Plan contable

El plan contable es la estructura fundamental de la contabilidad en HolaGest. Define todas las cuentas y subcuentas que se utilizarán para registrar las operaciones económicas de la empresa, organizadas de forma jerárquica y sistemática.

📋 Tabla de Contenidos

¿Qué es el Plan Contable?

El plan contable es el catálogo completo de cuentas que utiliza la empresa para clasificar y registrar todas sus operaciones contables. Incluye:

  • Cuentas principales: Agrupaciones de primer nivel (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7)

  • Cuentas intermedias: Subdivisiones de las principales (10, 11, 57, 430)

  • Subcuentas: Nivel más detallado donde se registran los movimientos (5700000000, 4300000001)

  • Cuentas especiales: Identificadores para automatización contable (CAJA, CLIENT, VENTAS)

Importancia del Plan Contable

Un plan contable bien configurado es esencial para:

✅ Registro correcto de operaciones: Cada transacción se clasifica adecuadamente ✅ Generación automática de asientos: HolaGest sabe qué cuentas usar ✅ Informes contables precisos: Balances, diarios y estados financieros correctos ✅ Cumplimiento normativo: Adaptado a la legislación de cada país ✅ Análisis financiero: Información organizada para toma de decisiones

Estructura del Plan Contable

HolaGest utiliza un sistema multi-nivel que permite organizar las cuentas de forma jerárquica:

Niveles de Organización

Nivel 1: Cuentas Principales (1 dígito)

Nivel 2: Cuentas Intermedias (2-3 dígitos)

Nivel 3: Subcuentas (longitud fija)

Longitud de Subcuentas

Todas las subcuentas deben tener la misma longitud, definida en el ejercicio contable:

País
Longitud típica
Ejemplo

España

10 dígitos

5700000000

Colombia

8 dígitos

57000000

Ecuador

9 dígitos

570000000

Perú

8 dígitos

57000000

Rep. Dominicana

8 dígitos

57000000

Ejemplo de jerarquía completa:

Vinculación con Ejercicios

El plan contable está vinculado al ejercicio contable, lo que significa:

Características de la Vinculación

Independencia por ejercicio:

  • Cada ejercicio puede tener su propio plan contable

  • Permite adaptar cuentas según necesidades anuales

  • Facilita cambios normativos entre ejercicios

Copia automática al cerrar:

  • Al cerrar un ejercicio, el plan se copia al siguiente

  • Mantiene la estructura y configuración

  • Permite modificaciones en el nuevo ejercicio sin afectar al anterior

Ejemplo práctico:

Importar Plan Contable

La forma más rápida de configurar el plan contable es importarlo desde un archivo o usar uno predeterminado.

Proceso de Importación

Paso 1: Acceder al Ejercicio

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios

  2. Haga clic en el ejercicio deseado (ej: 2024)

  3. Se abrirá la pantalla de detalle del ejercicio

Paso 2: Iniciar Importación

  1. En la parte inferior de la pantalla, localice el botón "Importar"

  2. Haga clic en el botón

  3. Se abrirá el diálogo de importación

Paso 3: Seleccionar Origen

Tiene dos opciones:

Opción A: Plan Predeterminado

  • No seleccione ningún archivo

  • Haga clic en "Importar"

  • Se cargará el plan predeterminado de su país

Opción B: Archivo Personalizado

  • Haga clic en "Seleccionar archivo"

  • Elija su archivo CSV con el plan contable

  • Haga clic en "Importar"

Paso 4: Verificar Importación

  1. El sistema procesará el archivo

  2. Mostrará un mensaje de confirmación

  3. Vaya a Cuentas Contables para verificar

Requisitos Previos

Antes de importar, asegúrese de:

✅ Longitud de subcuenta configurada: En el ejercicio, campo "Longitud subcuenta" ✅ Ejercicio abierto: No puede importar en ejercicios cerrados ✅ Plan contable vacío: Si ya tiene cuentas, la importación puede duplicarlas

Planes Contables Predeterminados

HolaGest incluye planes contables predeterminados para varios países, listos para usar.

