Las series de facturación

Las series de facturación permiten organizar y separar las facturas según diferentes criterios: tipo de actividad, delegación, régimen fiscal o cualquier otra clasificación que necesite la empresa.

📋 Tabla de Contenidos

¿Qué son las Series de Facturación?

Una serie de facturación es un clasificador que agrupa facturas bajo un mismo código y numeración independiente.

Concepto Fundamental

Sin series:

Con series:

Características de las Series

Numeración independiente:

  • Cada serie tiene su propia secuencia de números

  • No se mezclan entre series

  • Facilita el control y la organización

Configuración específica:

  • Cada serie puede tener su formato de impresión

  • Cada serie puede tener sus propias reglas

  • Cada serie puede estar exenta de impuestos

Obligatoriedad:

  • Toda factura debe pertenecer a una serie

  • No puede haber facturas sin serie

  • Al menos debe existir una serie general

¿Para qué Sirven las Series?

Las series tienen múltiples usos prácticos en la gestión empresarial.

Separar Actividades

Empresa con varias actividades:

Ventaja: Informes separados por actividad, control independiente.

Separar Delegaciones

Empresa con varias sedes:

Ventaja: Control por delegación, facturación descentralizada.

Separar Regímenes Fiscales

Empresa con diferentes regímenes:

Ventaja: Cumplimiento normativo, declaraciones fiscales más fáciles.

Separar Tipos de Cliente

Empresa B2B y B2C:

Ventaja: Análisis de mercado, estrategias diferenciadas.

Series Predeterminadas

HolaGest crea automáticamente tres series básicas al instalar el sistema.

Serie General

Características:

  • Código: (vacío o "A")

  • Descripción: "General"

  • Uso: Facturas ordinarias

  • Con impuestos: Sí

Numeración típica:

Uso: Facturas normales de venta a clientes.

Serie Simplificadas

Características:

  • Código: "S"

  • Descripción: "Simplificadas"

  • Uso: Facturas simplificadas (tickets)

  • Con impuestos: Sí

Numeración típica:

Uso: Ventas al público, tickets, facturas simplificadas.

Requisitos legales (España):

  • Importe máximo: 400€

  • Datos mínimos del cliente

  • No requiere todos los datos fiscales

Serie Rectificativas

Características:

  • Código: "R"

  • Descripción: "Rectificativas"

  • Uso: Facturas rectificativas (abonos)

  • Con impuestos: Sí

Numeración típica:

Uso: Devoluciones, descuentos, correcciones.

Obligatoriedad: Las facturas rectificativas deben ir en una serie específica (normativa fiscal).

Crear Nueva Serie

Proceso completo para crear una serie de facturación personalizada.

Paso a Paso

Paso 1: Acceder a Series

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Series

  2. Verá el listado de series existentes

  3. Haga clic en el botón "Nuevo"

Paso 2: Completar Datos Obligatorios

Código:

  • Identificador corto de la serie

  • Ejemplo: "A", "B", "HOST", "MAD"

  • Solo letras y números, sin espacios

  • Máximo 10 caracteres

Descripción:

  • Nombre descriptivo de la serie

  • Ejemplo: "Serie general"

  • Ejemplo: "Hostelería - Restaurante"

  • Ejemplo: "Delegación Madrid"

  • Aparece en listados e informes

Paso 3: Configurar Opciones

Sin Impuesto:

  • Marque esta casilla si la serie NO debe aplicar impuestos

  • Ejemplo: Serie para exportaciones (sin IVA)

  • Ejemplo: Serie para operaciones exentas

  • Por defecto: Desmarcada (con impuestos)

Paso 4: Guardar

  1. Revise que todos los datos son correctos

  2. Haga clic en "Guardar"

  3. La serie aparecerá en el listado

Ejemplos de Series

Serie para hostelería:

Serie para exportación:

Serie para delegación:

Serie para formación:

Configurar Serie Predeterminada

La serie predeterminada es la que se asigna automáticamente a nuevas facturas.

Serie Predeterminada Global

Paso 1: Acceder al Panel de Control

  1. Vaya a Menú Administrador > Panel de Control

  2. Busque la sección "Valores predeterminados" o "Por defecto"

Paso 2: Seleccionar Serie

  1. En el campo "Serie" o "Serie predeterminada"

  2. Seleccione la serie deseada (ej: "General")

  3. Haga clic en "Guardar"

Paso 3: Resultado

  • Todas las nuevas facturas usarán esta serie por defecto

  • Puede cambiarla manualmente en cada factura

  • Afecta a facturas de venta, compra, presupuestos, etc.

