creación de asiento

2. Completar Cabecera

Fecha:

  • Por defecto aparece la fecha actual

  • Modifíquela si necesita registrar una operación de otra fecha

  • Ejemplo: 15/03/2024

Concepto:

  • Escriba una descripción clara del asiento

  • Sea específico para facilitar búsquedas futuras

  • Ejemplo: "Factura de compra FC2024/045 - Proveedor ABC"

Diario (opcional):

  • Seleccione el diario apropiado

  • Por defecto: "Principal"

  • Puede dejarlo en Principal o seleccionar uno específico

Documento (opcional):

  • Indique el número de documento relacionado

  • Ejemplo: "FC2024/045"

3. Añadir Primera Línea

Subcuenta:

  1. Haga clic en el campo "Subcuenta"

  2. Escriba el número de cuenta:

    • Puede escribir el número completo: 6000000000

    • O usar autocompletado con punto: 600.0 (se completa a 6000000000)

  3. O pulse el icono del libro azul para buscar:

    • Busque por nombre: "Compras"

    • O por número: "600"

    • Seleccione la cuenta de la lista

Concepto:

  • Se autocompleta con el concepto general del asiento

  • Puede modificarlo si necesita especificar más

  • Ejemplo: "Compra mercancía"

Debe o Haber:

  • Introduzca el importe en el campo correspondiente

  • Ejemplo: 1.000 en el Debe

  • Deje el otro campo vacío

4. Añadir Segunda Línea

Subcuenta:

  • Introduzca la siguiente cuenta

  • Ejemplo: 4720000000 (IVA soportado)

Concepto:

  • Se autocompleta nuevamente

  • Modifique si es necesario

Debe o Haber:

  • El sistema sugiere el importe contrario para cuadrar

  • Ejemplo: Si la primera línea fue 1.000€ en el Debe, sugiere 1.000€ en el Haber

  • Puede modificarlo si el asiento tiene más líneas

5. Añadir Líneas Adicionales

Repita el proceso para cada línea adicional del asiento.

Ejemplo de asiento de compra:

6. Verificar Cuadre

En la parte inferior derecha del formulario, el sistema muestra:

  • Total Debe: Suma de todos los importes en el debe

  • Total Haber: Suma de todos los importes en el haber

  • Descuadre: Diferencia entre debe y haber

Si hay descuadre:

  • El sistema lo indica claramente

  • No podrá guardar el asiento hasta que cuadre

  • Revise los importes de cada línea

  • Corrija el error

Si está cuadrado:

  • Descuadre = 0,00€

  • Puede guardar el asiento

7. Guardar el Asiento

  1. Pulse el botón "Guardar"

  2. El asiento se guarda en estado "Borrador" (puede modificarse)

  3. Aparece en el listado de asientos

8. Bloquear el Asiento (Opcional)

Si desea evitar modificaciones accidentales:

  1. Pulse el botón "Bloquear" (botón amarillo con candado)

  2. El asiento pasa a estado "Bloqueado"

  3. No podrá modificarse sin desbloquearlo primero

Atajos de Teclado

Para agilizar la entrada de datos:

  • TAB: Saltar al siguiente campo

  • ENTER: Confirmar y pasar al siguiente campo

  • Punto (.): Autocompletar ceros en subcuentas (ej: 700.0 → 7000000000)

Flujo rápido con teclado:

  1. Escriba subcuenta → TAB

  2. Modifique concepto (si es necesario) → TAB

  3. Escriba importe en Debe o Haber → TAB

  4. Repita para la siguiente línea

📚 Diarios Contables

Los diarios contables permiten organizar los asientos por tipo o categoría.

Diarios Predeterminados

HolaGest crea automáticamente cuatro diarios:

  1. Principal: Diario general para asientos manuales

  2. Diario de Facturas: Para asientos de facturas de venta y compra

  3. Cartera de Pagos: Para asientos de pagos a proveedores

  4. Cartera de Cobros: Para asientos de cobros de clientes

Crear un Diario Personalizado

  1. Vaya a la pestaña "Diarios"

  2. Pulse el botón "+ Nuevo" (botón verde)

  3. Complete:

    • Número de diario: Código numérico único (ej: 5)

    • Descripción: Nombre descriptivo (ej: "Nóminas")

  4. Pulse "Guardar"

Usos Comunes de Diarios

  • Diario de Nóminas: Para asientos de nóminas mensuales

  • Diario de Amortizaciones: Para asientos de amortización

  • Diario de Caja: Para movimientos de caja

  • Diario de Bancos: Para movimientos bancarios

  • Diario de Regularización: Para asientos de cierre de ejercicio

Ventajas de Usar Diarios

  • ✅ Organización: Agrupa asientos por tipo

  • ✅ Búsqueda: Facilita encontrar asientos específicos

  • ✅ Informes: Permite generar informes por diario

  • ✅ Auditoría: Mejora la trazabilidad

💡 Conceptos Predefinidos

Los conceptos predefinidos son plantillas de texto que puede reutilizar en los asientos, con comodines que se sustituyen automáticamente.

