Diferencias entre albaranes, facturas, pedidos y presupuestos

📋 Introducción

HolaGest ofrece cuatro tipos de documentos comerciales que cubren todo el ciclo de venta, desde la oferta inicial hasta la facturación final. Cada documento tiene un propósito específico y efectos diferentes sobre el stock, la contabilidad y los compromisos comerciales.

Esta guía explica las diferencias entre estos documentos y cuándo usar cada uno.

🔄 El Ciclo Comercial Completo

Flujo Típico de Venta

1. PRESUPUESTO → 2. PEDIDO → 3. ALBARÁN → 4. FACTURA
   (Oferta)       (Compromiso)  (Entrega)    (Cobro)

Cada etapa es opcional: Puede crear facturas directamente sin pasar por presupuestos, pedidos o albaranes.

📊 Comparativa de Documentos

Tabla Comparativa Completa

Característica
Presupuesto
Pedido
Albarán
Factura

Propósito

Oferta

Compromiso

Entrega

Cobro

Afecta al stock

❌ No

⚠️ Reserva

✅ Descuenta

✅ Descuenta

Genera contabilidad

❌ No

❌ No

❌ No

✅ Sí

Genera recibos

❌ No

❌ No

❌ No

✅ Sí

Obligación legal

❌ No

❌ No

❌ No

✅ Sí

Puede caducar

✅ Sí

⚠️ Opcional

❌ No

❌ No

Se puede convertir

✅ Sí

✅ Sí

✅ Sí

❌ No

Se puede agrupar

✅ Sí

✅ Sí

✅ Sí

❌ No

Se puede partir

✅ Sí

✅ Sí

✅ Sí

❌ No

📝 1. Presupuestos (Ofertas)

¿Qué es un Presupuesto?

El presupuesto es una oferta comercial que presenta al cliente los productos o servicios, sus precios y condiciones. No tiene efectos legales ni contables.

Características Principales

  • ✅ No afecta al stock: No reserva ni descuenta productos

  • ✅ Puede caducar: Tiene fecha de vencimiento configurable

  • ✅ Se puede rechazar: Sin consecuencias

  • ✅ Se convierte fácilmente: A pedido o factura

Acceso a Presupuestos

Ubicación en el menú:

  1. Haga clic en "Menú Ventas" en la barra lateral izquierda

  2. Seleccione "Presupuestos"

  3. Verá el listado de todos los presupuestos

Crear nuevo presupuesto:

  1. En la parte superior izquierda, pulse el botón verde con símbolo "+"

  2. Se abrirá el formulario de nuevo presupuesto

Fecha de Vencimiento

Configurar vencimiento individual:

  1. Abra el presupuesto

  2. En la sección de detalles, localice el campo "Vencimiento"

  3. Seleccione la fecha límite de validez de la oferta

  4. Guarde el presupuesto

Configurar vencimiento global:

  1. Vaya a "Panel de Control" (icono de engranaje en la barra superior)

  2. Busque la sección "Documentos"

  3. Localice "Días de validez de presupuestos"

  4. Indique el número de días (ejemplo: 30 días)

  5. Todos los nuevos presupuestos caducarán automáticamente tras ese período

Convertir Presupuesto

Convertir a Pedido:

  1. Abra el presupuesto

  2. En la parte superior derecha, localice el campo "Estado"

  3. Haga clic en el desplegable de estado

  4. Seleccione "Aprobado" o "Aceptado"

  5. Aparecerá un botón "Convertir a Pedido"

  6. Pulse el botón y confirme

  7. Se creará automáticamente un pedido con los mismos datos

Convertir a Factura directamente:

  1. Abra el presupuesto

  2. Cambie el estado a "Aprobado"

  3. Pulse el botón "Convertir a Factura"

  4. Se creará la factura manteniendo la referencia al presupuesto original

Rechazar Presupuesto

  1. Abra el presupuesto

  2. En el campo "Estado", seleccione "Rechazado"

  3. Guarde el documento

  4. El presupuesto quedará marcado como no aceptado

📦 2. Pedidos (Compromisos)

¿Qué es un Pedido?

El pedido representa un compromiso de compra del cliente. Indica que el cliente ha aceptado la oferta y espera recibir los productos o servicios.

