Cómo hacer un Balance de ingresos y gastos
El Balance de Ingresos y Gastos es un informe contable que proporciona un desglose detallado de todos los ingresos y gastos de la empresa durante un periodo determinado. A diferencia del Balance de Pérdidas y Ganancias oficial, este informe ofrece mayor flexibilidad y detalle para análisis internos.
Este documento es especialmente útil para el control de gestión, análisis de costes, planificación presupuestaria y toma de decisiones operativas.
📑 Tabla de Contenidos
📊 ¿Qué es el Balance de Ingresos y Gastos?
El Balance de Ingresos y Gastos es un informe que muestra de forma detallada todos los ingresos (cuentas del grupo 7) y todos los gastos (cuentas del grupo 6) de un periodo.
Características Principales
Detalle completo:
Muestra todas las cuentas de ingresos y gastos
Mayor nivel de detalle que el Balance de Pérdidas y Ganancias oficial
Permite ver cada tipo de ingreso y gasto por separado
Flexibilidad:
No sigue la estructura oficial obligatoria
Se puede personalizar según necesidades
Útil para análisis internos
Simplicidad:
Estructura más sencilla que el PyG oficial
Fácil de entender
Rápido de generar
Ecuación Fundamental
RESULTADO = TOTAL INGRESOS (Grupo 7) - TOTAL GASTOS (Grupo 6)
🔄 Diferencias con el Balance de Pérdidas y Ganancias
Estructura
Libre, personalizable
Estructura oficial obligatoria
Detalle
Muy detallado, todas las cuentas
Agrupado en partidas oficiales
Uso
Análisis interno, gestión
Cuentas anuales, legal
Obligatoriedad
No obligatorio
Obligatorio (Cuentas Anuales)
Complejidad
Sencillo
Más complejo
Flexibilidad
Alta
Baja (normativa)
Cuándo usar cada uno:
Balance de Ingresos y Gastos:
Análisis mensual o trimestral
Control de gestión interno
Identificar partidas específicas de gasto
Análisis rápido de resultados
Balance de Pérdidas y Ganancias:
Cuentas anuales oficiales
Presentación a terceros (bancos, inversores)
Cumplimiento legal
Comparación con otras empresas
🎯 Para Qué Sirve
El Balance de Ingresos y Gastos tiene múltiples utilidades:
1. Control de Gestión
✅ Seguimiento detallado: Ver cada tipo de gasto por separado ✅ Identificar desviaciones: Detectar gastos que se disparan ✅ Control presupuestario: Comparar con presupuesto previsto ✅ Toma de decisiones rápida: Información clara y directa
2. Análisis de Costes
✅ Desglose completo: Ver todos los tipos de gastos ✅ Identificar áreas de mejora: Dónde se puede reducir costes ✅ Comparar periodos: Evolución de cada tipo de gasto ✅ Análisis de rentabilidad: Por producto, servicio o delegación
3. Planificación
✅ Base para presupuestos: Datos históricos para planificar ✅ Proyecciones: Estimar gastos futuros ✅ Escenarios: Simular diferentes situaciones ✅ Objetivos: Establecer metas de ingresos y gastos
4. Reporting Interno
✅ Informes a dirección: Información clara y detallada ✅ Informes a socios: Transparencia en la gestión ✅ Informes por departamento: Si usa canales o centros de coste ✅ Informes periódicos: Mensuales, trimestrales
🔧 Cómo Crear un Balance de Ingresos y Gastos
Método 1: Generación Automática (Recomendado)
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Balances
Paso 2: Pulsar Generar
Pulse el botón "Generar"
Paso 3: Resultado
HolaGest creará automáticamente varios balances, incluyendo el Balance de Ingresos y Gastos.
