Cómo hacer una factura proforma

🎯 Introducción

Una factura proforma es un documento comercial que tiene apariencia de factura pero no tiene valor fiscal. Es esencialmente un presupuesto con formato de factura.

Características principales:

  • ❌ No tiene valor fiscal (no es una factura real)

  • ✅ Formato profesional similar a una factura

  • ✅ Útil para trámites aduaneros y bancarios

  • ✅ Se convierte fácilmente en factura real

📚 ¿Qué es una Factura Proforma?

Definición

Una factura proforma es un presupuesto con formato de factura. Se utiliza cuando:

  • 🌍 Exportaciones: Trámites aduaneros internacionales

  • 🏦 Operaciones bancarias: Apertura de créditos documentarios

  • 📋 Solicitudes de pago: Anticipos o señales

  • 🎯 Ofertas formales: Presupuestos con apariencia oficial

Diferencias con Factura Real

Característica
Factura Real
Factura Proforma

Valor fiscal

✅ Sí

❌ No

Genera asiento

✅ Sí

❌ No

Afecta stock

✅ Sí

❌ No

Obligación de pago

✅ Sí

❌ No

Uso

Venta formalizada

Oferta/Presupuesto

📍 Cómo Crear una Factura Proforma en HolaGest

En HolaGest, las facturas proforma son presupuestos impresos con formato de factura.

Método 1: Crear Presupuesto e Imprimir como Proforma

Paso 1: Crear un Presupuesto

  1. Vaya a Menú Ventas > Presupuestos

  2. Pulse el botón "Nuevo" (+)

  3. Complete los datos del presupuesto:

    • Cliente

    • Fecha

    • Líneas de productos/servicios

  4. Guarde el presupuesto

📚 Guía completa: Cómo hacer un presupuesto de venta

Paso 2: Imprimir con Formato Proforma

  1. Abra el presupuesto creado

  2. Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)

  3. Seleccione "Modo avanzado"

  4. En "Formato", seleccione "Proforma"

  5. Elija el idioma si es necesario

  6. Pulse "Generar PDF"

Resultado: Obtendrá un PDF con formato de factura pero marcado como "PROFORMA" o "SIN VALOR FISCAL".

🖨️ Opciones de Impresión Avanzada

Acceder al Modo Avanzado

El modo de impresión avanzado permite personalizar completamente la salida del documento:

  1. Desde cualquier presupuesto

  2. Botón "Imprimir" (🖨️)

  3. Seleccione "Modo avanzado"

Opciones Disponibles

Opción
Descripción
Valores

Formato

Tipo de documento

Estándar, Proforma, Simplificado, Ticket

Idioma

Idioma del documento

Español, Inglés, Francés, etc.

Copias

Tipo de copia

Original, Copia, Duplicado

Orientación

Disposición del papel

Vertical, Horizontal

Formato Proforma

Al seleccionar el formato "Proforma", el documento incluirá:

  • ✅ Marca de agua "PROFORMA" o "SIN VALOR FISCAL"

  • ✅ Todos los datos como una factura real

  • ✅ Numeración del presupuesto (no de factura)

  • ✅ Diseño profesional idéntico a factura

🌍 Casos de Uso de Facturas Proforma

1. Exportaciones Internacionales

Situación: Venta a cliente en otro país que requiere documentación para aduanas.

Proceso:

  1. Cree un presupuesto con los productos a exportar

  2. Imprima como proforma en el idioma del país destino

  3. El cliente usa la proforma para:

    • Trámites aduaneros

    • Solicitud de divisas

    • Apertura de crédito documentario

2. Operaciones Bancarias

Situación: Cliente necesita documentación para solicitar financiación.

Proceso:

  1. Cree un presupuesto con el importe de la operación

  2. Imprima como proforma

  3. El cliente presenta la proforma al banco para:

    • Solicitar préstamo

    • Abrir línea de crédito

    • Justificar la operación

3. Anticipos y Señales

Situación: Cliente solicita factura para pagar anticipo.

