Cómo hacer un Balance de Situación
El Balance de Situación es uno de los documentos contables más importantes de una empresa. Es la "fotografía" del patrimonio empresarial en un momento determinado, mostrando qué tiene la empresa (Activo), qué debe (Pasivo) y cuál es su patrimonio neto.
Este documento forma parte de las Cuentas Anuales obligatorias y es fundamental para conocer la situación financiera de la empresa, analizar su solvencia, y presentar a entidades financieras, inversores o administraciones públicas.
📑 Tabla de Contenidos
📊 ¿Qué es el Balance de Situación?
El Balance de Situación es un documento contable que muestra la situación patrimonial y financiera de una empresa en una fecha concreta.
Ecuación Fundamental
El balance se basa en la ecuación contable fundamental:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
Activo: Lo que la empresa TIENE (bienes y derechos) Pasivo: Lo que la empresa DEBE (obligaciones) Patrimonio Neto: Lo que la empresa VALE (recursos propios)
Características Principales
Es una fotografía:
Refleja la situación en un momento concreto
Normalmente al cierre del ejercicio (31/12)
Puede hacerse en cualquier fecha
Es estático:
No muestra la evolución, solo la situación en una fecha
Para ver evolución, compare balances de diferentes fechas
Es obligatorio:
Forma parte de las Cuentas Anuales
Debe presentarse anualmente
Debe depositarse en el Registro Mercantil
🏗️ Estructura del Balance
El Balance de Situación se divide en dos grandes bloques:
ACTIVO (Lado Izquierdo)
Representa los bienes y derechos de la empresa.
A) ACTIVO NO CORRIENTE
Bienes y derechos que permanecen en la empresa más de un año.
I. Inmovilizado intangible:
Aplicaciones informáticas
Propiedad industrial
Fondo de comercio
II. Inmovilizado material:
Terrenos y construcciones
Instalaciones técnicas y maquinaria
Mobiliario
Equipos informáticos
Elementos de transporte
III. Inversiones inmobiliarias:
Terrenos y construcciones para alquiler
IV. Inversiones financieras a largo plazo:
Participaciones en otras empresas
Créditos a largo plazo
V. Activos por impuesto diferido:
Impuestos diferidos
B) ACTIVO CORRIENTE
Bienes y derechos que se convertirán en dinero en menos de un año.
I. Activos no corrientes mantenidos para la venta:
Activos que se van a vender
II. Existencias:
Mercaderías
Materias primas
Productos terminados
Productos en curso
III. Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar:
Clientes
Deudores
Administraciones Públicas (IVA a devolver, etc.)
IV. Inversiones financieras a corto plazo:
Inversiones financieras temporales
V. Periodificaciones a corto plazo:
Gastos anticipados
VI. Efectivo y otros activos líquidos equivalentes:
Caja
Bancos
PASIVO Y PATRIMONIO NETO (Lado Derecho)
Representa el origen de los recursos de la empresa.
A) PATRIMONIO NETO
Recursos propios de la empresa.
A-1) Fondos propios:
I. Capital:
Capital social
Capital individual (autónomos)
II. Prima de emisión:
Prima de emisión de acciones
III. Reservas:
Reserva legal
Reservas voluntarias
Reservas estatutarias
IV. Acciones y participaciones propias:
Acciones propias (negativo)
V. Resultados de ejercicios anteriores:
Remanente
Resultados negativos de ejercicios anteriores
VI. Otras aportaciones de socios:
Aportaciones adicionales
VII. Resultado del ejercicio:
Beneficio o pérdida del año
VIII. Dividendo a cuenta:
Dividendos anticipados (negativo)
A-2) Ajustes por cambios de valor:
Ajustes de valor de activos
A-3) Subvenciones, donaciones y legados:
Subvenciones de capital
B) PASIVO NO CORRIENTE
Deudas y obligaciones a largo plazo (más de un año).