Características Principales

  • ✅ Reserva stock: Las cantidades quedan reservadas

  • ✅ Compromiso comercial: Indica intención firme de compra

  • ✅ Control de pendientes: Permite gestionar entregas futuras

  • ✅ Se convierte a albarán o factura: Cuando se entrega o factura

Acceso a Pedidos

Ubicación en el menú:

  1. Haga clic en "Menú Ventas" en la barra lateral izquierda

  2. Seleccione "Pedidos"

  3. Verá el listado de todos los pedidos

Crear nuevo pedido:

  1. En la parte superior izquierda, pulse el botón verde con símbolo "+"

  2. Se abrirá el formulario de nuevo pedido

Efecto en el Stock

Campo "Reservada" en productos:

  1. Vaya a "Menú Almacén" > "Productos"

  2. Abra cualquier producto

  3. En la sección de stock, verá el campo "Reservada"

  4. Este campo muestra las unidades comprometidas en pedidos de venta

  5. La cantidad disponible real = Stock - Reservada

Ejemplo práctico:

Convertir Pedido

Convertir a Albarán:

  1. Abra el pedido

  2. En la parte superior derecha, localice el campo "Estado"

  3. Seleccione "Servido" o "En preparación"

  4. Aparecerá el botón "Convertir a Albarán"

  5. Pulse el botón

  6. Se creará el albarán de entrega

Convertir a Factura directamente:

  1. Abra el pedido

  2. Cambie el estado a "Servido"

  3. Pulse el botón "Convertir a Factura"

  4. Se creará la factura y se descontará el stock

Cancelar Pedido

  1. Abra el pedido

  2. En el campo "Estado", seleccione "Cancelado"

  3. Guarde el documento

  4. El stock reservado se liberará automáticamente

📋 3. Albaranes (Entregas)

¿Qué es un Albarán?

El albarán es el documento que registra la entrega física de mercancía. Es el comprobante de que los productos han salido del almacén y han sido recibidos por el cliente.

Características Principales

  • ✅ Descuenta stock: Reduce el inventario del almacén

  • ✅ Comprobante de entrega: Documento firmado por el receptor

  • ✅ No genera contabilidad: Solo movimiento de almacén

  • ✅ Se convierte a factura: Para facturar las entregas

Acceso a Albaranes

Ubicación en el menú:

  1. Haga clic en "Menú Ventas" en la barra lateral izquierda

  2. Seleccione "Albaranes"

  3. Verá el listado de todos los albaranes

Crear nuevo albarán:

  1. En la parte superior izquierda, pulse el botón verde con símbolo "+"

  2. Se abrirá el formulario de nuevo albarán

Efecto en el Stock

Descuento inmediato:

  1. Al crear un albarán y añadir productos, el stock se descuenta

  2. Si el albarán está en estado "Nuevo" (boceto), el descuento es provisional

  3. Al cambiar a estado "Emitido", el descuento es definitivo

Verificar movimiento de stock:

  1. Vaya a "Menú Almacén" > "Productos"

  2. Abra el producto

  3. Pulse la pestaña "Stock" en la parte superior

  4. Verá el historial de movimientos con el albarán que causó la salida

Convertir Albarán a Factura

Conversión individual:

  1. Abra el albarán

  2. Asegúrese de que el estado es "Emitido"

  3. En la parte superior, pulse el botón "Convertir a Factura"

  4. Se creará la factura con los mismos datos

Agrupar varios albaranes en una factura:

  1. En el listado de albaranes, marque las casillas de los albaranes a agrupar

  2. En la parte superior, pulse el botón "Agrupar"

  3. Seleccione "Agrupar en Factura"

  4. Se creará una única factura con todas las líneas de los albaranes seleccionados

Partir un Albarán

Dividir en varios documentos:

  1. Abra el albarán

  2. En la parte superior, pulse el botón "Partir"

  3. Indique las cantidades que irán a cada nuevo albarán

  4. Confirme la operación

  5. Se crearán varios albaranes con las cantidades indicadas

💰 4. Facturas (Documentos Fiscales)

¿Qué es una Factura?

La factura es el documento fiscal y contable que formaliza la venta y genera la obligación de pago. Es el único documento con validez legal para efectos tributarios.