¿Qué son los Conceptos Predefinidos?

Son textos predefinidos que puede seleccionar al crear asientos, ahorrando tiempo al no tener que escribir el mismo concepto repetidamente.

Ejemplo:

Comodines Disponibles

Comodín
Se sustituye por
Ejemplo

%document%

Número de documento del asiento

FC2024/045

%date%

Fecha actual del sistema

15/03/2024

%date-entry%

Fecha del asiento

15/03/2024

%month%

Mes actual

Marzo

%year%

Año actual

2024

Crear un Concepto Predefinido

  1. Vaya a la pestaña "Conceptos Predefinidos"

  2. Pulse el botón "+ Nuevo" (botón verde)

  3. Escriba el concepto usando comodines si es necesario

  4. Ejemplos:

    • Factura de venta %document%

    • Nómina mes %month% %year%

    • Pago factura %document% - %date%

    • Traspaso bancario %date%

  5. Pulse "Guardar"

Usar un Concepto Predefinido

  1. Al crear un asiento, en el campo "Concepto"

  2. Pulse el icono de lista o desplegable

  3. Seleccione el concepto predefinido

  4. Los comodines se sustituyen automáticamente

Ejemplos de Conceptos Predefinidos Útiles

Para facturas:

  • Factura de venta %document% - %date%

  • Factura de compra %document% - %date%

  • Factura rectificativa %document%

Para nóminas:

  • Nómina mes %month% %year%

  • Seguridad Social %month% %year%

  • Retenciones IRPF %month% %year%

Para pagos y cobros:

  • Pago factura %document% - %date%

  • Cobro factura %document% - %date%

  • Pago nómina %month% %year%

Para operaciones bancarias:

  • Traspaso entre cuentas %date%

  • Comisión bancaria %month% %year%

  • Intereses bancarios %month% %year%

Para regularizaciones:

  • Regularización %month% %year%

  • Amortización %month% %year%

  • Provisión %month% %year%

📋 Plantillas de Asientos

Las plantillas de asientos son asientos completos (con todas sus líneas) que puede reutilizar, modificando solo los importes o fechas.

Diferencia entre Conceptos y Plantillas

  • Conceptos Predefinidos: Solo el texto del concepto

  • Plantillas de Asientos: Asiento completo con estructura de cuentas, conceptos e importes

Crear una Plantilla desde un Asiento

  1. Cree un asiento normal con la estructura deseada

  2. Pulse el botón "Guardar como Plantilla"

  3. Asigne un nombre descriptivo a la plantilla

  4. La plantilla queda guardada para uso futuro

Usar una Plantilla

  1. En Asientos Contables, pulse "Nuevo desde Plantilla"

  2. Seleccione la plantilla deseada

  3. El sistema crea un nuevo asiento con la estructura de la plantilla

  4. Modifique los importes, fecha o conceptos si es necesario

  5. Pulse "Guardar"

Ejemplos de Plantillas Útiles

Plantilla: Nómina Mensual

Plantilla: Alquiler Local

Plantilla: Amortización Trimestral

➡️ Ver más sobre Plantillas de Asientos en el README principal

🔒 Bloquear y Desbloquear Asientos

¿Por qué Bloquear Asientos?

Bloquear un asiento evita modificaciones accidentales, especialmente útil para:

  • Asientos ya revisados y aprobados

  • Asientos de cierre de ejercicio

  • Asientos generados automáticamente que no deben modificarse

  • Asientos auditados

Bloquear un Asiento

  1. Abra el asiento

  2. Pulse el botón "Bloquear" (botón amarillo con candado)

  3. El asiento pasa a estado "Bloqueado"

  4. Aparece un icono de candado en el listado

Asientos bloqueados:

  • No pueden modificarse

  • No pueden eliminarse

  • Pueden consultarse normalmente

Desbloquear un Asiento

  1. Abra el asiento bloqueado

  2. Pulse el botón "Desbloquear"

  3. El asiento vuelve a estado "Borrador"

  4. Puede modificarse nuevamente

Recomendación: Solo desbloquee asientos si es estrictamente necesario. Para correcciones, es mejor crear asientos de regularización.

🔍 Consultar y Modificar Asientos

Consultar Asientos

Ver listado completo:

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Asientos Contables

  2. Verá todos los asientos del ejercicio actual

Filtrar asientos:

  • Por fecha

  • Por diario

  • Por número de asiento

  • Por concepto

  • Por subcuenta

Ver detalle de un asiento:

  1. Haga clic en el asiento en el listado

  2. Se abrirá el detalle con todas las líneas

Modificar un Asiento

Si el asiento está en borrador:

  1. Abra el asiento

  2. Modifique los campos necesarios:

    • Fecha

    • Concepto

    • Líneas (subcuentas, importes)

  3. Pulse "Guardar"

Si el asiento está bloqueado:

  1. Desbloquee el asiento primero

  2. Realice las modificaciones

  3. Vuelva a bloquearlo si es necesario

Recomendación: Para asientos bloqueados o de períodos cerrados, es mejor crear un asiento de regularización en lugar de modificar el original.

