Cuentas especiales

Las cuentas especiales son identificadores que permiten a HolaGest reconocer qué cuentas contables debe utilizar para cada tipo de operación automática. Son fundamentales para la generación correcta de asientos contables automáticos.

📋 Tabla de Contenidos

• ¿Qué son las Cuentas Especiales?

• ¿Por qué son Necesarias?

• Tipos de Cuentas Especiales

• Cómo Asignar una Cuenta Especial

• Configuración por País

• Cuentas Especiales para IVA

• Errores Comunes y Soluciones

• Verificar Configuración

• Preguntas Frecuentes

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¿Qué son las Cuentas Especiales?

Las cuentas especiales son etiquetas o identificadores que se asignan a cuentas o subcuentas del plan contable para indicar su función específica en el sistema.

Concepto Fundamental

Sin cuentas especiales:

HolaGest: "¿Dónde registro el pago en efectivo?"
Sistema: ❌ Error - No sé qué cuenta usar

Con cuentas especiales:

HolaGest: "¿Dónde registro el pago en efectivo?"
Sistema: ✅ Uso la cuenta marcada como CAJA (570)

Ejemplo Práctico

Imaginemos una factura de venta:

Sin cuentas especiales configuradas:

❌ Error: "Subcuenta de cliente no encontrada"
❌ Error: "Subcuenta de ventas no encontrada"
❌ Error: "Subcuenta de IVA repercutido no encontrada"
→ No se puede generar el asiento

Con cuentas especiales configuradas:

✅ Cliente → Cuenta 4300000000 (marcada como CLIENT)
✅ Ventas → Cuenta 7000000000 (marcada como VENTAS)
✅ IVA → Cuenta 4770000000 (marcada como IVAREP)
→ Asiento generado correctamente

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¿Por qué son Necesarias?

Las cuentas especiales resuelven un problema fundamental: la diversidad de planes contables entre países.

El Problema de la Diversidad

Cada país tiene su propio plan contable con numeración diferente:

Concepto	España	Colombia	México	Argentina
Caja	570	1105	1010	1110
Clientes	430	1305	1050	1120
Proveedores	400	2205	2010	2110
Ventas	700	4135	4010	4110
Compras	600	6205	5010	5110

La Solución: Identificadores Universales

En lugar de buscar la cuenta "570" (que solo existe en España), HolaGest busca la cuenta marcada como "CAJA":

España:    570 → CAJA
Colombia:  1105 → CAJA
México:    1010 → CAJA
Argentina: 1110 → CAJA

Resultado: El mismo código funciona en todos los países.

Beneficios

✅ Portabilidad: El sistema funciona en cualquier país ✅ Flexibilidad: Puede usar el plan contable que prefiera ✅ Automatización: Asientos generados sin intervención manual ✅ Precisión: Cada operación usa la cuenta correcta ✅ Mantenimiento: Cambios en el plan no afectan la lógica

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Tipos de Cuentas Especiales

HolaGest utiliza varios tipos de cuentas especiales, cada una con una función específica.

Cuentas Especiales Obligatorias

Estas cuentas son imprescindibles para el funcionamiento básico:

💰 CAJA - Caja

Función: Registrar pagos y cobros en efectivo

Cuenta típica por país:

• España: 570

• Colombia: 1105

• México: 1010

• Perú: 101

Uso en asientos:

Cobro en efectivo de factura:
  Debe: CAJA (570) - 1.210€
  Haber: CLIENT (430) - 1.210€

🏦 BANCO - Bancos

Función: Registrar pagos y cobros bancarios

Cuenta típica por país:

• España: 572

• Colombia: 1110

• México: 1020

• Perú: 104

Uso en asientos:

Pago por transferencia:
  Debe: PROVEE (400) - 500€
  Haber: BANCO (572) - 500€

👥 CLIENT - Clientes

Función: Registrar deudas de clientes

Cuenta típica por país:

• España: 430

• Colombia: 1305

• México: 1050

• Perú: 121

Uso en asientos:

Factura de venta:
  Debe: CLIENT (430) - 1.210€
  Haber: VENTAS (700) - 1.000€
  Haber: IVAREP (477) - 210€

🏭 PROVEE - Proveedores

Función: Registrar deudas con proveedores

Cuenta típica por país:

• España: 400

• Colombia: 2205

• México: 2010

• Perú: 421

Uso en asientos:

Factura de compra:
  Debe: COMPRAS (600) - 1.000€
  Debe: IVASOP (472) - 210€
  Haber: PROVEE (400) - 1.210€

📦 COMPRAS - Compras

Función: Registrar compras de mercancías o servicios

Cuenta típica por país:

• España: 600

• Colombia: 6205

• México: 5010

• Perú: 601

Uso en asientos:

Factura de compra:
  Debe: COMPRAS (600) - 1.000€
  Debe: IVASOP (472) - 210€
  Haber: PROVEE (400) - 1.210€

💼 VENTAS - Ventas

Función: Registrar ventas de mercancías o servicios

Cuenta típica por país:

• España: 700

• Colombia: 4135

• México: 4010

• Perú: 701

Uso en asientos:

Factura de venta:
  Debe: CLIENT (430) - 1.210€
  Haber: VENTAS (700) - 1.000€
  Haber: IVAREP (477) - 210€

📊 IVASOP - IVA Soportado

Función: Registrar IVA de compras (deducible)

Cuenta típica por país:

• España: 472

• Colombia: 2408

• México: 1190

• Perú: 401

Uso en asientos:

Factura de compra con IVA:
  Debe: COMPRAS (600) - 1.000€
  Debe: IVASOP (472) - 210€
  Haber: PROVEE (400) - 1.210€

📈 IVAREP - IVA Repercutido

Función: Registrar IVA de ventas (a pagar)

Cuenta típica por país:

• España: 477

• Colombia: 2408

• México: 2160

• Perú: 401

Uso en asientos:

Factura de venta con IVA:
  Debe: CLIENT (430) - 1.210€
  Haber: VENTAS (700) - 1.000€
  Haber: IVAREP (477) - 210€

Cuentas Especiales Opcionales

Estas cuentas mejoran la funcionalidad pero no son imprescindibles:

💸 IRPF - Retenciones IRPF

Función: Registrar retenciones de IRPF

Cuenta típica (España): 4751

Uso en asientos:

Factura con retención:
  Debe: CLIENT (430) - 850€
  Debe: IRPF (4751) - 150€
  Haber: VENTAS (700) - 1.000€

📋 SUPLID - Suplidos

Función: Registrar suplidos en facturas

Cuenta típica (España): 410

Uso en asientos:

Factura con suplidos:
  Debe: CLIENT (430) - 1.310€
  Haber: VENTAS (700) - 1.000€
  Haber: IVAREP (477) - 210€
  Haber: SUPLID (410) - 100€

📊 PYGE - Pérdidas y Ganancias

Función: Cierre de ejercicio contable

Cuenta típica (España): 129

Uso en asientos:

Asiento de cierre:
  Debe: VENTAS (700) - 100.000€
  Haber: COMPRAS (600) - 60.000€
  Haber: PYGE (129) - 40.000€

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Cómo Asignar una Cuenta Especial

Puede asignar cuentas especiales a nivel de cuenta (afecta a todas sus subcuentas) o a nivel de subcuenta (solo esa subcuenta específica).

Método 1: Asignar a Nivel de Cuenta

Ventaja: Todas las subcuentas heredan la cuenta especial

Proceso:

1. Vaya a Menú Contabilidad > Cuentas Contables

2. Pestaña "Cuentas"

3. Busque la cuenta deseada (ej: 570 - Caja)

4. Haga clic en la cuenta

5. En el campo "Cuenta especial", seleccione el tipo (ej: "Caja")

6. Haga clic en "Guardar"

Resultado:

Cuenta 570 → CAJA
  └─ Subcuenta 5700000000 → Hereda CAJA
  └─ Subcuenta 5710000000 → Hereda CAJA
  └─ Subcuenta 5720000000 → Hereda CAJA

Cuándo usar:

• Cuando todas las subcuentas tienen la misma función

• Para simplificar la configuración

• Ejemplo: Todas las cajas, todos los bancos

Método 2: Asignar a Nivel de Subcuenta

Ventaja: Control preciso sobre cada subcuenta

Proceso:

1. Vaya a Menú Contabilidad > Cuentas Contables

2. Pestaña "Subcuentas"

3. Busque la subcuenta deseada (ej: 5700000000)

4. Haga clic en la subcuenta

5. En el campo "Cuenta especial", seleccione el tipo (ej: "Caja")

6. Haga clic en "Guardar"

Resultado:

Subcuenta 5700000000 → CAJA (asignada directamente)
Subcuenta 5710000000 → Sin cuenta especial
Subcuenta 5720000000 → Sin cuenta especial

