Cómo hacer un libro diario contable
El Libro Diario Contable es uno de los libros contables obligatorios que deben llevar todas las empresas. Registra cronológicamente todos los asientos contables realizados durante un periodo, mostrando cada operación con su fecha, concepto, cuentas afectadas e importes.
Este documento es fundamental para el cumplimiento legal, auditorías, legalización de libros oficiales y para tener un registro completo y ordenado de todas las operaciones contables de la empresa.
📑 Tabla de Contenidos
📊 ¿Qué es el Libro Diario Contable?
El Libro Diario es un registro cronológico de todas las operaciones contables de la empresa.
Características Principales
Orden cronológico:
Los asientos se registran por fecha
Desde el primero hasta el último del periodo
Permite ver la secuencia temporal de operaciones
Registro completo:
Incluye todos los asientos del periodo
Cada asiento con su fecha, concepto, cuentas e importes
Debe y Haber de cada cuenta
Obligatorio:
Es uno de los libros contables obligatorios
Debe legalizarse en el Registro Mercantil
Debe conservarse durante al menos 6 años
Contenido de Cada Asiento
Cada asiento en el Libro Diario muestra:
Número de asiento: Identificador único (ej: 2024/0001)
Fecha: Fecha de la operación (ej: 15/03/2024)
Concepto: Descripción de la operación (ej: "Factura de compra FP2024/001")
Cuentas afectadas: Todas las cuentas que intervienen
Importes:
Debe: Cargos en cada cuenta
Haber: Abonos en cada cuenta
Total: Suma del Debe = Suma del Haber
🔄 Libro Diario vs Libro Mayor
Orden
Cronológico (por fecha)
Por cuenta contable
Agrupación
Por asiento
Por cuenta
Muestra
Todas las operaciones en orden temporal
Todos los movimientos de cada cuenta
Uso principal
Ver secuencia de operaciones
Ver evolución de una cuenta
Obligatorio
Sí
Sí
Legalización
Sí
Sí
Ejemplo:
Libro Diario:
Libro Mayor (Cuenta 430 - Clientes):
🎯 Para Qué Sirve
El Libro Diario tiene múltiples utilidades:
1. Cumplimiento Legal
✅ Obligación mercantil: Libro contable obligatorio ✅ Legalización: Debe legalizarse en el Registro Mercantil ✅ Inspecciones: Puede ser solicitado por Hacienda o inspectores ✅ Auditorías: Documento principal para auditorías
2. Registro Completo
✅ Todas las operaciones: Registro cronológico completo ✅ Trazabilidad: Permite seguir cualquier operación ✅ Verificación: Comprobar que todo está registrado ✅ Histórico: Consultar operaciones pasadas
3. Análisis y Control
✅ Revisión de asientos: Ver todos los asientos del periodo ✅ Detección de errores: Identificar asientos incorrectos ✅ Conciliaciones: Verificar operaciones específicas ✅ Justificación: Documentar operaciones ante terceros
4. Base para Otros Informes
✅ Balance de Sumas y Saldos: Se construye a partir del Diario ✅ Libro Mayor: Se genera a partir del Diario ✅ Balances: Todos los balances parten de los asientos del Diario
🔧 Cómo Crear un Libro Diario
Método 1: Generación Automática (Recomendado)
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Diario Contable
Paso 2: Pulsar Generar
Pulse el botón "Generar"
Paso 3: Resultado
HolaGest creará automáticamente diarios contables para todos los ejercicios.
Paso 4: Seleccionar
Localice el diario del ejercicio que desea ver
Haga clic sobre él para abrirlo
Pulse "Imprimir" para visualizarlo
Ventajas: ✅ Rápido y sencillo ✅ Crea diarios para todos los ejercicios ✅ Configuración estándar correcta
Método 2: Creación Manual
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Diario Contable
Paso 2: Pulsar Nuevo
Pulse el botón "Nuevo"
Paso 3: Configurar
Complete los campos del formulario:
Nombre: "Libro Diario 2024"
Desde: 01/01/2024 (inicio del periodo)
Hasta: 31/12/2024 (fin del periodo)
Canal: (Dejar vacío normalmente)
Paso 4: Guardar
Pulse "Guardar"
Paso 5: Imprimir
Pulse "Imprimir" para visualizar el libro diario
📖 Cómo Crear un Libro Mayor
El Libro Mayor muestra todos los movimientos de cada cuenta contable.
Método 1: Mayor de Todas las Cuentas
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Mayor Contable
Paso 2: Pulsar Generar
Pulse el botón "Generar" para crear mayores de todos los ejercicios
Paso 3: Seleccionar
Localice el mayor del ejercicio que desea ver
Pulse "Imprimir"
Método 2: Mayor de una Cuenta Específica
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Mayor Contable
Paso 2: Pulsar Nuevo
Pulse el botón "Nuevo"
Paso 3: Configurar
Nombre: "Mayor de Clientes 2024"
Desde: 01/01/2024
Hasta: 31/12/2024
Desde cuenta: 4300000000 (Clientes)
Hasta cuenta: 4399999999 (Clientes)
Paso 4: Guardar y Imprimir
Pulse "Guardar" y luego "Imprimir"
Resultado: Verá todos los movimientos de las cuentas de clientes.