I. Provisiones a largo plazo:
Provisiones para riesgos y gastos
II. Deudas a largo plazo:
Préstamos bancarios a largo plazo
Leasing a largo plazo
III. Deudas con empresas del grupo a largo plazo:
Deudas con empresas vinculadas
IV. Pasivos por impuesto diferido:
Impuestos diferidos
V. Periodificaciones a largo plazo:
Ingresos anticipados a largo plazo
C) PASIVO CORRIENTE
Deudas y obligaciones a corto plazo (menos de un año).
I. Pasivos vinculados con activos no corrientes mantenidos para la venta:
Pasivos relacionados con activos para venta
II. Provisiones a corto plazo:
Provisiones a corto plazo
III. Deudas a corto plazo:
Préstamos bancarios a corto plazo
Leasing a corto plazo
IV. Deudas con empresas del grupo a corto plazo:
Deudas con empresas vinculadas
V. Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar:
Proveedores
Acreedores
Administraciones Públicas (IVA a pagar, Hacienda, Seguridad Social)
Remuneraciones pendientes de pago
VI. Periodificaciones a corto plazo:
Ingresos anticipados
🎯 Para Qué Sirve
El Balance de Situación tiene múltiples utilidades:
1. Cumplimiento Legal
✅ Obligación mercantil: Parte de las Cuentas Anuales obligatorias ✅ Depósito en Registro Mercantil: Debe presentarse anualmente ✅ Auditorías: Documento principal para auditorías
2. Análisis Financiero
✅ Solvencia: ¿Puede la empresa hacer frente a sus deudas? ✅ Liquidez: ¿Tiene dinero disponible para pagar a corto plazo? ✅ Endeudamiento: ¿Cuánto debe la empresa en relación a su patrimonio? ✅ Estructura financiera: ¿Cómo se financia la empresa?
3. Toma de Decisiones
✅ Inversiones: ¿Puede la empresa invertir en nuevos activos? ✅ Financiación: ¿Necesita la empresa financiación externa? ✅ Distribución de beneficios: ¿Puede repartir dividendos?
4. Presentación a Terceros
✅ Bancos: Para solicitar préstamos o créditos ✅ Inversores: Para captar inversión ✅ Proveedores: Para negociar condiciones de pago ✅ Administraciones: Para subvenciones o ayudas
🔧 Cómo Crear un Balance de Situación
En HolaGest existen dos formas de crear un Balance de Situación:
Método 1: Generación Automática (Recomendado)
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Balances
Paso 2: Pulsar Generar
Pulse el botón "Generar"
Paso 3: Resultado
HolaGest creará automáticamente varios balances, incluyendo:
Balance de Situación Abreviado
Balance de Situación Normal
Balance de Pérdidas y Ganancias Abreviado
Balance de Pérdidas y Ganancias Normal
Balance de Ingresos y Gastos
Todos con las fechas del ejercicio activo.
Paso 4: Seleccionar
Localice el "Balance de Situación" en la lista
Haga clic sobre él para abrirlo
Pulse "Imprimir" para visualizarlo
Ventajas: ✅ Rápido y sencillo ✅ Crea todos los balances necesarios ✅ Configuración estándar correcta ✅ Partidas predefinidas según normativa
Método 2: Creación Manual
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Balances
Paso 2: Pulsar Nuevo
Pulse el botón "Nuevo"
Paso 3: Configurar
Complete los campos del formulario:
Nombre: "Balance de Situación 2024"
Desde: 01/01/2024 (inicio del ejercicio)
Hasta: 31/12/2024 (fin del ejercicio o fecha actual)
Tipo: Seleccione "Balance de Situación"
Subtipo: Seleccione "Abreviado" o "Normal"
Canal: (Dejar vacío normalmente)
Paso 4: Guardar
Pulse "Guardar"
Paso 5: Revisar Partidas
HolaGest habrá creado automáticamente las partidas del balance según el subtipo seleccionado.
