Cómo hacer una factura de venta

🎯 Introducción

La factura de venta es el documento comercial y fiscal que formaliza una operación de venta. En HolaGest, crear facturas es un proceso sencillo y automatizado que genera simultáneamente:

  • ✅ El documento comercial (factura)

  • ✅ El asiento contable correspondiente

  • ✅ Los recibos de cobro

  • ✅ El movimiento de stock (si aplica)

Esta guía le mostrará paso a paso cómo crear y gestionar facturas de venta profesionales.

📍 Acceso al Módulo de Facturas

Para acceder a la gestión de facturas:

  1. Vaya al Menú Ventas

  2. Seleccione Facturas

  3. Verá el listado de todas sus facturas

📸 [CAPTURA NUEVA: Pantalla de listado de facturas con filtros]

➕ Crear una Nueva Factura

Paso 1: Iniciar la Creación

Pulse el botón verde con el símbolo + (Nuevo) en la parte superior del listado.

Se abrirá el formulario de nueva factura.

📸 [CAPTURA NUEVA: Botón "Nuevo" destacado en la interfaz de facturas]

Paso 2: Seleccionar o Crear Cliente

En la parte superior del formulario, debe seleccionar el cliente:

Opción A: Cliente Existente

  1. Haga clic en el campo "Cliente"

  2. Escriba el nombre, NIF o código del cliente

  3. Seleccione el cliente de la lista desplegable

Opción B: Crear Cliente Nuevo

  1. Haga clic en el botón "+" junto al campo Cliente

  2. Complete los datos básicos del nuevo cliente

  3. Guarde y el cliente quedará seleccionado automáticamente

📸 [CAPTURA NUEVA: Selector de cliente con búsqueda]

💡 Consejo: Al seleccionar el cliente, HolaGest cargará automáticamente:

  • Dirección de facturación

  • Forma de pago predeterminada

  • Serie de facturación

  • Tarifa de precios

  • Retenciones de IRPF (si aplica)

Paso 3: Configurar Datos de la Factura

📅 Información General

Campo
Descripción
Valor por Defecto

Fecha

Fecha de emisión de la factura

Fecha actual

Hora

Hora de emisión

Hora actual

Serie

Serie de facturación

Serie del cliente o predeterminada

Número

Número de factura

Generado automáticamente

Código

Código interno (opcional)

Vacío

🏢 Configuración Comercial

Campo
Descripción
Uso

Almacén

Almacén de salida

Para control de stock

Forma de Pago

Método de pago

Afecta a vencimientos de recibos

Divisa

Moneda de la factura

EUR por defecto

Agente

Comercial asignado

Para comisiones

📸 [CAPTURA NUEVA: Cabecera de factura con todos los campos]

📝 Añadir Líneas a la Factura

Las líneas de factura son los productos o servicios que está vendiendo. Existen varias formas de añadirlas:

Método 1: Añadir Producto del Almacén (Recomendado)

  1. Haga clic en la columna "Referencia"

  2. Escriba la referencia o código de barras del producto

  3. Presione Enter o Tab

  4. HolaGest completará automáticamente:

    • Descripción del producto

    • Precio según tarifa del cliente

    • IVA configurado en el producto

    • Descuentos aplicables

📸 [CAPTURA NUEVA: Añadir producto por referencia con autocompletado]

  1. Haga clic en el botón "Catálogo" (🔍) sobre la tabla de líneas

  2. Se abrirá el catálogo de productos

  3. Busque el producto por nombre, referencia o familia

  4. Haga clic en el producto para añadirlo

  5. Ajuste la cantidad si es necesario

📸 [CAPTURA NUEVA: Catálogo de productos modal]

Método 3: Línea Manual (Sin Producto)

Para servicios o conceptos no catalogados:

  1. Haga clic en el botón "Línea" (➕) sobre la tabla

  2. Escriba directamente en la columna "Descripción"

  3. Indique la Cantidad y el Precio

  4. Seleccione el IVA aplicable

💡 Caso de uso: Servicios profesionales, gastos de envío, conceptos especiales.

Método 4: Añadir Múltiples Productos

  1. Haga clic en el botón "Añadir múltiples"

  2. Seleccione varios productos del catálogo

  3. Todos se añadirán simultáneamente con cantidad 1

  4. Ajuste las cantidades según necesidad

🔧 Configurar Líneas de Factura

Cada línea de factura tiene múltiples opciones configurables:

Campos Básicos de la Línea

Campo
Descripción
Editable

Referencia

Código del producto

Sí

Descripción

Texto descriptivo

Sí

Cantidad

Unidades a facturar

Sí

Precio

Precio unitario

Sí

Dto. %

Descuento en porcentaje

Sí

IVA

Tipo de IVA aplicable

Sí

Total

Importe total de la línea

Calculado

Opciones Avanzadas de Línea

Haga clic en el botón "..." (tres puntos) al final de cada línea para acceder a:

📋 Opciones Adicionales

Opción
Descripción
Uso

Retención

IRPF u otra retención

Para profesionales

Recargo Equiv.

