💳Formas de Pago

🎯 Introducción

Las formas de pago son configuraciones que determinan cómo y cuándo se generan los recibos de cobro o pago de las facturas. Cada forma de pago define el plazo de vencimiento, la cuenta bancaria asociada, si el pago está domiciliado y si se considera pagado al emitir el documento.

Una correcta configuración de las formas de pago es fundamental para:

  • Automatizar la generación de recibos

  • Controlar los vencimientos de cobros y pagos

  • Facilitar la creación de remesas bancarias

  • Mejorar la gestión de tesorería

  • Reducir errores en la facturación

📋 Índice de Contenidos

📝 Campos de una Forma de Pago

Cada forma de pago en HolaGest contiene los siguientes campos:

Código

Identificador único de la forma de pago (alfanumérico de hasta 10 caracteres). Este campo es interno y no se muestra en las facturas.

Ejemplo: TRANS30, CONT, DOM60

Descripción

Nombre descriptivo de la forma de pago que aparecerá en las facturas y documentos.

Ejemplos:

  • "Transferencia a 30 días"

  • "Contado"

  • "Domiciliación bancaria 60 días"

  • "Pago fraccionado 50-50"

Vencimiento

Cantidad numérica que indica el plazo hasta el vencimiento del recibo.

Ejemplo: 30 (para 30 días), 2 (para 2 meses)

Tipo de Vencimiento

Unidad de tiempo del vencimiento. Puede ser:

  • Días: El más común (ej: 30 días, 60 días)

  • Semanas: Para plazos semanales (ej: 2 semanas)

  • Meses: Para plazos mensuales (ej: 1 mes, 2 meses)

  • Años: Para plazos anuales (poco común)

Cálculo del vencimiento:

  • Si la factura es del 15 de marzo y la forma de pago es "30 días", el vencimiento será el 14 de abril

  • Si la factura es del 15 de marzo y la forma de pago es "1 mes", el vencimiento será el 15 de abril

Cuenta Bancaria

Cuenta bancaria de su empresa asociada a esta forma de pago.

Funcionalidad:

  • Si está configurada, aparecerá en las facturas PDF

  • Es obligatoria para formas de pago domiciliadas (remesas SEPA)

  • Facilita la conciliación bancaria

Configuración previa: Debe crear primero la cuenta bancaria en Menú Contabilidad > Cuentas Bancarias.

Domiciliado

Casilla de verificación que indica si esta forma de pago está domiciliada en el banco.

Cuando está marcado:

  • Se mostrará la cuenta bancaria del cliente en las facturas

  • Los recibos podrán incluirse en remesas bancarias SEPA

  • Es obligatorio que el cliente tenga IBAN registrado

Cuando NO está marcado:

  • Se mostrará la cuenta bancaria de su empresa en las facturas (si está configurada)

  • Los recibos no podrán incluirse en remesas SEPA

  • Útil para transferencias, cheques, contado, etc.

Ejemplo de uso:

  • Domiciliado: Para cobros mediante domiciliación bancaria

  • No domiciliado: Para "Su transferencia a nuestra cuenta"

Pagado

Casilla de verificación que marca automáticamente el documento como pagado al crearlo.

Cuando está marcado:

  • Al crear una factura, se genera el recibo y se marca como pagado automáticamente

  • Se genera el asiento contable de pago inmediatamente

  • Útil para pagos al contado, efectivo, tarjeta en el momento

Cuando NO está marcado:

  • El recibo se genera en estado "Pendiente"

  • Debe marcarse como pagado manualmente cuando se reciba el pago

  • Útil para transferencias, domiciliaciones, cheques

✅ Crear una Forma de Pago

Proceso Paso a Paso

1. Acceder al menú

  • Vaya a Menú Contabilidad > Formas de Pago

  • Verá el listado de formas de pago existentes

2. Crear nueva forma de pago

  • Pulse el botón "+ Nueva Forma de Pago" (botón verde con signo +)

  • Se abrirá el formulario de creación

3. Completar datos básicos

  • Código: Asigne un código identificativo (ej: TRANS30)

  • Descripción: Escriba un nombre descriptivo (ej: "Transferencia a 30 días")

  • Vencimiento: Indique la cantidad (ej: 30)

  • Tipo de vencimiento: Seleccione la unidad (ej: "Días")

4. Configurar opciones adicionales

  • Cuenta Bancaria: Seleccione una cuenta bancaria si desea que aparezca en las facturas

  • Domiciliado: Marque si es una forma de pago domiciliada

  • Pagado: Marque si debe considerarse pagado automáticamente

5. Guardar

  • Pulse el botón "Guardar"

  • La forma de pago estará disponible para usar en facturas

Ejemplo Práctico: Transferencia a 30 días

Resultado: Al usar esta forma de pago en una factura del 15 de marzo, se generará un recibo con vencimiento el 14 de abril, en estado "Pendiente", y la factura mostrará la cuenta bancaria de su empresa para que el cliente haga la transferencia.