Paso 6: Imprimir
Pulse "Imprimir" para visualizar el balance
⚙️ Configuración del Balance
Campos Principales
Nombre:
Descripción identificativa
Ejemplo: "Balance de Situación 2024"
Ejemplo: "Balance de Situación 31/12/2024"
Desde / Hasta:
Importante: Para el Balance de Situación, normalmente se usa:
Desde: Inicio del ejercicio (01/01/2024)
Hasta: Fecha del balance (31/12/2024 o fecha actual)
Tipo:
Seleccione "Balance de Situación"
Otras opciones: Pérdidas y Ganancias, Ingresos y Gastos, Sumas y Saldos
Subtipo:
Abreviado: Para PYMES que cumplan ciertos requisitos
Normal: Para empresas que no pueden usar el abreviado
Canal:
Normalmente vacío
Use solo si quiere balance de un canal específico
📋 Tipos de Balance: Normal vs Abreviado
Balance Abreviado
Quién puede usarlo:
Empresas que cumplan al menos DOS de estos requisitos:
Activo ≤ 4.000.000€
Cifra de negocios ≤ 8.000.000€
Número medio de trabajadores ≤ 50
Características:
Menos partidas (más resumido)
Más sencillo de elaborar
Suficiente para la mayoría de PYMES
Ejemplo de estructura:
Balance Normal
Quién debe usarlo:
Empresas que NO cumplan los requisitos del abreviado.
Características:
Más partidas (más detallado)
Mayor nivel de desglose
Más complejo de elaborar
Ejemplo de estructura:
Recomendación: Si puede usar el abreviado, úselo. Es más sencillo y cumple con la normativa.
🖨️ Cómo Imprimir el Balance
Paso 1: Abrir el Balance
En la lista de balances, haga clic sobre el Balance de Situación que desea imprimir.
Paso 2: Revisar
Revise las partidas y los importes en la parte inferior de la pantalla.
Paso 3: Pulsar Imprimir
Pulse el botón "Imprimir"
Paso 4: Elegir Formato
PDF:
Para presentación oficial
Para enviar a terceros
Para archivar
Excel:
Para análisis adicional
Para crear gráficos
Para comparativas
Paso 5: Verificar
Verifique que el balance cuadra:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
Si no cuadra, vea la sección "Solución de Problemas".
📖 Interpretación del Balance
Análisis de Masas Patrimoniales
Activo No Corriente:
Representa las inversiones a largo plazo
Si es alto: Empresa con muchos activos fijos (industrial, inmobiliaria)
Si es bajo: Empresa de servicios o comercial
Activo Corriente:
Representa los activos líquidos y realizables a corto plazo
Si es alto: Buena liquidez
Si es bajo: Posibles problemas de tesorería
Patrimonio Neto:
Representa los recursos propios
Si es alto: Empresa sólida, poca dependencia de deuda
Si es bajo o negativo: Empresa descapitalizada, riesgo
Pasivo No Corriente:
Deudas a largo plazo
Financiación estructural
Pasivo Corriente:
Deudas a corto plazo
Debe poder pagarse con el Activo Corriente
Ratios Financieros Importantes
Ratio de Liquidez:
Si > 1,5: Buena liquidez
Si < 1: Problemas de liquidez (no puede pagar deudas a corto plazo)
Ratio de Solvencia:
Si > 1,5: Buena solvencia
Si < 1: Insolvencia técnica
Ratio de Endeudamiento:
Si < 0,5: Bajo endeudamiento
Si > 1: Alto endeudamiento (más deuda que recursos propios)
Fondo de Maniobra:
Si > 0: Puede pagar deudas a corto plazo
Si < 0: Problemas de liquidez
Ejemplo de Interpretación
Balance de Situación al 31/12/2024:
Análisis:
✅ Cuadra: Activo (230.000€) = Pasivo + PN (230.000€)
✅ Liquidez: 80.000€ / 30.000€ = 2,67 → Excelente liquidez
✅ Solvencia: 230.000€ / 50.000€ = 4,6 → Muy solvente
✅ Endeudamiento: 50.000€ / 180.000€ = 0,28 → Bajo endeudamiento
✅ Fondo de Maniobra: 80.000€ - 30.000€ = 50.000€ → Positivo
Conclusión: Empresa sólida, con buena liquidez, baja deuda y beneficios.