Planes Disponibles

🇪🇸 España

Plan General Contable - 10 dígitos (Recomendado)

  • Basado en el PGC 2007

  • 10 dígitos para subcuentas

  • Incluye todas las cuentas especiales

  • Adaptado a normativa española

Plan General Contable - 9 dígitos

  • Versión simplificada

  • 9 dígitos para subcuentas

  • Para empresas pequeñas

Plan General Contable - 8 dígitos

  • Versión reducida

  • 8 dígitos para subcuentas

  • Para autónomos y microempresas

Plan General Contable - 7 dígitos

  • Versión mínima

  • 7 dígitos para subcuentas

  • Para contabilidad simplificada

🇨🇴 Colombia

Plan Único de Cuentas (PUC)

  • Basado en normativa colombiana

  • 8 dígitos para subcuentas

  • Incluye cuentas especiales

  • Adaptado a NIIF

🇪🇨 Ecuador

Plan Contable Ecuatoriano

  • Basado en normativa ecuatoriana

  • 9 dígitos para subcuentas

  • ⚠️ Requiere configuración manual de cuentas especiales

🇵🇪 Perú

Plan Contable General Empresarial (PCGE)

  • Basado en normativa peruana

  • 8 dígitos para subcuentas

  • ⚠️ Requiere configuración manual de cuentas especiales

🇩🇴 República Dominicana

Plan Contable Dominicano

  • Basado en normativa dominicana

  • 8 dígitos para subcuentas

  • ⚠️ Requiere configuración manual de cuentas especiales

🇺🇾 Uruguay

Plan Contable Uruguayo

  • Basado en normativa uruguaya

  • 8 dígitos para subcuentas

  • ⚠️ Requiere configuración manual de cuentas especiales

Selección del Plan Adecuado

Para España:

  • Empresas medianas/grandes: Plan de 10 dígitos

  • Empresas pequeñas: Plan de 9 dígitos

  • Autónomos: Plan de 8 o 7 dígitos

Para otros países:

  • Use el plan predeterminado de su país

  • Configure las cuentas especiales manualmente

  • Consulte con su asesor contable

Crear Plan Contable Personalizado

Si necesita un plan contable específico, puede crearlo desde Excel y importarlo.

Formato del Archivo CSV

El archivo debe tener 3 columnas con estos nombres exactos:

Columna
Descripción
Obligatorio
Ejemplo

cuenta

Número de cuenta o subcuenta

Sí

5700000000

descripcion

Nombre descriptivo de la cuenta

Sí

Caja EUR

cuentaesp

Código de cuenta especial (si aplica)

No

CAJA

Ejemplo de Archivo CSV

Proceso de Creación

Paso 1: Crear Archivo en Excel

  1. Abra Microsoft Excel o Google Sheets

  2. Cree una hoja con 3 columnas: cuenta, descripcion, cuentaesp

  3. Rellene las filas con sus cuentas

Paso 2: Definir Estructura

Cuentas principales (1 dígito):

Cuentas intermedias (2-3 dígitos):

Subcuentas (longitud fija):

Paso 3: Asignar Cuentas Especiales

En la columna cuentaesp, indique el código de cuenta especial:

Paso 4: Guardar como CSV

  1. Haga clic en Archivo > Guardar como

  2. Seleccione formato CSV (delimitado por comas)

  3. Guarde el archivo (ej: plan-contable-2024.csv)

Paso 5: Importar en HolaGest

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios

  2. Haga clic en el ejercicio

  3. Importante: Configure la longitud de subcuenta antes de importar

  4. Haga clic en "Importar"

  5. Seleccione su archivo CSV

  6. Confirme la importación

Consideraciones Importantes

⚠️ Longitud de subcuentas:

  • Todas las subcuentas deben tener la misma longitud

  • Configure la longitud en el ejercicio ANTES de importar

  • Ejemplo: Si usa 10 dígitos, todas las subcuentas deben tener 10 dígitos

⚠️ Jerarquía correcta:

  • Importe primero las cuentas principales

  • Luego las intermedias

  • Finalmente las subcuentas

  • El orden en el CSV es importante

⚠️ Cuentas especiales obligatorias:

  • CAJA, BANCO, CLIENT, PROVEE, COMPRAS, VENTAS

  • IVASOP, IVAREP (si usa IVA)

  • Sin estas, los asientos automáticos fallarán

Gestión de Cuentas y Subcuentas

Una vez importado el plan contable, puede gestionarlo desde HolaGest.

Consultar Cuentas

Ver listado completo:

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Cuentas Contables

  2. Pestaña "Cuentas": Ver cuentas principales e intermedias

  3. Pestaña "Subcuentas": Ver subcuentas detalladas

Filtrar cuentas:

  • Por número de cuenta

  • Por descripción

  • Por cuenta especial

  • Por ejercicio

Añadir Nueva Cuenta

Añadir cuenta intermedia:

  1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Cuentas"

  2. Haga clic en "Nuevo"

  3. Complete los campos:

    • Código cuenta: Número de la cuenta (ej: 571)

    • Descripción: Nombre descriptivo (ej: "Caja moneda extranjera")

    • Cuenta padre: Seleccione la cuenta superior (ej: 57)

    • Cuenta especial: Si aplica (ej: CAJA)

  4. Haga clic en "Guardar"

Añadir subcuenta:

  1. Vaya a Cuentas Contables > Pestaña "Subcuentas"

  2. Haga clic en "Nuevo"

  3. Complete los campos:

    • Código subcuenta: Número completo (ej: 5710000000)

    • Descripción: Nombre descriptivo (ej: "Caja USD")

    • Cuenta padre: Seleccione la cuenta (ej: 571)

    • Cuenta especial: Si aplica (ej: CAJA)

  4. Haga clic en "Guardar"

Modificar Cuenta Existente

  1. Busque la cuenta en el listado

  2. Haga clic en la cuenta

  3. Modifique los campos necesarios:

    • Descripción

    • Cuenta especial

    • Cuenta padre

  4. Haga clic en "Guardar"

No puede modificar:

  • El código de cuenta (crearía una nueva)

  • El ejercicio (está vinculado)

Eliminar Cuenta

Requisitos para eliminar:

  • La cuenta no debe tener movimientos

  • No debe tener subcuentas hijas

  • No debe estar asignada como cuenta especial en configuración

Proceso:

  1. Abra la cuenta

  2. Haga clic en "Eliminar" (icono papelera)

  3. Confirme la eliminación

Cuentas Especiales

Las cuentas especiales son identificadores que permiten a HolaGest generar asientos automáticos correctamente.

¿Por qué son Necesarias?

HolaGest necesita saber qué cuenta usar para cada tipo de operación:

Ejemplo sin cuentas especiales:

Ejemplo con cuentas especiales:

Cuentas Especiales Obligatorias

Código
Descripción
Cuenta típica (España)
Uso

CAJA

Caja

570

Pagos/cobros en efectivo

BANCO

Bancos

572

Pagos/cobros bancarios

CLIENT

Clientes

430

Facturas de venta

PROVEE

Proveedores

400

Facturas de compra

COMPRAS

Compras

600

Compras de mercancías

VENTAS

Ventas

700

Ventas de mercancías

IVASOP

IVA soportado

472

IVA de compras

IVAREP

IVA repercutido

477

IVA de ventas

Cuentas Especiales Opcionales

Código
Descripción
Cuenta típica (España)
Uso

IRPF

Retenciones IRPF

4751

Retenciones en facturas

SUPLID

Suplidos

410

Suplidos en facturas

PYGE

Pérdidas y ganancias

129

Cierre de ejercicio

Asignar Cuenta Especial

Método 1: Desde la Cuenta

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Cuentas Contables

  2. Pestaña "Cuentas"

  3. Busque la cuenta (ej: 570)

  4. Haga clic en la cuenta

  5. En el campo "Cuenta especial", seleccione el tipo (ej: "Caja")

  6. Haga clic en "Guardar"

Resultado: Todas las subcuentas de 570 se usarán como caja

Método 2: Desde la Subcuenta

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Cuentas Contables

  2. Pestaña "Subcuentas"

  3. Busque la subcuenta (ej: 5700000000)

  4. Haga clic en la subcuenta

  5. En el campo "Cuenta especial", seleccione el tipo (ej: "Caja")

  6. Haga clic en "Guardar"

Resultado: Solo esa subcuenta específica se usará como caja

Ejemplo Práctico

Configurar cuentas especiales para España:

Modificar Plan Contable

Puede modificar el plan contable en cualquier momento, siempre que el ejercicio esté abierto.

Operaciones Permitidas

Añadir cuentas nuevas:

  • Cuentas intermedias

  • Subcuentas

  • Sin límite de cantidad

Modificar descripciones:

  • Cambiar nombres de cuentas

  • Aclarar descripciones

  • Corregir errores tipográficos

Asignar cuentas especiales:

  • Añadir identificadores

  • Cambiar asignaciones

  • Eliminar asignaciones

Reorganizar jerarquía:

  • Cambiar cuenta padre

  • Mover subcuentas

  • Crear nuevas agrupaciones

Operaciones No Permitidas

❌ Cambiar código de cuenta: Crearía una cuenta nueva ❌ Cambiar longitud de subcuentas: Afectaría a todo el plan ❌ Eliminar cuentas con movimientos: Descuadraría la contabilidad ❌ Modificar ejercicio cerrado: Debe reabrirlo primero

Buenas Prácticas

✅ Planifique antes de importar: Es más fácil importar bien que corregir después ✅ Documente cambios: Anote por qué añade o modifica cuentas ✅ Consulte con asesor: Cambios estructurales deben ser supervisados ✅ Pruebe en ejercicio de prueba: Antes de aplicar en producción ✅ Haga backup: Antes de cambios importantes

Exportar Plan Contable

Puede exportar el plan contable para respaldo o para usarlo en otro ejercicio.