Cuándo usar:

• Cuando solo algunas subcuentas tienen función especial

• Para configuraciones específicas

• Ejemplo: Solo una subcuenta de IVA para un tipo específico

Ejemplo Completo: Configurar España

Paso 1: Cuentas de Tesorería

Cuenta 570 → Cuenta especial: CAJA
Cuenta 572 → Cuenta especial: BANCO

Paso 2: Cuentas de Terceros

Cuenta 430 → Cuenta especial: CLIENT
Cuenta 400 → Cuenta especial: PROVEE

Paso 3: Cuentas de Compras y Ventas

Cuenta 600 → Cuenta especial: COMPRAS
Cuenta 700 → Cuenta especial: VENTAS

Paso 4: Cuentas de IVA

Subcuenta 4720000000 → Cuenta especial: IVASOP
Subcuenta 4770000000 → Cuenta especial: IVAREP

Paso 5: Cuentas Opcionales

Subcuenta 4751000000 → Cuenta especial: IRPF
Subcuenta 4100000000 → Cuenta especial: SUPLID
Subcuenta 1290000000 → Cuenta especial: PYGE

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Configuración por País

Cada país tiene su propia estructura contable. Aquí las configuraciones típicas:

🇪🇸 España (Plan General Contable)

Cuenta Especial	Cuenta	Descripción
CAJA	570	Caja, euros
BANCO	572	Bancos e instituciones
CLIENT	430	Clientes
PROVEE	400	Proveedores
COMPRAS	600	Compras de mercaderías
VENTAS	700	Ventas de mercaderías
IVASOP	472	HP IVA soportado
IVAREP	477	HP IVA repercutido
IRPF	4751	HP acreedora retenciones
SUPLID	410	Acreedores por servicios
PYGE	129	Resultado del ejercicio

🇨🇴 Colombia (PUC)

Cuenta Especial	Cuenta	Descripción
CAJA	1105	Caja
BANCO	1110	Bancos
CLIENT	1305	Clientes
PROVEE	2205	Proveedores nacionales
COMPRAS	6205	Compras
VENTAS	4135	Comercio al por mayor
IVASOP	2408	IVA por pagar
IVAREP	2408	IVA por pagar

🇲🇽 México

Cuenta Especial	Cuenta	Descripción
CAJA	1010	Caja
BANCO	1020	Bancos
CLIENT	1050	Clientes
PROVEE	2010	Proveedores
COMPRAS	5010	Costo de ventas
VENTAS	4010	Ventas
IVASOP	1190	IVA acreditable
IVAREP	2160	IVA por pagar

🇵🇪 Perú (PCGE)

Cuenta Especial	Cuenta	Descripción
CAJA	101	Caja
BANCO	104	Cuentas corrientes
CLIENT	121	Facturas por cobrar
PROVEE	421	Facturas por pagar
COMPRAS	601	Mercaderías
VENTAS	701	Mercaderías
IVASOP	401	IGV
IVAREP	401	IGV

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Cuentas Especiales para IVA

El IVA requiere configuración especial porque puede haber múltiples tipos y subcuentas.

Opción 1: Cuenta Especial General

Asigne la cuenta especial a nivel de cuenta:

Cuenta 472 → IVASOP
  └─ 4720000000 (IVA 21%)
  └─ 4721000000 (IVA 10%)
  └─ 4722000000 (IVA 4%)

Ventaja: Configuración rápida Desventaja: HolaGest usa la primera subcuenta para todos los tipos de IVA

Opción 2: Vinculación Directa con Impuesto

Vincule cada subcuenta directamente con su impuesto:

Proceso:

1. Vaya a Menú Contabilidad > Impuestos

2. Haga clic en un impuesto (ej: IVA 21%)

3. En el campo "Subcuenta IVA soportado", seleccione: 4720000000

4. En el campo "Subcuenta IVA repercutido", seleccione: 4770000000

5. Haga clic en "Guardar"

6. Repita para cada tipo de IVA

Resultado:

IVA 21%:
  - Compras → 4720000000
  - Ventas → 4770000000

IVA 10%:
  - Compras → 4721000000
  - Ventas → 4771000000

IVA 4%:
  - Compras → 4722000000
  - Ventas → 4772000000

Ventaja: Precisión total, cada tipo de IVA en su subcuenta Desventaja: Más configuración inicial

Requisito Importante

⚠️ Las subcuentas deben existir: Antes de vincularlas con impuestos, asegúrese de que las subcuentas están creadas en el plan contable.