Paso 4: Seleccionar
Localice el "Balance de Ingresos y Gastos" en la lista
Haga clic sobre él para abrirlo
Pulse "Imprimir" para visualizarlo
Método 2: Creación Manual
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Balances
Paso 2: Pulsar Nuevo
Pulse el botón "Nuevo"
Paso 3: Configurar
Complete los campos del formulario:
Nombre: "Balance de Ingresos y Gastos Marzo 2024"
Desde: 01/03/2024 (inicio del periodo)
Hasta: 31/03/2024 (fin del periodo)
Tipo: Seleccione "Ingresos y Gastos"
Subtipo: (No aplica para este tipo)
Canal: (Dejar vacío normalmente, o seleccionar canal específico)
Paso 4: Guardar
Pulse "Guardar"
Paso 5: Imprimir
Pulse "Imprimir" para visualizar el balance
📋 Estructura del Balance
El Balance de Ingresos y Gastos se estructura en dos grandes bloques:
INGRESOS (Grupo 7)
70 - Ventas de mercaderías, productos y servicios:
700 - Ventas de mercaderías
701 - Ventas de productos terminados
702 - Ventas de productos semiterminados
703 - Ventas de subproductos y residuos
704 - Ventas de envases y embalajes
705 - Prestaciones de servicios
706 - Descuentos sobre ventas por pronto pago (negativo)
708 - Devoluciones de ventas (negativo)
709 - Rappels sobre ventas (negativo)
71 - Variación de existencias:
710 - Variación de existencias de productos en curso
711 - Variación de existencias de productos semiterminados
712 - Variación de existencias de productos terminados
713 - Variación de existencias de subproductos, residuos y materiales
73 - Trabajos realizados para la empresa:
730 - Trabajos realizados para el inmovilizado intangible
731 - Trabajos realizados para el inmovilizado material
732 - Trabajos realizados en inversiones inmobiliarias
74 - Subvenciones, donaciones y legados:
740 - Subvenciones, donaciones y legados a la explotación
746 - Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado
75 - Otros ingresos de gestión:
751 - Resultados de operaciones en común
752 - Ingresos por arrendamientos
753 - Ingresos de propiedad industrial cedida en explotación
754 - Ingresos por comisiones
755 - Ingresos por servicios al personal
759 - Ingresos por servicios diversos
76 - Ingresos financieros:
760 - Ingresos de participaciones en instrumentos de patrimonio
761 - Ingresos de valores representativos de deuda
762 - Ingresos de créditos
763 - Beneficios por valoración de instrumentos financieros
766 - Beneficios en participaciones y valores representativos de deuda
768 - Diferencias positivas de cambio
769 - Otros ingresos financieros
77 - Beneficios procedentes de activos no corrientes:
770 - Beneficios procedentes del inmovilizado intangible
771 - Beneficios procedentes del inmovilizado material
772 - Beneficios procedentes de inversiones inmobiliarias
773 - Beneficios procedentes de participaciones a largo plazo
775 - Beneficios por operaciones con obligaciones propias
79 - Excesos y aplicaciones de provisiones:
790 - Reversión del deterioro del inmovilizado intangible
791 - Reversión del deterioro del inmovilizado material
792 - Reversión del deterioro de inversiones inmobiliarias
793 - Reversión del deterioro de existencias
794 - Reversión del deterioro de créditos
795 - Exceso de provisiones
796 - Reversión del deterioro de participaciones
797 - Reversión del deterioro de valores representativos de deuda
TOTAL INGRESOS
GASTOS (Grupo 6)
60 - Compras:
600 - Compras de mercaderías
601 - Compras de materias primas
602 - Compras de otros aprovisionamientos
606 - Descuentos sobre compras por pronto pago (negativo)
608 - Devoluciones de compras (negativo)
609 - Rappels por compras (negativo)
61 - Variación de existencias:
610 - Variación de existencias de mercaderías
611 - Variación de existencias de materias primas
612 - Variación de existencias de otros aprovisionamientos
62 - Servicios exteriores:
620 - Gastos en investigación y desarrollo
621 - Arrendamientos y cánones
622 - Reparaciones y conservación
623 - Servicios de profesionales independientes
624 - Transportes
625 - Primas de seguros
626 - Servicios bancarios y similares
627 - Publicidad, propaganda y relaciones públicas
628 - Suministros
629 - Otros servicios
63 - Tributos:
630 - Impuesto sobre beneficios
631 - Otros tributos
633 - Ajustes negativos en la imposición sobre beneficios
