Cómo hacer un Balance de pérdidas y ganancias
El Balance de Pérdidas y Ganancias, también conocido como Cuenta de Resultados o Cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG), es uno de los documentos contables más importantes para conocer la rentabilidad de una empresa.
Este informe muestra todos los ingresos y gastos de un periodo, determinando si la empresa ha obtenido beneficios o pérdidas. Es fundamental para analizar la viabilidad del negocio, tomar decisiones estratégicas y cumplir con las obligaciones legales.
📑 Tabla de Contenidos
📊 ¿Qué es el Balance de Pérdidas y Ganancias?
El Balance de Pérdidas y Ganancias es un documento contable que muestra el resultado económico de una empresa durante un periodo determinado (normalmente un año).
Ecuación Fundamental
RESULTADO = INGRESOS - GASTOS
Si Ingresos > Gastos: La empresa ha tenido BENEFICIOS (resultado positivo)
Si Ingresos < Gastos: La empresa ha tenido PÉRDIDAS (resultado negativo)
Características Principales
Es una película:
A diferencia del Balance de Situación (que es una fotografía), la Cuenta de Resultados muestra lo que ha sucedido durante un periodo
Refleja la actividad económica del ejercicio
Es acumulativo:
Suma todos los ingresos y gastos del periodo
Desde el inicio hasta el fin del ejercicio
Es obligatorio:
Forma parte de las Cuentas Anuales
Debe presentarse anualmente
Debe depositarse en el Registro Mercantil
🏗️ Estructura del Balance
El Balance de Pérdidas y Ganancias se estructura en diferentes niveles de resultados:
1. OPERACIONES CONTINUADAS
A) RESULTADO DE EXPLOTACIÓN
1. Importe neto de la cifra de negocios:
a) Ventas: Ingresos por ventas de mercaderías y productos
b) Prestaciones de servicios: Ingresos por servicios prestados
2. Variación de existencias de productos terminados y en curso:
Aumento o disminución del stock de productos propios
3. Trabajos realizados por la empresa para su activo:
Trabajos que la empresa hace para sí misma
4. Aprovisionamientos:
a) Consumo de mercaderías: Compras de mercaderías ± variación de existencias
b) Consumo de materias primas: Compras de materias primas ± variación de existencias
c) Trabajos realizados por otras empresas: Subcontrataciones
5. Otros ingresos de explotación:
a) Ingresos accesorios: Otros ingresos de la actividad
b) Subvenciones de explotación: Subvenciones corrientes
6. Gastos de personal:
a) Sueldos y salarios: Nóminas
b) Cargas sociales: Seguridad Social y otros
7. Otros gastos de explotación:
a) Servicios exteriores: Alquileres, suministros, publicidad, etc.
b) Tributos: Impuestos (excepto Impuesto sobre Beneficios)
c) Pérdidas, deterioro y variación de provisiones: Provisiones y deterioros
d) Otros gastos de gestión corriente: Otros gastos
8. Amortización del inmovilizado:
Amortizaciones de inmovilizado material e intangible
9. Imputación de subvenciones de inmovilizado no financiero:
Parte de subvenciones de capital imputada al ejercicio
10. Excesos de provisiones:
Reversión de provisiones
11. Deterioro y resultado por enajenaciones del inmovilizado:
a) Deterioros y pérdidas: Pérdidas por deterioro de inmovilizado
b) Resultados por enajenaciones: Beneficios o pérdidas por venta de inmovilizado
= A) RESULTADO DE EXPLOTACIÓN
B) RESULTADO FINANCIERO
12. Ingresos financieros:
a) De participaciones en instrumentos de patrimonio: Dividendos
b) De valores negociables y otros instrumentos financieros: Intereses de inversiones
13. Gastos financieros:
a) Por deudas con empresas del grupo: Intereses de deudas con grupo
b) Por deudas con terceros: Intereses de préstamos bancarios
c) Por actualización de provisiones: Actualización de provisiones
14. Variación de valor razonable en instrumentos financieros:
Cambios de valor de instrumentos financieros
15. Diferencias de cambio:
Beneficios o pérdidas por cambio de moneda
16. Deterioro y resultado por enajenaciones de instrumentos financieros:
a) Deterioros y pérdidas: Pérdidas por deterioro de inversiones financieras
b) Resultados por enajenaciones: Beneficios o pérdidas por venta de inversiones
= B) RESULTADO FINANCIERO
RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS
= A) RESULTADO DE EXPLOTACIÓN + B) RESULTADO FINANCIERO
17. Impuestos sobre beneficios:
Impuesto sobre Sociedades o IRPF
= RESULTADO DEL EJERCICIO PROCEDENTE DE OPERACIONES CONTINUADAS
2. OPERACIONES INTERRUMPIDAS
18. Resultado del ejercicio procedente de operaciones interrumpidas neto de impuestos:
Resultados de actividades que se han interrumpido
= RESULTADO DEL EJERCICIO
🎯 Para Qué Sirve
El Balance de Pérdidas y Ganancias tiene múltiples utilidades:
1. Conocer la Rentabilidad
✅ ¿Ha ganado o perdido dinero la empresa? ✅ ¿Cuánto ha ganado o perdido? ✅ ¿De dónde vienen los beneficios o pérdidas?