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Errores Comunes y Soluciones

Cuando faltan cuentas especiales, HolaGest muestra mensajes de error específicos.

Error: "Subcuenta del cliente no encontrada"

Causa: No hay ninguna cuenta marcada como CLIENT

Solución:

1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Cuentas"

2. Busque la cuenta de clientes (ej: 430)

3. Asigne cuenta especial: CLIENT

4. Guarde

Error: "Subcuenta de proveedor no encontrada"

Causa: No hay ninguna cuenta marcada como PROVEE

Solución:

1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Cuentas"

2. Busque la cuenta de proveedores (ej: 400)

3. Asigne cuenta especial: PROVEE

4. Guarde

Error: "Subcuenta de IVA repercutido no encontrada"

Causa: No hay ninguna cuenta marcada como IVAREP

Solución:

Opción A: Asignar cuenta especial

1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Subcuentas"

2. Busque la subcuenta de IVA repercutido (ej: 4770000000)

3. Asigne cuenta especial: IVAREP

4. Guarde

Opción B: Vincular con impuesto

1. Vaya a Menú Contabilidad > Impuestos

2. Haga clic en el impuesto (ej: IVA 21%)

3. En "Subcuenta IVA repercutido", seleccione: 4770000000

4. Guarde

Error: "Subcuenta de IVA soportado no encontrada"

Causa: No hay ninguna cuenta marcada como IVASOP

Solución:

Opción A: Asignar cuenta especial

1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Subcuentas"

2. Busque la subcuenta de IVA soportado (ej: 4720000000)

3. Asigne cuenta especial: IVASOP

4. Guarde

Opción B: Vincular con impuesto

1. Vaya a Menú Contabilidad > Impuestos

2. Haga clic en el impuesto (ej: IVA 21%)

3. En "Subcuenta IVA soportado", seleccione: 4720000000

4. Guarde

Error: "Subcuenta de IRPF no encontrada"

Causa: No hay ninguna cuenta marcada como IRPF

Solución:

1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Subcuentas"

2. Busque la subcuenta de IRPF (ej: 4751000000)

3. Asigne cuenta especial: IRPF

4. Guarde

Error: "Subcuenta de compras no encontrada"

Causa: No hay ninguna cuenta marcada como COMPRAS

Solución:

1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Cuentas"

2. Busque la cuenta de compras (ej: 600)

3. Asigne cuenta especial: COMPRAS

4. Guarde

Error: "Subcuenta de ventas no encontrada"

Causa: No hay ninguna cuenta marcada como VENTAS

Solución:

1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Cuentas"

2. Busque la cuenta de ventas (ej: 700)

3. Asigne cuenta especial: VENTAS

4. Guarde

Error: "Subcuenta de suplidos no encontrada"

Causa: No hay ninguna cuenta marcada como SUPLID

Solución:

1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Subcuentas"

2. Busque la subcuenta de suplidos (ej: 4100000000)

3. Asigne cuenta especial: SUPLID

4. Guarde

Error: "Subcuenta de pérdidas y ganancias no encontrada"

Causa: No hay ninguna cuenta marcada como PYGE

Solución:

1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Subcuentas"

2. Busque la subcuenta de pérdidas y ganancias (ej: 1290000000)

3. Asigne cuenta especial: PYGE

4. Guarde

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Verificar Configuración

Antes de empezar a facturar, verifique que todas las cuentas especiales están configuradas.

Lista de Verificación

Cuentas Obligatorias:

• ✅ CAJA - Caja

• ✅ BANCO - Bancos

• ✅ CLIENT - Clientes

• ✅ PROVEE - Proveedores

• ✅ COMPRAS - Compras

• ✅ VENTAS - Ventas

• ✅ IVASOP - IVA soportado

• ✅ IVAREP - IVA repercutido

Cuentas Opcionales (según necesidad):

• IRPF - Retenciones

• SUPLID - Suplidos

• PYGE - Pérdidas y ganancias

Cómo Verificar

Método 1: Revisar Cuentas

1. Vaya a Menú Contabilidad > Cuentas Contables

2. Pestaña "Cuentas"

3. Revise la columna "Cuenta especial"

4. Verifique que están asignadas: CAJA, BANCO, CLIENT, PROVEE, COMPRAS, VENTAS

Método 2: Revisar Subcuentas

1. Vaya a Menú Contabilidad > Cuentas Contables

2. Pestaña "Subcuentas"

3. Revise la columna "Cuenta especial"

4. Verifique que están asignadas: IVASOP, IVAREP (y opcionales)

Método 3: Probar con Factura

1. Cree una factura de prueba

2. Intente generar el asiento

3. Si hay errores, configure las cuentas especiales indicadas

4. Elimine la factura de prueba

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Preguntas Frecuentes

❔ ¿Puedo tener varias cuentas con la misma cuenta especial?