Ejemplo de Configuración

Configuración global:

Resultado:

  • Nueva factura de venta → Serie: General

  • Nuevo presupuesto → Serie: General

  • Nuevo albarán → Serie: General

Series por Cliente y Proveedor

Puede asignar una serie específica a cada cliente o proveedor para que sus facturas siempre usen esa serie.

Asignar Serie a Cliente

Paso 1: Acceder al Cliente

  1. Vaya a Menú Ventas > Clientes

  2. Busque el cliente

  3. Haga clic en el cliente

Paso 2: Asignar Serie

  1. En la ficha del cliente, busque la sección "Términos comerciales"

  2. En el campo "Serie", seleccione la serie deseada

  3. Ejemplo: "Hostelería"

  4. Haga clic en "Guardar"

Paso 3: Resultado

  • Todas las facturas a este cliente usarán la serie asignada

  • Prevalece sobre la serie predeterminada global

  • Puede cambiarla manualmente en cada factura

Asignar Serie a Proveedor

Proceso idéntico:

  1. Vaya a Menú Compras > Proveedores

  2. Haga clic en el proveedor

  3. Sección "Términos comerciales"

  4. Campo "Serie", seleccione la serie

  5. Guarde

Prioridad de Asignación

Orden de prioridad (de mayor a menor):

  1. Serie seleccionada manualmente en la factura: Máxima prioridad

  2. Serie del cliente/proveedor: Si está configurada

  3. Serie predeterminada global: Si no hay ninguna específica

Ejemplo Práctico

Configuración:

Resultado:

Numeración de Documentos

Cada serie tiene su propia numeración independiente, configurada mediante secuencias.

¿Qué son las Secuencias?

Secuencia: Configuración que define cómo se numeran los documentos de una serie.

Componentes de la numeración:

  • Prefijo: Texto inicial (ej: "FV", "A", "HOST")

  • Año: Año actual (ej: 2024)

  • Número: Contador correlativo (ej: 001, 002, 003)

  • Separadores: Caracteres entre componentes (ej: /, -)

Configurar Numeración

Acceder a secuencias:

  1. Vaya a Menú Administrador > Secuencias de Documentos

  2. Busque la secuencia de la serie y tipo de documento

  3. Ejemplo: "Facturas de venta - Serie General"

  4. Haga clic en la secuencia

Campos configurables:

Patrón:

  • Define el formato de numeración

  • Ejemplo: {SERIE}{EJE}/{NUM}

  • Resultado: A2024/001

Número inicial:

  • Primer número de la secuencia

  • Ejemplo: 1

  • Resultado: 001, 002, 003...

Incremento:

  • Cuánto aumenta cada vez

  • Normalmente: 1

  • Resultado: 001, 002, 003...

Longitud del número:

  • Cuántos dígitos tiene el número

  • Ejemplo: 3 → 001, 002, 003

  • Ejemplo: 4 → 0001, 0002, 0003

Ejemplos de Numeración

Numeración simple:

Numeración con año:

Numeración con serie y año:

Numeración con prefijo personalizado:

Variables Disponibles

Variable
Descripción
Ejemplo

{SERIE}

Código de la serie

A, HOST

{EJE}

Año del ejercicio

2024

{NUM}

Número correlativo

001

{MES}

Mes actual

03

{DIA}

Día actual

15

Formatos de Impresión por Serie

Cada serie puede tener su propio formato de impresión (plantilla PDF).

¿Para qué Sirve?

Diferentes diseños según serie:

Configurar Formato por Serie

Paso 1: Crear Formato de Impresión

  1. Vaya a Menú Administrador > Formatos de Impresión

  2. Cree o personalice un formato

  3. Ejemplo: "Factura Hostelería"

Paso 2: Asignar a Serie

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Series

  2. Haga clic en la serie (ej: "Hostelería")

  3. En el campo "Formato de impresión"

  4. Seleccione el formato (ej: "Factura Hostelería")

  5. Guarde

Paso 3: Resultado

  • Todas las facturas de esa serie usarán ese formato

  • Al imprimir o enviar PDF, se usa el formato asignado

  • Cada serie puede tener su propio diseño

Ejemplo Práctico

Serie Hostelería:

Resultado: Facturas con diseño específico para restaurante, con logo del restaurante, colores temáticos, etc.