📋 Estructura del Libro Diario
El Libro Diario se estructura de la siguiente forma:
Cabecera
Nombre de la empresa: Razón social
Ejercicio: Año del ejercicio contable
Periodo: Fechas desde/hasta
Fecha de generación: Cuándo se generó el informe
Cuerpo - Listado de Asientos
Para cada asiento:
Número de asiento: 2024/0001
Fecha: 15/03/2024
Concepto: Descripción de la operación
Detalle de cuentas:
600
Compras de mercaderías
1.000,00€
-
472
IVA soportado
210,00€
-
400
Proveedores
-
1.210,00€
TOTAL
1.210,00€
1.210,00€
Pie
Total general del Debe: Suma de todos los cargos del periodo
Total general del Haber: Suma de todos los abonos del periodo
Verificación: Total Debe = Total Haber
📊 Estructura del Libro Mayor
El Libro Mayor se estructura por cuenta contable:
Para Cada Cuenta
Código y nombre de la cuenta: 430 - Clientes
Saldo inicial: Saldo al inicio del periodo
Movimientos del periodo:
01/01/2024
-
Saldo inicial
-
-
5.000,00€
16/03/2024
2024/0002
FV2024/001
1.210,00€
-
6.210,00€
20/03/2024
2024/0005
Cobro FV2024/001
-
1.210,00€
5.000,00€
25/03/2024
2024/0008
FV2024/002
2.420,00€
-
7.420,00€
Totales:
Suma del Debe: 3.630,00€
Suma del Haber: 1.210,00€
Saldo final: 7.420,00€
🖨️ Cómo Imprimir los Libros
Imprimir Libro Diario
Paso 1: Abra el Libro Diario desde la lista
Paso 2: Pulse "Imprimir"
Paso 3: Seleccione formato:
PDF: Para legalización, archivo, presentación
Excel: Para análisis, búsquedas
CSV: Para importación en otras aplicaciones
Imprimir Libro Mayor
Paso 1: Abra el Libro Mayor desde la lista
Paso 2: Pulse "Imprimir"
Paso 3: Seleccione formato (PDF, Excel, CSV)
Opciones de Impresión
Libro Diario completo:
Incluye todos los asientos del periodo
Puede ser muy extenso (cientos de páginas)
Libro Diario resumido:
Solo totales por asiento
Más compacto
Libro Mayor completo:
Todas las cuentas con movimientos
Muy extenso
Libro Mayor de cuentas específicas:
Solo las cuentas seleccionadas
Más manejable
📜 Legalización de Libros
La legalización de libros contables es una obligación legal en muchos países.
¿Qué Libros Deben Legalizarse?
Obligatorios:
Libro Diario
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Opcionalmente:
Libro Mayor
Otros libros auxiliares
Proceso de Legalización (España)
Paso 1: Generar los Libros
Genere el Libro Diario del ejercicio completo
Genere el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Paso 2: Exportar a PDF
Exporte cada libro a PDF
Asegúrese de que incluye todo el ejercicio
Paso 3: Presentación Telemática
Acceda a la web del Registro Mercantil
Suba los archivos PDF
Pague las tasas correspondientes
Obtenga el certificado de legalización
Plazo: Normalmente 4 meses desde el cierre del ejercicio
Requisitos del PDF
Formato:
PDF/A (archivo de larga duración)
Firmado digitalmente (opcional pero recomendado)
Contenido:
Todos los asientos del ejercicio
Desde el asiento de apertura hasta el de cierre
Numeración correlativa
Información:
Nombre de la empresa
NIF
Ejercicio
Número de páginas
💼 Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Legalización Anual de Libros
Objetivo: Legalizar los libros contables del ejercicio
Proceso:
Cierre del ejercicio: Haga el cierre contable
Genere Libro Diario: Del 01/01/2024 al 31/12/2024
Genere Libro de Inventarios: Con Balance y Cuentas Anuales
Exporte a PDF: Ambos libros
Presente telemáticamente: En el Registro Mercantil
Archive certificado: Guarde el certificado de legalización
Caso 2: Revisión de Asientos de un Mes
Objetivo: Revisar todos los asientos de marzo
Proceso:
Genere Libro Diario: Del 01/03/2024 al 31/03/2024
Exporte a Excel: Para facilitar búsquedas
Revise asiento por asiento:
Verifique conceptos
Compruebe importes
Identifique errores
Corrija errores: Modifique asientos incorrectos
Regenere: Vuelva a generar el libro para verificar
Caso 3: Análisis de Movimientos de una Cuenta
Objetivo: Ver todos los movimientos de la cuenta de bancos
Proceso:
Genere Libro Mayor: De la cuenta 572 (Bancos)
Periodo: Del 01/01/2024 al 31/12/2024
Exporte a Excel
Analice:
Todos los ingresos en banco
Todos los pagos desde banco
Saldo final
Concilie: Compare con extractos bancarios
Caso 4: Auditoría Interna
Objetivo: Preparar documentación para auditoría
Proceso:
Genere Libro Diario completo: Del ejercicio
Genere Libro Mayor completo: Del ejercicio
Genere Balance de Sumas y Saldos
Exporte todo a PDF
Prepare carpeta con toda la documentación
Entregue a auditores
Caso 5: Búsqueda de un Asiento Específico
Objetivo: Encontrar un asiento concreto
Proceso:
Genere Libro Diario: Del periodo aproximado
Exporte a Excel
Use la función de búsqueda de Excel:
Busque por concepto
Busque por importe
Busque por cuenta
Localice el asiento
Anote el número de asiento para modificarlo si es necesario
❓ Preguntas Frecuentes
❔ ¿Qué diferencia hay entre el Libro Diario y el Libro Mayor?