2. Cumplimiento Legal
✅ Obligación mercantil: Parte de las Cuentas Anuales obligatorias ✅ Depósito en Registro Mercantil: Debe presentarse anualmente ✅ Base para impuestos: Base para calcular el Impuesto sobre Sociedades
3. Análisis de la Actividad
✅ Evolución de ventas: ¿Están creciendo las ventas? ✅ Control de gastos: ¿Están controlados los gastos? ✅ Márgenes: ¿Cuál es el margen de beneficio? ✅ Estructura de costes: ¿Dónde se gasta más?
4. Toma de Decisiones
✅ Inversiones: ¿Puede la empresa invertir? ✅ Financiación: ¿Necesita financiación externa? ✅ Precios: ¿Son adecuados los precios de venta? ✅ Costes: ¿Dónde se puede reducir costes?
5. Presentación a Terceros
✅ Bancos: Para solicitar préstamos ✅ Inversores: Para captar inversión ✅ Socios: Para informar de resultados ✅ Administraciones: Para subvenciones
🔧 Cómo Crear un Balance de Pérdidas y Ganancias
En HolaGest existen dos formas de crear un Balance de Pérdidas y Ganancias:
Método 1: Generación Automática (Recomendado)
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Balances
Paso 2: Pulsar Generar
Pulse el botón "Generar"
Paso 3: Resultado
HolaGest creará automáticamente varios balances, incluyendo:
Balance de Pérdidas y Ganancias Abreviado
Balance de Pérdidas y Ganancias Normal
Balance de Situación
Balance de Ingresos y Gastos
Todos con las fechas del ejercicio activo.
Paso 4: Seleccionar
Localice el "Balance de Pérdidas y Ganancias" en la lista
Haga clic sobre él para abrirlo
Pulse "Imprimir" para visualizarlo
Ventajas: ✅ Rápido y sencillo ✅ Crea todos los balances necesarios ✅ Configuración estándar correcta ✅ Partidas predefinidas según normativa
Método 2: Creación Manual
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Balances
Paso 2: Pulsar Nuevo
Pulse el botón "Nuevo"
Paso 3: Configurar
Complete los campos del formulario:
Nombre: "Balance de Pérdidas y Ganancias 2024"
Desde: 01/01/2024 (inicio del ejercicio)
Hasta: 31/12/2024 (fin del ejercicio o fecha actual)
Tipo: Seleccione "Pérdidas y Ganancias"
Subtipo: Seleccione "Abreviado" o "Normal"
Canal: (Dejar vacío normalmente)
Paso 4: Guardar
Pulse "Guardar"
Paso 5: Revisar Partidas
HolaGest habrá creado automáticamente las partidas del balance según el subtipo seleccionado.
Paso 6: Imprimir
Pulse "Imprimir" para visualizar el balance
⚙️ Configuración del Balance
Campos Principales
Nombre:
Descripción identificativa
Ejemplo: "Pérdidas y Ganancias 2024"
Ejemplo: "Cuenta de Resultados 2024"
Desde / Hasta:
Desde: Inicio del periodo (normalmente 01/01/2024)
Hasta: Fin del periodo (normalmente 31/12/2024 o fecha actual)
Importante: A diferencia del Balance de Situación, aquí el rango de fechas determina qué ingresos y gastos se incluyen.