Sí, puede tener múltiples cuentas o subcuentas con la misma cuenta especial.

Comportamiento:

• HolaGest usará la primera que encuentre

• Útil para tener varias cajas, bancos, etc.

• Todas quedan identificadas para informes

Ejemplo:

5700000000 - Caja EUR (CAJA) ← HolaGest usa esta
5710000000 - Caja USD (CAJA)
5720000000 - Caja GBP (CAJA)

❔ ¿Qué pasa si no configuro las cuentas especiales?

No podrá generar asientos automáticos. Cada vez que intente:

• Generar asiento de factura

• Generar asiento de pago

• Generar asiento de cobro

• Cerrar ejercicio

El sistema mostrará un error indicando qué cuenta especial falta.

❔ ¿Las cuentas especiales se copian al cerrar el ejercicio?

Sí, al cerrar un ejercicio:

1. El plan contable se copia al siguiente ejercicio

2. Las asignaciones de cuentas especiales se mantienen

3. No necesita reconfigurarlas cada año

❔ ¿Puedo cambiar una cuenta especial después de usarla?

Sí, pero con precaución:

• Los asientos ya generados no se modifican

• Los nuevos asientos usarán la nueva configuración

• Puede causar inconsistencias en informes

Recomendación: Solo cambie si es realmente necesario y consulte con su asesor.

❔ ¿Qué diferencia hay entre asignar a cuenta o subcuenta?

Asignar a cuenta:

• Todas las subcuentas heredan la cuenta especial

• Más rápido de configurar

• Ejemplo: Cuenta 570 → Todas las cajas

Asignar a subcuenta:

• Solo esa subcuenta específica tiene la cuenta especial

• Más control y precisión

• Ejemplo: Subcuenta 4720000000 → Solo IVA 21%

❔ ¿Puedo usar cuentas especiales en asientos manuales?

No directamente. Las cuentas especiales son solo identificadores para automatización.

En asientos manuales:

• Seleccione la subcuenta específica (ej: 5700000000)

• No seleccione "CAJA" (no es una cuenta, es un identificador)

❔ ¿Qué hago si mi país no está en la lista?

Opción 1: Use el plan de un país similar

• Adapte las cuentas a su normativa

• Configure las cuentas especiales según su plan

Opción 2: Cree su propio plan

• Desde Excel, formato CSV

• Asigne las cuentas especiales en la columna cuentaesp

• Importe en HolaGest

Recomendación: Consulte con un asesor contable local.

❔ ¿Las cuentas especiales afectan a los informes?

Sí, algunos informes usan las cuentas especiales para filtrar:

• Informe de clientes: Usa CLIENT

• Informe de proveedores: Usa PROVEE

• Informe de IVA: Usa IVASOP e IVAREP

• Balance de tesorería: Usa CAJA y BANCO

Beneficio: Informes automáticos sin configuración adicional.

❔ ¿Puedo eliminar una cuenta especial?

Sí, simplemente:

1. Abra la cuenta o subcuenta

2. En el campo "Cuenta especial", seleccione "(ninguna)"

3. Guarde

Advertencia: Si elimina una cuenta especial obligatoria, los asientos automáticos fallarán.

❔ ¿Cómo sé qué cuenta especial usar para cada cuenta?

Consulte la documentación de su país o use esta guía general:

• Cuentas de tesorería (caja, bancos) → CAJA, BANCO

• Cuentas de terceros (clientes, proveedores) → CLIENT, PROVEE

• Cuentas de resultados (compras, ventas) → COMPRAS, VENTAS

• Cuentas de impuestos (IVA, IRPF) → IVASOP, IVAREP, IRPF

• Cuentas de cierre (pérdidas y ganancias) → PYGE

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Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025

Documentación relacionada:

• Plan Contable

• Configuración de Impuestos y Retenciones

• Cómo Hacer un Asiento Contable