Características Principales

  • ✅ Descuenta stock: Como los albaranes

  • ✅ Genera contabilidad: Crea asientos contables automáticos

  • ✅ Genera recibos: Crea documentos de cobro

  • ✅ Obligación legal: Requerida por la ley fiscal

  • ✅ No se puede convertir: Es el documento final

Acceso a Facturas

Ubicación en el menú:

  1. Haga clic en "Menú Ventas" en la barra lateral izquierda

  2. Seleccione "Facturas"

  3. Verá el listado de todas las facturas

Crear nueva factura:

  1. En la parte superior izquierda, pulse el botón verde con símbolo "+"

  2. Se abrirá el formulario de nueva factura

Efectos de una Factura

1. Efecto en Stock:

  • Descuenta las cantidades del almacén

  • Genera movimiento de salida en el historial

2. Efecto Contable:

  • Crea asiento de venta automático

  • Registra el IVA repercutido

  • Actualiza la cuenta del cliente (430)

3. Efecto en Recibos:

  • Genera al menos un recibo de cobro

  • Calcula el vencimiento según forma de pago

  • Actualiza el riesgo del cliente

Diferencia con Albarán

Aspecto
Albarán
Factura

Propósito

Comprobante de entrega

Documento fiscal

Contabilidad

No genera asientos

Genera asientos automáticos

Cobro

No genera recibos

Genera recibos de cobro

Firma

Requiere firma del cliente

No requiere firma

Validez legal

Comprobante de entrega

Documento fiscal obligatorio

🔄 Conversiones y Agrupaciones

Conversiones Permitidas

Conversiones directas:

  • Presupuesto → Pedido

  • Presupuesto → Factura

  • Pedido → Albarán

  • Pedido → Factura

  • Albarán → Factura

Conversiones NO permitidas:

  • ❌ Factura → Cualquier otro documento

  • ❌ Albarán → Presupuesto

  • ❌ Pedido → Presupuesto

Agrupar Documentos

¿Qué documentos se pueden agrupar?

  • ✅ Varios presupuestos en un pedido

  • ✅ Varios presupuestos en una factura

  • ✅ Varios pedidos en un albarán

  • ✅ Varios pedidos en una factura

  • ✅ Varios albaranes en una factura

Procedimiento para agrupar:

  1. Vaya al listado del tipo de documento (presupuestos, pedidos o albaranes)

  2. Marque las casillas de los documentos que desea agrupar

  3. En la parte superior, pulse el botón "Agrupar"

  4. Seleccione el tipo de documento destino (pedido, albarán o factura)

  5. Confirme la operación

  6. Se creará un único documento con todas las líneas agrupadas

Requisitos para agrupar:

  • ✅ Mismo cliente en todos los documentos

  • ✅ Misma empresa (en entornos multi-empresa)

  • ✅ Misma moneda

  • ✅ Estado compatible (aprobados, emitidos, etc.)

Partir Documentos

¿Qué documentos se pueden partir?

  • ✅ Presupuestos

  • ✅ Pedidos

  • ✅ Albaranes

  • ❌ Facturas (no se pueden partir)

Procedimiento para partir:

  1. Abra el documento que desea dividir

  2. En la parte superior, pulse el botón "Partir"

  3. Se mostrará una tabla con todas las líneas del documento

  4. Indique las cantidades que irán a cada nuevo documento

  5. Puede crear 2 o más documentos nuevos

  6. Confirme la operación

  7. Se crearán los nuevos documentos y el original se marcará como "Partido"

Casos de uso:

  • Entregas parciales: Partir un pedido en varios albaranes para entregas en diferentes fechas

  • Facturación parcial: Partir un albarán para facturar solo parte de la entrega

  • Distribución: Partir un presupuesto para diferentes almacenes o delegaciones

🎯 Casos de Uso Prácticos

Caso 1: Venta Simple (Sin Presupuesto)

Situación: Cliente conocido que compra directamente.

Flujo:

  1. Crear factura directamente

  2. Añadir productos

  3. Emitir y enviar al cliente

Ventaja: Rapidez, menos documentos.

Caso 2: Venta con Oferta Previa

Situación: Cliente solicita presupuesto antes de decidir.

Flujo:

  1. Crear presupuesto

  2. Enviar al cliente

  3. Si acepta: Convertir a factura

  4. Si rechaza: Marcar como rechazado

Ventaja: Trazabilidad de ofertas.

Caso 3: Venta con Entrega Diferida

Situación: Cliente compra hoy, entrega en 15 días.

Flujo:

  1. Crear pedido (reserva stock)

  2. Cuando llegue la fecha: Convertir a albarán

  3. Entregar mercancía con albarán firmado

  4. Al final del mes: Agrupar albaranes y facturar

Ventaja: Control de stock y entregas.

Caso 4: Entregas Semanales, Factura Mensual

Situación: Cliente con entregas frecuentes, factura única al mes.

Flujo:

  1. Cada entrega: Crear albarán

  2. Cliente firma cada albarán

  3. Fin de mes: Agrupar todos los albaranes en una factura

  4. Enviar factura única

Ventaja: Simplifica la facturación y el cobro.

