Los ejercicios contables
El ejercicio contable es el período de tiempo en el que se registran y organizan todas las operaciones económicas de la empresa. En HolaGest, cada ejercicio es independiente y tiene su propio plan contable, asientos y configuración.
📋 Tabla de Contenidos
¿Qué es un Ejercicio Contable?
Un ejercicio contable es un período de tiempo (normalmente un año natural) durante el cual se registran todas las operaciones económicas de la empresa.
Características Principales
Duración típica: 1 año (del 1 de enero al 31 de diciembre)
Independencia: Cada ejercicio tiene:
Su propio plan contable
Sus propios asientos contables
Sus propios saldos de cuentas
Su propia configuración
Estados posibles:
Abierto: Se pueden crear y modificar asientos
Cerrado: Los asientos están bloqueados, no se pueden modificar
Ejemplo de Ejercicios
Creación Automática de Ejercicios
HolaGest crea automáticamente los ejercicios contables conforme los necesita, sin intervención manual.
Cómo Funciona
Escenario 1: Primera factura del año
Escenario 2: Factura de año futuro
Lo que NO se Crea Automáticamente
⚠️ Plan contable: Debe importarlo manualmente
Proceso recomendado:
HolaGest crea el ejercicio automáticamente
Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
Haga clic en el ejercicio recién creado
Haga clic en "Importar" (botón inferior)
Seleccione el plan contable predeterminado o un archivo CSV
Confirme la importación
Sin plan contable:
❌ No se pueden generar asientos contables
❌ No se pueden usar cuentas especiales
❌ No funcionan los asientos automáticos de facturas
Configuración del Ejercicio
Cada ejercicio tiene parámetros configurables que afectan su funcionamiento.
Acceder a la Configuración
Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
Haga clic en el ejercicio deseado
Se abrirá la pantalla de configuración
Campos Principales
Nombre:
Identificador del ejercicio
Por defecto: El año (ej: "2024")
Puede personalizarlo (ej: "Ejercicio 2024", "Año fiscal 2024")
Fecha de inicio:
Primer día del ejercicio
Por defecto: 1 de enero
Puede modificarlo para ejercicios no naturales
Fecha de fin:
Último día del ejercicio
Por defecto: 31 de diciembre
Debe ser posterior a la fecha de inicio
Longitud de subcuenta:
Número de dígitos de las subcuentas
Por defecto: 10 (España)
Debe configurarse ANTES de importar el plan contable
Todas las subcuentas deben tener esta longitud
Estado:
Abierto: Permite crear y modificar asientos
Cerrado: Asientos bloqueados, solo consulta
Ejemplo de Configuración
Ejercicio natural (España):
Ejercicio fiscal (no natural):
Asignación Automática de Ejercicio
HolaGest asigna automáticamente el ejercicio correcto a cada documento según su fecha.
Cómo Funciona
Regla básica: La fecha del documento determina el ejercicio
Ejemplo 1: Factura en ejercicio actual
Ejemplo 2: Factura en ejercicio anterior
Ejemplo 3: Factura en ejercicio futuro
Trabajar con Múltiples Ejercicios
Puede tener varios ejercicios abiertos simultáneamente:
Ventajas:
Corregir facturas de años anteriores
Crear facturas anticipadas
Flexibilidad en la gestión
Limitación importante: ⚠️ No puede tener dos ejercicios con fechas solapadas
Ejemplo de solapamiento (NO permitido):
Cerrar Ejercicio
Cerrar un ejercicio es el proceso de finalizar el período contable, bloquear los asientos y traspasar los saldos al ejercicio siguiente.
¿Cuándo Cerrar un Ejercicio?