Recargo de equivalencia

Comercios minoristas

Dto. 2

Segundo descuento

Descuentos en cascada

Referencia 2

Código alternativo

Referencia del proveedor

Observaciones

Notas internas

No aparece en impresión

📸 [CAPTURA NUEVA: Modal de opciones avanzadas de línea]

Modificar Descripción Extendida

Para añadir más información a la línea:

  1. Haga clic en el botón "..." de la línea

  2. Localice el campo "Descripción extendida"

  3. Escriba el texto adicional

  4. Este texto aparecerá en la factura impresa

💡 Caso de uso: Especificaciones técnicas, condiciones especiales, detalles del servicio.

💾 Guardar la Factura

Guardar como Borrador

  1. Pulse el botón "Guardar" (abajo a la derecha)

  2. La factura se guardará en estado "Boceto"

  3. Podrá seguir editándola libremente

📸 [CAPTURA NUEVA: Botón "Guardar" destacado]

¿Qué Sucede al Guardar?

Al guardar la factura, HolaGest:

  • ✅ Genera el número de factura (si no lo tenía)

  • ✅ Crea el recibo de cobro según forma de pago

  • ✅ Habilita las pestañas adicionales (Detalle, Archivos, Recibos, etc.)

  • ✅ NO genera asiento contable (hasta aprobar)

  • ✅ NO afecta al stock (hasta aprobar)

📑 Pestañas de la Factura

Una vez guardada la factura, se activan varias pestañas con información adicional:

📋 Pestaña: Detalle

Información completa de la factura:

Fechas y Horarios

  • Fecha y hora de emisión

  • Fecha de vencimiento

  • Fecha de pago (si está pagada)

Direcciones

  • Dirección de Facturación: Donde se envía la factura

  • Dirección de Envío: Donde se entrega la mercancía

💡 Consejo: Puede cambiar la dirección de envío si el cliente tiene múltiples almacenes.

Atributos Comerciales

  • Serie de facturación

  • Forma de pago

  • Divisa y tasa de conversión

  • Agente comercial

  • Fecha de envío por email

📸 [CAPTURA NUEVA: Pestaña Detalle completa]

📎 Pestaña: Archivos

Adjunte documentos relacionados con la factura:

  • Albaranes de entrega

  • Contratos firmados

  • Especificaciones técnicas

  • Fotografías de productos

  • Cualquier documento relevante

Cómo adjuntar archivos:

  1. Vaya a la pestaña "Archivos"

  2. Pulse el botón "Subir archivo"

  3. Seleccione el archivo de su ordenador

  4. El archivo quedará vinculado a la factura

💰 Pestaña: Recibos

Gestione los cobros de la factura:

  • Ver recibos generados

  • Marcar recibos como pagados

  • Modificar fechas de vencimiento

  • Añadir recibos adicionales

  • Eliminar recibos

📚 Más información: Consulte la guía Los recibos de facturas

📊 Pestaña: Asientos

Visualice los asientos contables generados:

  • Asiento de la factura

  • Asiento de pago (si está pagada)

  • Regularizaciones

⚠️ Nota: Los asientos solo se generan al aprobar la factura.

🔄 Pestaña: Devoluciones

Gestione devoluciones y rectificaciones:

  • Ver facturas rectificativas asociadas

  • Crear nueva rectificativa

  • Indicar cantidades a devolver

📚 Más información: Consulte la guía Facturas rectificativas

✅ Aprobar y Bloquear la Factura

¿Por Qué Aprobar una Factura?

Las facturas en estado "Boceto" son editables pero:

  • ❌ NO generan asiento contable

  • ❌ NO afectan al stock

  • ❌ NO se pueden enviar oficialmente

  • ❌ NO cuentan para informes fiscales

Cambiar Estado a "Emitida"

  1. Localice el botón de estado (arriba a la derecha)

  2. Haga clic en "Boceto"

  3. Seleccione "Emitida" del menú desplegable

  4. Confirme el cambio

📸 [CAPTURA NUEVA: Cambio de estado de Boceto a Emitida]

¿Qué Sucede al Aprobar?

Al cambiar a estado "Emitida":

  • ✅ Se genera el asiento contable

  • ✅ Se descuenta el stock (si hay productos)

  • ✅ La factura queda bloqueada (no editable)

  • ✅ Se puede enviar por email oficialmente

  • ✅ Cuenta para informes fiscales (IVA, etc.)

🔓 Desbloquear una Factura

¿Cuándo Desbloquear?

Si necesita modificar una factura ya emitida:

  • Corregir un error en precio o cantidad

  • Añadir o eliminar líneas

  • Cambiar datos del cliente

Proceso de Desbloqueo

  1. Abra la factura emitida

  2. Haga clic en el botón "Emitida" (arriba a la derecha)

  3. Seleccione "Boceto"

  4. Confirme el cambio

⚠️ Advertencias Importantes

Al desbloquear una factura:

  • ⚠️ Se elimina el asiento contable

  • ⚠️ Se revierte el movimiento de stock

  • ⚠️ Puede afectar a informes ya generados

  • ⚠️ Implicaciones legales y fiscales

💡 Recomendación: En lugar de desbloquear, considere crear una factura rectificativa.