Eliminar un Asiento

Si el asiento está en borrador:

  1. Abra el asiento

  2. Pulse el botón "Eliminar" (icono de papelera roja)

  3. Confirme la eliminación

Si el asiento está bloqueado:

  • Debe desbloquearlo primero

  • Luego puede eliminarlo

Advertencia: Eliminar asientos puede afectar a los saldos de las cuentas. Use con precaución.

Eliminar Líneas de un Asiento

  1. Abra el asiento

  2. En cada línea, hay un icono de papelera roja a la derecha

  3. Pulse el icono para eliminar la línea

  4. Pulse "Guardar" para confirmar

❓ Preguntas Frecuentes

❔ ¿Puedo modificar un asiento generado automáticamente?

Sí, pero con consideraciones:

  • Si está en borrador: Puede modificarlo libremente

  • Si está bloqueado: Debe desbloquearlo primero

  • Recomendación: No modifique asientos automáticos. Si hay un error, corrija el documento origen (factura, recibo) y regenere el asiento.

❔ ¿Qué hago si un asiento no cuadra?

  1. Revise los importes de cada línea

  2. Verifique que no faltan líneas

  3. Compruebe que los importes están en el debe o haber correcto

  4. Use una calculadora para verificar las sumas

  5. El sistema muestra el descuadre en la parte inferior

No podrá guardar el asiento hasta que cuadre (Debe = Haber).

❔ ¿Puedo crear un asiento con fecha de un ejercicio cerrado?

No, solo puede crear asientos en ejercicios abiertos. Si necesita corregir un ejercicio cerrado:

  1. Reabra el ejercicio

  2. Cree el asiento de corrección

  3. Vuelva a cerrar el ejercicio

❔ ¿Cómo busco una subcuenta si no sé su número?

  1. En el campo "Subcuenta", pulse el icono del libro azul

  2. Se abre un buscador

  3. Escriba parte del nombre de la cuenta (ej: "ventas")

  4. Seleccione la cuenta de la lista

❔ ¿Qué es el autocompletado con punto?

Es un atajo para completar ceros en las subcuentas:

  • Escriba 700.0 y pulse TAB

  • Se autocompleta a 7000000000 (según la longitud de subcuenta configurada)

Funciona así:

  • 700.0 → 7000000000 (10 dígitos)

  • 430.0 → 4300000000 (10 dígitos)

  • 572.0 → 5720000000 (10 dígitos)

❔ ¿Puedo copiar un asiento existente?

Sí, usando plantillas:

  1. Abra el asiento que desea copiar

  2. Pulse "Guardar como Plantilla"

  3. Luego use "Nuevo desde Plantilla"

  4. Modifique lo necesario

❔ ¿Cómo creo un asiento de regularización?

Un asiento de regularización corrige errores de asientos anteriores:

Ejemplo: Corregir un asiento que registró 1.000€ en lugar de 1.200€

❔ ¿Los asientos automáticos aparecen en el listado?

Sí, todos los asientos (manuales y automáticos) aparecen en el listado de asientos contables. Puede filtrar por diario para ver solo los automáticos (ej: Diario de Facturas).

❔ ¿Puedo exportar los asientos?

Sí, HolaGest permite exportar asientos a formatos estándar:

  • CSV para Excel

  • Formatos contables estándar (según país)

  • PDF para impresión

Consulte la sección de informes contables para más detalles.

❔ ¿Qué diferencia hay entre "Borrador" y "Bloqueado"?

  • Borrador: Asiento que puede modificarse libremente

  • Bloqueado: Asiento que no puede modificarse sin desbloquearlo primero

Recomendación: Bloquee los asientos una vez revisados y aprobados.

❔ ¿Cómo sé qué cuentas usar en un asiento?

Depende del tipo de operación. Algunos ejemplos:

Venta al contado:

  • Debe: 570 Caja

  • Haber: 700 Ventas

  • Haber: 477 IVA repercutido

Compra a crédito:

  • Debe: 600 Compras

  • Debe: 472 IVA soportado

  • Haber: 400 Proveedores

Pago de nómina:

  • Debe: 640 Sueldos y salarios

  • Debe: 642 Seguridad Social empresa

  • Haber: 476 Seguridad Social acreedora

  • Haber: 572 Bancos

Recomendación: Consulte con su asesor contable o use las plantillas de asientos para operaciones recurrentes.

Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025

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