Proceso:

  1. Cree un presupuesto por el importe del anticipo

  2. Imprima como proforma

  3. Cliente paga contra la proforma

  4. Posteriormente emita la factura real

⚠️ Importante: La proforma no sustituye a la factura real. Debe emitir la factura fiscal cuando se formalice la venta.

4. Ofertas Formales

Situación: Cliente solicita presupuesto con formato oficial.

Proceso:

  1. Cree un presupuesto detallado

  2. Imprima como proforma para mayor formalidad

  3. Cliente aprueba la oferta

  4. Convierta el presupuesto en factura real

🔄 Convertir Proforma en Factura Real

Proceso Completo

Una vez que el cliente acepta la proforma:

Paso 1: Localizar el Presupuesto Original

  1. Vaya a Menú Ventas > Presupuestos

  2. Busque el presupuesto que imprimió como proforma

  3. Ábralo

Paso 2: Convertir en Factura

Tiene dos opciones:

Opción A: Conversión Directa

  1. Cambie el estado del presupuesto a "Facturar"

  2. Se generará automáticamente la factura real

Opción B: Vía Pedido

  1. Cambie el estado a "Pedido" (reserva stock)

  2. Luego convierta el pedido en factura

Paso 3: Aprobar la Factura

  1. Revise la factura generada

  2. Cambie el estado a "Emitida"

  3. Ahora sí tiene valor fiscal y genera contabilidad

🎨 Personalizar el Formato Proforma

Configurar Plantillas

Puede personalizar el aspecto de sus proformas:

  1. Vaya a Panel de Control

  2. Sección "Formatos de Impresión"

  3. Seleccione el formato "Proforma"

  4. Personalice:

    • Logotipo y colores

    • Textos legales

    • Marca de agua

    • Disposición de elementos

Textos Legales Recomendados

Incluya en sus proformas:

📋 Diferencias entre Documentos

Comparativa Rápida

Documento
Valor Fiscal
Afecta Stock
Uso Principal

Presupuesto

❌ No

❌ No

Ofertas comerciales

Proforma

❌ No

❌ No

Trámites oficiales

Pedido

❌ No

⚠️ Reserva

Compromisos de venta

Albarán

❌ No

✅ Descuenta

Entregas de mercancía

Factura

✅ Sí

✅ Descuenta

Venta formalizada

📚 Más información: Diferencias entre documentos

💡 Consejos y Buenas Prácticas

✅ Uso de Proformas

  • Use proformas solo cuando sea necesario (exportaciones, bancos)

  • No sustituya facturas reales con proformas

  • Marque claramente que no tiene valor fiscal

  • Convierta en factura cuando se formalice la venta

✅ Exportaciones

  • Imprima en el idioma del país destino

  • Incluya todos los datos necesarios para aduanas

  • Especifique Incoterms (FOB, CIF, etc.)

  • Detalle productos con códigos arancelarios

✅ Operaciones Bancarias

  • Use formato profesional para mayor credibilidad

  • Incluya condiciones de pago claras

  • Especifique validez de la oferta

  • Añada datos bancarios para transferencias

✅ Gestión Interna

  • Mantenga registro de proformas emitidas

  • Haga seguimiento de conversiones a factura

  • Archive proformas junto con facturas finales

  • Use numeración correlativa de presupuestos

❓ Preguntas Frecuentes

¿Una proforma es una factura?

No, es un presupuesto con formato de factura. No tiene valor fiscal.

¿Debo declarar las proformas en el IVA?

No, las proformas no se declaran. Solo las facturas reales.

¿Puedo cobrar con una proforma?

Puede recibir anticipos, pero debe emitir la factura real posteriormente.

¿Cómo numero las proformas?

Use la numeración de presupuestos, no de facturas.

¿Qué pasa si no convierto la proforma en factura?

Nada, la proforma no genera obligaciones fiscales ni contables.

¿Puedo usar proformas para ventas nacionales?

Sí, pero generalmente no es necesario. Use presupuestos normales.

🔗 Guías Relacionadas

📞 Nota Legal

⚠️ Importante: Las facturas proforma no sustituyen a las facturas fiscales. Consulte con su asesor fiscal sobre el uso correcto de proformas en su actividad.

Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025

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