Ejemplo Práctico: Domiciliación Bancaria

Resultado: Al usar esta forma de pago en una factura del 15 de marzo, se generará un recibo con vencimiento el 14 de mayo, en estado "Pendiente", la factura mostrará la cuenta bancaria del cliente, y el recibo podrá incluirse en una remesa SEPA.

Ejemplo Práctico: Contado

Resultado: Al usar esta forma de pago en una factura, se generará un recibo con vencimiento el mismo día de la factura, se marcará automáticamente como pagado, y se generará el asiento contable de cobro inmediatamente.

🔧 Formas de Pago Predeterminadas

Forma de Pago Predeterminada Global

Puede establecer una forma de pago que se aplicará por defecto a todas las facturas nuevas.

Configuración:

  1. Vaya a Menú Administrador > Panel de Control

  2. En la sección "Por Defecto", localice el campo "Forma de Pago"

  3. Seleccione la forma de pago predeterminada

  4. Pulse "Guardar"

Uso:

  • Al crear una nueva factura, se seleccionará automáticamente esta forma de pago

  • Puede cambiarla manualmente en cada factura si es necesario

  • Ahorra tiempo al no tener que seleccionar la forma de pago en cada factura

Forma de Pago Predeterminada por Cliente

Cada cliente puede tener su propia forma de pago predeterminada, que tendrá prioridad sobre la forma de pago global.

Configuración:

  1. Vaya a Menú Ventas > Clientes

  2. Edite el cliente

  3. En la pestaña "Comercial" o "Datos Generales", localice el campo "Forma de Pago"

  4. Seleccione la forma de pago específica para este cliente

  5. Pulse "Guardar"

Uso:

  • Al crear una factura para este cliente, se seleccionará automáticamente su forma de pago específica

  • Útil para clientes con condiciones comerciales especiales

  • Puede cambiarla manualmente en cada factura si es necesario

Forma de Pago Predeterminada por Proveedor

De forma similar, cada proveedor puede tener su forma de pago predeterminada para facturas de compra.

Configuración:

  1. Vaya a Menú Compras > Proveedores

  2. Edite el proveedor

  3. Localice el campo "Forma de Pago"

  4. Seleccione la forma de pago específica para este proveedor

  5. Pulse "Guardar"

Orden de Prioridad

Cuando crea una factura, HolaGest selecciona la forma de pago en este orden:

  1. Forma de pago del cliente/proveedor (si está configurada)

  2. Forma de pago predeterminada global (si está configurada)

  3. Primera forma de pago de la lista (si no hay ninguna configurada)

💰 Plazos de Pago Fraccionados

HolaGest permite configurar formas de pago con múltiples vencimientos, dividiendo el importe total de la factura en varios recibos con diferentes fechas de cobro.

¿Qué son los Plazos Fraccionados?

Los plazos fraccionados permiten dividir el pago de una factura en varios recibos, cada uno con:

  • Su propio porcentaje del total

  • Su propia fecha de vencimiento

  • Su propio estado de pago

Ventajas:

  • Facilita el cobro de facturas de alto importe

  • Mejora la gestión de tesorería

  • Reduce el riesgo de impago

  • Ofrece flexibilidad a los clientes

Ejemplos Comunes de Plazos Fraccionados

Pago 50-50

División del pago en dos partes iguales:

  • 50% al emitir la factura (0 días)

  • 50% a 30 días

Ejemplo práctico:

Pago 30-60-90

División del pago en tres partes iguales a 30, 60 y 90 días:

  • 33.33% a 30 días

  • 33.33% a 60 días

  • 33.34% a 90 días (el último recibo lleva el ajuste de céntimos)

Ejemplo práctico:

Pago Personalizado

Puede crear cualquier combinación de plazos y porcentajes:

  • 20% al contado (0 días)

  • 40% a 15 días

  • 40% a 45 días

Ejemplo práctico:

Configurar Plazos Fraccionados

Paso 1: Crear la forma de pago

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Formas de Pago

  2. Pulse "+ Nueva Forma de Pago"

  3. Asigne un nombre descriptivo (ej: "Pago 50-50")

Paso 2: Añadir plazos

  1. En la sección "Plazos" o "Vencimientos", pulse "+ Añadir Plazo"

  2. Para cada plazo, configure:

    • Porcentaje: % del total de la factura (ej: 50)

    • Días: Días hasta el vencimiento (ej: 0 para el primero, 30 para el segundo)

    • Tipo: Normalmente "Días"

  3. Repita para cada plazo adicional

Paso 3: Verificar y guardar

  1. Verifique que la suma de todos los porcentajes es 100%

  2. Si la suma no es 100%, el sistema mostrará un error

  3. Pulse "Guardar"

Ejemplo de Configuración: Pago 50-50

Ejemplo de Configuración: Pago 30-60-90

Nota: El último plazo lleva el ajuste de céntimos (33.34 en lugar de 33.33) para que la suma sea exactamente 100%.

Uso en Facturas

Cuando crea una factura con una forma de pago fraccionada:

Generación automática de recibos:

  • El sistema genera automáticamente múltiples recibos

  • Cada recibo tiene su propio importe calculado según el porcentaje

  • Cada recibo tiene su propia fecha de vencimiento

  • Todos los recibos están vinculados a la misma factura

Gestión independiente:

  • Puede marcar cada recibo como pagado independientemente

  • Puede incluir recibos en diferentes remesas bancarias

  • Puede consultar el estado de cada recibo por separado

  • Puede generar recordatorios de pago para cada vencimiento

Ejemplo práctico:

Consideraciones Importantes

Ajuste de céntimos:

  • Cuando los porcentajes no dan importes exactos, el sistema ajusta los céntimos

  • El ajuste se aplica normalmente al último recibo

  • La suma de todos los recibos siempre coincide con el total de la factura

Domiciliación bancaria:

  • Puede configurar formas de pago fraccionadas como domiciliadas

  • Todos los recibos podrán incluirse en remesas SEPA

  • Cada recibo se cobrará en su fecha de vencimiento

Modificación de recibos:

  • Una vez generados, los recibos no se modifican automáticamente si cambia la factura

  • Si necesita modificar los importes, debe eliminar los recibos y regenerarlos

  • Puede eliminar recibos individuales si es necesario

📋 Formas de Pago Comunes

Para Ventas (Cobros)

Contado

Transferencia 30 días

Domiciliación Bancaria

Pagaré

Tarjeta de Crédito

Para Compras (Pagos)

Transferencia Inmediata

Transferencia 30 días

Confirming

🔄 Uso en Facturas

En Facturas de Venta

Selección de forma de pago:

  1. Al crear una factura de venta, el campo "Forma de Pago" se completa automáticamente:

    • Con la forma de pago del cliente (si está configurada)

    • O con la forma de pago predeterminada global

  2. Puede cambiarla manualmente si es necesario

  3. Al guardar la factura, se generan los recibos según la configuración

Generación de recibos:

  • Si la forma de pago es simple (un solo vencimiento): Se genera 1 recibo

  • Si la forma de pago es fraccionada: Se generan múltiples recibos

  • Si la forma de pago tiene "Pagado" marcado: Los recibos se marcan como pagados automáticamente

Visualización en PDF:

  • La forma de pago aparece en la factura PDF

  • Si tiene cuenta bancaria asociada y NO es domiciliada: Aparece su cuenta bancaria

  • Si es domiciliada: Aparece la cuenta bancaria del cliente

  • Los vencimientos de los recibos pueden aparecer en el PDF (según plantilla)

En Facturas de Compra

Funcionamiento similar:

  • Se selecciona la forma de pago del proveedor o la predeterminada

  • Se generan recibos de pago según la configuración

  • Los recibos quedan pendientes de pago (salvo que la forma de pago tenga "Pagado" marcado)

Modificar Forma de Pago de una Factura

Si la factura está en borrador:

  1. Edite la factura

  2. Cambie la forma de pago

  3. Guarde la factura

  4. Los recibos se regeneran automáticamente

Si la factura está aprobada:

  1. Los recibos ya están generados

  2. Debe eliminar los recibos existentes manualmente

  3. Edite la factura y cambie la forma de pago

  4. Guarde para regenerar los recibos

Recomendación: Configure correctamente la forma de pago antes de aprobar la factura para evitar tener que regenerar recibos.