Tipo:
Seleccione "Pérdidas y Ganancias"
Otras opciones: Balance de Situación, Ingresos y Gastos, Sumas y Saldos
Subtipo:
Abreviado: Para PYMES que cumplan ciertos requisitos
Normal: Para empresas que no pueden usar el abreviado
Canal:
Normalmente vacío
Use solo si quiere resultados de un canal específico
📋 Tipos de Balance: Normal vs Abreviado
Balance Abreviado
Quién puede usarlo:
Empresas que cumplan al menos DOS de estos requisitos:
Activo ≤ 4.000.000€
Cifra de negocios ≤ 8.000.000€
Número medio de trabajadores ≤ 50
Características:
Menos partidas (más resumido)
Más sencillo de elaborar
Suficiente para la mayoría de PYMES
Ejemplo de estructura:
Balance Normal
Quién debe usarlo:
Empresas que NO cumplan los requisitos del abreviado.
Características:
Más partidas (más detallado)
Mayor nivel de desglose
Más complejo de elaborar
Ejemplo de estructura:
Recomendación: Si puede usar el abreviado, úselo. Es más sencillo y cumple con la normativa.
🖨️ Cómo Imprimir el Balance
Paso 1: Abrir el Balance
En la lista de balances, haga clic sobre el Balance de Pérdidas y Ganancias que desea imprimir.
Paso 2: Revisar
Revise las partidas y los importes en la parte inferior de la pantalla.
Paso 3: Pulsar Imprimir
Pulse el botón "Imprimir"
Paso 4: Elegir Formato
PDF:
Para presentación oficial
Para enviar a terceros
Para archivar
Excel:
Para análisis adicional
Para crear gráficos
Para comparativas
Paso 5: Verificar
Verifique el resultado del ejercicio:
Resultado positivo: Beneficios Resultado negativo: Pérdidas
📖 Interpretación del Balance
Niveles de Resultado
Resultado de Explotación:
Resultado de la actividad principal de la empresa
Ventas menos costes de ventas y gastos operativos
Es el más importante: Indica si el negocio principal es rentable
Resultado Financiero:
Ingresos financieros menos gastos financieros
Normalmente negativo (más gastos que ingresos financieros)
Indica el coste de la financiación
Resultado Antes de Impuestos:
Resultado de Explotación + Resultado Financiero
Beneficio antes de pagar impuestos
Resultado del Ejercicio:
Resultado Antes de Impuestos - Impuestos
Beneficio o pérdida final
Es lo que queda para los socios
Ejemplo de Interpretación
Cuenta de Pérdidas y Ganancias 2024:
Análisis:
✅ Ventas: 500.000€ → Buena facturación
✅ Margen bruto: (500.000€ - 200.000€) / 500.000€ = 60% → Buen margen
✅ Resultado de explotación: 50.000€ → El negocio principal es rentable
✅ Resultado financiero: -4.000€ → Coste de financiación bajo
✅ Resultado final: 34.500€ → Beneficio del 6,9% sobre ventas
Conclusión: Empresa rentable con buenos márgenes y costes controlados.
📊 Análisis de Resultados
Ratios de Rentabilidad
Margen Bruto:
Indica el margen antes de gastos operativos
Ejemplo: (500.000€ - 200.000€) / 500.000€ = 60%
Margen de Explotación:
Indica la rentabilidad de la actividad principal
Ejemplo: 50.000€ / 500.000€ = 10%
Margen Neto:
Indica la rentabilidad final
Ejemplo: 34.500€ / 500.000€ = 6,9%
ROE (Return on Equity):
Indica la rentabilidad sobre los recursos propios
Ejemplo: 34.500€ / 180.000€ = 19,2%
Análisis de Estructura de Costes
Coste de Ventas:
Indica qué % de las ventas se va en compras
Ejemplo: 200.000€ / 500.000€ = 40%
Gastos de Personal:
Indica qué % de las ventas se va en personal
Ejemplo: 150.000€ / 500.000€ = 30%
Otros Gastos de Explotación:
Indica qué % de las ventas se va en otros gastos
Ejemplo: 80.000€ / 500.000€ = 16%
Punto de Equilibrio
El punto de equilibrio es el nivel de ventas necesario para no tener ni beneficios ni pérdidas.
Cálculo:
Ejemplo:
Gastos Fijos: 250.000€ (personal + otros gastos + amortización)
Gastos Variables: 200.000€ (compras)
Ventas: 500.000€
Interpretación: La empresa necesita facturar al menos 416.667€ para no tener pérdidas.
🎨 Personalización de Partidas
Puede personalizar las partidas del balance para adaptarlo a sus necesidades.