🎨 Personalización de Partidas
Puede personalizar las partidas del balance para adaptarlo a sus necesidades.
Cómo Acceder a las Partidas
Paso 1: Abra el balance desde la lista
Paso 2: En la parte inferior, verá la lista de partidas
Paso 3: Haga clic sobre una partida para ver su composición
Estructura de una Partida
Cada partida tiene:
Código: Identificador de la partida (ej: A-B-II-3)
Descripción: Nombre de la partida (ej: "Clientes")
Cuentas incluidas: Qué cuentas contables se suman en esta partida
Ejemplo:
Partida: A-B-III-1 - Clientes
Cuentas incluidas:
430 - Clientes
431 - Clientes, efectos comerciales a cobrar
432 - Clientes, operaciones de factoring
435 - Clientes de dudoso cobro
436 - Clientes de dudoso cobro (negativo)
Modificar una Partida
Paso 1: Haga clic sobre la partida
Paso 2: Verá las cuentas incluidas
Paso 3: Puede:
Añadir cuentas
Eliminar cuentas
Modificar el orden
Paso 4: Guarde los cambios
Paso 5: Regenere el balance para ver los cambios
Casos de Uso de Personalización
Añadir cuenta específica:
Si usa una cuenta personalizada
Añádala a la partida correspondiente
Separar partidas:
Si quiere más detalle
Cree subpartidas
Adaptar a su sector:
Cada sector tiene particularidades
Adapte las partidas a su negocio
🔧 Solución de Problemas
Balance Descuadrado
Si el balance no cuadra (Activo ≠ Pasivo + PN), siga estos pasos:
Paso 1: Pulsar "Encontrar Problemas"
HolaGest analizará el balance y le indicará:
Cuentas con saldo no incluidas en el balance
Problemas con cuentas o subcuentas
Sugerencias de solución
Paso 2: Revisar Cuentas No Incluidas
Si hay cuentas con saldo que no están en ninguna partida:
Identifique a qué partida deberían pertenecer
Añádalas a la partida correspondiente
Paso 3: Verificar Balance de Sumas y Saldos
Genere un Balance de Sumas y Saldos del mismo periodo:
Si el Balance de Sumas y Saldos no cuadra, el problema está en la contabilidad
Corrija los asientos descuadrados
Vuelva a generar el Balance de Situación
Paso 4: Verificar Cuentas Especiales
Cuenta 473 (Hacienda Pública, retenciones):
Debería estar saldada al cierre
No se incluye en el balance por defecto
Si necesita incluirla: Partida A-B-III-3 (Deudores varios)
Cuenta 554 (Cuenta corriente con socios):
No se incluye en el balance por defecto
Si necesita incluirla: Partida A-B-III-2 (Créditos a empresas del grupo)
Cuentas con Saldo Inesperado
Cuentas de ingresos y gastos con saldo:
Las cuentas de los grupos 6 y 7 NO deben aparecer en el Balance de Situación
Si aparecen, es porque no se ha hecho el asiento de regularización
Haga el cierre del ejercicio para regularizarlas
Cuentas de clientes con saldo acreedor:
Puede ser un anticipo de cliente
Verifique si es correcto
Si es un error, corrija los asientos
Cuentas de proveedores con saldo deudor:
Puede ser un anticipo a proveedor
Verifique si es correcto
Si es un error, corrija los asientos
Diferencias de Céntimos
Si hay diferencias pequeñas (céntimos):
Puede deberse a redondeos
Revise facturas con muchos decimales
Ajuste con un asiento de diferencias de redondeo
💼 Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Balance Anual para Cuentas Anuales
Objetivo: Elaborar el Balance de Situación oficial del ejercicio
Proceso:
Cierre del ejercicio: Haga el cierre contable del ejercicio
Generar balance: Menú Informes > Balances > Generar
