Cómo hacer un albarán de venta
🎯 Introducción
El albarán de venta es el documento que registra la entrega física de mercancía al cliente. Es el comprobante de que los productos han salido de su almacén y han sido recibidos por el cliente.
Características principales:
✅ Descuenta stock del almacén
✅ Documenta la entrega de mercancía
✅ Se convierte en factura fácilmente
✅ Puede agruparse con otros albaranes para facturar
📍 Acceso al Módulo de Albaranes
Vaya al Menú Ventas
Seleccione Albaranes
Verá el listado de todos sus albaranes
➕ Crear un Nuevo Albarán
Paso 1: Iniciar la Creación
Pulse el botón verde con el símbolo + (Nuevo).
Paso 2: Configurar el Albarán
Cliente
Destinatario de la mercancía
Obligatorio
Fecha
Fecha de entrega
Fecha actual por defecto
Almacén
Almacén de salida
Para control de stock
Serie
Serie de numeración
Serie predeterminada
Forma de Pago
Condiciones de pago
Del cliente
Transportista
Empresa de transporte
Opcional
Paso 3: Añadir Líneas
Añada los productos a entregar:
Por referencia: Escriba el código del producto
Desde catálogo: Busque en el catálogo
Línea manual: Para conceptos sin producto
⚠️ Importante: Al guardar el albarán, el stock se descuenta automáticamente.
Paso 4: Guardar el Albarán
Pulse el botón "Guardar".
El albarán se guardará en estado "Nuevo" (editable).
📦 Gestión de Entregas
Dirección de Envío
En la pestaña "Detalle", configure:
Dirección de facturación: Donde se envía la factura
Dirección de envío: Donde se entrega la mercancía
💡 Consejo: Pueden ser diferentes. Ej: Oficina central (facturación) y almacén (envío).
Transportista
Asigne un transportista al albarán:
En la cabecera del albarán
Campo "Transportista"
Seleccione de la lista o cree uno nuevo
Gestionar transportistas:
Vaya a Menú Almacén > Transportistas
Cree y configure sus transportistas habituales
✅ Aprobar Albarán
Cambiar Estado a "Emitido"
Para bloquear el albarán y confirmar la entrega:
Haga clic en el botón de estado "Nuevo"
Seleccione "Emitido"
El albarán queda bloqueado
Efectos:
✅ El stock queda definitivamente descontado
✅ El albarán no se puede editar
✅ Está listo para facturar
💰 Convertir Albarán en Factura
Facturar un Solo Albarán
Abra el albarán
Haga clic en el botón de estado
Seleccione "Facturar"
Se generará automáticamente la factura
Facturar Varios Albaranes Juntos (Agrupar)
Para facturar múltiples entregas en una sola factura:
Vaya a Menú Ventas > Albaranes
Seleccione los albaranes a facturar (checkbox)
Pulse el botón "Agrupar" (🪄)
Se generará una factura con todas las líneas
💡 Caso de uso: Cliente con entregas semanales que factura mensualmente.
Aprobar Varios Albaranes con la Misma Fecha
Para cambiar la fecha de varios albaranes:
Seleccione los albaranes (checkbox)
Pulse el botón "Calendario con check" (📅✓)
Indique la nueva fecha
Todos los albaranes se actualizarán
🔄 Partir y Agrupar Albaranes
Partir un Albarán
Para dividir un albarán en varios:
Abra el albarán
Pulse el botón "Partir"
Seleccione las líneas para cada nuevo albarán
Se crearán los albaranes separados
💡 Caso de uso: Entrega parcial a diferentes direcciones.
Agrupar Albaranes
Para combinar varios albaranes:
Seleccione los albaranes (checkbox)
Pulse el botón "Agrupar" (🪄)
Elija si desea:
Agrupar sin facturar: Crea un albarán combinado
Agrupar y facturar: Crea una factura directamente
🖨️ Imprimir Albarán
Impresión Estándar
Abra el albarán
Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)
Se generará el PDF del albarán
Impresión para Firma del Cliente
El albarán impreso incluye:
✅ Datos del cliente y dirección de envío
✅ Listado de productos entregados
✅ Cantidades y referencias
✅ Espacio para firma del receptor
💡 Consejo: Imprima 2 copias: una para el cliente y otra firmada para su archivo.
🔍 Filtrar y Buscar Albaranes
Filtros Disponibles
Pulse el botón "Filtros" para acceder a:
Período
Rango de fechas
Cliente
Albaranes de un cliente específico
Estado
Nuevo, Emitido, Facturado
Serie
Por serie de numeración
Forma de Pago
Por método de pago
Dirección
Por dirección de envío
Transportista
Por empresa de transporte
Importe
Mayor/menor que un valor
📊 Listados e Informes
Exportar Listado
Puede exportar el listado de albaranes:
Configure los filtros deseados
Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)
Seleccione el formato:
PDF: Para imprimir
Excel (XLS): Para análisis
CSV: Para importar en otros sistemas
Informes Disponibles
Albaranes pendientes de facturar
Albaranes por cliente
Albaranes por transportista
Análisis de entregas por período
🗑️ Eliminar un Albarán
Condiciones para Eliminar
Solo puede eliminar un albarán si:
✅ Está en estado "Nuevo" (no emitido)
✅ No está facturado
✅ El ejercicio contable está abierto
Proceso de Eliminación
Desbloquee el albarán (si está emitido)
Pulse el botón "Eliminar" (abajo a la izquierda)
Confirme la eliminación
⚠️ Advertencia: Eliminar un albarán es irreversible.
💡 Consejos y Buenas Prácticas
✅ Gestión de Entregas
Emita albaranes para todas las entregas
Haga firmar los albaranes al cliente
Archive copias firmadas como comprobante
Asigne transportistas para trazabilidad
✅ Facturación Eficiente
Agrupe albaranes del mismo cliente antes de facturar
Facture periódicamente (semanal, quincenal, mensual)
Revise albaranes pendientes regularmente
Use series diferentes para tipos de entrega distintos
✅ Control de Stock
Verifique disponibilidad antes de crear albaranes
Apruebe albaranes solo tras confirmar entrega
Revise movimientos de stock periódicamente
Investigue discrepancias inmediatamente
✅ Organización
Use referencias claras en observaciones
Adjunte documentos (fotos, contratos)
Mantenga actualizada información de transportistas
Configure alertas para albaranes pendientes
❓ Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre albarán y factura?
El albarán documenta la entrega física, la factura es el documento fiscal que genera la obligación de pago.
¿Puedo facturar sin hacer albarán?
Sí, puede crear facturas directamente. Los albaranes son opcionales.
¿Qué pasa si el cliente no firma el albarán?
Legalmente, la firma del albarán es el comprobante de recepción. Sin firma, puede haber disputas sobre la entrega.
¿Puedo modificar un albarán ya facturado?
No, los albaranes facturados están bloqueados. Debe hacer una factura rectificativa.
¿Los albaranes afectan al stock?
Sí, los albaranes de venta descuentan stock del almacén.
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Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025
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