🗑️ Eliminar una Factura

⚠️ Advertencia Crítica

Eliminar una factura es irreversible. No existe papelera de reciclaje.

Condiciones para Eliminar

Solo puede eliminar una factura si:

  • ✅ Está en estado "Boceto" (desbloqueada)

  • ✅ El ejercicio contable está abierto

  • ✅ No tiene documentos relacionados bloqueados

Proceso de Eliminación

  1. Desbloquee la factura (si está emitida)

  2. Pulse el botón "Eliminar" (abajo a la izquierda)

  3. Confirme la eliminación

  4. La factura se eliminará permanentemente

📸 [CAPTURA NUEVA: Botón "Eliminar" con confirmación]

💡 Alternativa: En lugar de eliminar, puede crear una factura rectificativa que anule la original.

📧 Enviar Factura por Email

Envío Manual

  1. Abra la factura (debe estar en estado "Emitida")

  2. Pulse el botón "Enviar por email" (✉️)

  3. Verifique el email del destinatario

  4. Personalice el asunto y mensaje (opcional)

  5. Pulse "Enviar"

Envío Automático

Configure el envío automático desde:

Panel de Control > Configuración > Emails

Opciones disponibles:

  • ✅ Enviar automáticamente al aprobar factura

  • ✅ Incluir PDF adjunto

  • ✅ Incluir XML (factura electrónica)

  • ✅ Personalizar plantilla de email

🖨️ Imprimir Factura

Impresión Estándar

  1. Abra la factura

  2. Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)

  3. Se generará el PDF con el formato predeterminado

  4. Descargue o imprima directamente

Impresión Avanzada

Para más opciones de impresión:

  1. Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)

  2. Seleccione "Modo avanzado"

  3. Elija:

    • Formato: Estándar, Proforma, Simplificado, etc.

    • Idioma: Español, Inglés, Francés, etc.

    • Copias: Original, Copia, Duplicado

Formatos Disponibles

Formato
Descripción
Uso

Estándar

Formato oficial de factura

Uso general

Proforma

Sin valor fiscal

Presupuestos

Simplificado

Formato reducido

Facturas simples

Ticket

Formato ticket térmico

TPV

Personalizado

Formatos custom

Según necesidad

🔄 Convertir Documentos en Factura

Desde Presupuesto

  1. Abra el presupuesto

  2. Cambie el estado a "Facturar"

  3. Se generará automáticamente la factura

Desde Pedido

  1. Abra el pedido

  2. Cambie el estado a "Facturar"

  3. Se generará la factura con los datos del pedido

Desde Albarán

  1. Abra el albarán

  2. Cambie el estado a "Facturar"

  3. Se generará la factura

Agrupar Varios Albaranes

Para facturar varios albaranes juntos:

  1. Vaya a Menú Ventas > Albaranes

  2. Seleccione los albaranes a agrupar (checkbox)

  3. Pulse el botón "Agrupar" (🪄)

  4. Se generará una factura con todas las líneas

💡 Caso de uso: Cliente con entregas semanales que factura mensualmente.

💡 Consejos y Buenas Prácticas

✅ Antes de Facturar

  • Verifique los datos del cliente (dirección, NIF, email)

  • Compruebe el stock disponible de los productos

  • Revise las tarifas y descuentos aplicables

  • Configure la forma de pago correcta

✅ Durante la Facturación

  • Use referencias de productos para evitar errores

  • Revise los precios antes de guardar

  • Añada descripciones claras en las líneas

  • Verifique los impuestos (IVA, IRPF, RE)

✅ Después de Facturar

  • Apruebe la factura para generar contabilidad

  • Envíe la factura por email inmediatamente

  • Adjunte documentos relevantes (albaranes, contratos)

  • Haga seguimiento de cobros en la pestaña Recibos

✅ Organización

  • Use series diferentes para tipos de venta distintos

  • Numere correlativamente dentro de cada serie

  • Archive facturas en formato PDF

  • Haga copias de seguridad periódicas

❓ Preguntas Frecuentes

¿Puedo modificar una factura ya enviada al cliente?

Técnicamente sí (desbloqueándola), pero no es recomendable. Es mejor crear una factura rectificativa.

¿Cómo aplico un descuento general a toda la factura?

Use el campo "Dto. general" en la parte inferior de las líneas, antes de los totales.

¿Puedo facturar sin afectar al stock?

Sí, use líneas manuales (sin referencia de producto) o productos configurados como "servicios".

¿Cómo facturo en otra moneda?

Seleccione la divisa en el campo "Divisa" e indique la tasa de conversión.

¿Qué hago si me equivoco en el número de factura?

No puede cambiar el número una vez generado. Debe eliminar la factura (si está en boceto) y crear una nueva.

¿Puedo tener varias series de facturación?

Sí, cree las series en Menú Contabilidad > Series y asígnelas según necesidad.

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Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025

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