Seleccionar: Balance de Situación Abreviado (o Normal según corresponda)
Verificar: Compruebe que cuadra
Revisar partidas: Revise que todas las cuentas están correctamente clasificadas
Exportar a PDF: Para incluir en las Cuentas Anuales
Depositar: Presente en el Registro Mercantil junto con el resto de Cuentas Anuales
Caso 2: Balance para Solicitar un Préstamo
Objetivo: Presentar al banco la situación patrimonial
Proceso:
Generar balance actualizado: Con fecha actual (no esperar al cierre)
Configuración:
Desde: 01/01/2024
Hasta: Fecha actual (ej: 15/03/2024)
Analizar ratios: Calcule liquidez, solvencia, endeudamiento
Preparar explicación: Prepare notas explicativas de las partidas principales
Exportar a PDF: Formato profesional
Presentar al banco: Junto con Cuenta de Resultados y proyecciones
Caso 3: Balance Trimestral para Control Interno
Objetivo: Seguimiento trimestral de la situación patrimonial
Proceso:
Generar balance trimestral:
Desde: 01/01/2024
Hasta: 31/03/2024 (fin del trimestre)
Comparar con trimestre anterior: Identifique cambios significativos
Analizar ratios: Verifique que se mantienen en niveles adecuados
Tomar decisiones: Ajuste estrategia según resultados
Caso 4: Balance para Inversores
Objetivo: Mostrar la solidez de la empresa a potenciales inversores
Proceso:
Generar balance actualizado
Preparar versión comentada: Añada notas explicativas
Calcular ratios: Muestre indicadores clave
Comparar con años anteriores: Muestre evolución positiva
Presentación profesional: Exporte a PDF con formato corporativo
❓ Preguntas Frecuentes
❔ ¿Qué diferencia hay entre el Balance de Situación y el Balance de Sumas y Saldos?
Balance de Sumas y Saldos:
Muestra TODAS las cuentas (activo, pasivo, ingresos, gastos)
Es una herramienta de verificación
Muestra sumas del debe y haber
Balance de Situación:
Muestra solo cuentas de ACTIVO, PASIVO y PATRIMONIO NETO
Es un informe oficial de las Cuentas Anuales
Muestra la situación patrimonial
❔ ¿Cuándo debo generar el Balance de Situación?
Obligatoriamente:
Al cierre del ejercicio (31/12 normalmente)
Para las Cuentas Anuales
Opcionalmente:
Trimestralmente para control interno
Cuando lo solicite el banco
Para presentar a inversores
Cuando necesite conocer la situación patrimonial
❔ ¿Debo usar el balance abreviado o el normal?
Use el abreviado si cumple al menos 2 de estos requisitos:
Activo ≤ 4.000.000€
Cifra de negocios ≤ 8.000.000€
Número medio de trabajadores ≤ 50
Use el normal si NO cumple los requisitos anteriores.
La mayoría de PYMES pueden usar el abreviado.
❔ ¿Por qué mi balance no cuadra?
Las causas más comunes:
Hay cuentas con saldo no incluidas en ninguna partida
Solución: Pulse "Encontrar problemas" y añada las cuentas a las partidas correspondientes
El Balance de Sumas y Saldos no cuadra
Solución: Corrija los asientos descuadrados primero
No se ha hecho el cierre del ejercicio
Solución: Haga el cierre para regularizar ingresos y gastos
Cuentas especiales (473, 554) no incluidas
Solución: Añádalas a las partidas correspondientes si tienen saldo
❔ ¿Puedo generar un balance en cualquier fecha?
Sí, puede generar un balance en cualquier fecha:
Balance a 31/03/2024 (fin de trimestre)
Balance a 30/06/2024 (fin de semestre)
Balance a 15/03/2024 (fecha actual)
Simplemente configure el campo "Hasta" con la fecha deseada.