Cómo Acceder a las Partidas
Paso 1: Abra el balance desde la lista
Paso 2: En la parte inferior, verá la lista de partidas
Paso 3: Haga clic sobre una partida para ver su composición
Estructura de una Partida
Cada partida tiene:
Código: Identificador de la partida (ej: 1)
Descripción: Nombre de la partida (ej: "Importe neto de la cifra de negocios")
Cuentas incluidas: Qué cuentas contables se suman en esta partida
Ejemplo:
Partida: 1 - Importe neto de la cifra de negocios
Cuentas incluidas:
700 - Ventas de mercaderías
701 - Ventas de productos terminados
702 - Ventas de productos semiterminados
703 - Ventas de subproductos y residuos
704 - Ventas de envases y embalajes
705 - Prestaciones de servicios
706 - Descuentos sobre ventas por pronto pago (negativo)
708 - Devoluciones de ventas (negativo)
709 - Rappels sobre ventas (negativo)
Modificar una Partida
Paso 1: Haga clic sobre la partida
Paso 2: Verá las cuentas incluidas
Paso 3: Puede:
Añadir cuentas
Eliminar cuentas
Modificar el orden
Paso 4: Guarde los cambios
Paso 5: Regenere el balance para ver los cambios
💼 Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Cuenta de Resultados Anual para Cuentas Anuales
Objetivo: Elaborar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias oficial del ejercicio
Proceso:
Cierre del ejercicio: Haga el cierre contable del ejercicio
Generar balance: Menú Informes > Balances > Generar
Seleccionar: Balance de Pérdidas y Ganancias Abreviado (o Normal)
Verificar: Compruebe el resultado del ejercicio
Revisar partidas: Revise que todas las cuentas están correctamente clasificadas
Exportar a PDF: Para incluir en las Cuentas Anuales
Depositar: Presente en el Registro Mercantil junto con el Balance de Situación
Caso 2: Análisis Trimestral de Resultados
Objetivo: Conocer los resultados del trimestre
Proceso:
Generar balance trimestral:
Desde: 01/01/2024
Hasta: 31/03/2024
Analizar resultados: ¿Hay beneficios o pérdidas?
Calcular ratios: Margen bruto, margen de explotación, margen neto
Comparar con trimestre anterior: ¿Mejora o empeora?
Tomar decisiones: Ajustar precios, reducir costes, etc.
Caso 3: Comparativa Anual
Objetivo: Comparar resultados de dos ejercicios
Proceso:
Generar PyG 2023:
Desde: 01/01/2023
Hasta: 31/12/2023
Generar PyG 2024:
Desde: 01/01/2024
Hasta: 31/12/2024
Exportar ambos a Excel
Crear tabla comparativa:
Ventas 2023 vs 2024
Gastos 2023 vs 2024
Resultado 2023 vs 2024
Calcular variaciones:
% de crecimiento de ventas
% de variación de gastos
% de variación de beneficios
Analizar: ¿Por qué han cambiado los resultados?
Caso 4: Presentación a Inversores
Objetivo: Mostrar la rentabilidad de la empresa
Proceso:
Generar PyG de los últimos 3 años
Crear presentación mostrando:
Evolución de ventas
Evolución de beneficios
Márgenes
Tendencia positiva
Calcular proyecciones para el próximo año
Presentar a inversores
❓ Preguntas Frecuentes
❔ ¿Qué diferencia hay entre el Balance de Pérdidas y Ganancias y el Balance de Situación?
Balance de Pérdidas y Ganancias:
Muestra INGRESOS y GASTOS
Determina el RESULTADO (beneficio o pérdida)
Es una "película" (muestra lo que ha pasado durante el periodo)
Responde: ¿Ha ganado o perdido dinero?
Balance de Situación:
Muestra ACTIVO, PASIVO y PATRIMONIO NETO
Determina la SITUACIÓN PATRIMONIAL
Es una "fotografía" (muestra la situación en un momento)
Responde: ¿Qué tiene y qué debe la empresa?
❔ ¿Qué es más importante: el Resultado de Explotación o el Resultado del Ejercicio?
Resultado de Explotación es más importante porque:
Muestra si el negocio principal es rentable
No incluye aspectos financieros (que pueden ser coyunturales)
Es el indicador de la viabilidad del negocio
Ejemplo:
Resultado de Explotación: 50.000€ → Negocio rentable
Resultado Financiero: -40.000€ → Muchos gastos financieros
Resultado del Ejercicio: 10.000€ → Beneficio bajo
Conclusión: El negocio es rentable, pero los gastos financieros reducen el beneficio. Solución: Reducir deuda.
❔ ¿Puedo tener beneficios y no tener dinero en el banco?
Sí, es perfectamente posible y común.