634 - Ajustes negativos en la imposición indirecta
636 - Devolución de impuestos (negativo)
638 - Ajustes positivos en la imposición sobre beneficios (negativo)
639 - Ajustes positivos en la imposición indirecta (negativo)
64 - Gastos de personal:
640 - Sueldos y salarios
641 - Indemnizaciones
642 - Seguridad Social a cargo de la empresa
643 - Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida
644 - Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida
645 - Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio
649 - Otros gastos sociales
65 - Otros gastos de gestión:
650 - Pérdidas de créditos comerciales incobrables
651 - Resultados de operaciones en común
659 - Otras pérdidas en gestión corriente
66 - Gastos financieros:
660 - Gastos financieros por actualización de provisiones
661 - Intereses de obligaciones y bonos
662 - Intereses de deudas
663 - Pérdidas por valoración de instrumentos financieros
665 - Intereses por descuento de efectos
666 - Pérdidas en participaciones y valores representativos de deuda
667 - Pérdidas de créditos no comerciales
668 - Diferencias negativas de cambio
669 - Otros gastos financieros
67 - Pérdidas procedentes de activos no corrientes:
670 - Pérdidas procedentes del inmovilizado intangible
671 - Pérdidas procedentes del inmovilizado material
672 - Pérdidas procedentes de inversiones inmobiliarias
673 - Pérdidas procedentes de participaciones a largo plazo
675 - Pérdidas por operaciones con obligaciones propias
68 - Dotaciones para amortizaciones:
680 - Amortización del inmovilizado intangible
681 - Amortización del inmovilizado material
682 - Amortización de inversiones inmobiliarias
69 - Pérdidas por deterioro y otras dotaciones:
690 - Pérdidas por deterioro del inmovilizado intangible
691 - Pérdidas por deterioro del inmovilizado material
692 - Pérdidas por deterioro de inversiones inmobiliarias
693 - Pérdidas por deterioro de existencias
694 - Pérdidas por deterioro de créditos comerciales
695 - Dotación a la provisión por operaciones comerciales
696 - Pérdidas por deterioro de participaciones
697 - Pérdidas por deterioro de valores representativos de deuda
698 - Pérdidas por deterioro de créditos no comerciales
699 - Otras dotaciones
TOTAL GASTOS
RESULTADO
RESULTADO = TOTAL INGRESOS - TOTAL GASTOS
🖨️ Cómo Imprimir el Balance
Paso 1: Abrir el Balance
En la lista de balances, haga clic sobre el Balance de Ingresos y Gastos que desea imprimir.
Paso 2: Pulsar Imprimir
Pulse el botón "Imprimir"
Paso 3: Elegir Formato
PDF:
Para presentaciones
Para archivar
Para enviar por email
Excel:
Para análisis detallado
Para crear gráficos
Para comparativas
Para manipular datos
CSV:
Para importar en otras aplicaciones
Para procesamiento automático
Paso 4: Analizar
Revise el informe:
Total de ingresos
Total de gastos
Resultado
Desglose por tipo de ingreso y gasto
📊 Análisis del Balance
Análisis de Ingresos
Identificar fuentes principales:
¿De dónde vienen los ingresos?
¿Qué tipo de venta es más importante?
¿Hay ingresos extraordinarios?
Ejemplo:
Conclusión: El 90% de los ingresos vienen de ventas de mercaderías.
Análisis de Gastos
Identificar partidas principales:
¿Dónde se gasta más?
¿Qué gastos son controlables?
¿Hay gastos que se pueden reducir?
Ejemplo:
Conclusión:
El 43% se va en compras (coste de ventas)
El 32% se va en personal (sueldos + SS)
El 8% se va en alquiler
El 17% en otros gastos
Ratios Útiles
Peso de cada gasto sobre ventas:
Ejemplo:
Compras: 200.000€ / 500.000€ = 40%
Personal: 150.000€ / 500.000€ = 30%
Alquiler: 36.000€ / 500.000€ = 7,2%
Margen bruto:
Ejemplo:
(500.000€ - 200.000€) / 500.000€ = 60%
Comparativa entre Periodos
Genere balances de diferentes periodos:
Marzo 2023 vs Marzo 2024
T1 2023 vs T1 2024
2023 vs 2024
Compare:
¿Han aumentado los ingresos?
¿Han aumentado los gastos?
¿En qué proporción?
¿Se mantienen los márgenes?
Ejemplo:
Conclusión: Los ingresos crecen más que los gastos, mejorando el resultado.
💼 Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Análisis Mensual de Resultados
Objetivo: Control mensual de ingresos y gastos
Proceso:
Genere balance mensual:
Desde: 01/03/2024
Hasta: 31/03/2024
Analice:
Total de ingresos del mes
Total de gastos del mes
Resultado del mes
Compare con mes anterior:
¿Mejora o empeora?