Momento recomendado:
Después del 31 de diciembre
Cuando haya revisado todos los asientos
Cuando haya completado todas las operaciones del año
Después de presentar impuestos anuales
No hay prisa:
Puede cerrar el ejercicio 2023 en marzo de 2024
Mientras tanto, puede trabajar en el ejercicio 2024
Los ejercicios son independientes
Proceso de Cierre
Paso 1: Preparación
Antes de cerrar, asegúrese de:
✅ Todos los asientos están correctos
✅ Todos los documentos están contabilizados
✅ Los saldos cuadran
✅ Ha generado los informes necesarios
✅ Ha presentado los impuestos
Paso 2: Iniciar Cierre
Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
Haga clic en el ejercicio a cerrar (ej: 2024)
En la pantalla de detalle, localice el botón "Cerrar"
Haga clic en "Cerrar"
Paso 3: Confirmación
El sistema mostrará un mensaje de confirmación
Lea atentamente las consecuencias
Confirme el cierre
Paso 4: Proceso Automático
HolaGest ejecutará automáticamente:
Copia del plan contable al ejercicio siguiente
Todas las cuentas y subcuentas
Todas las cuentas especiales
Toda la configuración
Generación del asiento de cierre
Salda todas las cuentas de resultados (grupos 6 y 7)
Traspasa el resultado a pérdidas y ganancias
Fecha: 31/12 del ejercicio que se cierra
Generación del asiento de apertura
Traspasa los saldos de balance (grupos 1, 2, 3, 4, 5)
Fecha: 01/01 del ejercicio siguiente
Mantiene la continuidad contable
Bloqueo del ejercicio
Todos los asientos quedan bloqueados
No se pueden modificar ni eliminar
Solo se pueden consultar
Paso 5: Esperar Finalización
⚠️ Importante: Deje que el proceso termine completamente
No cierre la ventana del navegador
No navegue a otra página
El proceso puede tardar varios minutos
Verá un mensaje de confirmación al finalizar
Ejemplo de Asientos de Cierre y Apertura
Asiento de cierre (31/12/2024):
Asiento de apertura (01/01/2025):
Consecuencias del Cierre
En el ejercicio cerrado:
✅ Asientos bloqueados (no modificables)
✅ Facturas bloqueadas (no modificables)
✅ Documentos visibles (solo consulta)
✅ Informes disponibles
En el ejercicio siguiente:
✅ Plan contable copiado
✅ Saldos traspasados
✅ Listo para trabajar
✅ Independiente del anterior
Reabrir Ejercicio
Si necesita modificar un ejercicio cerrado, puede reabrirlo temporalmente.
¿Cuándo Reabrir?
Situaciones comunes:
Olvidó registrar una factura
Detectó un error en un asiento
Necesita hacer una corrección contable
Auditoría requiere ajustes
Proceso de Reapertura
Paso 1: Acceder al Ejercicio
Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
Haga clic en el ejercicio cerrado (ej: 2023)
Paso 2: Reabrir
En la pantalla de detalle, localice el botón "Reabrir"
Haga clic en "Reabrir"
Confirme la acción
Paso 3: Realizar Modificaciones
El ejercicio vuelve a estado "Abierto"
Puede crear, modificar y eliminar asientos
Puede modificar facturas
Realice las correcciones necesarias
Paso 4: Volver a Cerrar
Una vez completadas las modificaciones
Vuelva a cerrar el ejercicio
Se regenerarán los asientos de cierre y apertura
Consideraciones Importantes
⚠️ Impacto en ejercicio siguiente:
Si reabre 2023 y ya cerró 2024, los saldos pueden descuadrar
Debe revisar el asiento de apertura de 2024
Puede necesitar ajustes manuales
⚠️ Impuestos presentados:
Si ya presentó impuestos del ejercicio, consulte con su asesor
Puede necesitar presentar declaraciones complementarias
⚠️ Auditorías:
Documente las razones de la reapertura
Mantenga registro de las modificaciones realizadas
Múltiples Ejercicios Abiertos
HolaGest permite trabajar con varios ejercicios abiertos simultáneamente.
Ventajas
Flexibilidad operativa:
Correcciones sin bloqueos:
Puede corregir 2023 mientras trabaja en 2024
No necesita cerrar 2024 para reabrir 2023
Cada ejercicio es independiente
Planificación anticipada:
Puede crear pedidos para 2025
Puede preparar presupuestos futuros
Facilita la planificación a largo plazo
Limitaciones
No puede haber solapamiento de fechas:
Buenas Prácticas
✅ Cierre ordenado: Cierre los ejercicios en orden cronológico ✅ Revisión antes de cerrar: Asegúrese de que todo está correcto ✅ Documentación: Anote las razones de reaperturas ✅ Consulta con asesor: Para decisiones importantes
Plan Contable del Ejercicio
Cada ejercicio tiene su propio plan contable independiente.
Importar Plan Contable
Cuándo importar:
Inmediatamente después de crear el ejercicio
Antes de generar cualquier asiento
Solo una vez por ejercicio
Cómo importar:
Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
Haga clic en el ejercicio
Haga clic en "Importar" (botón inferior)
Seleccione:
Plan predeterminado: No seleccione archivo, solo confirme
Plan personalizado: Seleccione su archivo CSV
Confirme la importación
Copia Automática al Cerrar
Al cerrar un ejercicio:
El plan contable se copia al ejercicio siguiente
Se mantienen todas las cuentas y subcuentas
Se mantienen las cuentas especiales
Se mantiene la configuración
Ventaja:
No necesita reimportar cada año
Mantiene la continuidad
Puede hacer ajustes en el nuevo ejercicio
Modificaciones Independientes
Cada ejercicio puede tener su propio plan:
Informes Contables
HolaGest genera diversos informes contables por ejercicio.