Proceso de Exportación

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Cuentas Contables

  2. Haga clic en el botón "Exportar" (icono de descarga)

  3. Seleccione el formato:

    • CSV: Para Excel o importar en otro sistema

    • PDF: Para impresión o archivo

  4. El archivo se descargará automáticamente

Usos del Archivo Exportado

Respaldo:

  • Guardar copia de seguridad del plan

  • Documentar configuración contable

  • Archivo para auditorías

Reutilización:

  • Importar en otro ejercicio

  • Usar en otra empresa

  • Compartir con asesor contable

Análisis:

  • Revisar estructura en Excel

  • Comparar con otros planes

  • Planificar modificaciones

Preguntas Frecuentes

❔ ¿Puedo tener diferentes planes contables en diferentes ejercicios?

Sí, cada ejercicio tiene su propio plan contable independiente. Esto permite:

  • Adaptar el plan a cambios normativos

  • Añadir cuentas nuevas sin afectar ejercicios anteriores

  • Mantener histórico de configuraciones

Ejemplo:

❔ ¿Qué pasa si importo un plan contable cuando ya tengo cuentas?

El sistema añadirá las cuentas del archivo importado a las existentes. Puede resultar en:

  • Cuentas duplicadas si ya existían

  • Mezcla de dos planes diferentes

  • Confusión en la estructura

Recomendación: Importe el plan solo en ejercicios sin cuentas, o elimine las cuentas existentes primero.

❔ ¿Puedo cambiar la longitud de subcuentas después de importar?

No directamente. Si cambia la longitud de subcuenta en el ejercicio, las subcuentas existentes no se ajustarán automáticamente.

Solución:

  1. Exporte el plan actual

  2. Modifique las subcuentas en Excel (añada o quite dígitos)

  3. Elimine las subcuentas del ejercicio

  4. Cambie la longitud en el ejercicio

  5. Importe el plan modificado

❔ ¿Qué diferencia hay entre cuenta y subcuenta?

Cuenta (intermedia):

  • Agrupación de subcuentas

  • No tiene movimientos directos

  • Ejemplo: 570 (Caja)

Subcuenta:

  • Nivel más detallado

  • Tiene movimientos contables

  • Longitud fija

  • Ejemplo: 5700000000 (Caja EUR)

Analogía: Las cuentas son carpetas, las subcuentas son archivos.

❔ ¿Puedo usar el plan contable de otro país?

Sí, pero con consideraciones:

  • Debe adaptarlo a la normativa de su país

  • Configure las cuentas especiales correctamente

  • Consulte con su asesor contable

  • Verifique que cumple requisitos legales

Recomendación: Use el plan predeterminado de su país como base.

❔ ¿Cómo sé qué cuentas especiales faltan?

Cuando intente generar un asiento automático (desde factura, pago, etc.), el sistema mostrará un error específico:

Solución: Asigne la cuenta especial indicada en el error.

❔ ¿Puedo tener varias cuentas con la misma cuenta especial?

Sí, puede tener múltiples cuentas marcadas con la misma cuenta especial.

Comportamiento:

  • HolaGest usará la primera que encuentre

  • Útil para tener varias cajas o bancos

  • Todas quedan identificadas para informes

Ejemplo:

❔ ¿Qué hago si me equivoco al importar el plan?

Si no hay movimientos:

  1. Vaya a Cuentas Contables

  2. Elimine todas las cuentas y subcuentas

  3. Vuelva a importar el plan correcto

Si ya hay movimientos:

  1. No elimine cuentas con movimientos

  2. Corrija manualmente las cuentas incorrectas

  3. Añada las cuentas que falten

  4. Consulte con su asesor contable

❔ ¿El plan contable se copia al cerrar el ejercicio?

Sí, al cerrar un ejercicio:

  1. El plan contable se copia al ejercicio siguiente

  2. Se mantienen todas las cuentas, subcuentas y cuentas especiales

  3. Los saldos se traspasan mediante asiento de apertura

  4. Puede modificar el plan del nuevo ejercicio sin afectar al anterior

❔ ¿Puedo importar solo algunas cuentas?

Sí, el archivo CSV puede contener solo las cuentas que desee añadir.

Ejemplo: Añadir solo cuentas de bancos nuevos

Importe este archivo y se añadirán solo estas dos subcuentas.

❔ ¿Cómo organizo cuentas de clientes individuales?

Opción 1: Subcuentas individuales

Opción 2: Cuenta automática por cliente

  • HolaGest puede crear subcuentas automáticamente

  • Una por cada cliente

  • Basadas en la cuenta especial CLIENT

Recomendación: Use la cuenta 4300000000 como CLIENT y deje que HolaGest cree subcuentas automáticas.

Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025

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