❔ ¿Las cuentas de ingresos y gastos aparecen en el Balance de Situación?
No, las cuentas de ingresos (grupo 7) y gastos (grupo 6) NO aparecen en el Balance de Situación.
Estas cuentas se regularizan al cierre del ejercicio y su saldo se traspasa a la cuenta de Resultado del Ejercicio (129), que SÍ aparece en el Patrimonio Neto.
Si ve cuentas de ingresos o gastos en su balance, es porque no se ha hecho el cierre del ejercicio.
❔ ¿Qué es el Patrimonio Neto?
El Patrimonio Neto es la diferencia entre el Activo y el Pasivo:
Patrimonio Neto = Activo - Pasivo
Representa los recursos propios de la empresa:
Capital aportado por los socios
Reservas acumuladas
Beneficios no distribuidos
Resultado del ejercicio actual
Es lo que "vale" la empresa o lo que quedaría para los socios si se vendiera todo el activo y se pagaran todas las deudas.
❔ ¿Qué significa que el Patrimonio Neto sea negativo?
Un Patrimonio Neto negativo significa que:
Pasivo > Activo
Es decir, la empresa debe más de lo que tiene.
Causas:
Pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores
Pérdida importante en el ejercicio actual
Descapitalización
Consecuencias:
Situación de riesgo
Posible causa de disolución legal
Dificultad para obtener financiación
Solución:
Ampliación de capital
Reducción de deudas
Generación de beneficios
❔ ¿Puedo comparar balances de diferentes ejercicios?
Sí, es muy recomendable:
Genere el balance del ejercicio 2023
Genere el balance del ejercicio 2024
Exporte ambos a Excel
Compare las partidas principales
Analice la evolución
Qué analizar:
¿Ha aumentado el Activo? (crecimiento)
¿Ha aumentado el Patrimonio Neto? (solidez)
¿Ha aumentado el Pasivo? (endeudamiento)
¿Han mejorado los ratios?
❔ ¿Qué es el Fondo de Maniobra y por qué es importante?
El Fondo de Maniobra es:
Fondo de Maniobra = Activo Corriente - Pasivo Corriente
Representa los recursos a corto plazo disponibles después de pagar las deudas a corto plazo.
Si es positivo:
La empresa puede pagar sus deudas a corto plazo
Buena situación de liquidez
Si es negativo:
La empresa no puede pagar sus deudas a corto plazo con sus activos corrientes
Problemas de liquidez
Riesgo de suspensión de pagos
Recomendación: Mantenga un Fondo de Maniobra positivo y suficiente para cubrir al menos 2-3 meses de gastos.
❔ ¿Dónde aparecen los préstamos bancarios en el balance?
Los préstamos bancarios aparecen en:
Pasivo No Corriente (largo plazo):
Parte del préstamo que vence en más de un año
Partida: B-II - Deudas a largo plazo
Pasivo Corriente (corto plazo):
Parte del préstamo que vence en menos de un año
Partida: C-III - Deudas a corto plazo
Importante: Cada año debe reclasificar la parte del préstamo que vence en el próximo año de largo plazo a corto plazo.
❔ ¿Puedo personalizar las partidas del balance?
Sí, puede personalizar las partidas:
Abra el balance
Haga clic sobre una partida
Añada o elimine cuentas
Guarde los cambios
Regenere el balance
Cuándo personalizarlo:
Si usa cuentas específicas de su sector
Si quiere más o menos detalle
Si necesita adaptar a requisitos específicos
Precaución: Asegúrese de que la personalización cumple con la normativa contable.
Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025
Documentación relacionada:
Soporte técnico:
Si tiene problemas con el Balance de Situación, contacte con soporte proporcionando:
Periodo del balance
Si cuadra o no
Diferencia encontrada (si no cuadra)
Mensaje de error (si aplica)
Última actualización