❓ Preguntas Frecuentes

❔ ¿Puedo tener formas de pago diferentes para ventas y compras?

Sí, puede crear formas de pago específicas para ventas y otras para compras. Aunque técnicamente son las mismas formas de pago, puede organizarlas con nombres descriptivos:

  • "VENTA - Transferencia 30 días"

  • "COMPRA - Transferencia 60 días"

❔ ¿Qué diferencia hay entre "Domiciliado" y "Pagado"?

  • Domiciliado: Indica que el pago se realizará mediante domiciliación bancaria (remesa SEPA). El recibo queda pendiente hasta que se cobra mediante la remesa.

  • Pagado: Indica que el pago se considera realizado en el momento de emitir la factura. El recibo se marca como pagado automáticamente.

Ejemplo:

  • Contado: Pagado = SÍ, Domiciliado = NO

  • Domiciliación bancaria: Pagado = NO, Domiciliado = SÍ

❔ ¿Puedo cambiar la forma de pago de una factura ya emitida?

Sí, pero con consideraciones:

  • Si la factura está en borrador: Puede cambiarla libremente

  • Si la factura está aprobada: Puede cambiarla, pero debe eliminar primero los recibos existentes

  • Si los recibos ya están pagados o en una remesa: No es recomendable cambiarla

❔ ¿Cómo configuro una forma de pago para remesas SEPA?

  1. Cree o edite la forma de pago

  2. Marque la casilla "Domiciliado"

  3. Asocie una Cuenta Bancaria (obligatorio para remesas)

  4. Configure el vencimiento deseado

  5. Guarde la forma de pago

Ahora, las facturas con esta forma de pago generarán recibos que podrán incluirse en remesas SEPA.

❔ ¿Qué pasa si la suma de porcentajes en plazos fraccionados no es 100%?

El sistema mostrará un error y no le permitirá guardar la forma de pago hasta que la suma sea exactamente 100%.

Solución: Ajuste los porcentajes para que sumen 100%. Puede usar decimales (ej: 33.33, 33.33, 33.34).

❔ ¿Puedo tener plazos fraccionados con diferentes tipos de vencimiento?

Sí, puede combinar diferentes tipos:

  • Plazo 1: 50% a 0 días

  • Plazo 2: 25% a 2 semanas

  • Plazo 3: 25% a 1 mes

Aunque lo más común es usar el mismo tipo (días) para todos los plazos.

❔ ¿Cómo configuro "Pago a 30 días fecha factura"?

El vencimiento se calcula desde la fecha de la factura. Si la factura es del 15 de marzo, el vencimiento será el 14 de abril.

❔ ¿Cómo configuro "Pago a 30 días fin de mes"?

Esta configuración requiere un ajuste manual o una personalización. HolaGest calcula los vencimientos desde la fecha de factura, no desde fin de mes.

Alternativa: Configure "Pago a 60 días" para facturas de principio de mes, que aproxima "30 días fin de mes".

❔ ¿Puedo eliminar una forma de pago?

Sí, pero con restricciones:

  • No puede eliminar una forma de pago que esté siendo usada en facturas existentes

  • No puede eliminar la forma de pago predeterminada sin antes cambiar la configuración

Recomendación: En lugar de eliminar, puede desactivar o renombrar la forma de pago para que no se use en nuevas facturas.

❔ ¿La forma de pago afecta a la contabilidad?

Indirectamente, sí:

  • Si la forma de pago tiene "Pagado" marcado, se genera el asiento de pago automáticamente

  • La cuenta bancaria asociada se usa en los asientos de pago

  • Los vencimientos afectan a los informes de tesorería y previsiones de cobro/pago

❔ ¿Puedo configurar descuentos por pronto pago?

Las formas de pago en HolaGest no incluyen descuentos automáticos. Los descuentos por pronto pago deben aplicarse manualmente en la factura o mediante reglas comerciales en la ficha del cliente.

Alternativa: Puede crear dos formas de pago:

  • "Transferencia 30 días" (precio normal)

  • "Contado con descuento" (aplicar descuento manual del 2% en la factura)

Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025

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