Gestión de Series

Operaciones comunes de gestión de series de facturación.

Modificar Serie

Campos modificables:

  • Descripción

  • Sin impuesto (con precaución)

  • Formato de impresión

Proceso:

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Series

  2. Haga clic en la serie

  3. Modifique los campos necesarios

  4. Guarde

No puede modificar:

  • Código de la serie (identificador único)

Eliminar Serie

Requisitos:

  • No debe tener facturas asociadas

  • No debe ser la serie predeterminada

  • No debe estar asignada a clientes/proveedores

Proceso:

  1. Abra la serie

  2. Haga clic en "Eliminar" (icono papelera)

  3. Confirme la eliminación

Advertencia: No puede recuperar una serie eliminada.

Consultar Facturas de una Serie

Método 1: Filtro en listado

  1. Vaya a Menú Ventas > Facturas

  2. Use el filtro "Serie"

  3. Seleccione la serie deseada

  4. Verá solo las facturas de esa serie

Método 2: Informe

  1. Vaya a Menú Informes > Facturas

  2. Configure el informe

  3. Filtre por serie

  4. Genere el informe

Cambiar Serie de una Factura

Si la factura está en borrador:

  1. Abra la factura

  2. En el campo "Serie", seleccione otra serie

  3. Guarde

  4. La numeración se ajusta automáticamente

Si la factura está aprobada:

  • No puede cambiar la serie

  • Debe crear una factura rectificativa

  • Y crear una nueva factura en la serie correcta

Preguntas Frecuentes

❔ ¿Puedo tener facturas sin serie?

No, toda factura debe pertenecer a una serie. Es un requisito del sistema y normativa fiscal.

Solución: Cree al menos una serie "General" para facturas ordinarias.

❔ ¿Qué pasa si elimino una serie con facturas?

No puede eliminarla. El sistema mostrará un error:

Solución: No elimine series con facturas. Si ya no la usa, simplemente no la seleccione en nuevas facturas.

❔ ¿Puedo cambiar el código de una serie?

No directamente. El código es el identificador único de la serie.

Solución:

  1. Cree una nueva serie con el código deseado

  2. Use la nueva serie para nuevas facturas

  3. Mantenga la antigua para facturas históricas

❔ ¿Las series se copian al cerrar el ejercicio?

Sí, las series son independientes del ejercicio:

  • Se mantienen de un año a otro

  • No necesita recrearlas cada año

  • La numeración se reinicia automáticamente cada año (si usa {EJE} en el patrón)

❔ ¿Puedo tener la misma numeración en diferentes series?

Sí, cada serie tiene su numeración independiente:

No hay conflicto: El código de serie diferencia las facturas.

❔ ¿Cómo reinicio la numeración de una serie?

Opción 1: Cambiar año (automático)

  • Si usa {EJE} en el patrón

  • Al cambiar de año, la numeración se reinicia automáticamente

  • 2024/999 → 2025/001

Opción 2: Manual (no recomendado)

  1. Vaya a Secuencias de Documentos

  2. Busque la secuencia de la serie

  3. Modifique el "Número actual"

  4. Guarde

Advertencia: Puede crear duplicados si no tiene cuidado.

❔ ¿Puedo usar la misma serie para ventas y compras?

Técnicamente sí, pero no es recomendable:

  • Puede causar confusión

  • Dificulta la organización

  • Mezcla numeraciones

Recomendación: Use series diferentes:

❔ ¿Qué es "Sin Impuesto" en una serie?

Definición: Indica que las facturas de esta serie NO deben aplicar impuestos (IVA, IGIC, etc.).

Uso:

  • Exportaciones (sin IVA)

  • Operaciones exentas

  • Regímenes especiales

Ejemplo:

❔ ¿Puedo tener series con diferentes formatos de numeración?

Sí, cada serie puede tener su propio patrón de numeración:

❔ ¿Cómo sé qué serie usar para cada factura?

Depende de su organización:

Por actividad: Serie diferente para cada línea de negocio Por delegación: Serie diferente para cada sede Por régimen fiscal: Serie diferente para cada tipo de factura Por cliente: Serie diferente para cada tipo de cliente

Recomendación: Empiece con pocas series (General, Simplificadas, Rectificativas) y añada más según necesidad.

Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025

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