Identifique desviaciones:
Gastos que se disparan
Ingresos que bajan
Tome decisiones:
Ajuste gastos
Impulse ventas
Caso 2: Control Presupuestario
Objetivo: Comparar gastos reales con presupuesto
Proceso:
Elabore presupuesto anual por tipo de gasto
Genere balance trimestral
Exporte a Excel
Cree tabla comparativa:
Presupuesto vs Real
Desviación
% Desviación
Analice desviaciones:
¿Por qué se ha gastado más/menos?
Ajuste presupuesto si es necesario
Caso 3: Análisis por Delegación
Objetivo: Ver resultados de cada delegación
Proceso:
Use canales para marcar asientos por delegación
Genere balance por canal:
Canal: "Madrid"
Canal: "Barcelona"
Compare resultados:
¿Qué delegación es más rentable?
Tome decisiones:
Refuerce delegaciones rentables
Mejore delegaciones con pérdidas
Caso 4: Identificar Áreas de Reducción de Costes
Objetivo: Encontrar dónde reducir gastos
Proceso:
Genere balance anual
Exporte a Excel
Ordene gastos de mayor a menor
Identifique los 5 gastos principales
Analice cada uno:
¿Es necesario?
¿Se puede reducir?
¿Se puede negociar mejor precio?
Establezca plan de acción:
Renegociar contratos
Cambiar proveedores
Eliminar gastos innecesarios
❓ Preguntas Frecuentes
❔ ¿Qué diferencia hay entre este balance y el de Pérdidas y Ganancias?
Balance de Ingresos y Gastos:
Estructura libre y detallada
Muestra todas las cuentas de ingresos y gastos
Para uso interno y análisis
Balance de Pérdidas y Ganancias:
Estructura oficial obligatoria
Agrupado en partidas normalizadas
Para Cuentas Anuales y presentación oficial
❔ ¿Puedo generar este balance mensualmente?
Sí, es muy recomendable:
Genere un balance cada mes
Compare con meses anteriores
Identifique tendencias
Tome decisiones rápidas
❔ ¿Cómo puedo comparar dos periodos?
Proceso:
Genere balance del periodo 1
Genere balance del periodo 2
Exporte ambos a Excel
Cree una tabla con ambos periodos
Calcule variaciones
❔ ¿Puedo filtrar por canal o delegación?
Sí, si usa canales en sus asientos:
Al crear el balance, seleccione el canal
El balance mostrará solo ingresos y gastos de ese canal
Útil para análisis por delegación, proyecto o actividad
❔ ¿Qué gastos puedo controlar más fácilmente?
Gastos más controlables:
Publicidad (627)
Suministros (628)
Otros servicios (629)
Algunos servicios exteriores (62x)
Gastos menos controlables:
Compras (dependen de las ventas)
Personal (contratos)
Alquileres (contratos)
Impuestos
❔ ¿Cómo sé si mis gastos son normales para mi sector?
Compare con:
Ratios sectoriales (asociaciones empresariales)
Otras empresas similares (Registro Mercantil)
Datos históricos de su empresa
Ratios típicos por sector:
Comercio: Compras 60-70%, Personal 15-20%
Servicios: Personal 40-50%, Compras 10-20%
Industria: Compras 50-60%, Personal 20-30%
❔ ¿Puedo personalizar las agrupaciones?
Sí, puede personalizar las partidas del balance:
Abra el balance
Acceda a las partidas
Modifique las agrupaciones
Guarde los cambios
❔ ¿El resultado coincide con el del Balance de Pérdidas y Ganancias?
Sí, el resultado final debe ser el mismo:
Ambos calculan: Ingresos - Gastos
La diferencia está en la presentación
Si no coinciden, hay un error
❔ ¿Puedo usar este balance para las Cuentas Anuales?
No, para las Cuentas Anuales debe usar el Balance de Pérdidas y Ganancias oficial.
Este balance es para uso interno y análisis.
❔ ¿Con qué frecuencia debo generar este balance?
Recomendación:
Mensualmente: Para control de gestión
Trimestralmente: Para análisis más profundo
Anualmente: Para planificación del año siguiente
Cuanto más frecuentemente lo genere, mejor control tendrá.
Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025
Documentación relacionada:
Soporte técnico:
Si tiene problemas con el Balance de Ingresos y Gastos, contacte con soporte proporcionando:
Periodo del balance
Tipo de análisis que desea realizar
Dudas específicas
Última actualización