Caso 5: Pedido Grande, Entregas Parciales

Situación: Pedido de 1000 unidades, entregas de 200 cada semana.

Flujo:

  1. Crear pedido de 1000 unidades (reserva stock)

  2. Partir el pedido en 5 albaranes de 200 unidades

  3. Cada semana: Emitir un albarán

  4. Fin de mes: Agrupar albaranes entregados en factura

Ventaja: Control preciso de entregas parciales.

⚙️ Configuración de Estados

Personalizar Estados

HolaGest permite configurar los estados de cada tipo de documento y las transiciones permitidas.

Acceso a configuración:

  1. Haga clic en el icono de engranaje en la barra superior (Panel de Control)

  2. En el menú lateral izquierdo, busque la sección "Documentos"

  3. Haga clic en "Estados"

  4. Verá las pestañas: Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Facturas

Configurar estados de Presupuestos:

  1. Pestaña "Presupuestos"

  2. Verá los estados predefinidos: Nuevo, Aprobado, Rechazado, Caducado

  3. Pulse "+ Nuevo Estado" para crear estados personalizados

  4. Indique el nombre del estado (ejemplo: "En revisión")

  5. Seleccione el color identificativo

  6. Guarde el estado

Configurar transiciones:

  1. En la misma pantalla de estados

  2. Localice la sección "Transiciones permitidas"

  3. Indique desde qué estado se puede cambiar a qué otro estado

  4. Ejemplo: "Nuevo" → "En revisión" → "Aprobado"

  5. Guarde la configuración

Estados personalizados por tipo:

  • Presupuestos: Nuevo, En revisión, Aprobado, Rechazado, Caducado

  • Pedidos: Nuevo, Confirmado, En preparación, Servido, Cancelado

  • Albaranes: Nuevo, Emitido, Facturado, Devuelto

  • Facturas: Boceto, Emitida, Pagada, Impagada

💡 Consejos y Mejores Prácticas

Para Presupuestos

✅ Configure días de validez globales: Evita tener que indicar vencimiento en cada presupuesto ✅ Use series diferentes: Identifique fácilmente presupuestos de diferentes delegaciones ✅ Revise presupuestos caducados: Contacte clientes con ofertas vencidas ✅ Convierta rápidamente: No deje presupuestos aprobados sin convertir

Para Pedidos

✅ Revise stock reservado: Controle que no tenga exceso de reservas ✅ Cancele pedidos antiguos: Libere stock de pedidos que no se van a servir ✅ Use fechas de entrega: Planifique las entregas futuras ✅ Agrupe pedidos pequeños: Optimice entregas de un mismo cliente

Para Albaranes

✅ Emita antes de entregar: Tenga el albarán listo para la firma ✅ Guarde albaranes firmados: Conserve el comprobante de entrega ✅ Agrupe para facturar: Simplifique la facturación mensual ✅ Indique transportista: Facilita el seguimiento de envíos

Para Facturas

✅ Revise antes de emitir: Una vez emitida, no se puede modificar fácilmente ✅ Numere correctamente: Use series adecuadas para cada tipo de venta ✅ Envíe inmediatamente: No demore el envío al cliente ✅ Controle recibos: Gestione los cobros pendientes

❓ Preguntas Frecuentes

¿Es obligatorio hacer presupuesto antes de facturar?

No, puede crear facturas directamente sin pasar por presupuestos, pedidos o albaranes.

¿Puedo facturar sin hacer albarán?

Sí, los albaranes son opcionales. Solo son necesarios si necesita documentar la entrega física.

¿Qué documento descuenta el stock?

Los albaranes y las facturas descuentan stock. Los presupuestos no afectan al stock. Los pedidos reservan stock pero no lo descuentan.

¿Puedo convertir una factura en albarán?

No, las facturas son el documento final y no se pueden convertir a otros tipos.

¿Cómo facturo varias entregas juntas?

Cree un albarán por cada entrega. Al final del período, agrupe todos los albaranes en una única factura.

¿Puedo modificar un documento después de convertirlo?

El documento original queda bloqueado tras la conversión. Puede modificar el documento nuevo generado si aún está en estado editable.

¿Qué pasa con el stock si cancelo un pedido?

El stock reservado se libera automáticamente y vuelve a estar disponible para otras ventas.

¿Los presupuestos caducan automáticamente?

Sí, si ha configurado días de validez. Pasada la fecha de vencimiento, el presupuesto se marca como caducado.

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Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025

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