Libro Diario:
Orden cronológico (por fecha)
Muestra todos los asientos en orden temporal
Útil para ver la secuencia de operaciones
Libro Mayor:
Orden por cuenta contable
Muestra todos los movimientos de cada cuenta
Útil para ver la evolución de una cuenta específica
❔ ¿Es obligatorio legalizar los libros contables?
Sí, en la mayoría de países es obligatorio legalizar:
Libro Diario
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Plazo: Normalmente 4 meses desde el cierre del ejercicio
Sanción: No legalizar puede conllevar sanciones administrativas
❔ ¿Puedo generar el Libro Diario de un periodo específico?
Sí, puede generar el Libro Diario de cualquier periodo:
Mensual: 01/03/2024 a 31/03/2024
Trimestral: 01/01/2024 a 31/03/2024
Anual: 01/01/2024 a 31/12/2024
Personalizado: Cualquier rango de fechas
❔ ¿Cómo puedo buscar un asiento específico en el Libro Diario?
Método 1: Exportar a Excel
Genere el Libro Diario
Exporte a Excel
Use Ctrl+F para buscar
Busque por concepto, importe o cuenta
Método 2: Desde Contabilidad
Vaya a Menú Contabilidad > Asientos
Use los filtros para buscar
Localice el asiento
❔ ¿El Libro Diario incluye el asiento de apertura y cierre?
Sí, el Libro Diario incluye:
Asiento de apertura (primer asiento del ejercicio)
Todos los asientos del ejercicio
Asiento de regularización (si se ha hecho)
Asiento de cierre (si se ha hecho)
❔ ¿Puedo generar el Libro Mayor de una sola cuenta?
Sí, puede generar el Libro Mayor de cuentas específicas:
Cree un nuevo Mayor
En "Desde cuenta" y "Hasta cuenta", ponga la misma cuenta
Ejemplo: Desde 5720000000 Hasta 5720000000
Generará solo el mayor de esa cuenta
❔ ¿Qué formato debo usar para legalizar?
Para legalización:
Formato: PDF
Preferiblemente PDF/A (archivo de larga duración)
Firmado digitalmente (recomendado)
Para análisis interno:
Excel (permite búsquedas y análisis)
CSV (para importar en otras aplicaciones)
❔ ¿Cuánto tiempo debo conservar los libros contables?
Obligación legal: Mínimo 6 años desde el último asiento
Recomendación: Conservar indefinidamente en formato digital
Formato:
PDF para archivo oficial
Backup de la base de datos de HolaGest
❔ ¿Puedo modificar un asiento después de generar el Libro Diario?
Sí, puede modificar asientos en cualquier momento:
Vaya a Menú Contabilidad > Asientos
Localice el asiento
Modifíquelo
Guarde los cambios
Regenere el Libro Diario para ver los cambios
Importante: Si ya ha legalizado el libro, consulte con su asesor antes de modificar asientos.
❔ ¿El Libro Diario muestra los saldos de las cuentas?
No, el Libro Diario muestra:
Cada asiento con sus cuentas e importes
Debe y Haber de cada cuenta en cada asiento
Total del asiento (Debe = Haber)
Para ver saldos, use:
Libro Mayor (muestra saldo acumulado)
Balance de Sumas y Saldos (muestra saldos finales)
❔ ¿Puedo generar el Libro Diario de ejercicios anteriores?
Sí, puede generar el Libro Diario de cualquier ejercicio:
Seleccione las fechas del ejercicio anterior
Genere el libro normalmente
Los datos históricos se conservan indefinidamente
❔ ¿Qué hago si el Libro Diario es muy extenso?
Si el Libro Diario tiene muchas páginas:
Opción 1: Generar por periodos
Genere un libro por trimestre o mes
Más manejable para revisión
Opción 2: Exportar a Excel
Permite búsquedas rápidas
Filtros por cuenta, concepto, importe
Opción 3: Libro Diario resumido
Solo totales por asiento
Menos detalle pero más compacto
Para legalización: Debe incluir el ejercicio completo, aunque sea extenso.
Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025
Documentación relacionada:
Soporte técnico:
Si tiene problemas con el Libro Diario o Mayor, contacte con soporte proporcionando:
Periodo del libro
Tipo de libro (Diario o Mayor)
Problema específico
Última actualización