Explicación:
El beneficio es un concepto contable (ingresos - gastos), no de tesorería (cobros - pagos).
Ejemplo:
Ventas: 100.000€ (pero aún no cobradas)
Gastos: 60.000€ (ya pagados)
Beneficio: 40.000€
Dinero en banco: 0€ (porque no ha cobrado las ventas)
Solución: Gestione bien la tesorería, cobre rápido y pague más tarde.
❔ ¿Qué significa tener pérdidas?
Tener pérdidas significa que los gastos han sido mayores que los ingresos.
Resultado del Ejercicio negativo: Pérdidas
Causas comunes:
Ventas insuficientes
Gastos excesivos
Inversiones iniciales (empresas nuevas)
Crisis económica
Consecuencias:
Reduce el Patrimonio Neto
Si se acumulan, puede llevar a descapitalización
Puede ser causa de disolución legal
Solución:
Aumentar ventas
Reducir gastos
Mejorar márgenes
Ampliación de capital si es necesario
❔ ¿Dónde aparecen las amortizaciones?
Las amortizaciones aparecen en:
Partida 8 - Amortización del inmovilizado
Son un gasto contable (no de tesorería) que refleja la depreciación de los activos fijos (maquinaria, equipos, vehículos, etc.).
Importante: Las amortizaciones reducen el beneficio contable, pero no suponen salida de dinero (ya se pagó cuando se compró el activo).
❔ ¿Dónde aparece el IVA?
El IVA NO aparece en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Explicación:
El IVA es un impuesto que la empresa recauda para Hacienda (en ventas) y que puede deducir (en compras). No es un ingreso ni un gasto de la empresa.
Dónde aparece el IVA:
En el Balance de Situación (Hacienda Pública deudora o acreedora)
En las cuentas de clientes y proveedores (incluyen IVA)
Lo que SÍ aparece en PyG:
Ventas SIN IVA (neto)
Compras SIN IVA (neto)
❔ ¿Puedo generar una cuenta de resultados mensual?
Sí, puede generar cuentas de resultados de cualquier periodo:
Mensual:
Desde: 01/03/2024
Hasta: 31/03/2024
Trimestral:
Desde: 01/01/2024
Hasta: 31/03/2024
Semestral:
Desde: 01/01/2024
Hasta: 30/06/2024
Anual:
Desde: 01/01/2024
Hasta: 31/12/2024
❔ ¿Qué es el EBITDA y cómo se calcula?
El EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) es un indicador de rentabilidad operativa.
Cálculo:
Ejemplo:
Resultado de Explotación: 50.000€
Amortizaciones: 20.000€
EBITDA: 70.000€
Para qué sirve:
Mide la capacidad de generar beneficios operativos
Elimina el efecto de la financiación, impuestos y amortizaciones
Permite comparar empresas con diferentes estructuras financieras
❔ ¿Cómo afecta el resultado del ejercicio al Balance de Situación?
El Resultado del Ejercicio aparece en el Patrimonio Neto del Balance de Situación.
Si hay beneficios:
Aumenta el Patrimonio Neto
La empresa vale más
Si hay pérdidas:
Disminuye el Patrimonio Neto
La empresa vale menos
Ejemplo:
Patrimonio Neto inicial: 150.000€
Resultado del ejercicio: 30.000€ (beneficio)
Patrimonio Neto final: 180.000€
❔ ¿Qué hago con los beneficios?
Los beneficios pueden:
1. Repartirse como dividendos:
Los socios reciben dinero
Reduce el Patrimonio Neto
2. Quedarse en la empresa como reservas:
Aumenta el Patrimonio Neto
Fortalece la empresa
3. Combinación:
Parte se reparte
Parte se queda como reserva
Recomendación: Mantenga parte de los beneficios como reservas para fortalecer la empresa.
❔ ¿Puedo comparar mi cuenta de resultados con otras empresas?
Sí, pero con precauciones:
Compare con empresas:
Del mismo sector
De tamaño similar
Del mismo país (normativa fiscal diferente)
Ratios útiles para comparar:
Margen bruto
Margen de explotación
Margen neto
Estructura de costes
Fuentes de datos:
Registro Mercantil (cuentas depositadas)
Informes sectoriales
Asociaciones empresariales
Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025
Documentación relacionada:
Soporte técnico:
Si tiene problemas con el Balance de Pérdidas y Ganancias, contacte con soporte proporcionando:
Periodo del balance
Resultado obtenido
Dudas específicas sobre partidas
Última actualización