Acceder a Informes
Vaya a Menú Informes > Informes Contables
Seleccione el tipo de informe
Seleccione el ejercicio
Configure los filtros (fechas, cuentas, etc.)
Genere el informe
Tipos de Informes
Diarios contables:
Listado cronológico de asientos
Por diario (Principal, Facturas, Cartera, etc.)
Por rango de fechas
Formato: PDF, Excel
Balance de sumas y saldos:
Sumas del debe y haber por cuenta
Saldos deudor y acreedor
Por rango de fechas
Formato: PDF, Excel
Balance de situación:
Activo, Pasivo y Patrimonio Neto
A una fecha determinada
Comparativa entre ejercicios
Formato: PDF, Excel
Balance de ingresos y gastos:
Cuenta de pérdidas y ganancias
Por rango de fechas
Comparativa entre períodos
Formato: PDF, Excel
Balance de pérdidas y ganancias:
Resultado del ejercicio
Desglose por grupos contables
Comparativa anual
Formato: PDF, Excel
Ejemplo de Uso
Generar balance de sumas y saldos de 2024:
Menú Informes > Informes Contables > Balance de Sumas y Saldos
Ejercicio: 2024
Fecha desde: 01/01/2024
Fecha hasta: 31/12/2024
Nivel de detalle: Subcuentas
Formato: PDF
Clic en "Generar"
Preguntas Frecuentes
❔ ¿Puedo eliminar un ejercicio?
Sí, pero solo si:
No tiene asientos contables
No tiene facturas ni documentos
No está cerrado
Proceso:
Abra el ejercicio
Haga clic en "Eliminar"
Confirme
Advertencia: No puede recuperar un ejercicio eliminado.
❔ ¿Qué pasa si cierro un ejercicio por error?
Solución: Reabra el ejercicio
Vaya a Ejercicios
Haga clic en el ejercicio cerrado
Haga clic en "Reabrir"
El ejercicio vuelve a estado abierto
❔ ¿Puedo cambiar las fechas de un ejercicio?
Sí, si el ejercicio está abierto y no tiene documentos con fechas fuera del nuevo rango.
Proceso:
Abra el ejercicio
Modifique Fecha inicio o Fecha fin
Guarde
Limitación: No puede crear solapamientos con otros ejercicios.
❔ ¿Cuánto tarda en cerrar un ejercicio?
Depende del volumen de datos:
Ejercicio pequeño (< 500 asientos): 1-2 minutos
Ejercicio mediano (500-2000 asientos): 2-5 minutos
Ejercicio grande (> 2000 asientos): 5-15 minutos
Recomendación: Hágalo fuera del horario laboral.
❔ ¿Puedo cerrar 2024 sin haber cerrado 2023?
Sí, los ejercicios son independientes. Puede cerrarlos en cualquier orden.
Pero se recomienda:
Cerrar en orden cronológico (2023 → 2024 → 2025)
Facilita la continuidad contable
Evita confusiones en los saldos
❔ ¿Qué pasa con las facturas al cerrar el ejercicio?
Las facturas del ejercicio cerrado:
Quedan bloqueadas (no modificables)
Siguen visibles en los listados
Pueden consultarse normalmente
No pueden eliminarse
Para modificar una factura de ejercicio cerrado:
Reabra el ejercicio
Modifique la factura
Vuelva a cerrar el ejercicio
❔ ¿Los saldos se traspasan automáticamente?
Sí, al cerrar un ejercicio:
Los saldos de balance (grupos 1, 2, 3, 4, 5) se traspasan al siguiente
Los saldos de resultados (grupos 6, 7) se cierran contra pérdidas y ganancias
El asiento de apertura refleja los saldos iniciales del nuevo ejercicio
❔ ¿Puedo tener ejercicios de diferente duración?
Sí, puede crear ejercicios de cualquier duración:
Requisito: No pueden solaparse las fechas.
❔ ¿Cómo sé si un ejercicio está cerrado?
Método 1: Listado de ejercicios
Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
La columna "Estado" indica: Abierto o Cerrado
Método 2: Detalle del ejercicio
Abra el ejercicio
El campo "Estado" muestra el estado actual
Método 3: Intentar modificar un asiento
Si el ejercicio está cerrado, verá un error
"No puede modificar asientos de ejercicio cerrado"
❔ ¿Puedo exportar los datos de un ejercicio?
Sí, puede exportar:
Plan contable:
Menú Contabilidad > Cuentas Contables > Exportar
Formato: CSV, PDF
Asientos contables:
Menú Informes > Informes Contables > Diario
Formato: PDF, Excel
Balances:
Menú Informes > Informes Contables > Seleccione tipo
Formato: PDF, Excel
Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025
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